檔案工作的建議

　　時至年底，各項考核工作紛至沓來。作為展示工作成果的重要依據(jù)之一，檔案資料理所當然地成為考核工作必須的檢查項目。檔案資料的重要性尚且不止如此，有的還關(guān)系到單位的機密和權(quán)益。因此，我們應(yīng)給予檔案管理工作高度重視，采取有效措施加強管理，切實提高檔案資料的保密性和利用率。

　　一、目前基層縣(市)局檔案管理存在的問題

　　我結(jié)合實際工作經(jīng)驗，經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，目前基層縣(市)局檔案管理存在的突出問題有以下幾方面：

　　(一)重視程度不高。有的部門對檔案管理工作不夠重視，使一些文書、報表、圖片、聲像等檔案資料散落于本部門、各成員的辦公室里。久而久之，遇到打掃衛(wèi)生或調(diào)換辦公室等機會即被當廢品丟棄，寶貴的歷史資料從此流失。

　　(二)分工合作不協(xié)調(diào)。認為檔案管理僅僅是辦公室專職檔案員的工作，或者將其簡單視為科室內(nèi)勤與專職檔案員之間的資料傳遞工作，缺少信息互動，各部門兼職檔案員的職能作用未能充分發(fā)揮。

　　(三)基礎(chǔ)工作不夠扎實。具體表現(xiàn)在臨近考核或檢查前時的突擊準備、臨時造假等活動，不僅集中了大量的工作任務(wù)，造成人力、財力、物力的浪費，而且好似用一天的時間寫下了一年的日記，已經(jīng)失去了檔案中原始資料的“原汁原味”。

　　(四)教育培訓有待加強。目前接受上級組織檔案培訓的范圍較窄，對象較為單一(一般是專職檔案員一人參加)，不能為全員參與檔案管理提供良好的輿論氛圍和知識儲備，而且目前使用的中軟稅務(wù)辦公系統(tǒng)的檔案管理軟件存在一些技術(shù)缺陷，也給檔案管理工作帶來了一定的困難。

　　二、對加強檔案管理工作的幾點建議

　　(一)統(tǒng)一思想、提高認識。各部門要切實認識檔案管理工作的重大意義，把健全檔案管理作為全局實現(xiàn)信息共享、提高工作效率的重點來抓，使干部充分認識到檔案管理工作也是本職工作，推動檔案工作的發(fā)展是全體干部職工義不容辭的責任，樹立“檔案工作沒做好、等于今年什么事情都沒做”的全員參與和保護檔案資料的責任意識。

　　(二)明確分工、加強協(xié)調(diào)。辦公室作為主管部門，要把管好檔案作為頭等大事來抓，協(xié)調(diào)處理好與各部門之間的分工合作關(guān)系，明確專職檔案員與兼職檔案員的工作職責。除了搞好綜合檔案室的.工作外，還要協(xié)調(diào)指導會計、征管、稽查等部門的專業(yè)檔案室建檔管理工作，并逐個部門指導收集檔案工作;各部門除搞好本部門專業(yè)檔案室建設(shè)外，必須全力配合搞好綜合檔案歸集工作，做到全面規(guī)范。

　　(三)健全制度、加強督導。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，組織各部門負責人和檔案人員進行學習，分析總結(jié)檔案工作目前存在的不足、查找原因，為下一步做好工作明確思路。建議由辦公室牽頭，組織相關(guān)部門負責人定期進行督導檢查，注重平時檔案管理工作，使各項檔案工作日積月累、循序漸進，避免“臨時抱佛腳”的現(xiàn)象發(fā)生。

　　(四)強化培訓、提供保障。一是擴大培訓范圍和知識面，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和解決實際問題的能力;二是從財力、物力方面保證檔案管理工作的需要，凡歸檔工作中所需準備的裝具、設(shè)備等物品，要預(yù)先列出配置計劃及時準備;對歸檔時可能需要調(diào)整的問題要給予關(guān)注和解決。

　　如何做好單位檔案管理工作的幾點建議

　　檔案界一般把檔案劃分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案和音像檔案（或特殊檔案）四個種類。而檔案分類是一項重要基礎(chǔ)性工作，如果文件分類不清、組織體系混亂、材料沒有“各歸其位”，整理編目雜亂無序，整理者空耗精力，使用者“怨聲載道”。

　　鴻博檔案數(shù)據(jù)科技承接了多家國（央）企、政府單位、各民營企業(yè)的檔案信息化、數(shù)字化業(yè)務(wù)。期間，遇到了不少問題，走過一些彎路，積累了寶貴的經(jīng)驗。從公司成立以來，我們一直秉承“共同成長、構(gòu)建健康生態(tài)圈”的理念，一人獨享，不如眾人皆有所得。

　　(一)分類不科學

　　文書檔案中，能找到科技檔案；科技檔案中，能發(fā)現(xiàn)文書檔案。母公司、子公司檔案放一起；已注銷公司與正常經(jīng)營公司檔案放一起。在沒有進行信息化處理前，查找起來，可謂千頭萬緒，大海撈針。

　　(二)多人多地交叉管理

　　王某管理一塊，李某管理一片；檔案室保存前期資料，辦公室放置現(xiàn)有資料；進而出現(xiàn)，一會找保管人，一會跑檔案室，時間就在來回反復(fù)中消耗。

　　針對上述現(xiàn)象，給出以下建議：

　　(一)科學分類

　　按照國家標準，如《機關(guān)檔案管理規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《科技類檔案案卷構(gòu)成一般規(guī)則》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等，進行科學分類、整理，便于查詢、利用。

　　(二)定責

　　有些單位，沒有專人管理檔案，可以考慮指定某一人，在一定時期內(nèi)兼管檔案，保證檔案管理的流暢。對于不再兼管時，詳細填寫交接清單，保證接替者，能快速上手適應(yīng)，減少管理的真空期。

　　檔案管理，重在理。理順，則通。通則事半功倍，有條不紊。

　　檔案管理工作要如何做好

　　導語：檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是知識咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介，是保護過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。

　　1.當前檔案管理中存在的問題

　　1.1對檔案的重視程度不夠，管理意識不強

　　長期以來，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。

　　輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

　　1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

　　大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

　　1.3檔案硬件投入及經(jīng)費不足

　　近年來，隨著科學技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的'收集、利用和開發(fā)。

　　對檔案管理必備的條件解決落實差，檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。有些單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“八防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有些管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

　　1.4在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達標升級應(yīng)付檢查隨便選幾個題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實用性不大利用價值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發(fā)揮。

　　2.檔案管理工作面臨問題的幾點建議

　　2.1強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用

　　對于檔案管理人員來說應(yīng)根據(jù)新時期的特點，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹立全新的服務(wù)意識，打破傳統(tǒng)的封閉型服務(wù)模式，建立開放型、超前性服務(wù)模式，主動了解社會需求，進行專題分析研究，大力發(fā)掘館(室)藏中的各類信息，運用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段加大檔案信息資源的綜合開發(fā)，為社會提供高效能的檔案信息服務(wù)。

　　這樣才能形成一個檔案工作的良性循環(huán)，唯有如此，全社會的檔案意識才會真正得到增強。

　　2.2做好檔案工作全程服務(wù)意識

　　2.2.1做好檔案開發(fā)利用工作效果的全程服務(wù)，實現(xiàn)檔案開發(fā)利用工作的價值

　　在做好超前服務(wù)和參與服務(wù)工作后，及時總結(jié)、歸納、匯集和分析各種利用效果的數(shù)據(jù)，從中發(fā)現(xiàn)問題，找出規(guī)律，全程做好服務(wù)?？礄n案開發(fā)利用工作到底為業(yè)務(wù)工作提供了哪些服務(wù)，解決了什么問題，取得了哪些社會和經(jīng)濟效益;看檔案工作自身存在哪些薄弱環(huán)節(jié)和不足之處，如檔案材料收集是否齊全，整理是否系統(tǒng)，組卷是否合理，鑒定是否準確，檢索工具是否實用等。

　　2.2.2做好全程服務(wù)，加強重點檔案信息資源的二次開發(fā)

　　在全程跟蹤服務(wù)過程中，通過對使用單位的調(diào)查、借閱內(nèi)容的統(tǒng)計、使用方法的分析、編研實用性的排列等，對開發(fā)利用工作中使用過的檔案實體有一個全面的了解，從中發(fā)現(xiàn)使用頻率很高、查閱單位眾多、利用人次頻繁、涉及范圍廣泛的檔案材料。

　　這部分檔案信息資源將是下一個或今后若干個開發(fā)過程中所需要和不可缺少的，也是在即將到來的利用高潮中，需要大量查閱和利用參考的。

　　為此，應(yīng)該在進一步的追蹤服務(wù)中，掌握好檔案信息的回溯性、本源性、憑證性、連續(xù)性和內(nèi)向型，并與相關(guān)的文獻、資料、情報和其他形式、載體的信息資源匯總?cè)诤?，進行二次加工提煉，形成新的更具針對性、更切合實際，具有更高價值和水平的二次文獻，以滿足新的一輪實用需求。

　　2.2.3做好全程服務(wù)，完善檔案開發(fā)利用工作的分析和預(yù)測

　　首先應(yīng)對過去階段利用狀況進行全面分析，為下一階段提供利用打好基礎(chǔ)。如檔案利用數(shù)量、范圍、卷次、類型，以及利用者類型、職業(yè)、要求、心理狀態(tài)、用途劃分等;其次要對過去階段利用特點進行分析，提取最具本部門業(yè)務(wù)特色的典型實例，以及對過去利用方向的熱點、敏感點和主要工作類型，加以分析和論證;第三要在前兩點分析基礎(chǔ)上，對下一階段開發(fā)利用的方向進行預(yù)測，包括具體業(yè)務(wù)部門的需求，發(fā)展動態(tài)分析，重點利用方向的跟蹤調(diào)查以及周期性需求變化等等。

　　2.3提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平是檔案工作的根本

　　檔案收集、管理的主要目的是為了利用，利用才能充分顯示檔案的價值。因此，檔案工作者應(yīng)加強開發(fā)利用檔案信息資源意識，通過為國家、社會乃至學校各項工作提供全方位的服務(wù)，以充分發(fā)揮檔案的作用。

　　在當今信息化時代里，如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上，是適應(yīng)不了形勢發(fā)展需要的。因此，在開發(fā)利用檔案信息資源方面，檔案工作者首先要解放思想，更新觀念，從封閉型的檔案管理體制中擺脫出來，變被動為主動，改變過去那種坐等守攤的狀況。

　　2.4實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

　　2.4.1思想觀念的創(chuàng)新

　　觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

　　2.4.2管理方式的創(chuàng)新

　　檔案工作的建議

　　檔案館(室)雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫械金^藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務(wù)。

　　2.4.3服務(wù)方式的創(chuàng)新

　　如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中，要加強和提高檔案服務(wù)的主動性、針對性和及時性;要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務(wù)的創(chuàng)新，使檔案管理工作與國際接軌。

　　3結(jié)語

　　總之，檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始的歷史記錄，產(chǎn)生于國家機構(gòu)、社會組織和個人的社會實踐活動。檔案管理工作面臨很多問題，提高檔案人的檔案意識是根本，增強服務(wù)意識，勇于創(chuàng)新，全面開發(fā)檔案信息資源，才能更好為檔案工作服務(wù)。

　　加強會計檔案管理工作的建議

　　一、會計檔案的定義和內(nèi)容

　　會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

　　(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

　　(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。

　　(三)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

　　(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　二、會計檔案管理中存在的問題

　　(一)會計檔案保管不規(guī)范。

　　有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職的

　　會計檔案管理

　　人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領(lǐng)導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。

　　(二)會計檔案立卷不規(guī)范。

　　有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。

　　會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。

　　三、會計檔案管理存在問題的解決措施

　　(一)加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。

　　由單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理的會計檔案，應(yīng)嚴格按照會計檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是單位，單位會計機構(gòu)將會計檔案整理規(guī)范，在會計機構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。

　　(二)規(guī)范會計檔案立卷。

　　裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。

　　必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表”。

　　做好檔案管理工作的措施

　　導語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

　　一、廣開收集渠道，努力把好收集關(guān)

　　檔案的種類名目繁多，形式多樣，因此，檔案管理工作要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系，明確制定文件材料的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。在這個過程中，檔案管理工作要把握兩個重點環(huán)節(jié)。

　　1.健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用

　　結(jié)合單位自身的管理體制、組織機構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系;協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負責，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。

　　專職檔案管理人員應(yīng)與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進了收集工作的開展。

　　2.健全文件資料的收集歸檔，做到“三勤”

　　文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責。

　　檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點，主動上門，跟蹤收集。首先根據(jù)文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，把握文件收集的主動權(quán)，把反映主要職能活動和歷史面貌的重要材料都收集起來。要加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。

　　階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，專職檔案管理人員應(yīng)主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開展各項管理工作服務(wù)，為各項管理工作提供齊全、完整、準確、可靠的檔案信息資源。

　　同時檔案管理工作應(yīng)加強宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強全員的檔案管理意識，使其自覺地配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開展。

　　二、拓寬知識層面，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

　　檔案數(shù)量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，檔案管理工作只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。

　　1.加強管理意識

　　檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。

　　因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

　　2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

　　檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學習和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

　　3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案

　　利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的'內(nèi)容打印出來，作為以前那種以“卷”為單位的案卷目錄為檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。

　　三、創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

　　檔案保管的目的是為了利用。因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

　　1.加強編研工作

　　搞好檔案編研要主動了解社會需要及素材狀況，采取征編結(jié)合的方法，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、更系統(tǒng)、更精練。因此，檔案編研工作要從實際出發(fā)，有針對性地編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。

　　2.積極主動提供服務(wù)，改變以往被動服務(wù)的局面

　　檔案管理人員要從思想上樹立高度的服務(wù)觀念，克服“守攤式”的被動服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

　　3.努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當好活字典

　　檔案管理工作者要把熟悉’家底”當成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。

　　一、學校教學檔案管理的意義

　　教學檔案管理工作是學校基礎(chǔ)性工作之一，是衡量一個學校教學質(zhì)量和管理水平的重要標志。教學檔案管理工作的好壞直接關(guān)系著學校的發(fā)展，對學校來說具有非常重要的意義。

　　1.體現(xiàn)學校的綜合實力。教學檔案是社會了解學校的一個窗口，通過這個窗口人們能夠了解學校的教學質(zhì)量和管理水平，是學校辦學和增強辦學實力的主要依據(jù)之一。此外，教學檔案是對教學活動和教學管理工作的最原始的記錄，也能促進學校教學質(zhì)量及教學管理水平的提高。

　　教學工作者在教學活動結(jié)束之余可以通過教學檔案，對教學活動過程進行分析、研究、總結(jié)，并及時發(fā)現(xiàn)和解決所存在的問題，從而提升教學質(zhì)量和教學管理水平。

　　2.進行教學改革離不開教學檔案。教學檔案記錄的教學活動是長期的、真實的、系統(tǒng)的，若要進行教學改革它可以提供針對性的參考，教學檔案有利于制定出符合實際的教改方案。

　　3.是傳承優(yōu)秀教學經(jīng)驗的重要載體。優(yōu)秀的教學工作者，其教學檔案的編制質(zhì)量也很高。當前，學校上下都在開展“傳、幫、帶”活動，活動中，教學檔案的作用非常重要。新教師可以通過研究、學習優(yōu)秀教師的教案等資料，來獲取最直接、最有效的教學經(jīng)驗。

　　此外，檔案管理工作信息化、智能化是必然的發(fā)展方向，教學檔案中蘊含著大量信息資源，它能夠為學校工作的信息化和智能化提供信息上的支持?？偨Y(jié)起來，要重新認識教學檔案，高度重視教學檔案的重要性，為了學校的發(fā)展，提升教學檔案的管理水平。

　　二、完善學校教學檔案管理工作的措施

　　因為教學檔案記錄了一個學校發(fā)展的歷史，所以教學檔案所含的信息量大，覆蓋面廣，涉及到教學活動的每個地方，完善教學檔案管理工作的措施，將進一步推進學校教務(wù)工作的順利開展。

　　1.有效收集整理教學檔案。收集整理和管理利用教學檔案是教學檔案工作的第一步，教師、學生和一些教務(wù)管理團隊在日常的各種教學活動中所創(chuàng)造的東西大多數(shù)都是具有保存價值的，作為一名教學檔案的管理者，必須對這些具有保存價值的文件資料、電子資料以及經(jīng)驗總結(jié)進行分類，并且收集整理，制成檔案收藏，做好教學檔案的收集整理工作。

　　另外，必須按照嚴格的標準和要求，進行檔案材料的分類范圍劃分，做好相應(yīng)的管理計劃，讓教學檔案的收集具有計劃性和實效性。每一份教學檔案的材料從收集到整理成檔都要經(jīng)過復(fù)雜的程序，比如：收集整理、分類、擬寫標題、文件排序、頁碼編排、制作目錄等，確保檔案收集、歸檔的規(guī)范性。

　　2.嚴密組織教學檔案管理工作。首先，做好一項工作的前提是寫好工作計劃，其他工作如此，教學檔案管理工作也一樣。所以年初就要制訂一個周詳?shù)挠媱?，年終時要做好年終總結(jié)，并且對檔案管理的工作人員進行考核，將考核成績的好壞與獎懲直接掛鉤。其次，健全教學檔案管理體系。

　　學校一方面要根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度與實際情況聯(lián)系起來，制定一個體系完健全的檔案管理制度。另一方面，要制定一個管理在職工作人員的制度，如進行細致分工，明確每個工作人員的職責和工作范圍。最后，要嚴密組織。檔案工作專業(yè)性和系統(tǒng)性都比較強，若要保證檔案管理工作正常進行，必須要嚴密組織。

　　如學校要建立教學檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建立校領(lǐng)導分管，檔案業(yè)務(wù)部門具體管理，其他部門應(yīng)該密切配合一起管理網(wǎng)絡(luò)，同時經(jīng)費也要隨時保證充足。

　　3.促進教學檔案管理工作現(xiàn)代化。當前，教學事業(yè)不斷發(fā)展，教學改革不斷深入，原有的教學檔案管理的方式不僅滿足不了當前教學檔案管理工作的需要，在某些方面還制約著檔案管理工作的進步和發(fā)展。因此，促進教學檔案管理工作現(xiàn)代化迫在眉睫。其表現(xiàn)在具體工作中主要是：學校要隨著社會的發(fā)展而發(fā)展，與時俱進，學習并利用好先進的檔案管理技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，力爭早日實現(xiàn)教學檔案管理現(xiàn)代化。

　　比如：成績管理系統(tǒng)、學籍系統(tǒng)管理、圖書借閱系統(tǒng)管理等一系列系統(tǒng)的建立，不僅提高了工作效率，而且避免了各種資源的浪費。同時，學校應(yīng)努力開發(fā)檔案信息創(chuàng)建的新局面，做到檔案信息工作為學校的教學工作服務(wù)。如可以在網(wǎng)上建立服務(wù)平臺，便于師生進行教學資料的查詢。

　　三、結(jié)語

　　檔案工作的建議

　　教學檔案對于一個學校的發(fā)展有著重要意義。隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展以及教學改革的不斷深入，學校的檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進，學校要深入認識到教學檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作水平，使其更好地為學校的管理、教育、教學工作服務(wù)。

　　新時期怎樣做好檔案管理

　　導語：要做好檔案管理工作，必須從多方面入手。爭取領(lǐng)導重視是做好檔案工作的前提，實施現(xiàn)代化管理是加做好檔案工作的途徑，提高檔案管理人員的素質(zhì)是做好檔案工作的保證。

　　一、檔案管理在單位管理過程中的重要作用

　　(一)組織文化方面作用

　　人事檔案與組織文化緊密相連，檔案是單位發(fā)展的真實記錄和見證，檔案也是組織文化的重要組成部分。單位檔案是企事業(yè)單位的“成長記錄”，記載著企事業(yè)單位成立時的情況、歷任法定代表人的變更、辦公地點的變遷、資金等其他變動情況，是企事業(yè)單位信息最基礎(chǔ)、最集中的記錄。

　　完整規(guī)范的企事業(yè)單位法人檔案能深入的反映企事業(yè)單位發(fā)展變化的歷程。通過單位的人事檔案我們能夠了解到這個單位的成長歷程，單位的核心價值觀，文化氛圍等。一段段影像，一份份文件，一張張照片，一件件實物，都會讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力。

　　(二)對員工的個人發(fā)展起到了不可忽視的作用

　　檔案管理是單位行政工作的工具之一，組織當中任何規(guī)章制度的出臺，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

　　現(xiàn)階段，由于檔案具有真實性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強的法律效力。員工個人的人事檔案不僅為單位選人、用人及日常管理等工作服務(wù)，同時也為個人切身利益服務(wù)。

　　對于個人來說，無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。

　　每個員工都在以自己的實踐活動書寫著自己的歷史，同時將其轉(zhuǎn)化為文字在檔案中不斷補充、不斷添入新內(nèi)容。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生并發(fā)揮著重要的作用。

　　(三)對于用人單位來說，檔案為單位的人事部門的工作提供重要依據(jù)

　　檔案是個人歷史的真實記錄，利用檔案可以具體的了解個人過去的工作經(jīng)歷，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為領(lǐng)導科學管理提供重要的參考和依據(jù)?，F(xiàn)代的單位為了更好的選聘到適合的人才，通常在面試之后都會跟查閱檔案材料中的思想品德、能力水平、歷史情況等原始材料結(jié)合起來。

　　在用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總、歸入本人檔案，作為考核依據(jù)，檔案的正確使用能夠為人力資源的正確選拔和配置起到重要參考作用。

　　二、新時期做好檔案管理工作的對策建議

　　(--)不斷健全新時期檔案管理制度

　　隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，對做好檔案管理工作，建立健全檔案管理標準體系提出了新的挑戰(zhàn)。檔案記載著豐富的信息，但是檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。

　　所以在建立規(guī)章制度時首先要符合單位特點和檔案管理實際，更好的適應(yīng)單位檔案管理的需要。

　　其次，利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。

　　目前檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，降{氐了人為因素在文件歸檔工作中的影響，發(fā)揮了計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

　　第三，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。

　　因此，在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

　　同時，要對檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標準重新進行規(guī)范。在材料的收集上要做到及時、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠;在別人查閱、傳閱檔案時，要注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還應(yīng)該積極主動的跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時更新、補充檔案新材料。這一切，都離不開嚴格合理的規(guī)章制度。

　　(二)重新定位新時期檔案管理的功能

　　長時間以來，檔案管理工作人員對檔案功能沒有充分挖掘，沒有跳出傳統(tǒng)的對檔案管理功能的理解。新時期，我們應(yīng)該對檔案的功能進行重新定位：在對檔案的原有重要部分予以保留的同時，對檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，使檔案所具有的功能更加適合單位對信息的.需求，從而更好的為組織服務(wù)。

　　(三)建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制

　　改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構(gòu)、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)機構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導機構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機構(gòu)承擔的入事檔案管理職能剝離出來，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心。

　　除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案，統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。

　　人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費來源方面，從初始設(shè)置的“以檔養(yǎng)檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經(jīng)費，從而以機構(gòu)的獨立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構(gòu)。

　　(四)全面提升新時期檔案管理人員素質(zhì)

　　在檔案管理的過程中，配備責任心強、專業(yè)素養(yǎng)高的的檔案管理人員。檔案管理工作的專業(yè)性強，這就要求檔案管理人員在具備高度責任感的同時具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運用現(xiàn)代科技手段和先進管理方法管理檔案的基本技能。

　　因此，檔案管理人員需要通過不斷學習豐富的專業(yè)知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能更好的為新時期檔案管理工作服務(wù)。提高新時期檔案管理人員的素質(zhì)，還要求我們建立健全激勵機制和繼續(xù)教育管理制度。

　　檔案管NI作水平需要不斷的提升，意味著檔案管理人員素質(zhì)也需要不斷提高，這就需要通過檔案專業(yè)知識繼續(xù)教育，促進檔案管理人員更新業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)能力。

　　同時，我們要多渠道的進行人才培養(yǎng)。從實際出發(fā)，按照不同的崗位不同的層次，多渠道、多形式的對檔案管理人員進行培訓。堅持學用結(jié)合，為檔案管理專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)的學習機會，要通過各種形式對檔案管理人員進行保密法、檔案法以及國家有關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳教育，使之充分認識做好檔案工作的重要意義。

　　企業(yè)檔案管理的有效措施

　　導語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

　　一、企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的位置

　　企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過程中表現(xiàn)出來的可以對本企業(yè)形成有益的推動的和經(jīng)驗總結(jié)的包括文字、圖像、影音等各種不同的相關(guān)的歷史記錄。企業(yè)檔案管理在企業(yè)中的作用為：1.企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)管理檔案提供的歷史檔案進行企業(yè)新科技的發(fā)展;

　　2.企業(yè)檔案中存在各種有關(guān)企業(yè)發(fā)展的科技檔案，都可以做為推動企業(yè)發(fā)展的知識動力;3.企業(yè)檔案可以完美的表達企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益;4.企業(yè)檔案能夠?qū)⑵髽I(yè)文化完美的表達出來。

　　二、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

　　(一)企業(yè)對企業(yè)檔案管管理工作不夠重視

　　大部分的企業(yè)檔案管理工作并不是為了企業(yè)自身的管理提高而進行必要性工作，一方面企業(yè)是應(yīng)付上級檢查做的一種無耐之舉，另一方面企業(yè)的一些無關(guān)緊要的文檔也有一個“安身之處”。所以，很多檔案歸檔后再被利用的機率很小，這也可以看出企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作并不重視。

　　因此，企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作不會投入過多的經(jīng)費。因為在現(xiàn)在市場經(jīng)濟引導下，企業(yè)非常重視生產(chǎn)和企業(yè)形象的投入，但是對企業(yè)檔案管理辦公建設(shè)卻很少有更多的投入，有的企業(yè)甚至檔案室建設(shè)得很粗糙，與國家規(guī)定的檔案管理基本建設(shè)要求都達不到。

　　(二)企業(yè)檔案管理沒有形成健全的制度

　　很多企業(yè)雖然建立了企業(yè)檔案管理室，同時也對檔案的收集做了相關(guān)制度的規(guī)定，但是制度中往往會出現(xiàn)漏洞，造成企業(yè)檔案收集不及時，整理出的檔案不健全，因為記錄不全一些借出的檔案無法收回，或有一些檔案記錄被修改等現(xiàn)象。

　　(三)專業(yè)檔案管理人員不健全

　　大多數(shù)企業(yè)為了節(jié)省開支，由文秘人員兼任，而文秘工作人員由于工作項目較多，對這攤活無法及時有效的把握，使企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)漏洞的現(xiàn)象并不少見。有的企業(yè)雖然有專業(yè)的企業(yè)檔案管理人員，但是企業(yè)很少進行培訓，使檔案管理人員對檔案管理工作缺少專業(yè)性和知識性，導致專業(yè)水平下降。

　　三、加強企業(yè)檔案管理工作的建議

　　檔案信息量龐大，資源豐富，但是這種資源更多的是企業(yè)的原生資源，如果不加以科學的歸類，則是一堆無法利用的零散資料。所以企業(yè)檔案管理需要將日常工作中的各類文件資料進行積累和歸類，按照科學的方法進行整理，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需要的門類要求進行各種分類，進而使企業(yè)在發(fā)展過程中提供有效的檔案。

　　(一)企業(yè)要提高對企業(yè)檔案管理的重視度

　　對企業(yè)檔案管理的重視首先要表現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導身上，企業(yè)領(lǐng)導要對企業(yè)檔案管理室的重要性有充分的認識。完善規(guī)章制度，具體落實，從而促進企業(yè)檔案管理人員的工作積極性和責任心，切實加強企業(yè)檔案管理工作人員的使命感。

　　要求企業(yè)檔案管理的工作和思想認識都要與時俱進，與時代的發(fā)展保持一致。以科學發(fā)展觀武裝自己。在工作中，利用現(xiàn)代的科學技術(shù)完成企業(yè)檔案管理工作。通過企業(yè)上下一心的努力，將企業(yè)檔案管理室建設(shè)成一個信息資源健全，設(shè)備先進的檔案管理體系。

　　(二)規(guī)范企業(yè)檔案管理體制

　　首先要設(shè)立專業(yè)的檔案管理工作人員，在企業(yè)檔案管理工作人員的協(xié)調(diào)下完善和健全企業(yè)的檔案管理，使檔案管理有一個健全的組織保障;其次是企業(yè)檔案管理必須跟著企業(yè)的步伐前進，即年初預(yù)計，年底總結(jié)，平時還要不定時進行檢查指導工作，不能成為應(yīng)付上級而做的.樣子貨。

　　最后是依據(jù)企業(yè)實際情況對企業(yè)檔案管理室制定相應(yīng)的崗位責任制和考核制度，制定目標責任制，將能否科學合理的收錄檔案和是否能將檔案進行系統(tǒng)的整合與分離都納入崗位責任制中去，利用獎罰制度提高企業(yè)檔案管理工作人員的工作積極性。

　　(三)提高企業(yè)檔案管理人員自身的素質(zhì)

　　首先要提高企業(yè)檔案管理的職業(yè)道德素質(zhì)，具體的來說，應(yīng)該是企業(yè)檔案管理人員必須根據(jù)事實進行歸檔，不能按照個人喜好或個人恩怨行事，這是對檔案和企業(yè)歷史的尊重;

　　其次，要保證檔案應(yīng)有的安全，對檔案保密是企業(yè)檔案管理工作人員必須具備的專業(yè)素質(zhì)，所有這些都需要企業(yè)檔案管理人員具有很好的專業(yè)理論基礎(chǔ)，所以必須以培訓或?qū)W習的方式提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使他們了解檔案工作的基本方法和規(guī)律。

　　最后，企業(yè)檔案管理人員要有創(chuàng)新意識，在基礎(chǔ)知識扎實的前提下不斷加強各項業(yè)務(wù)的知識，不斷認識新事物，研究新方法，用新的思路來解決工作中遇到的問題，進一上不提高企業(yè)檔案管理的工作水平。

　　四、結(jié)論

　　企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理不可或缺的一部分，企業(yè)領(lǐng)導可可以根據(jù)企業(yè)檔案管理工作了解企業(yè)的各項工作狀況，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展不如意的情況，還可以適時調(diào)整管理策略，這可以成為企業(yè)發(fā)展的一個有力的支持;

　　另外，作為企業(yè)有力的大后方，可以為社會提供企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營成果，為企業(yè)和社會各界溝通作為有力的依據(jù)。企業(yè)檔案管理與企業(yè)的發(fā)展密不可分，它可以為企業(yè)提向經(jīng)營效率和轉(zhuǎn)換經(jīng)營戰(zhàn)略提供有力的保證。所以為提高企業(yè)在市場的競爭能力，還需要不斷提高企業(yè)檔案管理工作。

　　談當前人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點建議

　　一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題

　　1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領(lǐng)導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

　　2.人事檔案交接手續(xù)不嚴密，重視不夠。

　　檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現(xiàn)象。

　　3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。

　　而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導致人事檔案的不完整。

　　4.檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。

　　由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。

　　5.檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。

　　6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。

　　二、人事檔案管理對策及思考

　　1.嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。

　　檔案交接手續(xù)：

　　一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；

　　二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；

　　三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；

　　四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

　　2.強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化領(lǐng)導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦。

　　引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。

　　此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。

　　3.健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：

　　第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。

　　第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。

　　第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導又約束職工。領(lǐng)導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。

　　第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

　　4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。

　　因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。

　　5.積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業(yè)心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。

　　在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。

　　6.提高人民群眾對檔案材料重要性的認識。

　　一是加大宣傳力度，提高對人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它對本人今后工作有著重要的影響。

　　二是加強對人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學規(guī)范。

　　三是加強收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。

　　7.加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

　　同時，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能使大家增強檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。

　　資料來源于網(wǎng)絡(luò)僅供參考

　　做好檔案管理工作的方法

　　導語：檔案管理工作是企事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，各級管理部門要合理認識到該項管理工作的重要性。要加強日常檔案管理工作，有效解決工作中遇到的問題。

　　一、加強檔案意識，充分認識做好檔案管理工作的重要性

　　一直以來，由于各種原因，相關(guān)機構(gòu)對檔案和檔案工作沒有進行足夠有效的宣傳，社會公眾對檔案這門重要學科的認識相對匱乏，認識不到檔案工作對社會發(fā)展的重要性。

　　作為掌握大量公共信息資源的傳統(tǒng)檔案工作者，往往把自己定位為一個被動的服務(wù)者，認為自己最大的責任是管理好檔案，不重視檔案的編研工作和檔案開發(fā)利用。

　　“重藏輕用，重保密輕開放，重質(zhì)量輕服務(wù)”的現(xiàn)象普遍存在于當前檔案工作中，造成室藏內(nèi)容單一、門類不全，檔案信息資源得不到有效開發(fā)利用。

　　實際上，做好檔案管理工作是一個單位健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。

　　單位檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。[1]因此，要想做好檔案管理工作，我們必須加大宣傳力度，強化人們的檔案意識。

　　二、利用各種資源，推進檔案建設(shè)的信息化，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

　　隨著時代和社會的發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。因此檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務(wù)水平的必由之路，是順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢。

　　1.檔案部門應(yīng)配備相應(yīng)的檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備。

　　“工欲善其事，必先利其器”。檔案現(xiàn)代化管理必須建立在計算機和現(xiàn)代通訊設(shè)備的支持上，否則就只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進的計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，尤其是使用多媒體技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現(xiàn)全屏幕自動檢索。所以，計算機及其配套設(shè)施必須跟上，以滿足檔案管理現(xiàn)代化的起碼要求。

　　利用計算機檢索檔案，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心，使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，有效提高查全率，提高服務(wù)質(zhì)量。

　　另外，微縮技術(shù)與計算機的廣泛應(yīng)用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出微縮膠卷(片)的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之“延年益壽”，留傳給子孫后代。建立計算機檢索終端，提供快速復(fù)印和復(fù)制服務(wù)，利用者從顯示屏幕上可速查閱到所需的檔案材料，獲得所需的復(fù)制本，給利用檔案創(chuàng)造極為方便的條件。

　　2.設(shè)計科學先進的檔案管理軟件，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

　　檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各機關(guān)單位日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陣列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。

　　同時，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢與文檔網(wǎng)絡(luò)上傳輸達到資源共享的目的。

　　此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細分為操作管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理等，從而從機制上提高機關(guān)信息共享能力，使更多的人享用現(xiàn)代化高新技術(shù)的便利，準確、全面、快捷地獲取所需檔案信息，也讓利用者有更多的機會接觸、了解到檔案，增強檔案意識。

　　3.做好檔案信息的有效開發(fā)。

　　檔案部門應(yīng)著眼于實際工作的需求，按照歸檔范圍，做好檔案的收集工作，及時整理、立卷、歸檔，積極豐富館藏。檔案的價值在于利用，在于為社會公眾、社會組織各項工作服務(wù)，這是檔案工作的永恒主題和根本目的，而檔案的自身性質(zhì)也決定了檔案工作的服務(wù)性。

　　因此我們要改變重藏輕用的傳統(tǒng)觀念，加大檔案信息開發(fā)的力度，除了制定多種檢索工具，還要積極開展檔案信息材料的二次、三次開發(fā)，編制各種編研材料，同時要注重編研材料的時效性，比如，及時修編大事記、院史、校史、專題匯編等，做好主動服務(wù)。

　　這樣才能使檔案價值得到最有效的開發(fā)利用，提高檔案的利用率，增強人們對檔案的依賴意識。還要開展檔案現(xiàn)代化管理的宣傳工作。開展宣傳工作是優(yōu)化檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)軟環(huán)境的重要手段。宣傳的實質(zhì)是一種信息的溝通，通過有效的信息交流和傳遞，達到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)者和組織管理者在觀念上、步調(diào)上的一致，為工程建設(shè)營造良好的人文環(huán)境。

　　三、加強檔案管理人才綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

　　檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要。檔案工作人員要適應(yīng)信息資源檔案管理工作的需要，就必須提升信息收集和管理的能力，充分發(fā)揮主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。[2]因此，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)有以下途徑。

　　首先，對檔案工作者進行職業(yè)道德教育，培養(yǎng)其職業(yè)奉獻精神和高度的責任感，增加他們的檔案法規(guī)意識;結(jié)合實際抓好檔案人員的繼續(xù)教育，提高其業(yè)務(wù)能力和操作技能;

　　另外，檔案工作者也不能忽視對其它學科知識的學習與借鑒，比如工作中對公共關(guān)系學、心理學的運用，主動深入到各項工作中去，了解情況，溝通思想，掌握利用者的'心理，改善更新服務(wù)方法與手段，全方位拓展檔案部門的社會功能，樹立檔案部門與工作人員的良好形象，從而促進檔案意識建設(shè)，推動檔案工作的全面發(fā)展，使檔案工作更好地為社會主義各項事業(yè)服務(wù)。

　　其次，檔案工作者既要熟悉文件檔案管理系統(tǒng)流程和基本要求，又要掌握一定的計算機基礎(chǔ)和基本技能，努力做到二者的有機結(jié)合，熟練地運用信息技術(shù)，處理和解決信息資源管理中的問題。

　　再次，現(xiàn)代社會是一個紛繁復(fù)雜的社會，處于不斷的發(fā)展變化中，檔案的信息資源管理鞏固要求檔案工作者具有敏銳的觀察能力和迅速的反應(yīng)能力，觀察是獲得信息，收集、征集、挖掘有價值檔案的第一步。

　　檔案工作者要善于觀察分析，既做到尋找能夠留住歷史的有價值的檔案，又做到尋找檔案中能夠激活歷史并為顯示服務(wù)的有價值的信息，分析和綜合是發(fā)掘信息、開發(fā)高層次檔案信息的重要方法。

　　檔案工作者通過細致周密的觀察，縝密的分析、判斷、綜合，就能夠從紛繁復(fù)雜的表象中發(fā)掘有價值的信息，做好檔案的收集、整理、鑒定的工作;就能透過現(xiàn)象看本質(zhì)，從檔案信息資源中發(fā)掘出闡明問題、建議合理、帶有參考和指導意義的信息。

　　最后，檔案工作者必須具備一定的調(diào)查研究能力和組織協(xié)調(diào)能力，掌握實際工作的基本方法。要真實、全面地留住歷史，就必須深入實際調(diào)查研究，全面了解社會歷史的真實面貌。

　　要為社會提供服務(wù)，就要在客觀、全面、科學的原則指導下，不斷提高調(diào)查研究能力，這樣才能了解和掌握社會需求，進而滿足社會和人們不斷增長的信息要求。在實際工作中，檔案工作者往往是面對一個地區(qū)或一個系統(tǒng)開展工作，需要組織建立工作網(wǎng)絡(luò)，需要進行檔案信息資源建設(shè)的管理，需要培養(yǎng)、指導檔案員的工作。

　　要做好這些工作，檔案工作者就要學習掌握組織和協(xié)調(diào)的有關(guān)原理，具備一定的組織能力和協(xié)調(diào)能力，通過自己的努力，在工作網(wǎng)絡(luò)中建立起互相理解、相互支持、相互協(xié)作、相互配合的關(guān)系，形成工作合力，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行教育培訓。

　　檔案是人類社會的記憶工具和知識結(jié)晶，是國家信息資源的重要組成部分，在經(jīng)濟社會資源結(jié)構(gòu)中占有重要地位，具備保存人類文化遺產(chǎn)、維護歷史真實面貌、資政襄政、宣傳教育等社會功能。檔案管理工作者要用科學的發(fā)展觀嚴格要求自己，不斷提高檔案管理的能力，才能做好檔案工作，促進文化的交流與發(fā)展，為社會經(jīng)濟發(fā)展社會穩(wěn)定作出貢獻。

　　如何加強新時期檔案工作的實施意見的對策

　　一、檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用

　　檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用?？茖W規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。

　　檔案管理工作做好了，一方面可以為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù);另一方面有利于社會各方面了解和準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行合作奠定堅實的基礎(chǔ)。

　　企業(yè)要在競爭中立于不敗之地，除做好人才的培養(yǎng)引進、注重發(fā)揮人的主觀能動性外，還要不斷提高管理水平、整合資源、發(fā)揮優(yōu)勢，提升企業(yè)的軟實力。而做好檔案管理工作，是提升企業(yè)管理水平，服務(wù)企業(yè)發(fā)展的有效手段。只有不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展現(xiàn)狀和經(jīng)營成果，才能更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

　　檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的發(fā)展和未來，對于實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)的市場競爭力具有重要意義。

　　二、目前企業(yè)檔案管理中存在的問題

　　一是重視程度不夠。

　　一些企業(yè)的管理者對檔案管理工作沒有給予高度重視，認為檔案管理工作可有可無，部分檔案管理人缺乏高度的責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的態(tài)度，樂于奉獻的精神和系統(tǒng)扎實的檔案管理理論知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，還沒有形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，企業(yè)的檔案意識進一步弱化。

　　二是管理手段落后。

　　目前，一般檔案管理都采用一臺微機、一套軟件的管理辦法，檔案管理手段落后，檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案管理技術(shù)落后的主要原因有以下幾點：

　　一是部分領(lǐng)導缺乏對檔案工作重要性的認識，投入不足;

　　二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設(shè)備沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用;

　　三是管理不規(guī)范，有的雖有微機和檔案管理軟件，但檔案并沒有錄入電腦，還主要按手工方式管理利用，檔案工作缺乏制度化的管理程序。

　　三是管理不規(guī)范

　　企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：

　　一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，各部門檔案想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;

　　二是檔案整理不規(guī)范。有的企業(yè)發(fā)展較快，檔案管理人員調(diào)整頻繁，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，間隔時間太長，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;

　　三是檔案綜合管理力度不夠。一般企業(yè)單位，檔案室作為一獨立科室，在行政上無法對其他科室、部門進行管理，涉及檔案管理、移交時，須向主管領(lǐng)導匯報，但主管領(lǐng)導一般都是兼任，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在有些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。

　　四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，有遺失現(xiàn)象。

　　四是缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

　　企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導和有關(guān)部門的督促下開展的達標升級工作，在短時間促進了檔案管理水平的提升，取得明顯效果。但達標過后，就出現(xiàn)后勁不足，沒有建立長效機制。再由于部分干部對檔案管理的重視程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用認識不足，甚至有的認為檔案室就是資料存放的地方，在某些人眼中甚至成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導、無計劃;有任務(wù)、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

　　三、以規(guī)范化為抓手提升企業(yè)檔案管理水平

　　檔案工作規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。要不斷創(chuàng)新理念，完善制度，在抓好硬件建設(shè)的同時，做實做好基礎(chǔ)性工作，不斷提高檔案管理規(guī)范化水平。

　　(一)公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化的基礎(chǔ)性前提。公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的'怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化，因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化管理打下牢固的基礎(chǔ)。

　　首先公文用紙質(zhì)量要好，紙張尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式盡量統(tǒng)一，便于立卷裝訂。

　　二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，落款是否與公文一致，有無日期等。

　　三是字跡要清晰。不論是草擬公文，工程圖紙、合同，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。

　　四是格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

　　(二)實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化的最大問題。

　　檔案工作規(guī)范化的根本目的就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，這不僅是我們在工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，要注意解決好三個問題：

　　一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂，

　　二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度，提高檔案利用的效率。

　　三是在堅持“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅實基礎(chǔ)。

　　(三)提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化的可靠保證。實踐證明，案卷材料收集的是否完整決定和影響著檔案的價值，而立卷的方法與案卷裝訂質(zhì)量則可能決定和影響著檔案工作的規(guī)范化、標準化。

　　因此，在推進檔案工作規(guī)范化的工作進程中，我們必須一方面注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

　　(四)創(chuàng)新檔案管理模式是檔案工作規(guī)范化的發(fā)展趨勢。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案本身也不斷發(fā)生變化，依賴電腦識別的電子檔案越來越多。

　　傳統(tǒng)的管理模式已難以適應(yīng)社會發(fā)展的需求，存在著檔案管理模式落后、管理科學化水平低下、檔案管理現(xiàn)代化意識不強，硬件設(shè)備和技術(shù)落后、基礎(chǔ)工作差等問題，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納所需周期較長、編制檢索工具中出現(xiàn)求“多”不求“精”等現(xiàn)象。

　　為此新時期檔案管理工作的創(chuàng)新日顯緊迫，信息化、人性化、服務(wù)化的發(fā)展趨勢對當前的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要在管理手段，管理方式上區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。