檔案工作的特點(diǎn)

　　檔案工作的特點(diǎn)是指檔案工作區(qū)別于其他事物的內(nèi)在規(guī)定性。檔案工作就其本質(zhì)來說，是管理檔案和開發(fā)檔案信息資源為各項(xiàng)社會活動(dòng)服務(wù)的工作。在一定條件下，檔案管理水平的有限性與社會多樣的、變化的檔案信息需求之間始終是一對矛盾。

　　正是上述檔案工作的基本矛盾決定了檔案工作的本質(zhì)，規(guī)定了檔案工作與其他工作的區(qū)別。同時(shí)，這也決定了檔案工作必須不斷提高管理水平，以適應(yīng)社會日益發(fā)展的檔案信息利用需求。檔案工作就其基本特點(diǎn)來說，是一項(xiàng)服務(wù)性、文化性、管理性、政治性與科學(xué)性的工作。

　　(一)檔案工作的服務(wù)性

　　檔案工作對生產(chǎn)力發(fā)展和社會全面進(jìn)步有著不可低估的作用。但是，檔案工作一不直接生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，二不直接從事國家管理、科學(xué)技術(shù)研究、文藝創(chuàng)作等活動(dòng)，而是通過提供檔案為社會實(shí)踐活動(dòng)服務(wù)來推動(dòng)生產(chǎn)力發(fā)展與社會進(jìn)步。檔案工作實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的這種特殊途徑，決定了它是一項(xiàng)服務(wù)性工作。

　　服務(wù)性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本因素。具體而言，機(jī)關(guān)檔案工作要為提高機(jī)關(guān)行政效率服務(wù)，企業(yè)檔案工作要為提高企業(yè)管理效率、提升企業(yè)競爭力服務(wù)，國家檔案工作則應(yīng)在為社會經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等各方面進(jìn)行基礎(chǔ)性服務(wù)的同時(shí)，為國家文化遺產(chǎn)的積累和信息優(yōu)勢的形成提供服務(wù)。不同層次、類型的檔案工作如果不能實(shí)現(xiàn)上述服務(wù)目標(biāo)，就會失去存在的條件和發(fā)展的基礎(chǔ)。

　　例如，在我國企業(yè)管理工作中，由于檔案工作服務(wù)水平不高等造成的影響企業(yè)檔案工作生存與發(fā)展的事例并不鮮見。相反，如果檔案工作能夠?qū)ζ髽I(yè)管理水平的提高、企業(yè)管理效益的創(chuàng)造和企業(yè)競爭力的形成發(fā)揮獨(dú)特的服務(wù)作用，那么，管理者的檔案意識就會得到強(qiáng)化，檔案工作所需的人財(cái)物投入就會得到保證，企業(yè)檔案工作就有了生存發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。

　　檔案工作與其他服務(wù)性工作的主要區(qū)別在于它是以提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)的特殊性服務(wù)工作。檔案工作者既要樹立全心全意為社會服務(wù)的思想，又要堅(jiān)持按照黨和國家的法律、法規(guī)和政策辦事，確保服務(wù)獲得效益，并做到既搞好服務(wù)，又維護(hù)檔案的完整與安全。

　　檔案工作的服務(wù)性是檔案工作的客觀屬性之一。檔案工作作為社會信息服務(wù)部門之一，是社會分工的需要和人類文明發(fā)達(dá)的結(jié)果。在信息社會化和社會信息化不斷發(fā)展的歷史進(jìn)程中，檔案工作已經(jīng)并將日益顯示出其獨(dú)特的作用。檔案工作者應(yīng)充分認(rèn)識檔案工作的這一屬性，努力創(chuàng)造檔案信息服務(wù)的新形式，開拓檔案信息服務(wù)的新領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案管理的知識服務(wù)，從而為加快我國社會信息化進(jìn)程做出貢獻(xiàn)。

　　(二)檔案工作的文化性

　　檔案工作，特別是檔案館工作在人類社會文化中的作用決定了其具有很強(qiáng)的社會文化性。國家檔案局制定的《檔案館工作通則》明確規(guī)定：檔案館是黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。頒布的《檔案法》規(guī)定：中央和縣級以上地方各級各類檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用各自范圍內(nèi)的檔案。它們具體指明了檔案館是科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。具體而言，檔案館工作的文化性表現(xiàn)在：

　　1．檔案是社會文化的組成部分，檔案館具有保存歷史文化遺產(chǎn)的作用

　　檔案信息資源是重要的生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會財(cái)富，檔案館作為社會文化的集聚地，匯集了具有重要文化內(nèi)容的檔案，從一定意義上看，檔案館具有文化傳承的作用。沒有檔案，歷史將失去證據(jù)而變成傳說，文明可能中斷，歷史的發(fā)展和社會的進(jìn)步也將受到影響。正如挪威檔案學(xué)家米克倫在第十二屆國際檔案大會的報(bào)告《從職業(yè)到專業(yè)：檔案工作者的職業(yè)特性》中所指出的：檔案的重要性在于它不僅僅是一種信息，而是人類進(jìn)行各種活動(dòng)的記錄，反映人類所獲得的知識和經(jīng)驗(yàn)，是反映人類文化和文明的基礎(chǔ)。

　　沒有檔案的世界，是一個(gè)沒有記憶、沒有文化、沒有法律權(quán)利、沒有歷史的世界。為此，聯(lián)合國教科文組織曾在1992年發(fā)起了“世界記憶工程”，其目的就是保護(hù)世界文化遺產(chǎn)，提高人們對文化遺產(chǎn)的認(rèn)識。中國世界記憶工程國家委員會也于1996年成立，目前中國已有四種檔案被列人世界記憶工程，它們是：納西東巴古籍文獻(xiàn)、傳統(tǒng)音樂錄音檔案、清朝內(nèi)閣秘本檔案和清朝大金榜。2000年我國又正式啟動(dòng)了“中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)工程”，目前已有84件(組)檔案被納入《中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)名錄》。由此可見，檔案館積累和保存檔案就是保存了歷史文化遺產(chǎn)，是對歷史文明的肯定。檔案館在繼承和保持社會文化的統(tǒng)一性和完整性的過程中發(fā)揮著極其重要的作用。

　　2．檔案館具有傳播社會文化知識與信息的作用

　　檔案館是人類文化財(cái)富的寶庫，必然在社會歷史的各個(gè)階段為一定的政治、經(jīng)濟(jì)、文化服務(wù)。檔案館的社會文化服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)，是衡量檔案館為社會所作貢獻(xiàn)的一個(gè)重要標(biāo)志。因此，檔案館應(yīng)根據(jù)社會文化建設(shè)與發(fā)展的需要，通過各種方式和手段提供服務(wù)。

　　3．檔案館具有社會文化教育的作用

　　教育是人類所創(chuàng)造的文化得以延續(xù)和發(fā)展的重要途徑。檔案館所保存的檔案是社會文化歷程的結(jié)晶，是一種凝固的歷史，它既是反映和維護(hù)民族歷史真實(shí)面貌的可靠見證，也是認(rèn)識民族歷史的重要渠道，更是愛國主義教育的生動(dòng)素材。因此，檔案館是社會文化教育的一個(gè)特殊陣地。

　　4．檔案館具有發(fā)展科學(xué)文化的作用

　　檔案館作為科學(xué)文化事業(yè)的重要組成部分和檔案工作的主體，理應(yīng)為推動(dòng)社會文化的進(jìn)步做出貢獻(xiàn)，為此，檔案館有必要對檔案所記載的科學(xué)文化知識進(jìn)行研究和開發(fā)，這是檔案館積累、傳播文化功能的擴(kuò)展和延伸。、

　　檔案管理的性質(zhì)作用

　　檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。

　　檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。

　　這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。維護(hù)完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；一是保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，也是檢驗(yàn)檔案管理工作的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國家

　　文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個(gè)社會也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。

　　檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)型的業(yè)務(wù)性工作，做好檔案管理工作是保證檔案服務(wù)質(zhì)量的決定因素。以下是由我整理關(guān)于檔案管理基礎(chǔ)知識的內(nèi)容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!

　　檔案管理基礎(chǔ)知識一：

　　一、檔案歸檔范圍

　　(一)材料種類

　　1.上級單位下發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的政策、法規(guī)，以及直接對本單位下發(fā)的批復(fù)、指示、重要通知等;

　　2.本單位黨、團(tuán)、工、青、婦等群團(tuán)工作材料;

　　3.行政管理工作形成的文件材料，如領(lǐng)導(dǎo)班子變更、機(jī)構(gòu)改革、會議記錄、綜合行政等;

　　4.業(yè)務(wù)職能工作形成的文件材料，如工作請示、重要工作的報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、科研等;

　　5.本單位對下級單位管理中形成的材料;

　　6.內(nèi)容重要的各類來信，來訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的指示,來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析材料等;

　　7.會計(jì)工作形成的文件材料;

　　8.本單位經(jīng)營管理、職工管理形成的文件材料;

　　9.本單位與外單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議，及債權(quán)債務(wù)文件;

　　10.領(lǐng)導(dǎo)參加相關(guān)會議的講話稿;參加會議帶回的有關(guān)材料等;

　　11.其他有保存利用價(jià)值的文件材料。

　　(二)保管期限

　　1.保管期限種類分為永久、30年、10年;

　　2.會計(jì)檔案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;

　　3.凡對公司有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案列為永久;

　　4.對在一定時(shí)間內(nèi)有利用價(jià)值的檔案列為10年;

　　檔案工作的性質(zhì)包括

　　5.凡介于永久或10年期限之間的檔案其保管期限一律30年。

　　二、立檔單位

　　形成全宗的單位，稱為立檔單位，又稱“全宗構(gòu)成者”。構(gòu)成立檔單位的主要條件有：

　　1、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文;

　　2、是一個(gè)會計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃;

　　3、設(shè)有專門管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。

　　三、國家檔案全宗的含義

　　國家檔案全宗是指歸檔國家所有的，由國家統(tǒng)一管理的一切檔案財(cái)富的總和。國家檔案全宗(國家全部檔案)這個(gè)概念，主要包括兩個(gè)問題：一是它的實(shí)質(zhì)，二是它的構(gòu)成。

　　國家檔案全宗的實(shí)質(zhì)，是解決檔案的所有權(quán)和國家檔案管理原則的問題。國家檔案全宗的構(gòu)成有以下三部分：

　　1、中華人民共和國時(shí)期的檔案

　　2、革命歷史檔案

　　3、舊政權(quán)時(shí)期的檔案

　　中華人民共和國時(shí)期的檔案，包括建國以來黨和國家的各個(gè)機(jī)關(guān)、部門、團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案，以及由國家征集或個(gè)人捐贈的某些著名人物形成的檔案。革命歷史檔案，主要是從1919年五四運(yùn)動(dòng)到1949年中華人民共和國成立以前，整個(gè)新民主主義革命時(shí)期內(nèi)，中國共產(chǎn)黨及其領(lǐng)導(dǎo)下的人民政權(quán)、軍隊(duì)、企事業(yè)單位、社會組織、革命活動(dòng)家所形成的檔案。舊政權(quán)時(shí)期的檔案，包括歷代王朝、中華民國、北洋軍伐和日偽時(shí)期所有機(jī)關(guān)、部門、企業(yè)、事業(yè)單位、反動(dòng)黨、團(tuán)、會道門的檔案，以及社會組織、私營企業(yè)、私立學(xué)校、官僚資本企業(yè)和國家所接收的外國在華的侵略性機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)單位的檔案。

　　四、檔案工作的內(nèi)容

　　檔案工作，簡單地說就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項(xiàng)工作服務(wù)的工作。它的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用。這是關(guān)于檔案工作的傳統(tǒng)的劃分法，通常稱為檔案工作“七個(gè)環(huán)節(jié)”。檔案業(yè)務(wù)六項(xiàng)工作解釋：

　　1、檔案收集工作，就是把分散在各機(jī)關(guān)內(nèi)部職能部門和個(gè)人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項(xiàng)重要和基本的內(nèi)容。

　　2、檔案整理工作，是為了解決檔案的零亂狀態(tài)與系統(tǒng)查找的矛盾。就是把收集來的零散的不系統(tǒng)的文件材料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌，便于保管和利用。

　　3、檔案鑒定工作，是為了解決檔案龐雜和只需要保存有價(jià)值的檔案的矛盾。就是根據(jù)檔案對今后各方面可能起的作用，通過甄別檔案的價(jià)值，確定期保管期限，把已失去價(jià)值的檔案剔除銷毀。

　　4、檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠(yuǎn)利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務(wù)，就是克服與限制損毀檔案的各種因素，努力延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的完整與安全。

　　5、檔案的統(tǒng)計(jì)工作，是為了解決數(shù)量不清與要求心中有數(shù)的矛盾。就是通過以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。

　　6、檔案的編目和利用工作。為了滿足特定的各種利用要求，需要為提供檔案準(zhǔn)備好直接的輔助手段，并通過各種方式實(shí)際地提供檔案和有關(guān)資料，這就形成了檔案的編目和提供利用工作。

　　五、檔案工作的性質(zhì)

　　檔案工作是一項(xiàng)很重要的專門事業(yè)，是實(shí)現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，開展歷史研究，進(jìn)行各項(xiàng)工作必要條件。做好檔案工作，不僅是當(dāng)前工作的需要，而且是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè)。其基本性質(zhì)是：

　　1、檔案工作是一項(xiàng)管理性的科學(xué)性的工作

　　一方面，就總的檔案工作看來，檔案工作是專門負(fù)責(zé)管理歷史文獻(xiàn)——檔案的一種獨(dú)立的專業(yè)，屬于國家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。另一方面，從特定的部門、一定單位的檔案工作來看，它又是某種工作管理的組成部分。檔案，就其保存和流轉(zhuǎn)歸宿的程序，可以分作檔案室階段和檔案館階段。檔案室保存的檔案，是本單位職能活動(dòng)的歷史記錄，檔案室工作既是檔案事業(yè)的組成部分，又是機(jī)關(guān)或單位秘書工作的一部分。

　　檔案工作的性質(zhì)包括

　　2、檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的條件性的工作

　　從檔案工作同其他工作的關(guān)系來說，它屬于一項(xiàng)服務(wù)性的、條件性的工作。檔案工作雖然也是一項(xiàng)研究性的工作，但是檔案部門研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，其主要目的還是為了更好地適應(yīng)各界的利用需要，為黨和國家各項(xiàng)工作提供檔案材料。檔案工作的服務(wù)性，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。

　　3、檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作

　　檔案工作的政治性表現(xiàn)在檔案為誰所有，為誰服務(wù)，受到什么階級利益的制約。在我國，檔案工作不是一般的服務(wù)性行業(yè)，它是鞏固人民民主專政、維護(hù)國家機(jī)密和歷史財(cái)富的重要陣地之一。在當(dāng)前的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中，檔案工作必須把工作重點(diǎn)切實(shí)地轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的中心上來。

　　檔案工作的機(jī)要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。檔案工作的機(jī)要性，是由檔案本身的特點(diǎn)以及國家利益所決定的。古今中外任何國家的檔案工作都有一定的保密要求。

　　檔案管理基礎(chǔ)知識二：

　　六、檔案工作的基本原則

　　為了適應(yīng)社會主義事業(yè)發(fā)展的需要，統(tǒng)一指導(dǎo)全國檔案工作，在長期的實(shí)踐過程中，逐步地形成和確定了我國檔案工作的基本原則，這個(gè)基本原則是：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。

　　這一原則的基本思想包括三個(gè)方面：

　　第一、確立了檔案工作的組織原則和管理體制----統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，即以前常說的“集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案?！睓n案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，是社會主義社會的必然產(chǎn)物，它以社會主義的經(jīng)濟(jì)、政治制度為前提，并為它們的鞏固、發(fā)展提供服務(wù)。具體地講，就是：

　　1、各單位各種門類和載體的檔案，均由本單位檔案室集中管理;檔案中需要長遠(yuǎn)保存的，由各級檔案館集中保管。

　　2、全國檔案工作，由各級檔案行政管理部門統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

　　3、全國檔案工作統(tǒng)一于黨的領(lǐng)導(dǎo)。

　　第二、提出了檔案管理的基本要求-----維護(hù)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，有兩個(gè)方面的含義：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，不使應(yīng)該集中保存的檔案殘缺短少;另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護(hù)檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命;另一方面，要維護(hù)檔案免遭意外的破壞，不失密。

　　第三、體現(xiàn)了檔案工作的根本目的，規(guī)定了檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)----便于社會各方面的利用。社會各方面利用檔案，是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，并且支配檔案工作的全過程。

　　七、檔案室的性質(zhì)

　　檔案室是管理本單位形成的檔案，并提供檔案為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)的工作機(jī)構(gòu)。檔案室工作是一項(xiàng)專門工作，具有自己的特殊性質(zhì)。

　　1、檔案室工作是史料性工作，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的重要工作。

　　檔案是單位各方面工作活動(dòng)的真實(shí)記錄。它記述了黨和政府的方針政策和人們進(jìn)行工作的思想意圖，成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，反映了一定歷史階段的社會政治、經(jīng)濟(jì)和文化狀況。檔案室的工作就是收集和管理這些檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，使檔案再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的歷史面貌，從而保障單位歷史的延續(xù)和發(fā)展。

　　2、檔案室工作是條件性工作，是提高單位工作效率和工作質(zhì)量的重要條件。各單位的工作，是延續(xù)不斷地進(jìn)行，檔案是前人智慧的結(jié)晶，今天的工作要借鑒過去的經(jīng)驗(yàn)，一個(gè)人的記憶有限，要靠查考檔案。制訂計(jì)劃、總結(jié)工作、執(zhí)行政策、處理各種問題等，都要查考檔案。檔案室為單位工作人員提供科學(xué)的依據(jù)和準(zhǔn)確的信息，減少無效勞動(dòng)和重復(fù)勞動(dòng)。

　　3、檔案室是服務(wù)性的工作，是單位業(yè)務(wù)工作的組成部分。

　　檔案室工作，一方面為單位工作服務(wù)，另一方面為有關(guān)單位提供材料，當(dāng)然首先是為本單位的領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)提供過去的工作情況、材料、數(shù)據(jù)，以便領(lǐng)導(dǎo)查考，幫助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)地作出決策，處理問題。其次，各業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行工作中，也都需要查考利用檔案。在許多專業(yè)主管機(jī)關(guān)，檔案室是一個(gè)必不可少的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，本身就是業(yè)務(wù)活動(dòng)不可分割的一部分。比如公安機(jī)關(guān)、檢察院、法院形成的訴訟、案件檔案，是立案審判過程的記錄和反映，是進(jìn)行審判工作的工具。

　　4、檔案室工作是社會各項(xiàng)事業(yè)同檔案工作聯(lián)系的紐帶之一。

　　社會各項(xiàng)事業(yè)同檔案工作是性質(zhì)、對象、任務(wù)不同的工作，但是，無論哪一個(gè)部門，哪一個(gè)行業(yè)的工作，必須產(chǎn)生檔案、利用檔案。所以，社會各項(xiàng)事業(yè)同檔案工作有著必然的聯(lián)系，檔案室工作正是維系這種聯(lián)系的紐帶。各級檔案行政管理部門通過這個(gè)紐帶，可以將監(jiān)督、指導(dǎo)的職責(zé)在各單位落實(shí)，使社會各項(xiàng)事業(yè)的活動(dòng)記錄，研究成果得到安全維護(hù)，社會各部門、各行業(yè)也可以通過這個(gè)紐帶了解檔案工作、認(rèn)識檔案工作。從而支持檔案工作。

　　5、檔案室工作是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

　　在整個(gè)國家檔案事業(yè)中，檔案室工作處于一個(gè)相當(dāng)重要的地位。檔案室保管的檔案是國家檔案事業(yè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。全國檔案室保存檔案的總和，是國家全部檔案的主要組成部分。整個(gè)國家檔案的完整程度和延續(xù)積累，首先取決于檔案室，它是國家檔案資源延續(xù)和國家檔案文化財(cái)富積累的主要源泉。檔案室工作是國家檔案事業(yè)的工作基礎(chǔ)。

　　在全國檔案事業(yè)管理體系中，檔案室保存的檔案數(shù)量最多，發(fā)揮的現(xiàn)實(shí)作用最大，而且檔案室機(jī)構(gòu)和從業(yè)人員也最多，因此，檔案室工作的質(zhì)量和水平，對整個(gè)國家檔案工作的質(zhì)量和水平有著重要的影響。檔案室工作是國家檔案館工作發(fā)展的前提。從檔案事業(yè)發(fā)展史上看，檔案室先于檔案館產(chǎn)生?？梢哉f，沒有檔案室工作的不斷發(fā)展，就沒有國家檔案館的產(chǎn)生和發(fā)展。正是無數(shù)個(gè)檔案室源源不斷地向國家檔案館輸送補(bǔ)充檔案，檔案館工作才有可能在不斷豐富館藏的基礎(chǔ)上提高和發(fā)展。

　　八、檔案室的地位

　　檔案室的各單位中的地位，既不是凌駕于各業(yè)務(wù)部門之上的特殊地位，也不是處在可有可無的低微地位，而是處在單位辦公室(秘書科)內(nèi)的與各業(yè)務(wù)部門有密切聯(lián)系的地位。

　　九、檔案室的任務(wù)

　　檔案室工作，是為了集中統(tǒng)一管理單位在工作活動(dòng)中形成的全部檔案而建立起來的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)?！稒n案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，對檔案室的任務(wù)都作了明確規(guī)定，其基本任務(wù)有五個(gè)方面：

　　1、貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。檔案室是國家檔案事業(yè)的基層組織，必須遵守黨和國家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，依法從事本單位的檔案工作，這是做好檔案室工作的基本前提。同時(shí)，為了貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，檔案室還應(yīng)該采取一系列有效的措施，建立健全本單位檔案工作的規(guī)章制度，使本單位的檔案工作有章可循，從而將本單位的檔案工作納入國家檔案事業(yè)法治建設(shè)的軌道，這是開展檔案室工作的基本保證。

　　2、對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案室的檔案，來源于本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門，案卷質(zhì)量的高低，與文書部門和業(yè)務(wù)部門有直接關(guān)系。為使本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門的文件材料的形成、積累、歸檔工作符合檔案工作的要求，檔案室應(yīng)對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，以保證歸檔案卷的質(zhì)量，這是國家賦予檔案室的權(quán)力。

　　3、集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應(yīng)該是集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案的信息中心。因此，要?jiǎng)?chuàng)造良好的基礎(chǔ)和物質(zhì)條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的作用，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現(xiàn)出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發(fā)展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室只起“一把鎖”的作用，就得不到領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的重視與支持。檔案室要根據(jù)本單位工作利用檔案的特點(diǎn)，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

　　4、對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。按照檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，各專業(yè)主管機(jī)關(guān)的檔案部門，除管理好本單位的檔案外，還應(yīng)負(fù)責(zé)對所屬單位和本專業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　檔案管理工作的基本特點(diǎn)是什么？檔案的主要價(jià)值是什么？

　　檔案的基本特點(diǎn)：職能性、原始性、價(jià)值性；

　　檔案工作的基本性質(zhì)：專業(yè)性、服務(wù)性、機(jī)要性；

　　檔案的主要價(jià)值：憑證價(jià)值、信息價(jià)值

　　檔案工作的概念

　　（1）檔案管理工作：是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會各方面服務(wù)，維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

　?。?）廣義的檔案工作：檔案工作包括檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作和檔案出版工作等，這些都屬于檔案事業(yè)。檔案事業(yè)是一個(gè)集合概念，是一種國家行為或關(guān)系國計(jì)民生的大事，有目標(biāo)、規(guī)模和系統(tǒng)，對社會發(fā)展有重大影響。

　?。?）狹義的檔案工作：檔案工作就是指檔案館（室）開展的具體檔案業(yè)務(wù)工作，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、開發(fā)利用等活動(dòng)。通常所說的檔案工作指的是狹義的檔案工作。

　　檔案分為哪幾類？

　　1、以檔案的形成者為依據(jù)可分為：

　　國家機(jī)關(guān)檔案、社會組織檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、家庭檔案、個(gè)人檔案。

　　2、以檔案的內(nèi)容范圍為根據(jù)可分為：

　　綜合性檔案和專門性檔案。

　　3、以檔案內(nèi)容性質(zhì)為根據(jù)可分為：文書檔案、人事檔案、訴訟檔案、會計(jì)檔案、科技檔案、軍事檔案、外交檔案、司法檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、工商企業(yè)登記檔案、教學(xué)檔案、藝術(shù)檔案、書稿檔案、病例檔案、人口普查檔案、地名檔案、城建檔案、商標(biāo)檔案、專利檔案、產(chǎn)地產(chǎn)檔案、金融檔案、涉外項(xiàng)目檔案、宗教檔案等。

　　4、以檔案的制成材料為根據(jù)：

　　除紙質(zhì)檔案外，還有甲骨、竹簡、縑帛、膠片、磁帶、光盤和其它實(shí)物形式的非紙質(zhì)檔案；按信息表達(dá)方式又可分為文字檔案、音像檔案等；按記錄方式還可分為普通檔案（機(jī)械和模擬記錄）、電子檔案（數(shù)字）等。

　　5、按檔案所屬時(shí)期可分為：

　　有建國前檔案（包括革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案）、建國后檔案（包括建國以來黨和國家和各個(gè)機(jī)關(guān)、部隊(duì)、團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位的檔案）。前者通常稱為歷史檔案，后者通常稱為現(xiàn)實(shí)檔案。

　　6、以檔案所有權(quán)形式為根據(jù)可分為：

　　國家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。

　　7、以檔案的語種為根據(jù)可分為：

　　中文檔案、外文檔案。中文檔案還可細(xì)分為漢文檔案、滿文檔案、滿漢對照檔案等；外文檔案也可細(xì)分為英文檔案、日文檔案、俄文檔案等。

　　8、以檔案的產(chǎn)生領(lǐng)域?yàn)楦鶕?jù)可分為：

　　社會管理領(lǐng)域檔案，科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域檔案，醫(yī)療衛(wèi)生、文化教育領(lǐng)域檔案，軍事領(lǐng)域檔案，外交領(lǐng)域檔案，文學(xué)藝術(shù)領(lǐng)域檔案等。被人們普遍認(rèn)可的現(xiàn)實(shí)種類（非嚴(yán)格邏輯種類）有文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案。