戶籍檔案的歸檔和整理

　　對于古代中國各朝代來說，想要國家穩(wěn)定最重要的是對土地和人口的控制，而古代對人口的控制主要手段是戶籍制度。對于歷朝歷代來說，編制戶籍檔案是政府最重要的一項工作，其中明代的黃冊是中國古代歷史上戶籍檔案的典范。

　　明代檔案制度系統(tǒng)較為完善，管理嚴格，促進戶籍制度發(fā)展

　　1、從收集整理到保存管理，明代檔案系統(tǒng)十分規(guī)范和嚴格

　　明太祖朱元璋在制定黃冊制度時就想著要制度化、系統(tǒng)化它，希望它能夠延續(xù)許久，所以在戶籍檔案工作的收集和整理工作上做了嚴格的規(guī)范、保護和限制。作為檔案管理工作的工作之始，收集和整理工作所規(guī)定的條例及其明確且兼具可行性和明確分工。

　　當然，最開始的工作是制作黃冊，做成表格，成為空白的“清冊供單”后發(fā)給里甲中居住的百姓，待百姓按要求和規(guī)格填好相應(yīng)的信息就開始收集工作。

　　首先是里甲制下里長將10甲的“清冊供單”裝訂成冊送交縣衙，縣衙再對其中的人口數(shù)量、人戶田地、生產(chǎn)總數(shù)的增減進行校對，核對無誤后上交府衙。

　　府衙再核對一遍收集的黃冊后送至布政司，布政司檢查完畢、標明日期、簽字畫押蓋上官印、裝訂成冊后再送至戶部，戶部匯總最終呈上給皇帝。收集整理工作就是在嚴格遵守這樣一層層政府機關(guān)的篩選和檢查的程序后，得到全國人口、財產(chǎn)信息的。

　　步驟有序，分工嚴謹，責任分明。除了收集當年的人口檔案信息，明代政府還十分注重收集歷史檔案，鼓勵百姓將舊檔案上交。

　　在《皇明詔令》中這樣記載：“其或迷失散在軍民之間者，許赴官司送納。”

　　進呈之后便將黃冊入后湖黃冊庫進行下一步的保存整理工作。戶籍檔案的整理依照既定的規(guī)章制度對其進行進一步詳細的統(tǒng)計、分類、造冊和駁冊，讓檔案整理工作井然有序同時準確無誤。每次大造黃冊入庫后，專門的檔案管理官員對收集上來的全國檔案數(shù)目加以統(tǒng)計，同時再做最后的檢查工作。

　　若是發(fā)現(xiàn)黃冊有誤，會在該本黃冊冊面上印上“駁”字，也就是所謂的“駁冊”，該冊也將成為廢冊，不入黃冊庫，廢冊發(fā)還原地經(jīng)過修改在入庫保存成為正冊。

　　入庫的正冊則會分門別類，按照規(guī)定的排序和要求放置和保存。明代黃冊十年一造，先按時間分類入庫，然后按全國區(qū)域劃分，同時結(jié)合年代性和區(qū)域性。

　　保存貯藏工作并非意味工作的結(jié)束，明代檔案保存中特別注重防潮、防蟲、防火和防盜，《后湖志》記載：““庫匠，先年俱行應(yīng)天府所屬八縣編簽看守曬晾歷年黃冊”、“敢有將火過橋者，治以重罪”，這些都不難看出明代保存管理工作的嚴肅認真。

　　2、專業(yè)性的檔案庫房成立，促進了檔案制度的科學(xué)管理和發(fā)展

　　戶籍檔案中記錄了全國人口、財產(chǎn)重要信息，對于它的保存保衛(wèi)工作必須做到滴水不漏，明代檔案庫房定址于后湖，后湖作為永久保存明代戶籍的國家檔案庫房，其選址和建庫都是經(jīng)過深思熟慮和百般挑選。

　　黃冊戶籍檔案屬于國家的機密檔案，其存放地點自然是要隱秘、安全、穩(wěn)定，而明代將戶籍檔案庫房最終定位于南京后湖（現(xiàn)今玄武湖），充分利用了天然地理優(yōu)勢和人力資源結(jié)合。

　　根據(jù)《后湖志》記載：“后湖之廣周遭四十里，中突數(shù)州，斷岸千尺”，相當于湖中島與外部隔絕，湖水為檔案庫提供天然的屏障，不僅保衛(wèi)庫房還能防火。

　　此外，明初朱元璋定都南京，后湖離京城南京城近，方便皇帝和戶部隨時利用、查驗黃冊，即便后來遷都北京，還是沒有改變后湖檔案庫的地位和重要性。

　　黃冊庫庫房的建造也同樣大有玄機，由于是在湖中島上建造庫房，四周環(huán)水，島上濕氣大本來是不利于紙質(zhì)的資料保存的。于是黃冊庫在設(shè)計建造時改為東西走向前后開窗，以便通風和日曬，去除濕氣和防止發(fā)霉。

　　此外，根據(jù)島上地勢和位置，分設(shè)東南西北前后六庫房，每次十年大造黃冊，都需要上報皇帝和工部，經(jīng)過審批方可開工。

　　除了庫房的建造和設(shè)計保障，庫房的安全還有專門的庫房管理和守衛(wèi)人員，主要分為三類：管冊人員、大查人員和巡湖人員。

　　管冊人員由正式官職的官員、監(jiān)生、辦事吏、醫(yī)生和匠役組成，主要是在庫房進行管理工作，大查人員顧名思義，就是專門檢查黃冊的官員，巡湖人員則是由兵馬指揮司將兵和戶部官員組成，共同保證黃冊庫房安全的人員。

　　除了上述安全保證，明代政府還為檔案庫存提供充足的財政經(jīng)費支持和法律保障。

　　《后湖志》寫到：“弘治四年至弘治九年，為清查冊籍，僅伙食費和物品費用達一萬兩白銀”、“歲月必須七八年，費資必得萬余兩”。

　　同時為了保證戶籍檔案工作的順利展開，明代制定一系列法律，比如《大浩》、《大明律·戶律》，其中《大明律·戶律》7卷95條，全是涉及人口、戶籍、土地、徭役等一系列社會經(jīng)濟的法律條文，可以說是古代歷史上最全面的戶籍立法了。

　　戶籍檔案管理普查性和震懾性色彩，保證各部門工作的正常進行

　　1、嚴格細致的戶籍檔案制度，起到了很強的人口管理和普查作業(yè)

　　戶籍制度產(chǎn)生的根本原因在于管理人口，它將人口、土地、財產(chǎn)等重要信息以書面落實下來，非常直觀地以文字和數(shù)字組合的形式呈現(xiàn)給統(tǒng)治者。

　　戶籍制度最早起源商朝，經(jīng)過多個朝代的歷練仍被統(tǒng)治者所重視。歷代統(tǒng)治者在新舊政權(quán)更替時，為了鞏固自己政權(quán)的穩(wěn)定，首要事務(wù)就是整頓和制定國家新的戶籍制度，同時輔以戶籍檔案管理制度。

　　大明王朝也不例外，普查國家人口信息仍是明代戶籍檔案制度的最根本作用，且普查功能跟強大，兼具普查國家土地、稅收糧食信息的作用。

　　上文就有提到，地方政府發(fā)給百姓空白的表格，讓百姓將需要填寫的信息填好再上交，其中就包括家庭人口信息、糧食收成、土地狀況等等，在經(jīng)過層級政府機關(guān)的查驗。

　　最終到達后湖黃冊戶籍檔案庫時，就包括有全國人戶、人丁總數(shù)量、田畝總數(shù)目、夏秋稅糧總數(shù)，完全實現(xiàn)人口、田畝、稅糧普查功能。洪武十四年后，黃冊制度逐漸完善，也就同時意味著一套完整、有序、系統(tǒng)的戶籍檔案制度和信息普查系統(tǒng)的形成。

　　2、清晰明了的制度具有強烈的震懾性，起到維護政權(quán)的作用

　　雖然明代與前朝差不多，對于戶籍檔案管理是“重保藏輕利用”，但是清楚明了的利用制度還是對當時的社會具有較強的震懾作用，起到維護王朝統(tǒng)治的作用。對于戶籍檔案管理明代設(shè)有嚴苛的法律條文加以保障，無論是收集整理還是保存管理，各個環(huán)節(jié)都嚴格要求。

　　但凡出差錯便是處罰，無論軍民不論貴賤，所以就是完善、系統(tǒng)的戶籍檔案管理制度和嚴明的法律大大威懾了大明的軍民，使之在戶籍檔案管理過程中做到對明王朝、對朝廷、對皇帝應(yīng)有的敬畏。

　　此外，后湖戶籍檔案庫對于查驗的官員也進行一定程度的震懾，明朝政府嚴格限制進入后湖檔案庫的官員，還規(guī)定不允許府、州、縣及以下政府機關(guān)的官員進入后湖抄寫黃冊。只允許在庫房管理人員陪同下查驗，查驗立即離開，以防泄密。

　　正如提出建議的大臣楊廉所說：“軍民戶籍大勢不敢紊亂者，誠懼籍冊之獨在后湖也”。

　　檔案管理工作的執(zhí)行不力，加重了國家和百姓的運行負擔

　　1、嚴重的執(zhí)行不力現(xiàn)象，使得檔案管理制度達不到最初的效果

　　雖然明代戶籍檔案制度是較為完善的制度，好的制度若沒有好的人員來執(zhí)行那將發(fā)揮不出其優(yōu)勢。歷史事實證明，明代中后期的戶籍檔案管理工作確缺乏這樣關(guān)鍵的因素。

　　上文就談過，明代戶籍檔案管理中執(zhí)行的最關(guān)鍵三者是：皇帝、后湖黃冊檔案庫的管理人員和全國各級造冊人員，而出問題也就出在這三者上。

　　明代戶籍檔案收集整理過程中各級地方政府的造冊人員貪污舞弊，后湖黃冊檔案庫的檔案管理人員消極怠工，而最關(guān)鍵的就是當朝的統(tǒng)治者，皇帝對戶籍檔案工作的不重視、不過問。

　　明成祖朱棣

　　明初的朱元璋作為開創(chuàng)黃冊制度和戶籍檔案工作的皇帝，自然是十分重視戶籍檔案的運作，且朱元璋向來嚴懲貪污腐敗、消極怠工的官員，在這位勤勞、嚴格的開國皇帝統(tǒng)治下，官員們都做到盡可能盡善盡美。

　　明成祖朱棣雖然不及他勤勞的父親，但是同樣作為殺伐果斷的皇帝，對于官員執(zhí)行戶籍檔案中不作為仍加以嚴懲，朱棣自己也十分重視后湖黃冊庫，即便遷都北京也沒有搬遷或新建檔案庫。

　　可是到了明代中期，隨著明代幾位奇葩的皇帝登上皇位而導(dǎo)致出現(xiàn)宦官專政、道士當權(quán)、內(nèi)閣權(quán)臣當?shù)赖鹊染置?，也就同時催生官員貪污腐敗、消極怠工的出現(xiàn)。

　　根據(jù)史料記載，正德七年至十五年間，僅江西布政司黃冊就被蟲蛀六千多冊，正德十五年送至后湖黃冊庫的一萬黃冊不到一年壞冊占比60%。洪武、永樂年間的黃冊“紙殼面上如舊”，這就意味著在正德年間黃冊戶籍檔案工作做得完全不如朱元璋、朱棣在位時期那樣完美和嚴謹。

　　2、嚴重的貪污腐敗現(xiàn)象，使得百姓在戶籍制度下苦不堪言

　　正所謂“上有所好，下必甚焉”，上位者一旦有什么喜好，就會以極快的速度影響下級的行為?；实刍囊鶡o度、無心過問朝政，下面的官員自然而然也對工作不上心、消極怠工、貪污舞弊。

　　在戶籍檔案工作中，每十年一次大造的黃冊是基礎(chǔ)，從基層開始的黃冊編造收集好壞直接影響著明代戶籍檔案工作的實施，問題恰巧就出現(xiàn)在基層官員上。

　　明代黃冊制度和里甲制度相輔相成，編制黃冊的基層人員基本上也是里甲組織下的人員，可是里甲制度下的里長卻不是正式官職的官員，而是各地人丁、糧食多的地主階級，所以在編制黃冊時避免過重的徭役，難免會出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。

　　同時里長貪污舞弊同時還會勾結(jié)衙門的里書書手、算手那些負責計算和書寫錢糧的官吏，他們雖沒有大權(quán)，卻能夠隨意填寫黃冊上數(shù)字，所以導(dǎo)致受賄、訛詐等現(xiàn)象發(fā)生。

　　每逢大造黃冊之年，里書就會巧立名目向百姓征收各種費用，同時還接受里長得受賄。

　　明代充分利用戶籍檔案對社會經(jīng)濟、政治和文化的重要影響，加強對戶籍檔案管理工作的執(zhí)行和實施，在維護政權(quán)權(quán)威、鞏固王朝統(tǒng)治、保證基層治安、普查全國人口基本信息上得到想要的結(jié)果。除此之外，明代對于戶籍檔案的保存管理上做出的安全保障的意識值得現(xiàn)代國家檔案管理的重視，當然明代中后期因為封建制度和皇帝制度下導(dǎo)致原有戶籍檔案制度崩潰也是值得深思的一方面。

　　公安派出所戶籍檔案歸檔范圍

　　公安派出所的戶籍檔案分為兩大類，分別是常住戶口卷和居民身份證卷。其中常住戶口卷包括派出所在日常管理工作中積累的居民家庭狀況，包括新生兒出生登記、準予遷入證明、戶口遷移證、分戶、姓名更改、年齡更正的材料；出國出境和回國、應(yīng)征入伍和復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)以及居民死亡注銷、恢復(fù)戶口、重戶注銷等材料，并按類組卷，并在戶籍表內(nèi)注明。身份證卷是派出所在管理居民身份證工作中形成的有關(guān)材料建立的卷宗。

　　每十年更新一次！明朝的戶籍檔案是如何管理和修改的？

　　對于古代中國各朝代來說，想要國家穩(wěn)定最重要的是對土地和人口的控制，而古代對人口的控制主要手段是戶籍制度。對于歷朝歷代來說，編制戶籍檔案是政府最重要的一項工作，其中明代的是中國古代歷史上戶籍檔案的典范。

　　明代檔案制度系統(tǒng)較為完善，管理嚴格，促進戶籍制度發(fā)展

　　1、從收集整理到保存管理，明代檔案系統(tǒng)十分規(guī)范和嚴格

　　明太祖朱元璋在制定黃冊制度時就想著要制度化、系統(tǒng)化它，希望它能夠延續(xù)許久，所以在戶籍檔案工作的收集和整理工作上做了嚴格的規(guī)范、保護和限制。作為檔案管理工作的工作之始，收集和整理工作所規(guī)定的條例及其明確且兼具可行性和明確分工。

　　當然，最開始的工作是制作黃冊，做成表格，成為空白的“清冊供單”后發(fā)給里甲中居住的百姓，待百姓按要求和規(guī)格填好相應(yīng)的信息就開始收集工作。

　　首先是里甲制下里長將10甲的“清冊供單”裝訂成冊送交縣衙，縣衙再對其中的人口數(shù)量、人戶田地、生產(chǎn)總數(shù)的增減進行校對，核對無誤后上交府衙。

　　府衙再核對一遍收集的黃冊后送至布政司，布政司檢查完畢、標明日期、簽字畫押蓋上官印、裝訂成冊后再送至戶部，戶部匯總最終呈上給皇帝。收集整理工作就是在嚴格遵守這樣一層層政府機關(guān)的篩選和檢查的程序后，得到全國人口、財產(chǎn)信息的。

　　步驟有序，分工嚴謹，責任分明。

　　除了收集當年的人口檔案信息，明代政府還十分注重收集歷史檔案，鼓勵百姓將舊檔案上交。

　　在《皇明詔令》中這樣記載：“其或迷失散在軍民之間者，許赴官司送納?！?/p>

　　進呈之后便將黃冊入后湖黃冊庫進行下一步的保存整理工作。

　　戶籍檔案的整理依照既定的規(guī)章制度對其進行進一步詳細的統(tǒng)計、分類、造冊和駁冊，讓檔案整理工作井然有序同時準確無誤。

　　每次大造黃冊入庫后，專門的檔案管理官員對收集上來的全國檔案數(shù)目加以統(tǒng)計，同時再做最后的檢查工作。

　　若是發(fā)現(xiàn)黃冊有誤，會在該本黃冊冊面上印上“駁”字，也就是所謂的“駁冊”，該冊也將成為廢冊，不入黃冊庫，廢冊發(fā)還原地經(jīng)過修改入庫保存成為正冊。

　　入庫的正冊則會分門別類，按照規(guī)定的排序和要求放置和保存。

　　明代黃冊十年一造，先按時間分類入庫，然后按全國區(qū)域劃分，同時結(jié)合年代性和區(qū)域性。

　　保存貯藏工作并非意味工作的結(jié)束，明代檔案保存中特別注重防潮、防蟲、防火和防盜，《后湖志》記載：““庫匠，先年俱行應(yīng)天府所屬八縣編簽看守曬晾歷年黃冊”、“敢有將火過橋者，治以重罪”，這些都不難看出明代保存管理工作的嚴肅認真。

　　2、專業(yè)性的檔案庫房成立，促進了檔案制度的科學(xué)管理和發(fā)展

　　戶籍檔案中記錄了全國人口、財產(chǎn)重要信息，對于它的保存保衛(wèi)工作必須做到滴水不漏，明代檔案庫房定址于后湖，后湖作為永久保存明代戶籍的國家檔案庫房，其選址和建庫都是經(jīng)過深思熟慮和百般挑選。

　　黃冊戶籍檔案屬于國家的機密檔案，其存放地點自然是要隱秘、安全、穩(wěn)定，而明代將戶籍檔案庫房最終定位于南京后湖（現(xiàn)今玄武湖），充分利用了天然地理優(yōu)勢和人力資源結(jié)合。

　　根據(jù)《后湖志》記載：“后湖之廣周遭四十里，中突數(shù)州，斷岸千尺”，相當于湖中島與外部隔絕，湖水為檔案庫提供天然的屏障，不僅保衛(wèi)庫房還能防火。

　　此外，明初朱元璋定都南京，后湖離京城南京城近，方便皇帝和戶部隨時利用、查驗黃冊，即便后來遷都北京，還是沒有改變后湖檔案庫的地位和重要性。

　　黃冊庫庫房的建造也同樣大有玄機，由于是在湖中島上建造庫房，四周環(huán)水，島上濕氣大本來是不利于紙質(zhì)的資料保存的。

　　于是黃冊庫在設(shè)計建造時改為東西走向前后開窗，以便通風和日曬，除濕氣和防止發(fā)霉。

　　此外，根據(jù)島上地勢和位置，分設(shè)東南西北前后六庫房，每次十年大造黃冊，都需要上報皇帝和工部，經(jīng)過審批方可開工。

　　除了庫房的建造和設(shè)計保障，庫房的安全還有專門的庫房管理和守衛(wèi)人員，主要分為三類：管冊人員、大查人員和巡湖人員。

　　管冊人員由正式官職的官員、監(jiān)生、辦事吏、醫(yī)生和匠役組成，主要是在庫房進行管理工作，大查人員顧名思義，就是專門檢查黃冊的官員，巡湖人員則是由兵馬指揮司將兵和戶部官員組成，共同保證黃冊庫房安全的人員。

　　除了上述安全保證，明代政府還為檔案庫存提供充足的財政經(jīng)費支持和法律保障。

　　《后湖志》寫到：“弘治四年至弘治九年，為清查冊籍，僅伙食費和物品費用達一萬兩白銀”、“歲月必須七八年，費資必得萬余兩”。

　　同時為了保證戶籍檔案工作的順利展開，明代制定一系列法律，比如《大浩》、《大明律·戶律》，其中《大明律·戶律》7卷95條，全是涉及人口、戶籍、土地、徭役等一系列社會經(jīng)濟的法律條文，可以說是古代歷史上最全面的戶籍立法了。

　　戶籍檔案管理普查性和震懾性色彩，保證各部門工作的正常進行

　　1、嚴格細致的戶籍檔案制度，起到了很強的人口管理和普查作業(yè)

　　戶籍制度產(chǎn)生的根本原因在于管理人口，它將人口、土地、財產(chǎn)等重要信息以書面落實下來，非常直觀地以文字和數(shù)字組合的形式呈現(xiàn)給統(tǒng)治者。

　　戶籍制度最早起源商朝，經(jīng)過多個朝代的歷練仍被統(tǒng)治者所重視。歷代統(tǒng)治者在新舊政權(quán)更替時，為了鞏固自己政權(quán)的穩(wěn)定，首要事務(wù)就是整頓和制定國家新的戶籍制度，同時輔以戶籍檔案管理制度。

　　大明王朝也不例外，普查國家人口信息仍是明代戶籍檔案制度的最根本作用，且普查功能強大，兼具普查國家土地、稅收糧食信息的作用。

　　上文就有提到，地方政府發(fā)給百姓空白的表格，讓百姓將需要填寫的信息填好再上交，其中就包括家庭人口信息、糧食收成、土地狀況等等，在經(jīng)過層級政府機關(guān)的查驗。

　　最終到達后湖黃冊戶籍檔案庫時，就包括有全國人戶、人丁總數(shù)量、田畝總數(shù)目、夏秋稅糧總數(shù)，完全實現(xiàn)人口、田畝、稅糧普查功能。洪武十四年后，黃冊制度逐漸完善，也就同時意味著一套完整、有序、系統(tǒng)的戶籍檔案制度和信息普查系統(tǒng)的形成。

　　2、清晰明了的制度具有強烈的震懾性，起到維護政權(quán)的作用

　　雖然明代與前朝差不多，對于戶籍檔案管理是“重保藏輕利用”，但是清楚明了的利用制度還是對當時的社會具有較強的震懾作用，起到維護王朝統(tǒng)治的作用。對于戶籍檔案管理明代設(shè)有嚴苛的法律條文加以保障，無論是收集整理還是保存管理，各個環(huán)節(jié)都嚴格要求。

　　但凡出差錯便是處罰，無論軍民不論貴賤，所以就是完善、系統(tǒng)的戶籍檔案管理制度和嚴明的法律大大威懾了大明的軍民，使之在戶籍檔案管理過程中做到對明王朝、對朝廷、對皇帝應(yīng)有的敬畏。

　　何謂歸檔?如何做好檔案歸檔工作?

　　歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規(guī)定的一項制度，又叫“歸檔制度”。

　　1、歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

　　2、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。

　　歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

　　歸檔案卷的質(zhì)量要求：

　　1、原件歸檔；

　　2、應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

　　3、文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

　　4、對歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。