企業(yè)職工檔案整理

　　首先為每個員工建立一本個人檔案，該檔案內(nèi)應(yīng)有員工的基本情況，績效情況等等；

　　其次制作一個總表，總表能比較簡潔員工的基本情況及職務(wù)，工種，聯(lián)系電話以及指示檔案的卷宗等等

　　三是要適時對個人檔案進(jìn)行信息更新

　　員工檔案如何整理

　　可以按照以下方式進(jìn)行整理：

　　一、企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類

　　★第一類:履歷材料

　　職工履歷表,簡歷表以及反映職工個人履歷情況的各類登記表

　　1.履歷表(書),簡歷表;

　　2.職工,教員,軍人(包括入伍,退伍)學(xué)生等各類人員登記表;

　　4.更改姓名材料;

　　5.就業(yè)登記申請書;

　　6.委托存檔登記表(寄存人事檔案登記表);

　　7.失業(yè)轉(zhuǎn)就業(yè)育齡人員婚育情況登記表.

　　★第二類自傳材料

　　工作經(jīng)歷

　　思想發(fā)展性質(zhì)的自傳

　　其它屬于自傳性質(zhì)的材料

　　凡是本人書寫的敘述本人經(jīng)歷,思想變化過程,家庭情況,社會關(guān)系等內(nèi)容的材料,屬于自傳材料.

　　★第三類鑒定,考核,考察材料

　　職工鑒定,調(diào)動,考核,民主評議等內(nèi)容的考察材料,登記表

　　1.鑒定表(含自我鑒定);

　　2.組織正式出具的職工表現(xiàn)材料;

　　3.考核登記表.

　　★第四類學(xué)歷,培訓(xùn)和評定崗位技術(shù)(技能)材料

　　學(xué)歷,學(xué)位,畢業(yè)生登記表,培訓(xùn)結(jié)業(yè)登記表,成績登記表及畢業(yè)鑒定,證明材料;

　　晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)審批表,聘任呈報表及考績材料,職業(yè)資格證書;

　　職工創(chuàng)造發(fā)明,科研成果,專利,著作及有重大影響的論文等鑒定材料及目錄.

　　★第五類政審材料

　　審查職工政治歷史情況的調(diào)查報告,審查結(jié)論,上級批復(fù),本人對結(jié)論的意見,檢查交代或說明情況的材料,主要證明材料;

　　甄別,復(fù)查結(jié)論(意見,決定),調(diào)查報告,批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;

　　入黨,入團(tuán),參軍,出國等政審材料;

　　更改職工的民族,年齡,國籍,入黨,入團(tuán)和參加工作時間的組織審查意見,上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料.

　　★第六類參加中國共產(chǎn)黨,共青團(tuán)及民主黨派的材料

　　中國共產(chǎn)黨入黨志愿書,入黨申請書和轉(zhuǎn)正申請書,中國共產(chǎn)黨黨員登記表,不予登記的決定,組織審查意見及所依據(jù)的材料;

　　民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表,認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料,退黨材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見;

　　中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書,申請書,團(tuán)員登記表,退團(tuán)材料;加入民主黨派的有關(guān)材料.

　　★第七類獎勵材料

　　各種先進(jìn)人物登記表

　　先進(jìn)模范事跡

　　嘉獎,通報表揚(yáng)等材料

　　★第八類處分材料

　　處分決定(免予處分的處理意見),查證核實(shí)報告,上級批復(fù),本人對處分的意見和檢查,交待材料;

　　通報批評材料;

　　甄別,復(fù)查報告,決定,上級批復(fù)及本人意見;

　　公安機(jī)關(guān)和紀(jì)檢部門處理違紀(jì)違法材料;

　　法院審判工作形成的判決書.

　　★第九類勞動關(guān)系和工資,待遇審批材料

　　工資級別登記表,職務(wù)工資變動登記表,調(diào)資審批表,定級和解決待遇的審批材料;

　　招用職工登記表,任免呈報表,錄用和聘用(續(xù)聘)審批表,勞動合同,終止或解除勞動合同報告書,解聘,辭退材料;

　　保險福利待遇(失業(yè),養(yǎng)老,醫(yī)療,生育,工傷,住房公積金)的審批表,再就業(yè)材料;

　　從事特殊工種工作登記卡,企業(yè)職工參加工作時間及連續(xù)工齡核定表,計劃生育審批表;

　　退(離)休審批表;

　　復(fù)員退伍,轉(zhuǎn)業(yè)審批表;

　　大中專院校畢業(yè)生派遣證;

　　工作調(diào)動介紹信

　　出國,出境人員審批表;

　　黨代會,人代會,政協(xié)會議,工青婦等群眾團(tuán)體代表會,民主黨派代表會代表登記表.

　　★第十類其他可供組織參考的材料

　　招工,參軍,參加工作,畢業(yè)生,工作調(diào)動等所做的體檢表,有殘疾的體檢表,殘疾等級材料;

　　非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書;個人誠信材料等.

　　二、歸檔要求

　　完整,齊全,準(zhǔn)確,手續(xù)完備

　　注:

　　歸檔文件的書寫和制作材料應(yīng)能耐久保存,原則上統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙;(185×260)

　　保證書寫質(zhì)量,字跡要端正,清晰,書寫材料一般應(yīng)使用碳素墨水,不得使用鉛筆,圓珠筆,紅色墨水,純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不利于檔案長久保管的書寫材料

　　三、鑒別

　　1,判定歸檔文件是否屬于某一立卷對象的職工檔案或是否屬于應(yīng)歸入職工檔案的內(nèi)容,對不屬于職工檔案內(nèi)容或重復(fù)多余的文件材料應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行清理;

　　2,判斷歸檔文件是否屬于辦理完畢的正式文件材料,未經(jīng)辦完或查證核實(shí)的不得歸入職工檔案;

　　3,審查材料是否齊全,完整,對不完整,來源和時間不明的材料,應(yīng)查清注明后再歸檔;凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;

　　政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論,調(diào)查報告,上級批復(fù),主要證明材料,本人的交待等.

　　處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免以處分的決定),調(diào)查報告,上級批復(fù),個人對處分的意見等.以上材料屬于成套的,必須齊全.

　　4,審查材料是否手續(xù)完備,須經(jīng)企業(yè)審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在簽字蓋章后歸檔;

　　審查結(jié)論,處分決定,組織鑒定,民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面.

　　任免呈報表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān),批準(zhǔn)時間和文號.

　　出國出境審批表,須注明出去的任務(wù),目的及出去與返回的時間.

　　5,鑒別時,發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料,應(yīng)及時進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充.

　　四、組件

　　原則:每份文件為一件

　　注:

　　正文與定稿為一件,正文在前

　　正件與附件為一件,正件在前

　　原件與復(fù)制件為一件,復(fù)制件在前

　　原件與轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)件在前

　　五、排序

　　1,按歸檔文件形成時間排序

　　第一類(履歷)第二類(自傳)第三類(鑒定考核考察)第四類(評定崗位技能和學(xué)歷材料)第七類(獎勵)第九類(招用等)第十類(其他)

　　2,按歸檔文件內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序

　　第五類(政審)第八類(處分)

　　注:

　　材料的排列順序?yàn)?上級批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等.

　　3,第六類

　　排列順序?yàn)?按入團(tuán),入黨,入民主黨派排

　　入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其它材料之前

　　入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其它材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序.

　　4,第九類

　　材料既可按形成時間排序,也可按材料性質(zhì)相對集中排序.

　　按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是:

　　工資情況的材料

　　錄用,任免材料

　　保險福利待遇材料

　　出國,出境材料

　　每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列

　　六、修整裝訂

　　總要求:

　　·以件為單位16開(185×260)

　　·裝訂應(yīng)結(jié)實(shí),整齊,不掉頁,不倒頁,不壓字,

　　不損壞文件,不妨礙閱讀

　　(一)對超出16開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進(jìn)行剪裁;不能剪裁的材料,須進(jìn)行折疊.折疊時,要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊,豎折疊,橫豎交叉或梯形折疊等辦法.折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字,照片不得損壞,便于展開閱讀.

　　(二)對破損,卷角,折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料,要進(jìn)行裱糊.裱糊用的襯紙,必須采用白紙;漿糊和膠水必須能防蟲蝕,不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤.

　　(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須加邊,保證裝訂,不壓字,不損害材料內(nèi)容.

　　(四)拆除檔案材料上的大頭針,曲別針,訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料.

　　裝訂要求:

　　每個職工的檔案材料,必須裝訂成卷,做到案卷整齊,平整,裝訂牢固,具體方法:

　　(一)目錄置于卷首,材料排列順序與目錄相符.

　　(二)理齊檔案材料.材料條件好的應(yīng)做到四邊整齊,條件較差的,以左邊和下邊兩邊為齊.

　　(三)打孔.在材料左側(cè)1.5厘米處豎直等間距打三個孔,孔距8.3厘米,用鞋帶裝訂.

　　(四)使用國家統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)職工檔案卷皮.檔案卷皮須書寫檔案人的姓名.

　　(五)裝盒.將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中,填寫姓名,檔案號和籍貫.

　　(六)職工檔案整理裝訂成卷后,必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查.

　　(七)后續(xù)檔案材料的整理.后續(xù)職工檔案材料,每半年整理一次,將材料內(nèi)容填寫到相應(yīng)的目錄中,并將經(jīng)手人員姓名和日期填寫在備注欄內(nèi),將材料裝訂到案卷中.

　　七、編目

　　1,頁號編寫

　　在有書寫內(nèi)容的每頁歸檔文件正面的右下角,背面的左下角起依次標(biāo)注頁號

　　注:

　　托裱若干小幅面材料的1張托裱紙按1頁進(jìn)行編號

　　2,類件號編寫

　　在歸檔文件首頁右上方空白位置加蓋"類件號"章

　　類號:"一"到"十"

　　件號為同一類材料內(nèi)的順序號,按時間順序或主次關(guān)系確定

　　頁數(shù)為阿拉伯?dāng)?shù)字

　　3,卷(袋)內(nèi)目錄

　　·置于每個職工檔案材料卷(袋)首

　　·用耐久材料書寫或計算機(jī)打印

　　·各項(xiàng)目應(yīng)填寫應(yīng)完整,準(zhǔn)確

　　注一

　　:每類之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時使用

　　類件號:按照類別排列順序,如:"一類第一(或1)件"

　　責(zé)任者:歸檔文件形成單位或個人,即文件的署名者

　　題名:填寫歸檔文件的標(biāo)題,應(yīng)完整,準(zhǔn)確;對沒有題名或不能反映文件內(nèi)容的,應(yīng)另行編寫,用"[]"括起

　　日期:采用阿拉伯?dāng)?shù)字8位表示,可分兩行書寫

　　頁數(shù):該件材料總頁數(shù)

　　要求:

　　每卷檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄.目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,要認(rèn)真進(jìn)行編寫.具體要求:

　　(1),按照類別排列順序及檔案材料目錄格式逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫;

　　(2),根據(jù)材料題目填寫"題名".無題目的材料應(yīng)擬定題目.題目過長,可適當(dāng)簡化.擬定題目或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn).凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;

　　(3),"日期"一般采用材料落款標(biāo)明的最后時間.復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成時間.

　　(4),書面目錄要工整,正確,清楚,美觀,不得使用圓珠筆,鉛筆,紅色及純藍(lán)墨水書寫目錄.填寫目錄后,要檢查核對,做到準(zhǔn)確無誤;

　　(5),書寫目錄時,每類目錄之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時使用.

　　★卷內(nèi)備考表的填寫:后面填初次整理時間及人員姓名

　　中間填每年整理人,檢查人,整理時間

　　4,檢索工具

　　要求

　　企業(yè)職工檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立職工檔案檢索工具或管理臺賬(案卷目錄).項(xiàng)目包括:姓名,檔號,存放地址,備注等.按姓氏筆畫多少或第一個字母的順序排列.每個姓氏后預(yù)留部分空格,常用姓要預(yù)留多一些."王,劉,李,張,"

　　職工檔案用"10"或"ZG"來表示,下設(shè)1,在崗職工,2,退休職工,3,離崗職工,4,死亡職工,案卷號的表示如,"ZG1-1""ZG2-1"

　　八、檔案裝具

　　檔案卷皮檔案袋

　　卷皮規(guī)格:

　　長27.4厘米,寬20.5厘米;左邊設(shè)三個裝訂線眼,眼距(從眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側(cè)邊沿1.5厘米,上下線眼中心距上下邊沿均為5.4厘米

　　材料:

　　一般可采用300克的單面白板紙加包布面,或只用布包邊角,也可以用紙裱糊,但不宜過厚,以減輕檔案重量

　　顏色:

　　應(yīng)采用淺色,如淺黃,乳黃色等,不能用大紅,大綠,或黑,藍(lán),紫等深色.卷面上的字,一律用正紅色

　　項(xiàng)目:

　　"企業(yè)職工檔案","姓名",字體與距離:

　　"企業(yè)職工檔案"用楷體(72磅),字與卷面上邊沿距離為7厘米

　　"姓名"用大一號宋體,與卷面下邊沿相距5.5厘米,書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的漢字

　　2,檔案袋

　　規(guī)格:

　　長30厘米,寬23厘米,厚(折疊部分)2.5厘米

　　材料質(zhì)量:

　　可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙

　　袋面項(xiàng)目:

　　"企業(yè)職工檔案袋","姓名","制作單位"

　　字體和字的顏色

　　與檔案卷面同."單位"在"姓名"下邊

　　其他的內(nèi)容你可以看一下國家的相關(guān)規(guī)定和自己單位有檔案的，你可以參考其樣式進(jìn)行整理就行！

　　企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定內(nèi)容

　　企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定內(nèi)容

　　企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。

　　第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。

　　第三條企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的.法規(guī)和制度。

　　第二章機(jī)構(gòu)和職責(zé)

　　第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。

　　第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當(dāng)?shù)貏趧有姓块T代為保管。

　　第七條職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

　　第八條企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé)：

　　(一)保管職工檔案;

　　(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;

　　(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);

　　(四)登記職工工作變動情況;

　　(五)為有關(guān)部門提供職工情況;

　　(六)做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;

　　(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案;

　　(八)辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。

　　第三章檔案的內(nèi)容

　　第九條企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：

　　(一)履歷材料;

　　(二)自傳材料;

　　(三)鑒定、考核、考察材料;

　　(四)評定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料);

　　(五)政審材料;

　　(六)參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;

　　(七)獎勵材料;

　　(八)處分材料;

　　(九)招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;

　　(十)其他可供組織參考的材料。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第十條職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

　　第十一條立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

　　第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)(見附件一)。

　　第十五條嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

　　第十六條職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

　　(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

　　企業(yè)職工檔案整理

　　(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　　(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

　　(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。

　　(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。

　　(六)因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

　　第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第十八條企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的，其檔案由原所在單位保管。

　　第十九條轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

　　(一)通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

　　(二)對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”(見附件二)的項(xiàng)目登記，并密封包裝。

　　(三)對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

　　(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失。

　　第七章附則

　　第二十條本規(guī)定由勞動部負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十一條本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國務(wù)院各部門可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則

　　公司人事檔案如何整理

　　建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

　　按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

　　(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

　　(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

　　擴(kuò)展資料：

　　1、員工基本信息登記。

　　這樣的表格基本上會在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時候進(jìn)行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

　　2、員工入職相關(guān)審批文件。

　　3、員工各類證件。

　　這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓幾h，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。

　　5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表。

　　6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

　　7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。

　　8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

　　關(guān)于企業(yè)職工檔案管理工作的規(guī)定

　　檔案管理工作是企業(yè)管理工作不可缺少的一部分，企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，做好企業(yè)檔案管理不僅能夠真實(shí)反映出企業(yè)管理工作的性質(zhì)和成績，下面由我為大家整理的關(guān)于企業(yè)職工檔案管理工作的規(guī)定，希望可以幫到大家!

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。

　　第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。

　　第三條企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。

　　第二章機(jī)構(gòu)和職責(zé)

　　第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。

　　第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當(dāng)?shù)貏趧有姓块T代為保管。

　　企業(yè)職工檔案整理

　　第七條職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

　　第八條企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé)：

　　(一)保管職工檔案;

　　(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;

　　(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);

　　(四)登記職工工作變動情況;

　　(五)為有關(guān)部門提供職工情況;

　　(六)做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;

　　(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案;

　　(八)辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。

　　第三章檔案的內(nèi)容

　　第九條企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：

　　(一)履歷材料;

　　(二)自傳材料;

　　(三)鑒定、考核、考察材料;

　　(四)評定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料);

　　(五)政審材料;

　　(六)參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;

　　(七)獎勵材料;

　　(八)處分材料;

　　(九)招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;

　　(十)其他可供組織參考的材料。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第十條職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

　　第十一條立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

　　第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)(見附件一)。

　　第十五條嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

　　第十六條職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

　　(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的`介紹信。

　　(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　　(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

　　(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。

　　(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。

　　(六)因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

　　第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第十八條企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的，其檔案由原所在單位保管。

　　第十九條轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

　　(一)通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

　　(二)對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”(見附件二)的項(xiàng)目登記，并密封包裝。

　　(三)對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

　　(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失。

　　第七章附則

　　第二十條本規(guī)定由勞動部負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十一條本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國務(wù)院各部門可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。

　　發(fā)布部門：勞動和社會保障部(含勞動部)/國家檔案局發(fā)布日期：1992年06月09日實(shí)施日期：1992年06月09日(中央法規(guī))

　　企業(yè)人事檔案如何管理

　　人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，那么，企業(yè)人事檔案如何管理呢?

　　第一條管理部門

　　1、公司客戶服務(wù)中心為檔案管理部門，設(shè)置檔案專管崗位，由一人全權(quán)負(fù)責(zé)。

　　2、文書結(jié)案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)客戶服務(wù)中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務(wù)中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送客戶服務(wù)中心歸檔并換回影本。

　　第二條文件點(diǎn)收

　　文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點(diǎn)收：

　　1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

　　2、文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有客戶服務(wù)中心部門主管及檔案專管的'簽認(rèn)。

　　3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

　　4、與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

　　第三條文件整理

　　1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　一、公司檔案管理

　　1、各部門將本部門資料每周五到公司文秘處登記、存檔。

　　2、文秘收到資料記入電子目錄保存，分類裝訂成冊歸檔。

　　3、公司人員查閱、借出資料由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，但查閱、借出合同類檔案由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)。

　　4、使用公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn);借出公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)，本部門經(jīng)理攜章隨同。

　　5、薪資福利類保密文件由招聘社保專員建檔保存。

　　二、人事檔案管理

　　1、綜合人事部在員工試用期滿，向其人事檔案關(guān)系所在單位開出"調(diào)函"，交員工或其委托人，在規(guī)定時間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。

　　2、持已解除的勞動合同書、解除勞動合同協(xié)議書和調(diào)入單位的調(diào)函后，綜合人事部辦理調(diào)出手續(xù)。

　　三、員工檔案管理

　　1、招聘專員將入職后辦理的所有資料進(jìn)行整理，交由綜合人事部經(jīng)理，建立員工檔案。

　　2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉(zhuǎn)正申請表》等有關(guān)個人的資料一并放入公司員工檔案。

　　3、所有的培訓(xùn)評估、獎懲記錄、異動記錄將存入員工檔案。

　　4、離職員工檔案，公司保留一年。

　　在企業(yè)里人事檔案如何管理呢具體的操作是怎么樣的？請高手指教！

　　一、人事檔案資料收集要健全

　　人事檔案管理系統(tǒng)，對人事資料的收集和整理要健全，基礎(chǔ)資料收集是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗(yàn)一名HR的基本功是否扎實(shí)的重要指標(biāo)。一般情況下，這些資料應(yīng)該包括：

　　基本個人信息：姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；

　　入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬?duì)顩r等信息；

　　入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；

　　工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。

　　要確?？梢哉莆諉T工從進(jìn)入公司到現(xiàn)在的整個發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓(xùn)等。

　　二、簡單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

　　想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

　　首先，安全性是第一要點(diǎn)。人事檔案既是員工個人的私密信息，同時也是企業(yè)的機(jī)密資源，一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害。

　　其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強(qiáng)大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關(guān)注的要點(diǎn)，這就是“好用”的重要性。

　　一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應(yīng)該具備智能化和延展性兩個特點(diǎn)。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。

　　三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

　　一般而言，當(dāng)原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫進(jìn)行儲存，那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時間進(jìn)行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄，那就要進(jìn)行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會對外泄露。當(dāng)然，如果這些原始的紙質(zhì)檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復(fù)或者替代的記錄，那我們?nèi)孕枰咨频貎Υ婧眠@些紙質(zhì)資料。

　　國有企業(yè)職工檔案管理辦法

　　關(guān)于頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知

　　1992年6月9日，勞動部、國家檔案局

　　各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市勞動（勞動人事）廳（局）、檔案局、國務(wù)院有關(guān)部門：

　　為了加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，使企業(yè)職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，現(xiàn)頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，請遵照執(zhí)行。

　　企業(yè)中由國家任命的干部，其檔案管理，仍按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和人民團(tuán)體中的工人檔案管理，參照本規(guī)定執(zhí)行。

　　附：一、企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格

　　二、轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單及存根（本刊略）

　　企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。

　　第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。

　　第三條企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。

　　第二章機(jī)構(gòu)和職責(zé)

　　第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。

　　第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當(dāng)?shù)貏趧有姓块T代為保管。

　　第七條職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

　　第八條企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé)：

　?。ㄒ唬┍９苈毠n案；

　?。ǘ┦占?、鑒別和整理職工檔案材料；

　?。ㄈ┺k理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

　?。ㄋ模┑怯浡毠すぷ髯儎忧闆r；

　?。ㄎ澹橛嘘P(guān)部門提供職工情況；

　　（六）做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

　?。ㄆ撸┒ㄆ谙蚱髽I(yè)檔案室（館）移交檔案。

　?。ò耍┺k理其它有關(guān)事項(xiàng)。

　　第三章檔案的內(nèi)容

　　第九條企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：

　?。ㄒ唬┞臍v材料；

　?。ǘ┳詡鞑牧希?/p>

　　（三）鑒定、考核、考察材料；

　　（四）評定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；

　?。ㄎ澹┱彶牧?；

　?。﹨⒓又袊伯a(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；

　　（七）獎勵材料；

　?。ò耍┨幏植牧?；

　　（九）招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；

　?。ㄊ┢渌晒┙M織參考的材料。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第十條職工所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機(jī)構(gòu)對職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

　　第十一條立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

　　第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)（見附件一）。

　　第十五條嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

　　第十六條職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

　　（一）查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

　?。ǘ┎殚啞⑹褂闷髽I(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　?。ㄈn案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

　　（四）任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

　?。ㄎ澹└鲉挝粦?yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。

　?。┮蚬ぷ餍枰獜臋n案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

　　第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第十八條企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的，其檔案由原所在單位保管。

　　第十九條轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

　?。ㄒ唬┩ㄟ^機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

　?。ǘD(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”（見附件二）的項(xiàng)目登記，并密封包裝。

　?。ㄈD(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

　　（四）接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失。

　　第七章附則

　　第二十條本規(guī)定由勞動部負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十一條本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國務(wù)院各部門可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。

　　附件一：企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格

　　一、檔案卷皮（卷面、卷底各一頁）

　　1、卷皮規(guī)格：長27．4厘米，寬20．5厘米；左邊設(shè)三個裝訂線眼，眼距（從眼中心算起）8．3厘米；線眼中心距左側(cè)邊沿1．5厘米，上下線眼中心距上、下邊沿均為5．4厘米。

　　2、卷面標(biāo)簽：由裝訂線處向左設(shè)“標(biāo)簽”兩個，供填寫編號、姓名、籍貫用。規(guī)格為：上下高6．5厘米，左右長9厘米。兩個“標(biāo)簽”距卷面上、下邊沿各為6厘米，并與卷面裝訂線相連接。

　　3、卷皮材料：一般可采用三百克的單面白板紙加包布面，或只用布包邊角，也可以用紙裱糊，但不宜過厚，以減輕檔案重量。

　　4、卷皮顏色：應(yīng)采用淺色，如淺黃、乳黃色等，不要用大紅、大綠，或黑、蘭、紫等深色。卷面上的字，一律用正紅色。

　　5、卷面項(xiàng)目：“企業(yè)職工檔案”、“姓名”。

　　6、字體與距離：“企業(yè)職工檔案”用楷體（72磅），字與卷面上邊沿距離為7厘米；“姓名”用大一號宋體，與卷面下邊沿相距5．5厘米。

　　7、卷面里頁印“注意事項(xiàng)”：

　?。?）注意保密，不得遺失，不得讓無關(guān)人員翻閱。

　?。?）愛護(hù)檔案，不要涂抹、勾畫及亂加批注。

　?。?）卷面與材料不得拆散，不得隨意增加或抽出材料。

　　二、檔案袋

　　1、規(guī)格：長30厘米，寬23厘米，厚（折疊部分）2．5厘米。

　　2、材料質(zhì)量：可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙。

　　3、袋面項(xiàng)目：“企業(yè)職工檔案袋”、“姓名”、“制作單位”。

　　4、字體和字的顏色與檔案卷面同。“單位”在“姓名”下邊。

　　企業(yè)檔案該如何整理？

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。

　　概要地說，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

　　行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　企業(yè)應(yīng)如何管理員工檔案？

　　員工檔案管理是企業(yè)人力資源管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。每個員工都有一份完善的人事檔案，通過查閱檔案，可以對員工的一些個人信息有比較清楚的了解。

　　但是，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，員工放棄檔案，或者單位對“棄檔”、“死檔”不聞不問，以及企業(yè)人力資源部門不重視檔案管理，勞動合同解除后用人單位扣留勞動者檔案，已成為目前比較普遍的現(xiàn)象。企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善員工檔案管理制度，在管理過程中應(yīng)當(dāng)遵守法律規(guī)定。

　　企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則現(xiàn)行的人事檔案管理政策是由中共中央組織部、國家人事部發(fā)布的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)。根據(jù)該《規(guī)定》，企業(yè)在員工檔案管理工作中應(yīng)遵循以下原則：集中統(tǒng)一、歸口管理的原則。《規(guī)定》第三條規(guī)定：“流動人員人事檔案管理遵循‘集中統(tǒng)一、歸口管理’的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。”同時，《規(guī)定》明確：“流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)。

　　其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案?！敝砸獔?jiān)持這個原則，因?yàn)椋?/p>

　　第一，統(tǒng)一管理檔案有利于國家統(tǒng)一掌握各類人才的總量、專業(yè)結(jié)構(gòu)、分布情況，從而制定科學(xué)的培養(yǎng)、吸引、使用、規(guī)劃人才的宏觀調(diào)控政策。

　　第二，只有堅(jiān)持統(tǒng)一管理，才能維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，在單位用人時能起到依據(jù)作用。安全、保密的原則。人事檔案工作既是一項(xiàng)服務(wù)性工作，又是一項(xiàng)機(jī)要性工作。人事檔案要為人才的求職擇業(yè)、享受有關(guān)待遇、參與社會活動等提供服務(wù)，要為用人單位選人用人提供服務(wù)，如果沒有服務(wù)性，人事檔案工作就毫無意義。

　　但人事檔案工作不同于一般的服務(wù)工作，它是一項(xiàng)保密性工作，人事檔案工作機(jī)構(gòu)屬于機(jī)要部門，人事檔案是自然形成的，很多材料具有原始性，所以十分強(qiáng)調(diào)安全。

　　公共服務(wù)的原則。在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)。為了方便工作，經(jīng)批準(zhǔn)，一些干部人事機(jī)構(gòu)健全的大型國有企事業(yè)單位可以管理屬于本單位管理的人員的檔案，一定層次領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案仍然要由黨委組織部門或政府人事部門管理。

　　出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變?nèi)耸聶n案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。非公企業(yè)應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)人事檔案管理的意識企業(yè)人事檔案是企業(yè)歷史地、全面地考察、了解、管理、使用員工的一個重要依據(jù)。

　　近幾年來，隨著我國現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，非公有企業(yè)迅速發(fā)展。由于企業(yè)性質(zhì)、管理模式的不同，非公有企業(yè)人事檔案管理中的矛盾和問題也越來越突出，表現(xiàn)在：企業(yè)管理者檔案意識薄弱。由于企業(yè)與員工是“雇用”關(guān)系，員工的人事檔案管理在企業(yè)管理中不受重視，往往是人員不到位、硬件設(shè)施不到位、管理制度不到位。企業(yè)管理者只重視人才的接納，而忽視檔案的接收，造成“有人無檔”的現(xiàn)象。

　　檔案管理面臨責(zé)任落實(shí)難、材料收集難、管理規(guī)范難的情況。具體表現(xiàn)在非公有企業(yè)在勞動用工上，無暇顧及檔案工作，缺乏一套適應(yīng)非公有企業(yè)自身發(fā)展的人事檔案管理制度。

　　事實(shí)上，非公有企業(yè)已經(jīng)成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，其人事檔案管理工作理應(yīng)和其他工作一樣得到企業(yè)的重視和加強(qiáng)，為此，建議非公有企業(yè)應(yīng)注重以下幾個方面：深化認(rèn)識，企業(yè)的人力資源部門應(yīng)切實(shí)把企業(yè)人事檔案管理工作擺上重要位置。企業(yè)人事檔案管理工作，隨著企業(yè)的發(fā)展，將越來越顯示出它的重要地位和作用。

　　在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的競爭，最終還是人才的競爭。企業(yè)管理者，應(yīng)自覺提高對人事檔案的認(rèn)識，增強(qiáng)依法管檔意識，把人事檔案管理工作作為企業(yè)重要的基礎(chǔ)工作，規(guī)范管理。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，建立健全制度，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性。

　　針對非公有企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)，建立健全企業(yè)人事檔案管理制度，確保檔案材料信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。使人事檔案不僅反映一個人的歷史和過去，而且更應(yīng)客觀、及時地反映現(xiàn)實(shí)情況，配合企業(yè)的“識人”、“用人”。一個企業(yè)在日趨激烈的市場競爭中，能否構(gòu)建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，有效地開發(fā)利用信息資源，從一定程度上講，決定著其競爭的成敗。

　　人才乃企業(yè)競爭之本。因此，要重視運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備手段，對人事檔案進(jìn)行篩選、整理、加工，形成人事檔案的信息精品，從而為企業(yè)決策者提供必要的、充分的、準(zhǔn)確的個人信息資料，確保企業(yè)更合理地開發(fā)使用人才，最大限度地發(fā)揮人才的潛能。