江蘇省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目

　　招標(biāo)投標(biāo)檔案管理辦法

　　(討論稿)

　　第一條為規(guī)范全省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)檔案管理，統(tǒng)一招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中檔案資料的收集、整理和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱的招標(biāo)投標(biāo)檔案是指房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)過(guò)程中形成的，并能真實(shí)反映招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)內(nèi)容，具有保存價(jià)值的文字、數(shù)字、圖表、聲像等各種載體的文件資料。

　　第三條各級(jí)建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)招標(biāo)投標(biāo)檔案管理和監(jiān)督檢查工作，具體工作由其所屬的建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“監(jiān)管機(jī)構(gòu)”）負(fù)責(zé)，各級(jí)監(jiān)管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照本辦法的規(guī)定建立招標(biāo)投標(biāo)檔案，業(yè)務(wù)上接受各級(jí)城建檔案部門的指導(dǎo)。

　　第四條各級(jí)城建檔案部門應(yīng)對(duì)同級(jí)監(jiān)管機(jī)構(gòu)移交的招標(biāo)投標(biāo)檔案材料免費(fèi)接受并保存。

　　第五條歸檔的招投標(biāo)文件資料，其內(nèi)容必須準(zhǔn)確、齊全完整、真實(shí)反映招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的過(guò)程。

　　第六條監(jiān)管機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目經(jīng)辦人應(yīng)在監(jiān)督過(guò)程中及時(shí)收集、整理、保存招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中產(chǎn)生的各種文件資料，并應(yīng)當(dāng)在接受施工合同備案之日起五日內(nèi)，將有關(guān)收集齊全的歸檔招投標(biāo)文件材料交檔案管理人員。經(jīng)辦人發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好交接工作。

　　第七條招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)當(dāng)專人管理。檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度。

　　檔案管理人員在收到歸檔的招標(biāo)投標(biāo)文件材料后，應(yīng)及時(shí)登記，并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、裝訂、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應(yīng)符合建設(shè)部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）的要求。

　　第八條招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)收集、整理、歸檔的文件資料包括以下內(nèi)容,并按下列順序裝訂成冊(cè)：

　?。ㄒ唬┕こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目發(fā)包初步方案，及其附件；

　　附件包括：1、工程建設(shè)項(xiàng)目審批或者備案文件的復(fù)印件；

　　2、邀請(qǐng)招標(biāo)或直接發(fā)包的有關(guān)審批文件和證明材料。

　?。ǘ┱袠?biāo)人自行辦理招標(biāo)事宜備案表及附件資料；

　?。ㄈ┪姓袠?biāo)代理的工程招標(biāo)代理委托合同、授權(quán)委托書及工程招標(biāo)代理項(xiàng)目組組成人員情況表；

　　（四）單獨(dú)委托編制施工標(biāo)底的標(biāo)底編制委托合同；

　?。ㄎ澹┱袠?biāo)公告或者投標(biāo)邀請(qǐng)書；

　?。┩稑?biāo)報(bào)名及獲取資格預(yù)審文件或獲取招標(biāo)文件一覽表；

　?。ㄆ撸┵Y格預(yù)審文件，中標(biāo)人資格預(yù)審申請(qǐng)書復(fù)印件,資格審查情況報(bào)告；

　　（八）招標(biāo)文件以及對(duì)招標(biāo)文件的澄清或者修改文件；

　?。ň牛┣鍢?biāo)情況報(bào)告;

　　（十）評(píng)委抽取、通知記錄表；

　?。ㄊ唬?biāo)底的封面、編制說(shuō)明及報(bào)價(jià)匯總表；

　　（十二）評(píng)標(biāo)報(bào)告；

　?。ㄊ┱袠?biāo)投標(biāo)的情況書面報(bào)告（其中在前面程序中已提交過(guò)的內(nèi)容，可以不重復(fù)提交。）；

　　（十四）中標(biāo)結(jié)果公示表；

　　（十五）中標(biāo)通知書；

　?。ㄊ┲袠?biāo)人投標(biāo)文件中的授權(quán)委托書、投標(biāo)函、報(bào)價(jià)匯總表、項(xiàng)目班子配備情況以及有關(guān)聯(lián)合體、分包等重要資料的復(fù)印件；

　?。ㄊ撸┖贤北?；

　?。ㄊ耍?duì)委托招標(biāo)代理的工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的評(píng)價(jià)意見；

　?。ㄊ牛﹤浒噶鞒瘫砗秃贤瑐浒副?/p>

　?。ㄊ┱袠?biāo)投標(biāo)監(jiān)督情況記錄表；

　?。ǘ唬┬姓O(jiān)督意見書；

　?。ǘ┬枰鏅n的其他材料。

　　中標(biāo)人的投標(biāo)文件副本，應(yīng)當(dāng)自施工合同接受備案之日起，保存六個(gè)月。

　　第九條建設(shè)單位（委托工程招標(biāo)代理的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)）應(yīng)當(dāng)收集、整理、歸檔的招投標(biāo)文件材料包括以下內(nèi)容,并按下列順序裝訂成冊(cè)：

　?。ㄒ唬┕こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目發(fā)包初步方案，并附項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件或備案文件復(fù)印件;

　　（二）邀請(qǐng)招標(biāo)或直接發(fā)包的項(xiàng)目，應(yīng)附可邀請(qǐng)或直接發(fā)包的有關(guān)審批文件和說(shuō)明材料;

　?。ㄈ┪姓袠?biāo)代理的工程招標(biāo)代理委托合同、授權(quán)委托書和工程招標(biāo)代理項(xiàng)目組組成人員情況表;

　?。ㄋ模﹩为?dú)委托編制施工標(biāo)底的標(biāo)底編制委托合同;

　?。ㄎ澹┱袠?biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書;

　　（六）資格預(yù)審的獲取資格預(yù)審文件或招標(biāo)文件一覽表;

　?。ㄆ撸┵Y格后審的獲取招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人名單;

　?。ò耍┵Y格預(yù)審的資格預(yù)審文件及中標(biāo)單位的資格預(yù)審申請(qǐng)書;

　?。ň牛┵Y格預(yù)審合格通知書與資格預(yù)審結(jié)果通知書及其發(fā)放、確認(rèn)的記錄;

　?。ㄊ┵Y格預(yù)審報(bào)告;

　?。ㄊ唬┱袠?biāo)文件以及招標(biāo)文件澄清或者修改的內(nèi)容（含招標(biāo)答疑或投標(biāo)預(yù)備會(huì)紀(jì)要）;

　?。ㄊ┱袠?biāo)文件及答疑紀(jì)要等發(fā)放、簽收的記錄;

　?。ㄊ┰O(shè)有標(biāo)底的工程施工招標(biāo)標(biāo)底;

　?。ㄊ模╅_標(biāo)過(guò)程中投標(biāo)文件簽收、評(píng)委簽到等記錄;

　?。ㄊ澹┣鍢?biāo)情況報(bào)告;

　?。ㄊ┰u(píng)標(biāo)委員會(huì)的評(píng)標(biāo)報(bào)告（含評(píng)委評(píng)分、評(píng)議等過(guò)程資料）;

　?。ㄊ撸┱袠?biāo)人提交的招標(biāo)投標(biāo)情況的書面報(bào)告（包括招標(biāo)范圍、招標(biāo)方式、資格審查、開評(píng)標(biāo)過(guò)程和確定中標(biāo)人的方式以及理由等。已提交過(guò)的內(nèi)容，可引用，不必重復(fù)提交。）;

　?。ㄊ耍┲袠?biāo)結(jié)果公示表;

　　（十九）中標(biāo)通知書;

　?。ǘ┲袠?biāo)人的投標(biāo)文件正本;

　?。ǘ唬┖贤北?

　?。ǘ┪姓袠?biāo)代理的工程招標(biāo)代理評(píng)價(jià)意見表;

　?。ǘ﹤浒噶鞒瘫?

　　（二十四）行政監(jiān)督意見書;

　?。ǘ澹┪粗袠?biāo)人的資格預(yù)審申請(qǐng)書、投標(biāo)文件正本;

　?。ǘ┬枰鏅n的其他材料;

　　以上歸檔材料中，除（二十）、（二十五）項(xiàng)材料外，其他材料均應(yīng)裝訂成冊(cè)。第（二十）項(xiàng)（中標(biāo)單位的投標(biāo)文件正本）可以單獨(dú)立卷裝訂；第（二十五）項(xiàng)（未中標(biāo)單位的資格預(yù)審申請(qǐng)書、投標(biāo)文件正本）應(yīng)暫時(shí)保存，待合同簽定六個(gè)月后銷毀。

　　第十條歸檔的招投標(biāo)文件材料應(yīng)字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個(gè)人簽章的，其簽章手續(xù)應(yīng)完備，并應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水耐久性強(qiáng)的材料書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫。

　　所有存檔的文件材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4或A3紙（圖紙除外）。

　　第十一條招標(biāo)投標(biāo)文件材料的立卷與歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一項(xiàng)目分階段招標(biāo)的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，可不必重復(fù)存檔，但應(yīng)在檔案?jìng)淇急碇凶⒚飨嚓P(guān)材料的存檔信息；卷與卷之間應(yīng)保持系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案的利用、查詢和保管。

　　第十二條歸檔裝訂的文件材料應(yīng)有案卷封面和卷內(nèi)目錄；并附卷內(nèi)備考表列在歸檔文件材料尾頁(yè)之后。案卷封面、卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表（格式）見附件。

　　第十三條監(jiān)管機(jī)構(gòu)可以將檔案的立卷、裝訂、歸檔和保存等工作委托建設(shè)工程交易中心承擔(dān)，并應(yīng)建立健全檔案的保管、保密、鑒定、銷毀、借閱等制度

　　第十四條招標(biāo)投標(biāo)檔案在監(jiān)管機(jī)構(gòu)（或建設(shè)工程交易中心）保管至工程項(xiàng)目竣工后一至五年，即可移交當(dāng)?shù)爻墙n案館保存。

　　第十五條對(duì)保存期已滿，須移交同級(jí)城建檔案館的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)組織鑒定后可予銷毀。檔案銷毀前必須登記造冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，鑒銷人員應(yīng)在清冊(cè)上簽字，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。

　　第十六條檔案管理人員離開工作崗位前，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定移交招投標(biāo)檔案資料，不得擅自處理或帶走。

　　禁止任何單位和個(gè)人倒賣、涂改、偽造招標(biāo)投標(biāo)檔案。

　　第十七條檔案室的建設(shè)應(yīng)當(dāng)具有防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設(shè)施，不得在危險(xiǎn)和不安全的環(huán)境中保管檔案。對(duì)破損、霉變、散失的檔案，應(yīng)及時(shí)采取搶救、復(fù)制、收集等補(bǔ)救措施，確保檔案的安全與完整。

　　第十八條凡查閱或借閱招投標(biāo)檔案必須履行登記、簽收、注銷制度。嚴(yán)格遵守和執(zhí)行國(guó)家各項(xiàng)保密規(guī)定和紀(jì)律。查閱或借閱檔案時(shí)，必須精心愛護(hù)，不得拆卷、抽頁(yè)、涂改、銷毀。如需要摘抄或復(fù)印的，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，履行登記手續(xù)。借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借，按期歸還，防止丟失和泄密。

　　第十九條各級(jí)監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)招投標(biāo)管理工作中其他有保存價(jià)值的文件材料如：工作文件、投訴處理、統(tǒng)計(jì)資料、活動(dòng)記錄等，也應(yīng)及時(shí)做好歸檔保存工作，有管理規(guī)定的，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，無(wú)管理規(guī)定的可參照本辦法執(zhí)行。

　　第二十條本辦法自發(fā)布之日起施行。

　　附：案卷封面（式樣）、卷內(nèi)目錄（式樣）、卷內(nèi)備考表（式樣）

　　二○○七年三月二日

　　檔案整理服務(wù)招標(biāo)

　　1、技術(shù)文件（也叫技術(shù)規(guī)格書，需根據(jù)單位流程--編制人、審核人、審定人及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字）；2、詢價(jià)文件或招標(biāo)文件（邀請(qǐng)招標(biāo)文件），以上文件討論會(huì)簽單；

　　3、邀請(qǐng)單位名錄，三家以上，需根據(jù)單位流程簽字歸檔；

　　4、領(lǐng)取詢價(jià)文件或招標(biāo)文件簽收單；

　　5、接收詢價(jià)文件簽收單；

　　6、開標(biāo)記錄，根據(jù)單位流程，一般需單位監(jiān)審人員簽字及經(jīng)辦人簽字；

　　7、評(píng)審報(bào)告（包含專家打分、評(píng)審結(jié)果等）；

　　8、合同流轉(zhuǎn)簽單；

　　9、技術(shù)協(xié)議；

　　10、合同。

　　招投標(biāo)檔案管理辦法

　　法律分析：設(shè)立專用檔案室,存放招標(biāo)投標(biāo)檔案。由檔案管理人員具體負(fù)責(zé)登記、接收招標(biāo)投標(biāo)檔案。招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)統(tǒng)一整理編號(hào)、裝訂入卷,分類存放,并做好防火、防盜、防潮等工作。投標(biāo)邀請(qǐng)書一般應(yīng)包括建設(shè)單位招標(biāo)項(xiàng)目性質(zhì)，工程簡(jiǎn)況，發(fā)售招標(biāo)文件的時(shí)間、地點(diǎn)、售價(jià)等內(nèi)容。招標(biāo)者須知一般應(yīng)包括資格要求、招標(biāo)文件要求、投標(biāo)報(bào)價(jià)、投標(biāo)有效期、投標(biāo)保證等內(nèi)容。

　　法律依據(jù)：《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》

　　第二十七條投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件。投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)對(duì)招標(biāo)文件提出的實(shí)質(zhì)性要求和條件作出響應(yīng)。招標(biāo)項(xiàng)目屬于建設(shè)施工的，投標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括擬派出的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與主要技術(shù)人員的簡(jiǎn)歷、業(yè)績(jī)和擬用于完成招標(biāo)項(xiàng)目的機(jī)械設(shè)備等。

　　第二十八條投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時(shí)間前，將投標(biāo)文件送達(dá)投標(biāo)地點(diǎn)。招標(biāo)人收到投標(biāo)文件后，應(yīng)當(dāng)簽收保存，不得開啟。投標(biāo)人少于三個(gè)的，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)依照本法重新招標(biāo)。在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時(shí)間后送達(dá)的投標(biāo)文件，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)拒收。

　　第二十九條投標(biāo)人在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時(shí)間前，可以補(bǔ)充、修改或者撤回已提交的投標(biāo)文件，并書面通知招標(biāo)人。補(bǔ)充、修改的內(nèi)容為投標(biāo)文件的組成部分。

　　第三十條投標(biāo)人根據(jù)招標(biāo)文件載明的項(xiàng)目實(shí)際情況，擬在中標(biāo)后將中標(biāo)項(xiàng)目的部分非主體、非關(guān)鍵性工作進(jìn)行分包的，應(yīng)當(dāng)在投標(biāo)文件中載明。