企業(yè)檔案整理公司

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。檔案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

　　檔案托管公司是指可以辦理企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)或者個(gè)人檔案保管的公司。檔案對于企業(yè)而言，需要耗費(fèi)很大的精力的，所以很多企業(yè)會(huì)選擇檔案托管公司；檔案對于個(gè)人而言是很重要的，但是檔案隨著個(gè)人的流動(dòng)，是很復(fù)雜的，交給檔案托管公司就簡單得多。

　　如何挑選優(yōu)質(zhì)的檔案托管公司

　　1.查詢檔案托管公司資質(zhì)?？梢酝ㄟ^天眼查app查詢企業(yè)的建立時(shí)間，公司規(guī)模、公司信用，以確定企業(yè)是否真實(shí)且強(qiáng)大；或者直接向檔案托管公司索要營業(yè)執(zhí)照和工商信息，或者直接到實(shí)體店查看；

　　2.和客服溝通。向客服提出自己的問題，看客服能否給出專業(yè)性的解答，也可以溝通多加機(jī)構(gòu)，貨比三家；

　　3.查找口碑評價(jià)，可以通過百度、貼吧等軟件查詢檔案托管公司的口碑，如果是靠譜的檔案托管公司，口碑應(yīng)該會(huì)不錯(cuò)。

　　所以檔案托管公司靠譜嗎？其實(shí)對于檔案托管公司而言，就像市面上任何行業(yè)的公司一樣，不同的公司業(yè)務(wù)能力和誠信能力參差不齊，有優(yōu)質(zhì)的公司存在，但不靠譜的公司也不少，這就需要小伙伴擦亮眼睛，好好挑選。

　　檔案托管公司是指可以辦理企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)或者個(gè)人檔案保管的公司。檔案對于企業(yè)而言，需要耗費(fèi)很大的精力的，所以很多企業(yè)會(huì)選擇檔案檔案托管公司；檔案對于個(gè)人而言是很重要的，但是檔案隨著個(gè)人的流動(dòng)，是很復(fù)雜的，交給檔案托管公司就簡單得多。

　　其實(shí)在個(gè)人檔案無處存放時(shí)，將檔案托管在檔案托管公司是一個(gè)比較普遍的事情，因?yàn)闄n案托管公司檔案也是存放在人才市場的，也是屬于正規(guī)的檔案存放方式，所以可以放心，打消安全因素的顧慮。

　　在這些情況看來，將個(gè)人檔案托管到檔案托管公司反而最妥當(dāng)，畢竟專業(yè)人辦專業(yè)事，他們更熟悉業(yè)界情況和辦事流程，更好的動(dòng)用人力，避免自己頻繁跑動(dòng)耗時(shí)耗力，能節(jié)省不少時(shí)間。

　　將檔案托管至檔案托管公司，這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的人群，在使用、查閱、審核上來講都會(huì)方便許多，省去了多地辦理的時(shí)間與流程。

　　如何挑選優(yōu)質(zhì)的檔案托管公司

　　1.查詢檔案托管公司資質(zhì)。可以通過天眼查app查詢企業(yè)的建立時(shí)間，公司規(guī)模、公司信用，以確定企業(yè)是否真實(shí)且強(qiáng)大；或者直接向檔案托管公司索要營業(yè)執(zhí)照和工商信息，或者直接到實(shí)體店查看；

　　2.和客服溝通。向客服提出自己的問題，看客服能否給出專業(yè)性的解答，也可以溝通多加機(jī)構(gòu)，貨比三家；

　　3.查找口碑評價(jià)，可以通過百度、貼吧等軟件查詢檔案托管公司的口碑，如果是靠譜的檔案托管公司，口碑應(yīng)該會(huì)不錯(cuò)。

　　【法律依據(jù)】：

　　《中華人民共和國檔案法》

　　第六條個(gè)人社會(huì)個(gè)人社會(huì)檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統(tǒng)一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內(nèi)部檔案信息，以形成員工社會(huì)檔案的有效積累。移交社會(huì)檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內(nèi)部檔案中留存?zhèn)洳?。員工內(nèi)部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負(fù)責(zé)形成公司內(nèi)部檔案。凡本文所列應(yīng)歸檔的各類資料，在職能部門內(nèi)形成材料后的一周內(nèi)按要求將材料送交行政人事部歸檔。

　　第七條歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實(shí)，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的日期。一般要求用原件存檔。如用復(fù)印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。

　　檔案外包哪家公司可以做，我們公司想檔案外包寄存。

　　我們觀點(diǎn)認(rèn)為檔案外包從服務(wù)需求內(nèi)容上整體上分為2大類，勞務(wù)外包和專業(yè)外包；勞務(wù)外包主要解決的是勞動(dòng)力不足的問題，而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識(shí)管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務(wù)。在實(shí)際過程的檔案外包合作過程中，可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館（室）機(jī)關(guān)外包和企事業(yè)公司制外包2個(gè)主體類別，由于檔案館（室）主要業(yè)務(wù)是檔案管理，并配備了專業(yè)人員，所以外包的需求大多是勞務(wù)需求型的。企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務(wù)的模塊，往往在知識(shí)儲(chǔ)備和人力配備上不足，對專業(yè)要求比較高，所以往往需要進(jìn)行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務(wù)。

　　檔案整理服務(wù)類型需要《涉密檔案數(shù)字化加工資質(zhì)》，這個(gè)資質(zhì)分為甲乙兩類，國家相關(guān)法律法規(guī)對這兩類資質(zhì)作了詳細(xì)的劃分：

　　（一）甲級資質(zhì)

　　1.通過質(zhì)量管理體系認(rèn)證（如GB/T 19001-ISO 9001）、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證（如GB/T 28001）、信息安全管理體系認(rèn)證（如GB/T 22080-ISO 27001）。

　　2.依法繳納社保金滿1年的員工不少于50人。

　　3.經(jīng)審計(jì)的上年度凈資產(chǎn)不少于1000萬元，上2個(gè)年度各項(xiàng)納稅總額不少于100萬元，經(jīng)營狀況良好。

　　4.具有自有產(chǎn)權(quán)或租賃期3年（含）以上的固定生產(chǎn)經(jīng)營場所，建筑面積不少于300平方米。具有可封閉式管理的涉密檔案數(shù)字化加工場所，周邊環(huán)境安全可控。

　　5.擁有功能完備的檔案數(shù)字化加工設(shè)備。

　?。ǘ┮壹壻Y質(zhì)

　　1.生產(chǎn)經(jīng)營和質(zhì)量安全管理體系健全。

　　2.依法繳納社保金滿1年的員工不少于20人。

　　3.經(jīng)審計(jì)的上年度凈資產(chǎn)不少于200萬元，上2個(gè)年度各項(xiàng)納稅總額不少于20萬元，經(jīng)營狀況良好。

　　4.具有自有產(chǎn)權(quán)或租賃期3年（含）以上的固定生產(chǎn)經(jīng)營場所，建筑面積不少于200平方米。具有可封閉式管理的涉密檔案數(shù)字化加工場所，周邊環(huán)境安全可控。

　　5.擁有功能比較完備的檔案數(shù)字化加工設(shè)備。

　　對比自身企業(yè)條件后，符合哪一類標(biāo)準(zhǔn)便可申請哪一類的資質(zhì)了，申請保密資質(zhì)時(shí)需攜帶：營業(yè)執(zhí)照或者事業(yè)單位法人證書；從事印刷、復(fù)制等經(jīng)營活動(dòng)的許可證明；企業(yè)事業(yè)單位章程；生產(chǎn)經(jīng)營和辦公場所的產(chǎn)權(quán)證書或者租賃合同；國家秘密載體印制、保管場所平面圖；法定代表人及從事涉密業(yè)務(wù)印制、管理人員的身份證明材料；驗(yàn)資報(bào)告及上一年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告；印制設(shè)備清單；保密管理規(guī)章制度及保密設(shè)施、設(shè)備清單等資料到向工商注冊地市地級保密行政管理部門提出申請。

　　10個(gè)工作日審查完畢，對于不符合申請條件的，退回申請材料，并說明理由；符合要求的，發(fā)出受理通知書。保密行政管理部門應(yīng)當(dāng)在30個(gè)工作日內(nèi)指派兩名以上工作人員進(jìn)行現(xiàn)場審查。審查完畢，保密行政管理部門應(yīng)當(dāng)在15個(gè)工作日內(nèi)作出審批決定。

　　檔案管理外包公司的選擇和安全問題

　　一、檔案外包需求的分類

　　筆者認(rèn)為檔案外包從服務(wù)需求內(nèi)容上整體上分為2大類，勞務(wù)外包和專業(yè)外包；勞務(wù)外包主要解決的是勞動(dòng)力不足的問題，而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識(shí)管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務(wù)。

　　在實(shí)際過程的檔案外包合作過程中，可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館（室）機(jī)關(guān)外包和企事業(yè)公司制外包2個(gè)主體類別，由于檔案館（室）主要業(yè)務(wù)是檔案管理，并配備了專業(yè)人員，所以外包的需求大多是勞務(wù)需求型的。

　　企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務(wù)的模塊，往往在知識(shí)儲(chǔ)備和人力配備上不足，對專業(yè)要求比較高，所以往往需要進(jìn)行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務(wù)。

　　二、檔案服務(wù)公司服務(wù)類別

　　目前國內(nèi)檔案公司提供的基本服務(wù)大致分為檔案軟件開發(fā)、檔案整理數(shù)字化加工、檔案裝具用具生產(chǎn)及銷售、紙質(zhì)檔案托管、檔案信息化硬件供應(yīng)等幾大類。不同的公司服務(wù)的目標(biāo)客戶群體不同，有的直接面對終端客戶，有的做檔案渠道。

　　三、如何根據(jù)需求甄選檔案公司

　　筆者認(rèn)為，在選擇目標(biāo)檔案服務(wù)商的決策上，應(yīng)該根據(jù)自身的需求和內(nèi)部檔案管理成熟度來考量。比如傳統(tǒng)的檔案館（室），本身對勞務(wù)外包需求比較大，可以選擇專業(yè)做檔案整理掃描的公司。比如企事業(yè)單位，在檔案專業(yè)上不足，可以選擇具備檔案管理咨詢和檔案全流程服務(wù)業(yè)績的公司，這樣確保檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。

　　檔案軟件的選擇和選型，都是建立在客戶檔案管理成熟度比較高的階段，所以檔案管理軟件的作為工具型的產(chǎn)品，一定是要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀來選型的。鴻博檔案認(rèn)為，選擇何種檔案類型的服務(wù)公司，不僅需要評估專業(yè)能力，也要考量服務(wù)的可持續(xù)性和長久性，考量檔案服務(wù)公司的服務(wù)價(jià)值觀。

　　對于國內(nèi)起步較晚的檔案外包行業(yè)來說，檔案服務(wù)產(chǎn)品化和品牌化，是外包企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇。

　　企業(yè)檔案該如何整理？

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。

　　概要地說，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開展重大活動(dòng)形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

　　行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　企業(yè)檔案如何整理及分類？

　　一般的分法是：

　　1、行政工商資料為第一分類;

　　2、人事資料為第二分類;

　　3、項(xiàng)目資料為第三分類;

　　以上三個(gè)只是大的分類，每個(gè)分類下還要有細(xì)分：

　　1、行政工商資料細(xì)分

　　(1)工商資料(章程、執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本、法人身份證復(fù)印件等)

　　(2)財(cái)務(wù)資料(驗(yàn)資報(bào)告、稅務(wù)登記證正副本、每年審計(jì)資料等)

　　(3)生產(chǎn)企業(yè)還會(huì)有生產(chǎn)許可、衛(wèi)生許可證、專利證書等等

　　(4)房地產(chǎn)公司就有施工許可證、預(yù)售許可證、國土證、產(chǎn)權(quán)證等等

　　2、人事資料細(xì)分：

　　(1)招聘面試入職資料(含員工個(gè)人信息及相關(guān)證照)

　　(2)每月考核資料

　　(3)培訓(xùn)資料(培訓(xùn)臺(tái)賬等)

　　(4)薪資標(biāo)準(zhǔn)資料

　　(5)員工工作計(jì)劃及總結(jié)等

　　(6)勞動(dòng)合同、試用期合同、培訓(xùn)合同、其他與公司特殊簽訂的合同

　　3、項(xiàng)目資料細(xì)分

　　項(xiàng)目資料根據(jù)公司經(jīng)營性質(zhì)分法不同，比如生產(chǎn)性的和銷售型的，資料區(qū)別很大，在此就不一一列出了。

　　管理要點(diǎn):

　　1.文件分類存放。

　　2.文件分等及存放。

　　3.部分文件不可以正本借出,應(yīng)建立副本。

　　4.部分文件禁止復(fù)印。

　　5.建立文件借出與歸還登記本。

　　6.文件架應(yīng)依據(jù)分類明確標(biāo)示。

　　7.活頁夾應(yīng)依據(jù)內(nèi)容明確標(biāo)示。

　　8.文件應(yīng)賦予編號,并按照編號依序存放。

　　9.各類文件應(yīng)訂定保存期限,年終必須將過期文件進(jìn)行整理銷毀,空出空間給后續(xù)文件存放。