檔案的收集整理立卷歸檔

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動?？镆讬n案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

　　物業(yè)管理師管理務實要點：檔案的收集與整理

　?。ㄒ唬┪飿I(yè)承接查驗期檔案的收集與整理

　　1、物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的特點

　?。?）收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗階段，并與承接查驗同步進行；

　　（2）檔案收集的技術要求高，涉及面廣，對物業(yè)服務企業(yè)的技術力量是一個重要的考驗，收集處理不全或遺漏，會對今后的物業(yè)管理工作造成長遠的影響。

　　2、物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的范圍

　　物業(yè)承接查驗期的檔案收集范圍較為明確，主要是權屬資料檔案、技術資料檔案和驗收文件檔案，檔案收集的索取對象較單一，主要是建設單位。

　　物業(yè)承接查驗期的檔案收集內容主要是被承接查驗物業(yè)及其附屬設施設備的權屬、技術和驗收文件，一般稱為物業(yè)基礎資料檔案。

　　【題例】

　　1、物業(yè)承接查驗期檔案收集的索取對象較單一，主要是：（B）

　　A、施工單位B、建設單位

　　C、監(jiān)理單位D、業(yè)主或物業(yè)使用人

　　2、物業(yè)承接查驗期整理的檔案是（）檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。（C）

　　A、物業(yè)重點資料B、物業(yè)服務企業(yè)信息資料C、物業(yè)基礎資料D、客戶資料

　　（二）物業(yè)入住期檔案資料的收集與整理

　　1、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點

　　物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點集中在物業(yè)業(yè)主（或物業(yè)使用人），即未來的主要服務對象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關檔案資料的收集。

　?。?）本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務對象——業(yè)主、物業(yè)使用人；

　?。?）本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主、物業(yè)使用人的權屬檔案資料、個人資料等。

　　2、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序

　　在組織接待業(yè)主、物業(yè)使用人入住期間，應同時組織好檔案資料收集所必需的準備工作：

　?。?）設立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責進行檔案資料的收集和整理；

　　檔案的收集整理立卷歸檔

　?。?）專責工作小組分為業(yè)主權屬資料、業(yè)主、物業(yè)使用人個人資料檔案分組并確定各自檔案資料的收集范圍以及相關表格和收集程序。

　　權屬資料一般包括：房屋產(chǎn)權證、購房合同復印件等。個人資料一般包括：身份證和戶口本復印件、聯(lián)系方式等。

　　上述資料均應核對原件，并以核對原件后的復印件作為檔案資料保存。檔案資料收集后，應及時整理并歸檔。

　?。ㄈ┤粘Ｎ飿I(yè)管理期檔案的收集與整理

　　1、收集范圍

　　日常物業(yè)管理期檔案主要包括：物業(yè)運行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務記錄檔案和物業(yè)服務企業(yè)行政管理檔案。

　?。?）物業(yè)運行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運行記錄檔案和設施設備運行記錄檔案。

　?。?）物業(yè)維修維護記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護記錄檔案和設備設施維修維護記錄檔案。

　　（3）物業(yè)服務記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設施清潔服務記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務記錄、小區(qū)增值服務記錄、會所服務記錄、社區(qū)活動記錄和服務與投訴管理記錄。

　　2、收集時間

　　有關的文件一旦實施完畢，應及時收集。一般可由相關業(yè)務部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，企業(yè)可根據(jù)自身情況來決定，但除一些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不應超過1年時間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交。

　　3、收集后的整理工作

　　在日常業(yè)務處理工作中，由行政部門或業(yè)務部門對于需要歸檔的文件進行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎。當一年工作終了，必須在平時歸檔的基礎上，進一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據(jù)企業(yè)情況的不同，可由業(yè)務部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。

　　已立卷的案卷，應對卷內文件進行調整。查看卷內文件是否已齊全、文件之間的關聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對卷內文件進行必要的調整。

　　立卷歸檔的范圍

　　《會計檔案管理辦法》第六條下列會計資料應當進行歸檔：

　　1、會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

　　2、會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

　　3、財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；

　　4、其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

　　我國《檔案法》第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有”。

　　本條所指歸檔是將具有保存價值且辦理完畢的會計資料，經(jīng)過收集、鑒定、整理后形成檔案交檔案部門保存并提供利用的過程，旨在維護單位會計檔案的真實完整和長期可用。

　　其中，電子會計檔案歸檔，是指將辦理完畢具有保存價值的電子會計資料及其元數(shù)據(jù)，經(jīng)系統(tǒng)整理后，向檔案部門或檔案工作人員移交等的過程。辦理完畢，是指達到對會計資料所含內容不允許再做修改的狀態(tài)。

　　檔案整理的工作程序包括收集文件材料，確定歸檔范圍，歸檔分類，立卷（整理成件），分保管期限，文件排列，放置備考表，上架等。

　　我們大概看看其中的幾和工序，文件材料的收集對象主要有：反映本單位主要職能活動的，應該立卷歸檔的文件材料，包括收、發(fā)文件、內部文件、電報、各種會議文件（包括會議記錄），領導人講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統(tǒng)計表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。分年度按文件所形成的年度歸檔，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復放在復文年歸檔，沒有復文的放在請示年歸檔。

　　不歸檔范圍文件材料主要有兩部分：一是沒有查考價值的文件;二是重復性文件。

　　分類，第一種方法：直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣，絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了，每年編一個流水號。

　　第二種方法：在同一個年度內根據(jù)機關單位機構設置、職責分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進行立卷，一般采用年度問題，這種方法對文件資料比較多的單位適用。

　　然后應按其相互之間的聯(lián)系，有條理地進行排列。

　　裝訂。

　　(1)按件裝訂：一般以每份文件為一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文前，被轉發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

　　發(fā)文裝訂順序：正文-領導簽發(fā)單-底稿；來文裝訂順序：來文-單位處理簽。

　　(2)去除金屬釘，換不銹鋼釘。

　　歸檔文件應依排列次序逐件編號。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。可以用鉛筆標記在首頁的右下角，編目時直接錄入每件的總頁碼。