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辦公室資料柜整理
辦公室是每個企業(yè)都少不了的地方。不管員工還是老板,辦公家具肯定是少不了的產(chǎn)品。比如經(jīng)常遇到的問題就是文件沒有統(tǒng)一的放置,錯亂無章,在急用的時候和查找起來很費(fèi)勁,總是費(fèi)時費(fèi)力,而且查閱也極度不方便在這個時候文件柜就能給我們幫上大忙。文件柜不僅員工需要老板辦公室也同樣需要來放置一些機(jī)要文件,今天凱賓耐特文件柜廠家來給大家講講關(guān)于文件柜的擺放使用技巧。
開放式員工區(qū):
首先:顏色搭配要和整體的設(shè)計(jì)相符,不能顯得太突兀;選擇功能型的產(chǎn)品,畢竟是用來放置文件的而不是用來觀賞的;
其次::一般需要靠墻擺放,注意方面鋼制文件柜只要保證所在地區(qū)環(huán)境干燥、陰涼處,最好不要處在暴曬位置,這個是最基礎(chǔ)的要求,合理的安放才能保障文件柜的使用壽命。
最后不可距門太近,坐位安置在門邊辦公效率較差,辦公室內(nèi)的位置安排,一般職位越高要離大門越遠(yuǎn)。職員也相同,依照職位高低,作一個相應(yīng)的配置。
老板辦公室:
辦公室資料柜整理
首先:老板辦公室文件柜選擇應(yīng)選用帶密碼或者鎖的文件柜。一般老板辦公室的資料都屬于數(shù)據(jù)或者機(jī)要文件,保密性一般比較高,選擇帶鎖或密碼的文件柜可以放置資料外泄的情況發(fā)生。
其次:老板辦公桌要比員工大,如果不夠大的話,要在旁邊安置幾個柜子,文件柜、保險柜等都可以,來增加氣勢。
最后:文件柜一般來說最好不要放在辦公桌的后面,辦公桌后面放文件柜是否屬靠山不實(shí),有的老板可能比較講究這個風(fēng)水學(xué),在擺放的時候需要注意這個問題。
以上是凱賓耐特整理的關(guān)于老板辦公室文件柜的設(shè)計(jì)與布局要點(diǎn),供大家參考。
廠里辦公室整理文件簡單嗎
簡單。
辦公室的資料無非是合同一些其他的辦公文件之類的。只要你是一個細(xì)心的人,一個有耐心的人,這項(xiàng)工作很好做,
辦公室應(yīng)這樣整理文檔:一是按文件內(nèi)容分類整理,然后再按年份分類整理,再把各年的文件夾好,寫上編號。二是按照編號,把文件名稱、日期等登記造冊。三是把整理好的文件放入文件盒,給文件盒做好標(biāo)記。四是把文件盒放入文件柜,文件柜的位置按文件分類的方法進(jìn)行分類定位,做好標(biāo)記。
怎么很好的制作辦公室5S管理?
辦公室5S管理操作方法如下:
一、辦公桌
1、辦公桌面實(shí)現(xiàn)無塵、無水漬、無雜物,公司下班前對辦公桌面進(jìn)行清理。
2、辦公室重要文件以及重要資料(如:發(fā)票、客戶信息、訂單資料等)需有序收入文件柜。
3、辦公室其他紙制文件需整齊放置于文件架、文件夾或者書柜中,不得隨意放置于辦公桌面。
4、辦公用品須擺放整齊,保持桌面的干凈清潔,桌面下面不得隨意堆放與工作無關(guān)的文件或者物品,如零食、雜志、化妝品等。
5、水杯、電話、文具盒、盆景應(yīng)擺放在指定位置。
二、辦公椅
1、保持辦公椅的干凈整潔
2、辦公椅擺放整齊、下班或者離開時辦公椅須靠近辦公桌、整齊擺放在座位下方。
3、不用的折疊椅應(yīng)折起整齊地放在不影響走路的地方。
三、抽屜
1、下班離開前抽屜要鎖好。
2、抽屜內(nèi)中物品要擺放整齊。
3、抽屜中物品定時進(jìn)行相關(guān)的清理工作。
如何做好辦公室的檔案管理工作?
一、規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān)
公文是檔案的前身,當(dāng)其處在傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過程中,具有現(xiàn)行效用,不能稱其為檔案;檔案一般是完成了文書處理程序,完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn),規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān),是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同,有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的,有的則是由相關(guān)職能部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。
我局就屬于后者,由于各職能科隊(duì)寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同,對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異,導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我局在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面:
1、文種使用不當(dāng)。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等;
2、附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件,但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識,也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號,行文程序很混亂。
3、公文印制不規(guī)范,用紙有大有小,給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。
4、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確,不利于檢索查找。
5、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況,嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。
因此,作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員,平時有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理,依照有關(guān)規(guī)定,全面審核,嚴(yán)格核稿,特別是對那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān),發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的科隊(duì)進(jìn)行銜接,共同磋商,盡量將各種問題都解決在核稿階段,決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪,以確保公文的高質(zhì)量、高水平,以及檔案的高質(zhì)量、高水平。
二、檔案整理工作,從公文的評估分類做起
公文形成后,經(jīng)過一段時間的歸整處理,待文件涉及的事務(wù)處理完畢,文書人員即可以對公文的保存進(jìn)行價值評估,根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理:去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀,而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來,以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力,能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進(jìn)行歸檔,供日后的工作查考利用。
而要做好該項(xiàng)工作,可以從以下幾個方面進(jìn)行:
1、對檔案工作要有高度的認(rèn)識,要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化,就必須重視公文的規(guī)范化管理,實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融,加強(qiáng)檔案部門對文件管理的超前控制,這樣才能保證檔案的質(zhì)量,減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù),避免重復(fù)立卷,使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。
2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性,要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里,要有對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,使檔案工作平時化、平?;R虼?,務(wù)必要按照《辦法》的要求,規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件,對每一份文件做出科學(xué)的評估。3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中,文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí),加強(qiáng)檔案意識的培養(yǎng),最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍,《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等,以便需要時查閱,真正做到邊工作,邊學(xué)習(xí),在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。
在日常工作中,很多檔案工作人員都兼任秘書工作,因此一定要重視對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類。我局在整理檔案過程中,已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法,具有較強(qiáng)的規(guī)律性,即年度---組織機(jī)構(gòu)--內(nèi)容,但在實(shí)際工作中,文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類思路,但也不應(yīng)該隨意更改,要結(jié)合單位的具體發(fā)展實(shí)際,嚴(yán)格依照檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)范和要求,進(jìn)行科學(xué)地創(chuàng)新,不斷提高單位的檔案管理水平,盡量做到查找簡便、快捷。
三、完善公文材料,做好檔案收集工作
文書部門在公文最初歸檔時要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料,發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要,同一事項(xiàng)有外來文件未按時上交的要跟蹤收回,以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手:1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文,做完收文登記后,首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值,如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成,便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件,退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后,卻具有儲存價值,能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用。
因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求,后進(jìn)行傳閱,閱辦完畢后,已初步進(jìn)入歸檔程序,進(jìn)一步歸整,以備平時查閱。2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對于本單位自生文件,領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全,按照從上到下,依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整,并統(tǒng)一裝訂成冊,初步完成“件”,由零散“頁”到集中歸整為“件”,初步做好檔案入庫前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
四、善于交流,接受新信息,達(dá)到資源共享
隨著社會形勢的變化和發(fā)展,對檔案整理工作的規(guī)范性要求也會隨著時代發(fā)展而越來越高,文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn),對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門,不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值,一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色,創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識,樹立精品意識,培育職業(yè)意識。不斷接受新信息,擴(kuò)大知識視野,提高自己的鑒別能力,充分利用各種媒體和機(jī)會,主動推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料,如大事記、組織沿革、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會議簡介等,從而達(dá)到資源共享的目的。
文件柜一般有哪些尺寸
文件柜標(biāo)準(zhǔn)尺寸:1800mm*900mm*390mm。這是一般鋼制文件柜的制作尺寸,也是常規(guī)情況下使用起來最為方便、看起來最為美觀的尺寸大小。一般情況下,如果您的房間空間對文件柜尺寸大小沒有要求,那么采購常規(guī)款就可以了。因?yàn)楦咝詢r比,鋼制文件柜在如今的文件柜市場非常受歡迎。
更衣柜標(biāo)準(zhǔn)尺寸:1800mm*900mm*390mm?,F(xiàn)代職場中,很多場合需要我們穿特定服裝,所以更衣柜成為很多公司的標(biāo)配,不僅是領(lǐng)導(dǎo)級別的辦公室,也會給普通員工配置更衣室,那么更衣柜自然必不可少。
密集架標(biāo)準(zhǔn)尺寸:2390mm*900mm*560mm。密集架柜體結(jié)構(gòu)科學(xué)合理,大容量存儲檔案文件,節(jié)省空間,搖動輕松,使用便捷。隨著如今檔案管理逐漸嚴(yán)格,密集架成為眾多檔案室的標(biāo)配檔案裝具。
活動柜標(biāo)準(zhǔn)尺寸:640/622mm*400mm*500mm?;顒庸衽c鋼木結(jié)構(gòu)辦公桌椅搭配使用,現(xiàn)代化辦公家具的標(biāo)配。
辦公室檔案管理制度
一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責(zé)任。
五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每季度對庫房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
求辦公室5S管理細(xì)則
圖片我沒有,我做辦公室5S稽查,我就簡單說下
1、人走后凳子必須歸位
2、辦公桌上嚴(yán)禁放有工作無關(guān)的東西
3、抽屜和柜子內(nèi)放置的物品要分類比如{辦公用品、私人物品}
4、人走后電腦顯示器要關(guān)閉、鎖屏
5、桌面、主機(jī)上嚴(yán)禁有灰塵
6、桌面上的文件夾必須有標(biāo)示比如、待處理文件、已處理文件、處理中文件
7、辦公桌日歷放在正中間當(dāng)然你也可以自己定位置
8、個人標(biāo)示牌放在顯示器上液晶顯示器就放在辦公桌上了位置還是自己定了
9、所有的辦公桌從后面看要整齊
10、辦公室所有的電腦從后面看要是一條直線
11、做辦公會的5S值日表
12、著裝要規(guī)范不允許不扣扣子
13、每天的問題點(diǎn)郵件全部門通報并抄送本部門最高負(fù)責(zé)人最好拍照通報并把照片張貼的信息欄
14、做處罰措施
15、公共區(qū)域的問題點(diǎn)處罰當(dāng)天的值日生
16、辦公室的墻面空調(diào)書架天花板上不的有明顯臟污
17、墻角、天花板上不的有蜘蛛網(wǎng)
18、光線沖足的情況下要把燈關(guān)閉
文件柜的尺寸一般有哪些?
文件柜屬于儲存類家具,公共辦公空間的組合文件柜是收藏、整理日常辦公環(huán)境中的文件、資料、工具等辦公用品的家具,同時兼具陳列、裝飾、劃分空間的作用。我國國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定存儲類柜高限度在1870mm。1870mm以下,根據(jù)人體動作和使用的方便性與舒適性,可再劃分為兩個區(qū)域:第一區(qū)域以人肩為軸,上肢長度為動作半徑的范圍,高度定在603~1870mm,是存取物品最方便,頻率最多的區(qū)域。
第二區(qū)域?yàn)閺牡孛嬷寥苏玖r手臂下垂指尖的垂直距離,即603mm以下的區(qū)域,該區(qū)域存儲不便,人必須蹲下操作,一般存放較重而不常用的物品。1870mm以上的空間可疊放柜架,存放較輕的季節(jié)性物品。設(shè)計(jì)儲存類家具除了要考慮人體尺度與家具的關(guān)系外,還必須針對將要儲存的物品類比和存放形式來看考慮,這對決定家具的尺寸起重要的作用。
鋼制文件柜尺寸最普遍的是1800*900*400/420、1800*1180*400420的。高度上1800mm是公認(rèn)的文件柜標(biāo)準(zhǔn)尺寸,也是最合理的尺寸,如果不是特殊要求,文件柜都是1800mm高的。長度900mm也是比較合理的,在人的視覺上也是比較舒適的,其次就是加長的1180mm的,這是最合理的尺寸。深度的話最常用的就是400420mm兩個尺寸,如果需要放比較寬的文件的話那就需要訂做比較深的文件柜了。五斗文件柜尺寸為:長900*深度400*高度1800MM。單層玻璃移動門尺寸是:長900*深度400*高度900MM。
關(guān)于辦公區(qū)整理5s的計(jì)劃表格怎么做
辦公室5S管理檢查標(biāo)準(zhǔn)
5S內(nèi)容工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)自查頻率
整理扔掉廢棄物將不再使用的文件資料或破舊書籍、過期報紙等按公司要求的方式廢棄。1次/日
將不經(jīng)常使用的文件資料進(jìn)行分類編號整齊存放于文件柜中。1次/日
將經(jīng)常使用的文件資料進(jìn)行分類整理,整齊放于辦公桌抽屜或長柜中。1次/日
將正在使用的文件資料分為待處理、正處理、已處理三類,整齊放于辦公桌面或長柜上,做到需要的文件資料能快速找到。1次/日
將工作服、洗澡用品等按類別整齊放于更衣柜中,無更衣柜的,應(yīng)將工作服等個人用品放于辦公桌的長柜中。1次/日
柜(櫥)頂、長椅上、沙發(fā)上、窗臺上、暖氣上禁止擺放任何物品。1次/日
整頓
擺放整齊辦公桌、椅、柜(櫥)、衣架、報架、盆架等物品放置要規(guī)劃有序,布局美觀。1次/日
辦公桌面可放置辦公設(shè)施、臺歷、文件夾、正在使用的文件、票據(jù)、電話、茶杯等物品,要求放置整齊有序。2次/日
辦公桌擋板、辦公椅上禁止搭掛任何物品。2次/日
筆、墨、橡皮、尺子等辦公用具整齊放于桌面一側(cè)或抽屜中。隨時
辦公桌面、辦公桌抽屜內(nèi)物品應(yīng)整齊有序、分類放置,沒有作廢或與工作無關(guān)的物品,如抹布、個人物品、報紙等。1次/日
報紙、雜志等閱讀資料看完后要收起,需要留存的整齊放于文件柜內(nèi)或報架上。1次/日
整頓
擺放整齊暖壺、茶杯可在矮櫥上整齊放置,不具備條件的可整齊放于地面一側(cè);茶葉桶應(yīng)整齊放于辦公桌抽屜一側(cè)。1次/日
辦公室內(nèi)電器線路走向規(guī)范、美觀,電腦線不凌亂。定期自查
清掃
打掃干凈辦公室防盜門、木門要里外清潔,門框上無灰塵;推拉門軌道要清潔無積物。1次/日
地面及四周踢角干凈,要顯露本色,無灰塵、污跡。1次/日
室內(nèi)墻壁及屋頂每周清掃一次,做到無污染、無爆皮、無蜘蛛網(wǎng);墻上不許亂貼、亂畫、亂掛、亂釘。1次/日
窗玻璃干凈透明,無水跡、雨跡、污跡;窗框潔凈無污跡;窗臺無雜物、無灰塵;門玻璃干凈透亮,不掛貼報紙和門簾。1次/日
窗簾整齊潔凈、無灰塵,懸掛整齊。1次/日
暖氣片、暖氣管道上無塵土,不搭放任何物品。1次/日
燈具、電扇、空調(diào)、微機(jī)、打印機(jī)等電器,表面潔凈,無灰塵;各種電器開關(guān)、線路無灰塵、無安全隱患。1次/日
文件柜頂、表面要保持潔凈、無灰塵、無污跡,柜內(nèi)各種資料、票據(jù)分類整齊存放,并根據(jù)資料內(nèi)容統(tǒng)一標(biāo)識。(樣張附后)2次/日
更衣柜內(nèi)物品分類擺放,要求工作服、毛巾等個人用品疊放整齊;柜內(nèi)、柜外、柜頂保持潔凈、無灰塵、無雜物;并按使用者進(jìn)行標(biāo)識。(樣張附后)1次/日
辦公桌面、擋板內(nèi)外、長柜內(nèi)外應(yīng)保持潔凈、無灰塵、無污跡。1次/日
電話要擦拭干凈,整齊放于辦公桌橫板處或辦公桌面;電話線要整齊有序,不凌亂。2次/日
垃圾筐要及時傾倒,不能裝的太滿;門后禁止存放垃圾;條帚、墩布、簸箕等清潔用具整齊放于門后;抹布可疊好放于盆架上,或整齊搭掛于門后。1次/日
清潔
保持整潔,持之以恒每天上班前對自己的衛(wèi)生區(qū)進(jìn)行清掃。1次/日
上班時間隨時保持。隨時
自我檢查,對發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)隨時整改。隨時
下班前整理好當(dāng)天的資料、文件、票據(jù),分類歸檔。1次/日
下班后整理辦公桌上的物品,放置整齊;整理好個人物品,定置存放。1次/日
素養(yǎng)
人員保持良好精神面貌上班時間佩帶上崗證,穿戴整潔的工作服,儀容整齊大方。1次/日
言談舉止文明有禮,對人熱情大方,不大聲喧嘩。隨時
工作時精神飽滿,樂于助人。隨時
工作安排科學(xué)有序,時間觀念強(qiáng)。隨時
不串崗、不聚眾聊天。1次/日
哪些地方適合擺放文件柜?
第一、從科學(xué)的角度來講,文件柜不宜擺放在陽光可以直射到的地方,這是因?yàn)殛柟庵鄙涞脑挄?dǎo)致文件出現(xiàn)變黃的現(xiàn)象,不利于文件的保存。另外,按照“左青龍、右白虎”的說法來講的話,如果主人是男性,文件柜應(yīng)該擺放在左邊的墻側(cè),右邊可以擺放客椅,這種擺放方式是比較合理的,比較有利于溝通交流。同時需要注意的是,在擺放文件等的時候,要保證給文件柜留有一定的空隙,這樣可以方便拿取文件。
第二、對于整個辦公室文件柜的擺放來說,最重要的是領(lǐng)導(dǎo)的綜合狀況,這直接關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展趨勢。領(lǐng)導(dǎo)是一個企業(yè)的核心,他的辦公位置尤為重要,因此,他的位置應(yīng)該在最佳的位置。如果領(lǐng)導(dǎo)的位置選擇好了,那么,可以讓辦公室和自然界相結(jié)合,起到相輔相成的作用,對事業(yè)更具有推動力。
下面來看看領(lǐng)導(dǎo)人物辦公室文件柜的具體擺放位置。如果是坐北朝南的寫字樓,領(lǐng)導(dǎo)人的位置應(yīng)該在正北方或者是西南方向。如果寫字樓坐南朝北,領(lǐng)導(dǎo)人的位置應(yīng)該在正南或者是東北方向。如果寫字樓是坐東朝西,那么,領(lǐng)導(dǎo)人的位置適合在正東或者是西北方向等等。