提高檔案整理效率

　　導(dǎo)語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

　　一、檔案管理工作的重要性

　　(一)檔案是機關(guān)工作查考的依據(jù)

　　檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機關(guān)工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。

　　其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿;有的留有機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示;許多文件蓋有制發(fā)機關(guān)或個人的印信;有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。

　　(二)檔案是宣傳教育的生動素材

　　近年來，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時期，各級檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點轉(zhuǎn)移到為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)提供檔案的利用服務(wù)上來，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強;各機關(guān)、各單位檔案室，各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和現(xiàn)代化技術(shù)的運用工作扎實推進(jìn)，檔案在為社會各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。

　　二、如何提高檔案管理工作的效率

　　(一)增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

　　無論任何單位的任何一項工作，都必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項工作順利開展，檔案工作也如此。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。

　　檔案管理人員應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以實際行動去影響并爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使單位的檔案工作更好的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。

　　(二)拓寬視野，加強現(xiàn)有資源的綜合利用，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理

　　隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的問題。

　　提高檔案整理效率

　　1、增強責(zé)任感，提高管理意識

　　檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，細(xì)心辦事的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，不斷開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

　　2、不斷加強學(xué)習(xí)，掌握管理技能

　　目前，電子計算機技術(shù)在檔案管理中的廣泛運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

　　3、利用現(xiàn)有資源，整理檔案

　　檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的.理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

　　三、加強檔案管理教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

　　檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

　　1、提高認(rèn)識水平，強化繼續(xù)教育

　　發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認(rèn)識問題。要充分認(rèn)識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認(rèn)識當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，必須真正培養(yǎng)檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。

　　2、加強制度建設(shè)，建立健全運行機制

　　加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。

　　約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動態(tài)管理。這樣，便可以激發(fā)檔案工作者增強參加教育培訓(xùn)的主動性和積極性。

　　3、加強綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

　　從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的開展教育培訓(xùn)。堅持“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實效”的方針，切實遵守學(xué)以致用的原則。

　　一是要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。

　　二是要普及相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新。

　　三是要強化現(xiàn)代科技知識的學(xué)習(xí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，檔案工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并靈活運用到實際工作之中。

　　4、建立獎懲機制，細(xì)化考核監(jiān)管

　　進(jìn)一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識，要通過各種形式對他們進(jìn)行《中華人民共和國檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。

　　把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強對檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

　　如何提高辦公室檔案管理工作的效率

　　1、健全辦公室檔案的現(xiàn)代化管理體系

　　在辦公室檔案管理過程中，檔案管理和文件管理是兩個重要的管理方面，同時兩個方面具有密切的聯(lián)系，因此在管理的過程中，這兩項工作內(nèi)容需要結(jié)合在一起管理，不能夠分開管理。為了使檔案管理人員在后期的文件管理中遇到較大的困難，所以建議檔案管理人員在文件管理的前期就廣泛的參與到辦公室的檔案管理工作中，這樣一來，檔案管理人員能夠全面的掌握和了解文件按慣例工作，從而能夠順利和快速的融入檔案管理工作中，有利于建立和完善單位辦公室檔案管體系。此外，單位的檔案管理制度和檔案的操作程序需要完善和健全，從而保證工作人員按照管理程序進(jìn)行檔案的管理，有利于促進(jìn)單位辦公室檔案管理的體系化。

　　2、增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念

　　現(xiàn)階段，單位對檔案管理工作重要性的認(rèn)識還不是很高，加之，辦公室檔案管理的理念也比較陳舊，帶有嚴(yán)重的滯后性，對辦公室檔案管理工作水平的提高造成了一定的阻礙，因此，需要采取有效措施提高單位對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，并促使檔案管理理念的更新，該項工作具有十分重要的意義和作用。

　　首先，單位對辦公室檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識需要提高，并在現(xiàn)階段辦公室檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)等創(chuàng)建符合現(xiàn)代社會發(fā)展的辦公室檔案管理理念，對于辦公室檔案管理的意識也需要采取有效的措施進(jìn)行完善，并需要滿足社會發(fā)展和自身發(fā)展的需求，堅持以人為本的管理理念。

　　單位檔案管理意識需要在單位的管理決策中和單位的服務(wù)意識中加以體現(xiàn)。在辦公室檔案管理過程中需要將崗位責(zé)任制強化，而單位管理中不合理的規(guī)章制度也需要的加強改善，從而使檔案管理人員的愛崗敬業(yè)意識得到強化，通同也能夠使單位檔案管理體系的建設(shè)水平得到較大的提升。

　　3、加強單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能

　　現(xiàn)階段從事辦公室檔案管理工作的人員的專業(yè)素質(zhì)普遍較低，大部分是兼職，對于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用也不是很全面，在一定程度上影響了辦公室檔案管理工作效率的提高。所以說，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)具有十分重要的意義。為了充分提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，單位需要從不同的渠道，以不同的方式進(jìn)行管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)和培養(yǎng)，從而增強檔案管理人員的專業(yè)理論知識和技能，從而提高檔案專業(yè)化管理水平的提高。

　　立足于辦公室檔案管理體制的完善需求，從事檔案管理工作的人員需要積極主動的參與到檔案專業(yè)的培訓(xùn)活動，從而提高專業(yè)檔案管理技能；其次，還需要提高對檔案管理工作的責(zé)任感和使命感；再次，辦公室檔案原始材料的收集、整理和保存工作需要做好，因此，在辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求的基礎(chǔ)上和對檔案管理專業(yè)人才的要求前提下，對單位檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)工作，從而使辦公室檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到較大的提高。

　　4、強化檔案收集

　　檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進(jìn)行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進(jìn)行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對檔案再進(jìn)行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現(xiàn)以后，要對檔案再進(jìn)行目錄編號，以方便后期的檢索工作。

　　總結(jié)：

　　綜上所述，辦公室檔案管理工作具有十分重要的作用，對單位其他的部門工作的順利開展具有較大的影響，因此需要采取有效的措施提高辦公室檔案管理工作的效率和水平，充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作的作用?？梢酝ㄟ^辦公室檔案管理制度的完善，增加檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，可以有效的提高檔案管理工作的效率，在管理檔案的過程中也需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)，從而促進(jìn)辦公室檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

　　如何提高辦公室檔案管理工作效率

　　建立完善的檔案管理體制

　　對于檔案管理工作來說，它主要是建立在運行機制的基礎(chǔ)之上的。從管理方面來剖析，進(jìn)行檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)我國相關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行，重視管理的宏觀把握，加強檔案管理的科學(xué)化管理，從而有效的提高工作效率。在此過程中，應(yīng)該加強各個部門積極配合，將檔案管理工作認(rèn)真落實下去，同時，還要對檔案管理工作進(jìn)行探究，構(gòu)建健全的管理機制，重視采用工作的責(zé)任制，將責(zé)任落實到每一個人頭上，認(rèn)真落實專人專崗制度，從而構(gòu)建一個健全合理的審核制度。

　　通過這樣進(jìn)行檔案管理工作能夠有效的調(diào)動工作人員的工作積極性，鼓舞工作人員的工作士氣，從而使檔案管理工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免工作中出現(xiàn)玩忽職守的現(xiàn)象。除此之外，一些上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作的重要性，加大對各個部門檔案管理工作的管理和監(jiān)督力度，提高工作審核的質(zhì)量，從而使檔案管理工作順利的進(jìn)行，構(gòu)建一個科學(xué)化的管理機制。

　　加快檔案管理信息化建設(shè)

　　所謂的信息化檔案管理，就是利用比較現(xiàn)代化的信息技術(shù)將一些檔案管理資料和信息進(jìn)行統(tǒng)一化的管理、歸類、處理和保存，是國家檔案管理總局進(jìn)行統(tǒng)一制定和規(guī)劃的一種形式，通過檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，從而為社會提供更加便捷和優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，從而實現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。在檔案管理過程中，通過信息化的管理不僅能夠有效的提高工作效率，還能夠有效的落實科學(xué)化的管理工作，使檔案管理工作跟上時代的步伐，實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理進(jìn)程以滿足現(xiàn)代化社會飛速發(fā)展的需要。

　　同時，單位應(yīng)該加大對檔案管理工作的投資，不斷增添新的硬件設(shè)施，從而擁有現(xiàn)代化多樣化的檔案載體。除此之外，在管理過程中應(yīng)該構(gòu)建一個完善的管理機制，構(gòu)建一個信息關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)一個專門的檔案管理室，逐漸建立電子檔案，并利用現(xiàn)代化的電子通訊技術(shù)進(jìn)行信息之間的交流和傳遞，從而在構(gòu)建檔案管理工作中進(jìn)行科學(xué)化、自動化的管理。

　　促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

　　在檔案管理過程中，為了實現(xiàn)科學(xué)的檔案管理工作，就應(yīng)該將檔案管理資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，改善檔案管理和保存的環(huán)境和條件，加強檔案管理設(shè)施的保養(yǎng)和維修。在此過程中，單位應(yīng)該建立一個專門的檔案保存室，并招聘專門的保管工作人員將這些檔案資料進(jìn)行妥善的保管，從而有效的提高管理的工作效率。

　　所以，在檔案管理中應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，改變過去陳舊的管理思想觀念，不斷提升檔案的監(jiān)督力度，同時，在監(jiān)督過程中應(yīng)該在第一時間將檔案的開發(fā)與管理工作進(jìn)行有針對性的審核，在保證正確進(jìn)行檔案管理工作的同時努力做到最好。除此之外，檔案管理部門還應(yīng)該相應(yīng)的構(gòu)建一個健全的檔案評估機制，積極引用比較先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)施，采用現(xiàn)代化的管理模式，從而實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，保證今后檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

　　提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

　　檔案管理工作事實上屬于一種持續(xù)性非常強的一項工作，這就要求管理工作人員具備較強的專業(yè)素質(zhì)。隨著社會的飛速發(fā)展，人才市場對人才的要求也越來越高，各個檔案管理單位要求人才不僅要具備一般的檔案管理基礎(chǔ)知識，還應(yīng)該使上崗人員具備現(xiàn)代化的管理能力，從而為現(xiàn)代化的科學(xué)化檔案管理奠定基礎(chǔ)。在進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理的時候，就應(yīng)該要求工作人員具備較強的工作能力和較高的素質(zhì)，具備現(xiàn)代化的管理思想，這對于檔案管理工作的未來發(fā)展意義深遠(yuǎn)。

　　如何提升辦公室檔案管理的效率

　　辦公室的檔案管理工作在企業(yè)中是非常重要的一項內(nèi)容，它與辦公室的各項業(yè)務(wù)息息相關(guān)，一旦辦公室檔案管理工作做不好，其他的工作也會受到不同程度的影響。辦公室檔案管理工作往往比較復(fù)雜，因為需要管理的檔案通常屬于不同的種類，因此，如何提高辦公室檔案管理工作的效率便變得尤為重要，以下是幾點在這項工作中需要改進(jìn)的地方：

　　(一)辦公室檔案管理制度需要完善

　　檔案管理工作的落后有一點原因是其在過去并未受到重視，因此檔案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之與其想聯(lián)系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)有序的進(jìn)行，就要對檔案管理及文件管理工作同時加以重視，并且積極使其得到完善。這就要做到以下幾點：

　　首先，為解決檔案的安全性問題，要對重要的文件進(jìn)行保密處理，并且針對不同等級的保密文件采取不同的措施，這樣才能是檔案的保密工作更加徹底，更加有效。

　　其次，為解決檔案管理工作因檔案種類繁多造成的無秩序的問題，應(yīng)采取分類管理的措施，這樣有利于以后的使用及查找。

　　再次，監(jiān)督工作在檔案管理工作領(lǐng)域中也非常重要，因此此項工作應(yīng)由兩個人同時完成，既保證了團(tuán)隊合作又可以保證互相監(jiān)督，更加確保了檔案的安全性，加強了檔案管理制度的完善性

　　(二)相關(guān)人員及單位的檔案管理意識需要加強

　　目前檔案管理工作沒有明顯的進(jìn)展，有一方面是因為相關(guān)單位對其重視程度還不夠，缺乏足夠的管理意識，然而為了使檔案管理工作正常有序的進(jìn)行，加強單位對此項工作重要性的認(rèn)識是非常必要的，因此有關(guān)單位應(yīng)做到，管理意識加強，管理方式改進(jìn)，管理理念與時俱進(jìn)等，這樣才能使檔案管理工作有明顯的起色。

　　(三)檔案管理人員的專業(yè)水平還不夠高

　　檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠高會導(dǎo)致辦公室的檔案管理工作無法跟緊時代的發(fā)展，對辦公室的檔案管理工作是十分不利的，為了增強管理人員的專業(yè)水平，一方面要從根源開始，選拔高素質(zhì)人才，一方面就是對原有的工作人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，使其適應(yīng)時代的發(fā)展以及工作的需要。

　　(四)檔案收集工作不夠強化

　　不夠強化的檔案收集工作會導(dǎo)致檔案的管理工作無法有秩序的進(jìn)行，因此一定要加強辦公室的檔案收集，從類別或時間等不同的角度進(jìn)行整理收集，并用計算機進(jìn)行有效的管理。

　　(五)檔案管理需要與網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)相結(jié)合

　　將檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息化相結(jié)合可以有效的提高管理人員的工作效率，是管理工作快速有序的進(jìn)行，網(wǎng)絡(luò)信息化的應(yīng)用會使檔案管理工作更加方便快捷，同時也改變了低效率的紙質(zhì)管理模式，加強了檔案管理工作的秩序性，準(zhǔn)確性，及快捷性。

　　如何提高企業(yè)檔案管理工作的效率

　　企業(yè)檔案管理可以借助OA辦公系統(tǒng)，通過OA的電子化管理，，實現(xiàn)檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實現(xiàn)檔案借閱共享，簡化借閱手續(xù)。

　?。n案管理平臺需求實現(xiàn)方案）

　　1、檔案分類編號，有序管理

　　1）檔案歸檔：檔案員按各部門提交的檔案標(biāo)準(zhǔn)，收集有效紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案相關(guān)信息可通過excel批量導(dǎo)入OA系統(tǒng)中，同時，在OA系統(tǒng)中形成的重要文檔，也將自動歸入檔案管理中進(jìn)行管理，不需要進(jìn)行重復(fù)的篩選和錄入。

　　2）檔案分類清晰：根據(jù)企業(yè)的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，并且維護(hù)相應(yīng)類別編號；通過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護(hù)人員進(jìn)行類別維護(hù)。

　　3）檔案編號生成：OA通過字段屬性自動生成檔案編號，按照檔案的大類+小類+流水來進(jìn)行編號，實現(xiàn)了每份檔案有歸屬，查閱簡單方便，易于管理。

　　4）檔案盒管理：根據(jù)檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個“盒子”里，檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號、公司名、檔案盒題名、柜號、備注、錄入人、錄入時間等信息，檔案盒的背脊信息同時產(chǎn)生，可打印卷內(nèi)目錄、檔案背脊，方便查詢，實現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

　　5）建立檔案信息庫：OA系統(tǒng)根據(jù)檔案基礎(chǔ)信息建立檔案信息庫。通過建模搭建了檔案類別，將檔案通過檔案狀態(tài)分組展示；為了能夠?qū)n案的總體情況進(jìn)行把控，管理員可以在檔案信息庫中定期導(dǎo)出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

　　6）檔案有效期管理：為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時地在失效前銷毀或者更新，OA系統(tǒng)設(shè)置了到期提醒管理。檔案存放到期，系統(tǒng)自動提示檔案管理員，不需要一個個去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

　　2、檔案借閱管理流程化

　　1）檔案查詢：實現(xiàn)檔案快速查詢，是進(jìn)行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態(tài)快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細(xì)。

　　2）檔案借閱申請：借閱人在填寫借閱單時，自動過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預(yù)計歸還日期，便于追蹤。

　　3）檔案的狀態(tài)追蹤：檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉(zhuǎn)而自動變化，不需要人為進(jìn)行修改。申請人提交后回寫相應(yīng)信息狀態(tài)改為出借中，檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出，檔案管理員歸還確認(rèn)后狀態(tài)改為未借出。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進(jìn)行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內(nèi)容通過續(xù)借申請按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

　　4）檔案借閱提醒：OA系統(tǒng)通過打造表單建模提醒功能，實現(xiàn)借閱超期系統(tǒng)自動提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數(shù)。借閱人在預(yù)計歸還日期兩天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則OA系統(tǒng)將自動控制當(dāng)前借閱人的可查閱時間，預(yù)計歸還日期結(jié)束后將自動收回文檔查閱權(quán)限。

　　5）檔案安全保護(hù)：為了保護(hù)檔案安全和隱私，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進(jìn)行追究。

　　6）檔案借閱記錄：根據(jù)員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄臺賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細(xì)，方便統(tǒng)計。管理層可以分享OA系統(tǒng)中借閱記錄臺賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。