數(shù)據(jù)檔案整理

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。

　　概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

　　行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　檔案整理的意義

　　檔案是人們社會實踐的真實記錄，也是黨和國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)，開展政治文明、物質(zhì)文明、精神文明建設(shè)，發(fā)展科學(xué)文化技術(shù)的必要條件。下面是挑選較好的檔案整理的意義范文，供大家參考閱讀。

　　歷史記錄功能

　　檔案是人類社會實踐活動的記憶和伴生物，是歷史發(fā)展的痕跡與真實記錄，在人類歷史文化的載錄、積累、保護(hù)和傳播方面起到不可代替的重要作用。以中華民族歷史文化的記錄與傳承為例，中華民族是由56個民族構(gòu)成的，各民族在其社會歷史發(fā)展過程中所創(chuàng)造的民族傳統(tǒng)文化極其豐富，在物質(zhì)文化上表現(xiàn)為從事經(jīng)濟(jì)、生產(chǎn)活動所產(chǎn)生的物質(zhì)文明的總和，包括生產(chǎn)、生活、居住、建筑、交通、服飾、飲食、工藝等各個領(lǐng)域;在精神文化方面表現(xiàn)為在社會活動過程中所形成的價值觀念、審美情趣、思維方式等，包括禮俗、禮儀、道德、規(guī)范、宗教、節(jié)慶等諸多方面。

　　各民族產(chǎn)生形成的古代文明與傳統(tǒng)文化通過檔案文獻(xiàn)世代相傳，在歷史的積累、保護(hù)和傳承過程中，匯集形成了中華民族優(yōu)秀的文化遺產(chǎn)。正是由于這些珍貴歷史檔案的存在，才能使中華民族歷史進(jìn)程的痕跡與光輝燦爛的歷史文明得以延續(xù)與保存?，F(xiàn)今，檔案文獻(xiàn)在承載保護(hù)科技成果、社會信息與民族文化等方面仍然發(fā)揮著巨大的作用，是載錄人類發(fā)展歷史，保護(hù)、繼承與弘揚(yáng)優(yōu)秀民族文化的重要手段和工具。

　　科學(xué)管理功能

　　管理是運用組織、計劃、指揮、監(jiān)督和調(diào)節(jié)等方式和手段，充分利用現(xiàn)有的人力、物力和財力，使之發(fā)揮最大效率，以達(dá)到既定目標(biāo)的一系列職能活動的總稱。管理是提高行政效率和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的重要因素，而檔案作為企事業(yè)單位職能管理活動的真實記錄對現(xiàn)實的管理工作起著依據(jù)和借鑒方面的重要作用。

　　如在國家機(jī)構(gòu)的行政管理活動中，檔案文件記錄了各級機(jī)關(guān)、單位行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程、結(jié)果以及管理活動的經(jīng)驗，是任何國家機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)單位保持工作連續(xù)性所必須查考的重要憑據(jù)。

　　因此，各級國家機(jī)構(gòu)都建立有健全的檔案部門，以翔實的檔案文件為各級政府了解與掌握實際情況，有效地實行職能管理活動提供檔案信息利用服務(wù)。

　　生產(chǎn)建設(shè)功能

　　一切生產(chǎn)建設(shè)活動都具有連續(xù)性、繼承性的特點，前一階段形成的科技生產(chǎn)活動的記錄與實踐經(jīng)驗，往往是后階段科技和生產(chǎn)活動的參考和憑據(jù)，而且生產(chǎn)技術(shù)越復(fù)雜，現(xiàn)代化程度越高，其生產(chǎn)、建設(shè)活動越離不開檔案。不論是工廠礦山設(shè)計、水利水電工程設(shè)計、交通運輸工程設(shè)計，還是民用建筑設(shè)計，豐富翔實的基建檔案都是完成新：工程項目設(shè)計，進(jìn)行設(shè)計創(chuàng)新所不可或缺的重要參考憑證材料。

　　文化建設(shè)功能

　　檔案的.文化建設(shè)功能是指在社會物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中，以檔案信息服務(wù)的方式，參與經(jīng)濟(jì)和文化建設(shè)活動，從而推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展和文化繁榮的一種重要社會職能。以精神文化建設(shè)為例，檔案的精神文化建設(shè)功能就是以豐富翔實的檔案資源為依據(jù)，發(fā)展科學(xué)教育、文學(xué)藝術(shù)、新聞出版、廣播電視、衛(wèi)生體育等各項事業(yè)，開展宣傳教育活動，提高國民科學(xué)素質(zhì)以及人們的思想、政治、道德水平。

　　科學(xué)研究功能

　　為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)研究的需要，國家檔案管理部門做了大量有效的檔案信息開發(fā)利用工作，據(jù)統(tǒng)計，在提供檔案查找服務(wù)方面，全國各級各類檔案館(室)接待檔案利用者共1000多萬人次，提供利用檔案資料5000多萬卷、冊。這些行之有效的服務(wù)工作為科研活動提供了大量原始的檔案信息資源，促進(jìn)了國家科學(xué)研究事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

　　1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長歷程

　　檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

　　2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

　　數(shù)據(jù)檔案整理

　　企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機(jī)密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

　　3、決策制訂的參謀和幫手

　　企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進(jìn)行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強(qiáng)過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

　　4、企業(yè)文化的活標(biāo)本

　　很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。

　　做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認(rèn)可的價值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補(bǔ)充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來了。

　　5、企業(yè)宣傳的資料庫

　　檔案管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴(kuò)大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。

　　6、員工成長的斷代史

　　很多企業(yè)員工進(jìn)來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。

　　離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中應(yīng)整理哪些工作

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　?、倌夸洈?shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　?、诓鸪b訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　紙制品

　　④頁面修整：破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。

　?、輽n案整理登記：制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　?、扪b訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

　　如何整理建立電子檔案并歸類

　　可以買個檔案軟件，歸類方式可以參照檔案局對企事業(yè)單位的一些標(biāo)準(zhǔn)。

　　檔案整理的方法：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。1、以“案卷”為單位整理。

　　1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。

　　2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編

　　目的過程。

　　分類即按照立檔單位的檔案分類方案，

　　對文件材料進(jìn)行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

　　3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮

　　和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

　　4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》

　　5）以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍

　?。?）大部分單位短期保管（現(xiàn)10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書檔案一般按“卷”整理

　?。?）各單位專門業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

　　（3）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　（4）會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　如何做好檔案管理

　　會博通綜合檔案管理系統(tǒng)：為了滿足各行業(yè)需要，實現(xiàn)實體與電子檔案集中統(tǒng)一管理

　　會博通專門研發(fā)一套既符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，又能獨立自定義，配置專屬于企業(yè)的檔案管理架構(gòu)。

　　會博通檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案全生命周期管理

　　數(shù)據(jù)檔案整理

　　提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

　　會博通綜合檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的全面標(biāo)準(zhǔn)化、流程化

　　為檔案移交、歸檔、借還等業(yè)務(wù)，提供可由企業(yè)自由定義的標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的流程化管理。

　　會博通綜合檔案管理系統(tǒng)提供可私有化部署的統(tǒng)一歸檔平臺

　　OA、ERP等企業(yè)私有系統(tǒng)或釘釘、云之家、企業(yè)微信等公有云辦公軟件往往存在經(jīng)營成果難以沉淀的問題，無法妥善保存審批過的方案、合同等資料，不利于企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

　　會博通綜合檔案管理系統(tǒng)四大安全策略為企業(yè)核心檔案保駕護(hù)航

　　企業(yè)可根據(jù)安全管理要求，個性化安全策略，讓企業(yè)的核心檔案得以安全地傳播與利用。

　　檔案管理的經(jīng)驗和方法

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

　　這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

　　如何在excel2007上整理檔案

　　首先我們看到以下表格中的信息，我們按照這個表格為例。

　　如下表中所示，已經(jīng)有了身份證號碼，那么出生日期是不需要再一條一條輸入的，可以用公式完成，因為我們知道身份證號碼里面包含了出生日期。

　　比如D3單元格中應(yīng)該填入的公式是=CONCATENATE(MID(C3,7,4),“年”，MID(C3,11,2)，“月”，MID(C3,13,2)，“日”）。

　　CONCATENATE函數(shù)的作用是將兩個或多個文本字符串合并為一個文本字符串。MID函數(shù)的作用是返回文本字符串中從指定位置開始的特定數(shù)目的字符。于是，就從身份證中取得了生日日期并且連接成日期格式的字符串。

　　同樣道理，工齡和年齡也可以有公式計算得出。由于知道了出生日期和工作時間，所以將當(dāng)前年份減去工作時間的年份就是工齡，而當(dāng)前年份減去出生日期的年份就是年齡。對表格進(jìn)行自動篩選，就可以進(jìn)行簡單的統(tǒng)計分析了。

　　接下來，就是員工信息查詢表。選擇員工編號可以查到對應(yīng)的員工信息。這里的員工編號就是檔案管理表中的員工編號，因此，這里用數(shù)據(jù)有效性來做。

　　選中C2單元格，選擇”數(shù)據(jù)“標(biāo)簽下的”數(shù)據(jù)有效性“，”允許“選擇”序列“，”來源“輸入”=檔案管理表！A3：A2“，然后單擊確定。

　　接下來就是根據(jù)”員工編號“查詢員工信息。比如姓名，A4單元格中輸入公式=VLOOKUP(C2，檔案管理表！$A$3：$H$20,2)

　　VLOOKUP函數(shù)的作用是在表格數(shù)組的首列查找指定的值，并由此返回表格數(shù)組當(dāng)前行中其他的值。

　　這里第一個參數(shù)是指C2為條件單元格，第二個參數(shù)是指從檔案管理表的$A$3：$H$20范圍內(nèi)查找，第三個參數(shù)是指在這個單元格區(qū)域中的第二列數(shù)值。

　　同樣的方法可以將其他信息一一查出。

　　怎樣做好檔案管理？

　　一、檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計工作,按要求填報檔案統(tǒng)計報表,并做到迅速、真實、準(zhǔn)確無誤。

　　二、對企業(yè)的各項工作資料應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。

　　三、企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　四、保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來進(jìn)行管理。

　　五、鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計

　　六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

　　七、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

　　八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。

　　九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。

　　十、查閱公司高層辦公會議記錄等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時，檔案員需進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。

　　十一、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。

　　十三、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補(bǔ)辦延期手續(xù)。

　　十四、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

　　十五、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

　　十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補(bǔ)。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

　　十七、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

　　十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。

　　拓展資料：

　　檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

　　由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

　　檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機(jī)整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時就進(jìn)行初步鑒定。