法律分析：在文書檔案立卷歸檔制度中，批復(fù)和請示是作為同一文件進(jìn)行整理的，一般是批復(fù)在前，請示在后。你說的這種情況中，只有批復(fù)而沒有請示，應(yīng)先通過力所能及的辦法找到請示文件，如果請示文件原件和復(fù)印件確已遺失或被不慎銷毀，辦法只能是在立卷時備注說明。如果你是在文書檔案交接時發(fā)現(xiàn)的，應(yīng)及時讓前任檔案管理員簽字確認(rèn)。

　　法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》第十條對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

　　檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容，希望大家喜歡！

　　文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

　　(1)分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的時間或來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。

　　(2)立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特征、時間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū)特征。

　　(3)排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反映的工作上的聯(lián)系或問題進(jìn)行排列。

　　(4)編目。編目的類型基本有兩種，一種是綜合目錄，一種是分冊目錄。分冊目錄又可按類別或保管期限來編制。

　　文書檔案

　　文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。

　　由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

　　也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

　　如何做好文書檔案管理工作

　　一、優(yōu)化文書檔案管理制度

　　傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進(jìn)行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多，這樣進(jìn)行分類太過于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類，先以時間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。

　　在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項，沒有對所有的工作項目進(jìn)行人員數(shù)量的分配，導(dǎo)致有些工作項目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費。在對文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時，就要合理的裁減與增添各項工作的負(fù)責(zé)人員，使每一項工作都能高效地進(jìn)行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

　　二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

　　在新時代的引領(lǐng)下，對所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會中想要更好的發(fā)展，就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。

　　因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私?，這種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。

　　三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作

　　所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。

　　分類方法：

　　1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

　　2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

　　3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

　　4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。

　　5）年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最后按保管期限分類。

　　保管

　　我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

　　銷毀

　　1）制定保管期限表；

　　2）制定銷毀檔案的審批制度；

　　3）制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

　　編制

　　按照各個全宗分別編制。每一清冊一式兩份，一份報批，一份留存。

　　文書檔案如何整理與編目？

　　文書檔案整理與編目方法如下：

　　檔案整理的基本方法有兩種：

　　1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正件與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件，來文與復(fù)文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。

　　二、文書材料的整理

　　文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理活動中形成的、以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的文件材料。

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　　以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。

　　1、分類

　　按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業(yè)務(wù)部門做好平時文書材料收集、分類工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文書材料按以下特征逐項分開：

　　（1）分年度：將文書材料按其形成或針對的年度分開。

　　（2）分保管期限：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

　?。?）分內(nèi)容（1、分類別：將文件材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。2、分問題：將文書材料按其內(nèi)容所反映的問題再詳細(xì)分開。

　　2、組合（卷）

　　組合的基本要求：以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

　　3、編目

　?。?）卷內(nèi)文書材料排列

　　卷內(nèi)文書材料排列前，要對破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件要折疊理齊。

　　排列時，一般結(jié)合文書材料的形成時間、重要程度和彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。排列時，批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（訴訟檔案除外）中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

　　（2）編頁號與蓋檔號章

　　卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。

　　整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應(yīng)在第一份文書材料首頁的右上方，加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。填寫方法是：

　　全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　目錄號：對每一本案卷目錄的編號。

　　案卷號：對每一個案卷所的編號。

　　件號：對案卷中每一份文書材料的編號。

　　文書檔案整理的新方法實際上是指檔案立卷時采用了件盒級而非原用的案卷級立卷方式.然而不管是何種方式,檔案始終不能背離利用,整理,保護(hù)的原則,

　　種方式能取得更好的效果,就應(yīng)該選擇哪種方式來進(jìn)行管理.

　　傳統(tǒng)的文書立卷方法(即案卷級立卷方法)是建國以來延用前蘇聯(lián)的檔案整理方法[1].建國之初,前蘇聯(lián)在列寧領(lǐng)導(dǎo)下制訂了一系列關(guān)于檔案方面的政策法令,為我們新中國檔案制度的建立提供了借鑒.我們曾聘請一批批蘇聯(lián)檔案學(xué)專家來我國傳授檔案學(xué)知識與檔案管理經(jīng)驗,也派出很多人到前蘇聯(lián)學(xué)習(xí)檔案工作的知識和經(jīng)驗.經(jīng)過數(shù)代檔案管理者理論與實踐的結(jié)合,形成了案卷級立卷方法.

　　在那個歷史背景下,采用這種方法,使我們國家得以保護(hù)了大量的檔案,這是值得肯定的,但隨著計算機(jī)現(xiàn)代化管理手段大量應(yīng)用于公文處理和檔案管理,它在分類組卷,整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現(xiàn)繁瑣,復(fù)雜和效率低的缺點,給檔案人員帶來了相當(dāng)大的困難,業(yè)務(wù)部門也難以掌握.為了更科學(xué)地管理好文書檔案,國家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則"(DA/T22-2000),中國科學(xué)院也于2006年4月下發(fā)了"文書檔案建檔規(guī)范"(ZKY/B002-4-2006),在這些規(guī)定中,明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律,以"件"為單位進(jìn)行整理.

　　文書檔案經(jīng)過立卷部門初步立卷后,于次年的六月前移交到綜合檔案室.

　　文書檔案自實行規(guī)則后,必須重新制定檔號,我所檔號構(gòu)成如下:

　　檔號=檔案代號+年度+保管期限+(分類號+順序號)

　　舉例:

　　一,分類調(diào)卷

　　我所文書檔案的分類方案是按問題分類,即綜合管理類,綜合統(tǒng)計類,規(guī)章制度類,黨群紀(jì)檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建后勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務(wù)活動.有些單位是按部門分類,這樣產(chǎn)生的后果是如果部門進(jìn)行調(diào)整,工作性質(zhì)有交叉后,不利于檔案分類的連續(xù)性.

　　將兼職檔案員所立案卷認(rèn)真檢查,按分類方案比對調(diào)整后,再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整.

　　二,裝訂

　　一般按一份文件為一件進(jìn)行裝訂,批復(fù)和請示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來文與復(fù)文都可視情況分別裝訂.不過在文件排序時就應(yīng)相對集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后,不必改動前面的檔號.

　　在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書釘裝訂,若過厚,才采用三針法線裝.

　　三,加蓋檔號章,編頁碼

　　在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章,填寫其中內(nèi)容,內(nèi)容包括全宗號,年度,室編件號,機(jī)構(gòu)或問題(分類號),保管期限,館編件號六項,這里著重是室編件號的填寫,室編件號一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標(biāo)號,比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那么就從"001"編至"010",長期保管綜合管理類有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號.

　　逐件從"1"編頁碼.

　　四,錄入

　　將文件目錄以"件"的方式錄入計算機(jī),以便查詢.

　　五,檔案盒

　　根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個盒內(nèi),但某一分類檔案過少時也可多個分類的檔案放入同一盒內(nèi),在盒脊處"機(jī)構(gòu)(問題)"欄處相應(yīng)地標(biāo)明多個分類號.

　　六,備考表

　　將備考表填寫好后放入每盒的最后頁.

　　經(jīng)過上述五個步驟,一年的文書檔案就整理完畢了,顯而易見,新方法整理檔案有如下優(yōu)點:

　　1.整理方便快捷.每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于原來案卷組卷時每卷加封面封底,擬寫50字以內(nèi)的案卷標(biāo)題,用線裝訂的時間,檔案整理的效率提高了.

　　2.利于保密.新方法整理后的檔案可以針對性較強(qiáng)的借閱利用某一檔案,而不必因為利用一件而借出一卷,利于檔案的保密.

　　3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進(jìn)而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢會更加明顯.

　　4.容易調(diào)卷.分類錯誤或檔案進(jìn)館時,檔案存在調(diào)卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級組卷時,就只須改變一下排列件號,相對容易了許多.

　　5.查閱方便.在計算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢,更為快捷直觀.

　　缺點:新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上,這個做法我認(rèn)為有些不妥,值得探討!

　　順序號,表示2005年度保管期限為永久的綜合統(tǒng)計類的第1件

　　分類號,表示綜合統(tǒng)計類

　　保管期限

　　2005年度

　　文書檔案代號

　　本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。

　　2.1歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

　　2.2歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　2.3件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件。

　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4質(zhì)量要求4.1歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

　　5.1裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。

　　5.2分類歸檔文件可以采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

　　5.2.1按年度分類將文件按其形成年度分類。

　　5.2.2按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。

　　5.2.3按機(jī)構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類(本項可以視情況予以取舍)。

　　5.3排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　5.4編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(見圖A1。圖中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設(shè)置。以下同)5.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。

　　5.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

　　5.4.4件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時編制。室編件與的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。

　　5.4.5機(jī)構(gòu)(問題)：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡稱。5.5編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

　　5.5.1歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目(見圖A2)。

　　5.5.1.1件號：填寫室編件號。

　　5.5.1.2責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

　　5.5.1.3文號：文件的發(fā)文字號。5.5.1.4題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號。

　　5.5.1.5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。

　　5.5.1.6頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

　　5.5.1.7備注：注釋文件需說明的情況。

　　5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A?4型(長×寬297mm×210mm)。

　　5.5.3歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項目(見圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

　　5.6裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

　　5.6.1檔案盒

　　5.6.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等(見圖A4a)。

　　5.6.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(見圖A4b、圖A4c)其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文的件號，中間用“—”號連接；盒號即檔盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。

　　5.6.1.3檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

　　5.6.2備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

　　5.6.2.1盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

　　5.6.2.2整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

　　5.6.2.3檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

　　5.6.2.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。