如何推行檔案工作規(guī)范化標準化

　　一、簡化

　　簡化，就是在一定范圍內縮減對象的類型數目，使之在既定的時空范圍內足以滿足一般需要的標準化形式。一般來說，簡化是在檔案管理實踐中應用較廣的一種標準化的初級形式。它不是主觀任意地縮減，而是只去掉檔案管理中已經成為多余的、重復的、低功能的環(huán)節(jié)，如實行文檔一體化管理之后，過去的某些編目環(huán)節(jié)、登記環(huán)節(jié)便成為多余、重復、低效能的環(huán)節(jié)。通過標準化的簡化處理，便可以實現(xiàn)文檔一體化管理體系的整體優(yōu)化。

　　標準化的簡化應具有必要性和合理性的特征，這也是確定合理簡化的兩個界限。只有當標準化的工作對象的多樣性發(fā)展規(guī)模超出了必要的范圍時，才會使簡化成為可能。簡化的目的是使標準化的對象實現(xiàn)總體功能的最佳化。為此，在實際的檔案管理實踐中，應當注意發(fā)現(xiàn)在檔案工作現(xiàn)代化的進程中不斷出現(xiàn)的多樣性情況，并在適當的時機出臺一定的標準，對其實行必要的簡化控制。

　　二、統(tǒng)一化

　　統(tǒng)一化是把同一事物的兩種以上的表現(xiàn)形態(tài)歸并為一種或限定在一個范圍內的標準化形式。它雖然也是一種標準化的初級形式，但卻是標準化的主導形式與手段。檔案管理活動中有許多對象需要在方法、操作規(guī)程、術語符號、參數標志等方面實現(xiàn)統(tǒng)一化，以提高檔案管理的標準化水平。值得注意的是，強調統(tǒng)一化的同時，一定不能“統(tǒng)死”，必須注重標準化對象的選擇，對于那些不具有重復性、反復性特征的事物與對象，不能通過制定所謂的行業(yè)標準或地方性標準等方式，硬性實行削足適履式的標準化。檔案工作標準的制定必須建立在調查研究和注意借鑒國內外成功經驗的基礎之上，合理地確定統(tǒng)一化的對象及其程度。

　　統(tǒng)一化的主要內容與范圍包括：

　　(1)一定范圍的統(tǒng)一。如檔案的著錄和標引工作直接關系到檔案信息資源的共享，只有實現(xiàn)全國乃至國際范圍內的統(tǒng)一化，才能有效地滿足現(xiàn)代化社會人們對檔案信息檢索的需要；再如，某些檔案管理程序由于目前沒有可能實現(xiàn)全國或全行業(yè)的統(tǒng)一化，可以首先實現(xiàn)一個地區(qū)、一個部門的統(tǒng)一化。

　　(2)一定程度的統(tǒng)一。即明確規(guī)定標準中哪些方面的內容、指標要統(tǒng)一，哪些不宜在較大的范圍內統(tǒng)一而只能在較小的范圍內實現(xiàn)統(tǒng)一。如對檔案實體的分類，由于各個單位、各個部門、各個行業(yè)的文件和檔案的自然形成規(guī)律不盡相同，所以，就不宜在大的范圍內統(tǒng)一。但是在一個單位之中，在文件標準化水平較高的一些部門，也可以在一定程度上對分類標準的選擇要求、分類方案的編制體例與技術性要求以及分類工作程序等，做出統(tǒng)一化的規(guī)定。

　　(3)一定級別的統(tǒng)一。應該在全國各個行業(yè)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念，就P176必須制定國家性的檔案工作標準；應該在一個行業(yè)或專業(yè)范圍內統(tǒng)一的檔案工作對象或概念，就必須制定行業(yè)性或專業(yè)性的檔案工作標準；應當在一個地區(qū)范圍內統(tǒng)一的檔案工作對象或概念，而不宜在一個行業(yè)或全國范圍內統(tǒng)一者，就必須制定地區(qū)性或地域性的檔案工作標準；應當在一個企事業(yè)單位范圍內統(tǒng)一的檔案工作對象，就只能制定企事業(yè)檔案工作標準。如果檔案工作統(tǒng)一化的對象級別選擇不當，輕者會造成一些行業(yè)或部門的檔案管理水平停滯不前，重者將會造成檔案工作混亂無序，以及國家人、財、物力的浪費。

　　(4)一定水平的統(tǒng)一。檔案工作標準的確立，應當考慮到先進性與合理性的雙重要求。所謂先進性，是檔案工作統(tǒng)一化和標準化追求的主要目標之一，但是，不能不顧國情提出一些在經濟上、技術上都難以保證的標準要求；所謂合理性，就是從國情出發(fā)，從最大限度地提高檔案工作現(xiàn)代化水平和管理效益出發(fā)，實事求是地確定檔案工作的標準化內容。

　　(5)一定時間內的統(tǒng)一。這是指檔案工作標準的穩(wěn)定期的長短。當標準所約束的對象已經發(fā)展、標準已落后于檔案工作發(fā)展的需要時，如果不及時修訂或更新原來的某些規(guī)定，標準就會在功能上走向反面，阻礙檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

　　(6)一定合理多數的統(tǒng)一。檔案工作標準中的統(tǒng)一不一定就指統(tǒng)一為一種，而是可以統(tǒng)一于一個理想的多數，可以規(guī)定出若干等級，以適應各種不同管理層次的需要。

　　三、系列化

　　所謂標準的系列化，是檔案工作標準的高級形式，它是根據檔案事業(yè)發(fā)展的需要，通過對某些標準化對象的發(fā)展規(guī)律的深入、全面的分析研究以及對國內外同一對象的發(fā)展趨勢的合理預測，結合我國的檔案工作的不同發(fā)展條件，將有關的標準指標加以適當歸并簡化，并按照一定的規(guī)律排列起來，作為指導我國檔案事業(yè)發(fā)展的依據。目前，我國的檔案工作標準化工作尚無這種高級形式的檔案工作標準，這說明我國的檔案工作標準化還有很長的路要走。

　　四、通用化

　　通用化是指在不同的標準化對象之間可以互相通用的檔案工作標準。如檔案工作基本術語標準、檔案著錄用符號標準等。注重檔案工作標準的通用化程度，也是提高我國檔案工作標準化工作質量的一項基本要求。

　　五、典型化

　　典型化就是以最先進、最合理的工作方式、工作程序、技術指標、技術參數、技術手段或管理規(guī)定等為樣板，要求或倡導以后的有關方面的檔案工作均參照此執(zhí)行、取得統(tǒng)一的過程。它可以逐步實現(xiàn)檔案管理水平的整體優(yōu)化。P177

　　六、格式化

　　目前，各企事業(yè)單位正在大力建設文檔一體化信息管理系統(tǒng)，此項工作的關鍵環(huán)節(jié)就是建立一套標準的、覆蓋整個組織的數據庫結構，而在這一結構之中，合理地規(guī)定文檔信息的格式和信息鏈接的邏輯關系又是至關重要的內容。建立這一標準化結構有兩個目的：一是保證各個部門聯(lián)機處理數據的過程的統(tǒng)一性；二是滿足各種聯(lián)機分析處理信息的需要。

　　如何推行檔案工作規(guī)范化與標準化

　　檔案工作標準化的涵義，主要包括下述幾點：，

　　第一，檔案工作標準化是一個工作活動過程，就其整體意義來說，它是一項智力性的系統(tǒng)工程。

　　第二，檔案工作標準化是通過實行簡化、統(tǒng)一、協(xié)調、選優(yōu)等管理控制活動，節(jié)約經費、提高效率、獲得效益。

　　第三，檔案工作標準化追求檔案管理活動的最佳效果。

　　第四，檔案工作標準化是一種需要不斷補充、完善所制定標準的工作活動過程。

　　檔案工作標準化有微觀和宏觀兩層涵義。就其微觀涵義而言，檔案工作標準化就是通過制定標準和實施標準，對檔案和檔案管理實行統(tǒng)一、簡化、協(xié)調和優(yōu)選等有序化管理控制，以便獲得最佳檔案管理效益的活動。就其宏觀涵義而言，檔案工作標準化是一項系統(tǒng)工程，它不僅包括檔案工作標準的制定、實施等項工作內容，還包括標準制定前的調查研究工作，標準的補充、完善、修訂、廢除等項管理與維護工作，還包括標準化體系的設計，標準執(zhí)行情況反饋信息的搜集與處理等項具體工作活動。

　　為了使檔案工作進一步規(guī)范化、標準化，應該采取以下措施:

　　一、建立健全切合實際的檔案管理制度。

　　檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業(yè)務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《檔案法》為指導原則，首先，要加強硬件的建設；其次，建立檔案工作網絡，具體制定業(yè)務檔案的各項管理制度；最后，要嚴格有關的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

　　二、嚴格公文的制發(fā)。

　　公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質量。因此,我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打基礎。

　　三、做好文書以及電子文件的處理工作。

　　工作實踐表明，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。因此，要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想。

　　電子文件也屬于檔案的一部分，在選擇軟磁盤時一定要把住它的質量關，軟磁盤的質量直接關系到磁盤信息的保存壽命。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。

　　四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則。

　　企業(yè)在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標準化管理，是促進企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業(yè)檔案管理效率。

　　1企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

　　企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結合經驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導致企業(yè)內部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。

　　同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產、經營模式不同，因而檔案管理的內容性質也不同，這就導致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費。

　　2實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化方法

　　2.1轉變觀念，不斷學習

　　在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業(yè)知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內容，也是企業(yè)內部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術水平的專業(yè)化和規(guī)范化。

　　另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據企業(yè)發(fā)展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業(yè)在市場經濟的發(fā)展下，需要與時俱進，在現(xiàn)代技術水平的進步中，及時轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學習，促進企業(yè)檔案資料管理水平的提高。

　　2.2一體化管理模式

　　在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內容和性質進行區(qū)分處理，例如對于不適應企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。

　　企業(yè)生產、管理內容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯(lián)系，促進合作與交流，提高信息的共享率。

　　2.3完善制度規(guī)范

　　企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內容進行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質量。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進行制度化規(guī)范，有利于進一步促進檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。

　　2.4加強基礎設施

　　企業(yè)檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業(yè)需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術；硬件設施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強化內部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學化檔案管理機制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

　　如何提高機關檔案管理規(guī)范化

　　一、做好檔案管理工作的重要性

　　檔案管理也稱檔案工作，是文件在實際使用價值消失后的僅有憑證和參考價值，是資料的終端。檔案管理系統(tǒng)在整個社會科學能力的構成中占有較大地位，是社會信息系統(tǒng)的奠基。而檔案管理工作的涉及范圍較廣，不僅存在于局部單位的工作生產，還存在于整個社會。檔案管理工作是推進社會發(fā)展的重要因素，是單位尋求進步和發(fā)展的需要，是單位或部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業(yè)素質，是企業(yè)或個人發(fā)展歷程的記錄，也是評價個人素養(yǎng)的依據。檔案管理工作的規(guī)范化，既可以滿足檔案工作在現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，也可以為決策者在制定工作規(guī)劃時提供詳實的資料，幫助決策者做出科學合理的適合單位長期使用的發(fā)展規(guī)劃。同時，檔案也是決策者了解單位現(xiàn)階段發(fā)展狀況，總結以往的經驗教訓，了解各人員的綜合素質，改進發(fā)展規(guī)劃，調整工作結構的重要依據。

　　目前，規(guī)范檔案管理工作，可以起到促進市場經濟發(fā)展，提升單位形象以及增強企業(yè)市場競爭力的作用。因此，在我國經濟市場的經營形式面臨著嚴峻挑戰(zhàn)的條件下，如何有效地發(fā)揮檔案管理工作的作用，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實地反映單位的具體情況尤為重要。

　　二、檔案管理工作存在的不足

　　(一)整體意識不足

　　由于在工作崗位中一些工作人員心里沒有大局意識，對檔案管理工作的認識過于片面性，缺乏整體意識，無法把檔案管理與各項建設相互結合，導致業(yè)務及自身發(fā)展拘泥于單一的形式中。

　　(二)創(chuàng)新意識需增強

　　檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)就是創(chuàng)新意識。深化檔案管理改革對于思想發(fā)展的局部性、管理體制過于單一以及工作方式過于傳統(tǒng)老舊，致使現(xiàn)期的發(fā)展模式嚴重缺乏創(chuàng)新性。

　　(三)全面性較低

　　對于新形勢下的檔案管理工作，從本質上缺乏全面認識，致使一些工作檔案不到位，一些可再生的資源白白浪費，而那些不健全的檔案資料以及不合格的工作結構，無法向社會及時提供準確的服務，影響了檔案管理工作職能的正常發(fā)揮。

　　三、加強檔案管理工作規(guī)范化的措施

　　(一)完善檔案管理工作的規(guī)章制度

　　要想更好地規(guī)范檔案管理工作，首先應該使檔案管理的基礎工作穩(wěn)定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學化、合理化、規(guī)范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發(fā)展的基礎不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發(fā)展、檔案管理工作的進步、管理設施的不斷優(yōu)化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創(chuàng)新、與時俱進。

　　要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識，工作上有緊迫感，不斷學習相關知識以提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強法制教育，幫助管理人員明確相關法律法規(guī)，保證其工作行為的合法化。單位領導者應該不斷完善制度建設，從單位檔案管理工作的實際出發(fā)，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發(fā)揮檔案管理在社會發(fā)展中的作用。

　　(二)制定出符合時代發(fā)展要求的檔案管理方案

　　現(xiàn)階段屬于信息技術高速發(fā)展的信息時代，隨著計算機技術的普及，網絡被廣泛地應用于人們的生產生活中，這就為檔案管理工作在新時代的繼續(xù)發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)，如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展是管理人員現(xiàn)階段的首要達成目標。這就要求管理人員要結合以往的工作經驗，分析并歸總出工作的特點，提高管理者的服務質量和知識儲備量，加強管理人員的專業(yè)技能和管理能力的培訓，以現(xiàn)代化的管理方法取代傳統(tǒng)的管理方案，以機器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實現(xiàn)其價值。但是，網絡信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強日常的管理、鑒定和保管等相關工作，保證檔案的完整性和真實性。

　　(三)采用科學的管理方法，提升檔案管理職能

　　檔案管理工作是為了國家和社會服務的一項工作，加強檔案管理工作，可以推進國家的經濟建設和社會發(fā)展的進步，并且對于企業(yè)來講，優(yōu)秀的企業(yè)管理者可以通過檔案來把握市場經濟的基本活動規(guī)律和發(fā)展方向。檔案管理工作的管理內容就是檔案，而檔案具有被利用的價值，這同時也是檔案管理工作存在的價值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發(fā)，有效利用檔案的價值，才能夠更好地完成本職工作。

　　因此，檔案管理者應該掌握科學的管理方法，學習先進的檔案管理技術，以科學的方法和先進的管理手段來完成對于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續(xù)工作進行得更加順利;對于一些利用價值比較高的檔案，應該復制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時，檔案管理人員也應該結合本單位實際的工作情況，對于檔案管理工作中不完善的地方及時地改進，更正管理錯處。

　　隨著社會的不斷發(fā)展，只有創(chuàng)新、高效、規(guī)范的檔案管理工作才能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，檔案管理為各個企業(yè)單位、機關單位提供著重要的理論依據，加速其合理性、先進性的建設。因此，檔案管理工作的相關人員應該積極抓住發(fā)展機遇，迎接挑戰(zhàn)，不斷創(chuàng)新，與時俱進，從而實現(xiàn)檔案管理工作科學化、規(guī)范化的目標，開拓檔案管理的新局面，以便更好的促進社會的和諧發(fā)展。