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整理檔案公司
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動??镆讬n案包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。
這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為8個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng),故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構(gòu)成。
檔案整理公司怎么做?
建立檔案管理制度、保密制度、檔案借閱制度以及查檔制度,落實公文、科技檔案、財務檔案管理的工作措施。負責定期收繳各部室存放的需要立卷、歸檔的文件資料,辦理各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作,保證檔案安全、完好無損。是檔案管理員的工作焦點。
1、作為檔案管理員自然要認真學習檔案法,平時要多看看檔案法律法規(guī),了解檔案管理的中重要性,清楚自己的責任和職責,明白自己應該做什么,不應該做什么等。對自己要求嚴格,熱愛自己的工作,檔案工作做到真實,可靠,保管好檔案資料。
2、平時及時的收集單位的檔案資料,進行科學合理的整理和分類,及時的歸檔存放,認真填寫標簽,科學裝訂。保持好檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和安全工作,不要讓檔案發(fā)霉或被蟲咬,還有就是在檔案室內(nèi)自己不吸煙,也不允許他人吸煙。
3、履行好借閱手續(xù),不隨意把檔案借閱給他人,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意批準好方可同意借閱,做好記錄登記工作,嚴格掌握好借閱的時間。保護好檔案資料,不允許外人對檔案進行拍照,復制,自己絕不泄漏檔案信息,檔案的鑰匙隨身攜帶保管好。
4、對公司各部室和子公司檔案管理進行監(jiān)督、指導。負責檔案資料的開發(fā)利用,隨時為公司管理需要提供檔案資料。開發(fā)計算機信息化檔案管理技術(shù)。完成公司報刊雜志征訂、登記工作,進行費用初審,協(xié)助處理來信來訪工作,完成主任布置的其他工作。
檔案管理外包公司的選擇和安全問題
一、檔案外包需求的分類
筆者認為檔案外包從服務需求內(nèi)容上整體上分為2大類,勞務外包和專業(yè)外包;勞務外包主要解決的是勞動力不足的問題,而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務。在實際過程的檔案外包合作過程中,可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館(室)機關(guān)外包和企事業(yè)公司制外包2個主體類別,由于檔案館(室)主要業(yè)務是檔案管理,并配備了專業(yè)人員,所以外包的需求大多是勞務需求型的。企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務的模塊,往往在知識儲備和人力配備上不足,對專業(yè)要求比較高,所以往往需要進行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務。
二、檔案服務公司服務類別
目前國內(nèi)檔案公司提供的基本服務大致分為檔案軟件開發(fā)、檔案整理數(shù)字化加工、檔案裝具用具生產(chǎn)及銷售、紙質(zhì)檔案托管、檔案信息化硬件供應等幾大類。不同的公司服務的目標客戶群體不同,有的直接面對終端客戶,有的做檔案渠道。
三、如何根據(jù)需求甄選檔案公司
筆者認為,在選擇目標檔案服務商的決策上,應該根據(jù)自身的需求和內(nèi)部檔案管理成熟度來考量。比如傳統(tǒng)的檔案館(室),本身對勞務外包需求比較大,可以選擇專業(yè)做檔案整理掃描的公司。比如企事業(yè)單位,在檔案專業(yè)上不足,可以選擇具備檔案管理咨詢和檔案全流程服務業(yè)績的公司,這樣確保檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。檔案軟件的選擇和選型,都是建立在客戶檔案管理成熟度比較高的階段,所以檔案管理軟件的作為工具型的產(chǎn)品,一定是要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀來選型的。鴻博檔案認為,選擇何種檔案類型的服務公司,不僅需要評估專業(yè)能力,也要考量服務的可持續(xù)性和長久性,考量檔案服務公司的服務價值觀。對于國內(nèi)起步較晚的檔案外包行業(yè)來說,檔案服務產(chǎn)品化和品牌化,是外包企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇。
檔案一般存放機構(gòu)有:一、人才:戶口所在地的人力資源和社會勞動保障局或人社局(師范畢業(yè)生的檔案實在戶口所在地教育局存檔);二、報到證簽約單位:畢業(yè)時報到證的報到單位(簽約單位或者簽約單位委托存檔的人才);三、畢業(yè)學校(頒發(fā)畢業(yè)生最高學歷的畢業(yè)大學);四、企事業(yè)單位:具有人事權(quán)的事業(yè)單位,股份制企業(yè)和國有企業(yè)人事部門或者企事業(yè)單位委托的人才中心存檔。
特別被兼并、破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制的國有企業(yè)(或企事業(yè)單位),人事檔案存檔由事業(yè)單位,股份制企業(yè)和國有企業(yè)人事部門或者企事業(yè)單位委托的人才中心存檔。備注:一、大量國企員工離開國企后,其人事檔案被轉(zhuǎn)入市或區(qū)縣人才中心、區(qū)縣就促中心或行業(yè)人才服務機構(gòu)管理,很多大學生畢業(yè)后暫時沒有找到工作,其檔案則由市教委學生事務中心管理。按國家政策規(guī)定,組織、人事部門所屬的各級人才交流機構(gòu)才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案,各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理員工的人事檔案,一般由委托的各級人才交流機構(gòu)托管。畢業(yè)生也可以以個人名義委托人才交流機構(gòu)托管人事關(guān)系。另外,各級人才交流機構(gòu),如省人才、市人才、各區(qū)人才等,它們的區(qū)別只是所屬部門的不同,其它無任何區(qū)別。企業(yè)人事檔案一般是托管在“勞動人事托管中心”,可以先去市(區(qū))人事托管中心看看。如果沒有,可在破產(chǎn)企業(yè)檔案已經(jīng)移交檔案局的情況下,去市(區(qū))檔案局查詢。
法律依據(jù):《中華人民共和國檔案法》第二十四條檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務的,應當與符合條件的檔案服務企業(yè)簽訂委托協(xié)議,約定服務的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標準等內(nèi)容,并對受托方進行監(jiān)督。受托方應當建立檔案服務管理制度,遵守有關(guān)安全保密規(guī)定,確保檔案的安全。
企業(yè)檔案該如何整理?
每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規(guī)范的還不少,原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此,筆者對如何規(guī)范歸檔文件(即文書檔案)的整理與編目提出了簡明扼要的方法,供大家參考。
第一步清理文件,即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》(即國家檔案局8號令)制定好本單位的檔案保管期限表,對照條款,逐份文件進行鑒定。
概要地說,即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:
永久(Y):
1.收文中針對性文件:A、看是否主送本單位即批復類文件;B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件,如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料;本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報,重要創(chuàng)建活動文件材料等)。
定期30年(D30):
1.收文:上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī);
2.發(fā)文:本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料(大致包括:內(nèi)部管理制度,獎勵制度,業(yè)務操作規(guī)程等)。
定期10年(D10):
1.收文:上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件;
2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講,區(qū)(縣)級機關(guān)、文件數(shù)量比較大,特別是要進館的單位,區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來;文件數(shù)量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料,其保管期限可從長。
第二步按件裝訂:界定何為一“件”,具體見《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種,①為自然件,這很好界定;②適當?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號章”。
第三步排列文件:區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目,一般設:①黨務、②工會,③共青團、④婦女工作、⑤學(協(xié))會,在①下按時間排列文件,②③④⑤同上,文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設二級類目,一般有:①組織人事;②政(事)務;③財產(chǎn)管理,①下按時間先后排列,②③同理。(政務:文字秘書工作;事務:后勤保障一類;財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務管理類:本單位業(yè)務管理工作中形成的文件材料,要根據(jù)各單位主管業(yè)務的不同情況,區(qū)分屬類、排列文件。
第四步編號:永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號,一年一編(即填寫檔號章上的歸檔信息)。
第五步編目:按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步填寫備考表,裝盒、填寫脊背(可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。
公司人事檔案如何整理
人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色,它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù),與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據(jù)。
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
?。?)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
?。?)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
?。?)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:取出應轉(zhuǎn)走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
?。?)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:對于較大的企業(yè),一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。
庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
?。?)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的'內(nèi)容主要有以下幾項:人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。
擴展資料:
1、員工基本信息登記。
這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記,有一部分為員工個人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》,包括勞動合同的情況。
2、員工入職相關(guān)審批文件。
3、員工各類證件。
這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復印件,不建議僅保留復印件,因為防止有修改爭議,當然更重要的是可能會被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。
包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實習)工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認函(開始入職沒有簽署)、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。
5、員工參加重要會議、培訓的各類統(tǒng)計與履歷表。
6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。
7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。
8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。