如何進(jìn)行檔案整理

如何進(jìn)行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

(一)大類的設(shè)置 原則上每各單位設(shè)置八個大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關(guān)個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內(nèi)從“1”開始編制一個流水號。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀(jì)念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標(biāo)識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號編制。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業(yè)務(wù)檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案。

(三)案卷(件)號、頁號

1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務(wù)報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

四、檔案整理的質(zhì)量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒有復(fù)文的，放在請示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度;跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

(4)臨時性機構(gòu)，存在時間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。

B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關(guān)、下屬機關(guān)、平級機關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下屬機關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團和業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。

(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關(guān)召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟工作會、紀(jì)檢會及本機關(guān)召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關(guān)性質(zhì)來比較，對本機關(guān)只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機關(guān)形成的年度或年度以上工作計劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示、報告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計報表等。五是本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關(guān)職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機關(guān)各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。 五是本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級的批復(fù)、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計表，是指機關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務(wù)、職稱、計生等文件材料。八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃(含長遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報30年

B、會計檔案。

(1)會計憑證：保管15年。

(2)會計帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年

。

C、科技檔案?；ā⒖蒲校河谰?，設(shè)備檔案：長期。

E、音像、電子、實物檔案：永久。

F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級業(yè)務(wù)主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價值確定。

如何整理檔案

如何整理檔案

機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構(gòu)名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎?wù)隆ⅹ勁啤ⅹ劚s譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領(lǐng)導(dǎo)及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀(jì)念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進(jìn)一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應(yīng)當(dāng)排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎?wù)?、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進(jìn)行說明。

實物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎?wù)隆s譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎?wù)拢C品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結(jié)論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

如何做好事業(yè)單位人事檔案管理

如何做好事業(yè)單位人事檔案管理
目前，人事檔案管理存在著交接程序不完善、管理手段落后、硬件設(shè)施有限、職稱評審無紙化與傳統(tǒng)人事檔案管理方式的沖突、檔案材料范圍狹窄等問題。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，應(yīng)解決人事檔案管理存在的諸多問題，從而提高人事檔案的利用水平。
一、關(guān)于材料的收集與歸檔
人事檔案管理而言，材料的收集是關(guān)鍵，也是做好人事檔案管理工作的前提。材料的收集齊全與否，其內(nèi)容能否反映干部職工全面情況，將直接影響檔案的提供利用。因此，人事檔案管理人員要在材料的收集上下功夫，尤其要著重收集反映干部德、能、勤、績方面的材料。
主要應(yīng)做好以下工作：
1、及時收集歸檔。檔案人員對所收集的材料(如人事任免、調(diào)資升級、考核、獎懲等材料)或有關(guān)部門轉(zhuǎn)遞來的材料(如學(xué)籍、學(xué)歷、技術(shù)職稱等材料)，要及時登記，歸入人事檔案卷內(nèi)相應(yīng)類別。
2、加強與有關(guān)部門的聯(lián)系。組織人事部門要與形成人事檔案材料的部門建立收集、送交檔案材料的聯(lián)系制度，檔案人員應(yīng)根據(jù)所掌握的形成人事檔案材料的信息，定期向有關(guān)部門(各級組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門)收集或催收新形成的人事檔案材料。
3、要嚴(yán)把材料“入口關(guān)”，做好鑒定工作。人事檔案管理工作要求收集材料齊全，但并非所收集的材料都?xì)w檔。因此，對收集的材料要進(jìn)行認(rèn)真鑒定，嚴(yán)格審查。對那些不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時通知形成材料的部門補送或補辦手續(xù);對不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。
二、關(guān)于檔案種類和卷內(nèi)類別的判斷。
1、檔案種類的判斷。在歸檔之前，檔案人員首先要對收集的材料進(jìn)行判斷，看其是否屬于人事檔案，注意不要把屬于文書檔案(如干部任免通知、請示報告、來往函件等)、紀(jì)檢檔案(如案件審理過程中的請示報告、調(diào)查報告、旁證、檢舉材料等)、業(yè)務(wù)檔案(如個人的著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明的總結(jié)等)及其他類型檔案的材料歸入人事檔案。
2、卷內(nèi)類別的判斷。人事檔案卷內(nèi)材料的分類，一般情況下按材料的名稱“對號入座”，歸入相應(yīng)類別即可。但也有例外。有些材料的名稱與內(nèi)容并不相符，若按名稱歸類則有可能給以后的利用帶來不便。因此，在分類時必須做到既要看名稱，也要看內(nèi)容；對包括多方面內(nèi)容的，還要看以哪一方面的內(nèi)容為主，力求分類準(zhǔn)確。
三、關(guān)于檔案的保管方式
人事檔案管理方式較常見的有兩種，即袋裝法和裝訂法。兩種方式各有利弊。袋裝法由于材料不裝訂直接裝袋，所以抽取、填入材料方便，但不符合“裝訂整齊”的要求且易造成材料的丟失。裝訂法是將材料分類后按序裝訂在一起，裝入檔案盒入柜存放。其優(yōu)點是裝訂整齊、外表美觀，但存取材料不便，且由于反復(fù)拆訂易對紙張造成損壞。
人事檔案是人才信息的重要載體，它能充分反映出個人經(jīng)歷、德才能績工作表現(xiàn)，獎懲情況、行為軌跡，歷史背景及其經(jīng)歷，是知人善任，選賢舉能的重要工具。做好人事檔案管理工作對人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，企事業(yè)單位人事檔案管理顯得更為重要。

企事業(yè)單位如何進(jìn)行檔案分類

企事業(yè)單位如何進(jìn)行檔案分類
檔案的整理工作就是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系的過程。
檔案的整理是企業(yè)檔案管理工作中一個相對獨立的組成部分，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運行機制具有一定的特點：一方面，就各個完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)( 要素) 組成的有機系統(tǒng)；另一方面，就特定的檔案管理企業(yè)而論，整理工作的項目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位( 一般是立卷) 、案卷的排列和案卷目錄的編制。
一、區(qū)分全宗
企業(yè)檔案全宗是特定的企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營及其他各項活動的歷史過程中形成、積累下來的，是由各種原始記錄所構(gòu)成的、不可分割的有機體系，其成分包括特定企業(yè)的各種門類、各種形式的檔案材料。確定一個企業(yè)的檔案能否構(gòu)成全宗，主要應(yīng)研究它在行政上、財務(wù)上和組織人力資源上是否具有一定的獨立性。即要具備以下條件：
( 1) 該組織可以獨立行使職權(quán)并能以自己的名義單獨對外行文。
( 2) 該組織是一個預(yù)算會議機構(gòu)或獨立的經(jīng)濟核算機構(gòu)，自己可以編制預(yù)算或財務(wù)計劃。
( 3) 該組織設(shè)有管理人力資源的機構(gòu)或人員，并有一定的人力資源任免權(quán)。
有的立檔機構(gòu)并不完全具備這三個條件，其中最基本的是第一個條件，所以，具體區(qū)分檔案全宗，應(yīng)以此為核心，從實際出發(fā)，具體問題具體分析，靈活地、辯證地運用其構(gòu)成條件。
判定檔案具體屬于哪個全宗，關(guān)鍵在于確定檔案的形成者——立檔機構(gòu)，即形成檔案全宗的企業(yè)或個人。需明確的概念是，一個全宗的成分，包括該立檔機構(gòu)的各種形式和各種來源的檔案。對檔案的形成者必須準(zhǔn)確理解，不能把檔案形成者等同于文件作者。為此，首先要掌握全宗構(gòu)成中的文件的基本類型。全宗構(gòu)成不外乎內(nèi)部文件、發(fā)文( 存本、原稿) 和收文三種類型的文件，應(yīng)主要從此三方面著手，分別查明各自的形成者。立檔機構(gòu)的內(nèi)部文件和發(fā)文，其文件作者即檔案形成者，只要查明文件作者，就確定了所屬全宗。立檔機構(gòu)的收文，其實際接受者就是檔案形成者，而不是文件作者。只要查明了收文的實際接受者，也就確定了其所屬全宗。
二、全宗內(nèi)檔案的分類
對一個企業(yè)來說，企業(yè)檔案分類是指根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，從而使企業(yè)的全部檔案成為一個條理化的、具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。分類是企業(yè)檔案整理工作的核心內(nèi)容，是管理企業(yè)檔案的基本手段。它包括選擇分類方法、制定分類方案、為檔案材料分類( 文件的歸類) 和案卷排列等具體內(nèi)容。
具體來說，企業(yè)檔案的分類方法主要包括分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇、分類標(biāo)準(zhǔn)的組合與分類層次的確定等內(nèi)容。
1. 企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇
分類標(biāo)準(zhǔn)有時被直接稱為“分類方法” 。由于企業(yè)檔案類型復(fù)雜，所以其分類標(biāo)準(zhǔn)也有很多。
( 1) 職能分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所反映的管理職能分工來劃分企業(yè)檔案的類目。它是企業(yè)檔案分類原則的重要內(nèi)容，所以各類企業(yè)在檔案分類中，均將職能分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于一級類目的設(shè)置。
( 2) 問題分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所反映的問題性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。它有助于企業(yè)檔案的科學(xué)管理和企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用。
( 3) 組織機構(gòu)分類標(biāo)準(zhǔn)，即企業(yè)內(nèi)部設(shè)置的組織機構(gòu)來劃分企業(yè)檔案的類目。它可以客觀地反映企業(yè)內(nèi)部各個機構(gòu)的工作活動的歷史面貌，保持企業(yè)中同一內(nèi)部機構(gòu)形成的檔案材料的完整。
( 4) 年度分類標(biāo)準(zhǔn)，即按文件形成或處理的所屬時間階段來劃分企業(yè)檔案的類目。它能夠反映企業(yè)有關(guān)管理工作的發(fā)展變化情況，便于掌握，簡便易行。
( 5) 型號分類標(biāo)準(zhǔn)，即按產(chǎn)品或設(shè)備的種類與型號劃分企業(yè)的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案的類目。它可以將同一型號的產(chǎn)品或設(shè)備的檔案材料集中，反映一個型號的產(chǎn)品或設(shè)備的全貌及其內(nèi)部的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于按型號成套地利用有關(guān)檔案。
( 6) 課題分類標(biāo)準(zhǔn)，即按獨立的研究課題來劃分企業(yè)的科研檔案的類目。它可以使同一個研究課題的檔案材料成套地集中在一起，能夠全面、系統(tǒng)地反映一個研究課題的全部活動與歷史過程，便于按課題查找利用有關(guān)檔案。
( 7) 工程項目分類標(biāo)準(zhǔn)，即按獨立的基建工程來劃分企業(yè)的基建檔案的類目。它可以反映一個工程項目的全貌，便于按工程項目查找和利用有關(guān)檔案。
( 8) 專業(yè)性質(zhì)分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所涉及和反映的專業(yè)性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。它便于企業(yè)從專業(yè)性質(zhì)的角度查找、利用有關(guān)檔案。
( 9) 檔案形式分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分企業(yè)檔案的類目。它使同一名稱、同一形式、同一載體的檔案材料得到集中。
2. 企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合
當(dāng)企業(yè)檔案的分類有兩個或兩個以上的層次時，就要采用分類標(biāo)準(zhǔn)組合的方法進(jìn)行檔案分類，但這些分類標(biāo)準(zhǔn)的運用是有先后次序的。當(dāng)一個分類標(biāo)準(zhǔn)得到最先采用時，那么企業(yè)的檔案材料必然會優(yōu)先按照這個標(biāo)準(zhǔn)加以集中。所以，企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合，實際上是要解決按什么分類標(biāo)準(zhǔn)集中企業(yè)的檔案材料，形成怎樣的企業(yè)檔案分類體系，為企業(yè)檔案提供何種檢索途徑的問題。
企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)組合的具體方法如下：
( 1) 企業(yè)檔案一級類目設(shè)置方法。一級類目是企業(yè)檔案分類的第一個層次?！豆I(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案的分類，設(shè)置九個一級類目：行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、領(lǐng)導(dǎo)員工檔案類。但這不是絕對的，企業(yè)可以根據(jù)實際情況進(jìn)行一些調(diào)整。如一些特大型企業(yè)或是生產(chǎn)程序特殊的工業(yè)企業(yè)，如冶金企業(yè)，可以根據(jù)各自檔案構(gòu)成的特殊性，適當(dāng)增設(shè)有關(guān)的一級類目；而一些規(guī)模較小的企業(yè)，可以根據(jù)企業(yè)的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容以及檔案數(shù)量，減少或合并有關(guān)的一級類目；對于一些非生產(chǎn)性的企業(yè)，如商業(yè)企業(yè)、金融企業(yè)等，也可以根據(jù)各自的特殊情況，增設(shè)有關(guān)的一級類目。
( 2) 企業(yè)檔案二級及二級以下類目設(shè)置方法。企業(yè)檔案二級及二級以下類目的設(shè)置，同一級類目一樣要依據(jù)企業(yè)管理職能的分工。
3. 企業(yè)檔案分類層次的確定
企業(yè)檔案分類層次的確定要根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、檔案種類與數(shù)量等多種因素來具體確定，沒有一個絕對模式。
( 1) 不同性質(zhì)企業(yè)的檔案分類層次的確定方法。規(guī)模較小的企業(yè)，因管理單純，工作內(nèi)容不復(fù)雜，形成檔案數(shù)量少，所以分類時，可根據(jù)企業(yè)的實際需要，適當(dāng)簡化分類層次，必要時可以只設(shè)置一級。相反規(guī)模大的企業(yè)，檔案的分類層次一般為三級甚至四級。
( 2) 同一企業(yè)的不同門類的檔案分類層次的確定方法。這種方法是由工作性質(zhì)與任務(wù)以及檔案的數(shù)量與規(guī)模決定的。如商業(yè)企業(yè)中，其經(jīng)營管理檔案體現(xiàn)著這類企業(yè)的基本職能，其工作復(fù)雜，檔案數(shù)量多，所以，可能需要劃分三級或三級以上，而它的設(shè)備檔案僅是企業(yè)的輔助職能，所以，只劃兩級就夠用了。
三、編立保管單位( 立卷)
案卷是按照一定的主題、內(nèi)部特征和外部特征編立的，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計和一般檢索的基本單位之一，是組成全宗的基本單位?，F(xiàn)行企業(yè)的文件立卷工作在文書部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行，但檔案部門應(yīng)該對立卷工作予以協(xié)助和指導(dǎo)。
四、案卷排列
指根據(jù)一定的方法，確定每類案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。其排列方法有多種：
( 1) 按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列。
( 2) 按照案卷內(nèi)容所反映的一定問題排列。
( 3) 按照案卷所屬起止日期( 時間) 來排列。
( 4) 按文件的作者、收發(fā)文的單位以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。

杭州市企事業(yè)檔案工作管理規(guī)定

第一章　總則第一條　為了加強全市企事業(yè)單位的檔案管理工作，完整地保存和科學(xué)地管理企事業(yè)單位的檔案，充分發(fā)揮企事業(yè)檔案在經(jīng)濟建設(shè)中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實際情況，制定本規(guī)定。第二條　本規(guī)定適用于杭州市行政區(qū)域范圍內(nèi)（包括各縣［市］）的國有企業(yè)、集體企業(yè)、股份制企業(yè)、中外合資（合作）經(jīng)營企業(yè)、外商獨資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)等所有企業(yè)以及所有事業(yè)單位（以下簡稱企事業(yè)單位）的檔案管理工作。第三條　本規(guī)定所稱的企事業(yè)檔案，是指企事業(yè)單位在各項活動中形成的，以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨政工團等方面的全部檔案的總和。第四條　杭州市檔案局是全市企事業(yè)檔案工作的行政主管部門，負(fù)責(zé)全市企事業(yè)檔案工作的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)；各縣（市）檔案行政主管部門負(fù)責(zé)本地區(qū)所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作。第五條　企事業(yè)檔案工作是企事業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分。各企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入本單位的發(fā)展規(guī)劃與年度計劃。第六條　各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，建立、健全檔案工作制度，以達(dá)到檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。第二章　檔案工作機構(gòu)及職責(zé)第七條　各企事業(yè)單位要建立相應(yīng)的檔案工作機構(gòu)，配備政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)上能勝任檔案工作的專職或兼職檔案工作人員。第八條　各企事業(yè)單位檔案工作機構(gòu)基本職責(zé)是：
　?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針、政策，建立與健全各項規(guī)章制度。
　?。ǘ┴?fù)責(zé)統(tǒng)一管理本單位的全部檔案。
　?。ㄈλ鶎賳挝坏臋n案工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。
　?。ㄋ模┺k理其他檔案業(yè)務(wù)工作。第九條　檔案工作人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守黨和國家的保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。第十條　凡具備條件的大中型企業(yè)，經(jīng)杭州市檔案局批準(zhǔn)，可以建立企業(yè)檔案館。企業(yè)檔案館的工作按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三章　材料的形成與歸檔第十一條　企事業(yè)單位要根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，制定檔案綜合管理制度，包括文件材料的形成、歸檔、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、利用等內(nèi)容。第十二條　企事業(yè)單位在各項活動中直接形成的各種門類、各種載體的材料，由各部門的兼職檔案工作人員或部門負(fù)責(zé)人積累、整理后向檔案機構(gòu)統(tǒng)一歸檔。第十三條　企事業(yè)單位各部門歸檔的材料應(yīng)符合以下基本要求：
　?。ㄒ唬┓彩切枰獨w檔的文件材料，都應(yīng)當(dāng)做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，有利于長久保存。
　　（二）歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映企事業(yè)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
　?。ㄈw檔的文件材料必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。第十四條　企事業(yè)單位必須編制各類材料的歸檔范圍，并按下列范圍和要求進(jìn)行歸檔。
　　（一）黨群工作：包括黨務(wù)工作、組織宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀(jì)檢、工會、共青團、婦聯(lián)工作。
　?。ǘ┬姓芾恚喊ㄐ姓聞?wù)、安全保衛(wèi)、法紀(jì)監(jiān)察、審計、勞動人事、文化教育、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等。
　?。ㄈ┙?jīng)營管理：包括經(jīng)營決策、工作計劃、統(tǒng)計、財務(wù)、物資、產(chǎn)品銷售、企業(yè)管理等。
　?。ㄋ模┥a(chǎn)技術(shù)管理：包括生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、勞動管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護(hù)、計量、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案和信息管理等。
　?。ㄎ澹┊a(chǎn)品：按產(chǎn)品型號歸檔，同一產(chǎn)品型號內(nèi)，包含產(chǎn)品從開發(fā)設(shè)計、工藝工裝、加工制造、檢驗、包裝、商標(biāo)廣告和產(chǎn)品評優(yōu)的全過程。
　?。┛茖W(xué)技術(shù)研究：按課題歸檔，同一科研項目內(nèi)，包含課題立項、研究準(zhǔn)備、研究試驗、總結(jié)鑒定、成果報獎、推廣應(yīng)用等項目研究和管理的全過程。
　?。ㄆ撸┗窘ㄔO(shè)：按工程項目和建設(shè)項目歸檔。同一工程項目內(nèi)，包含工程的勘探測繪、設(shè)計、施工、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。
　　（八）設(shè)備儀器：按設(shè)備種類或型號歸檔，同一設(shè)備儀器內(nèi)，含設(shè)備購置、安裝調(diào)試、運行維護(hù)修理和設(shè)備管理全過程。
　?。ň牛┴敃喊〞嫅{證、帳簿、報表等。
　　（十）人事檔案：包括干部檔案、工人檔案、離退休職工檔案、死亡職工檔案等。

檔案整理的概念

檔案整理的概念

檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學(xué)能力中占有重要地位，下面是我搜集整理的檔案整理的概念，歡迎閱讀。

一、檔案整理幾個概念

(一)檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

(二)檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

(三)檔案整理的文件范圍：凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

(四)檔案整理的方法：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

1、以“案卷”為單位整理。

1)以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的'聯(lián)系將其組合為案卷。

2)所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。 tob_id_2536 3)以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

4)以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》

5)以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍

(1)大部分單位短期保管(現(xiàn)10年)的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書檔案一般按“卷”整理

(2)各單位專門業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

(3)科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

(4)會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

6)按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

2、以“件”為單位整理。

1)以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進(jìn)行整理。 2)一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。

3)以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

4)以“件”為單位文書檔案整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

5)以“件”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍：

(1)全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。

(2)企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，

(3)聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。 6)按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填

檔案整理的意義

檔案整理的意義

檔案是人們社會實踐的真實記錄，也是黨和國家進(jìn)行經(jīng)濟建設(shè)，開展政治文明、物質(zhì)文明、精神文明建設(shè)，發(fā)展科學(xué)文化技術(shù)的必要條件。下面是挑選較好的檔案整理的意義范文，供大家參考閱讀。

歷史記錄功能

檔案是人類社會實踐活動的記憶和伴生物，是歷史發(fā)展的痕跡與真實記錄，在人類歷史文化的載錄、積累、保護(hù)和傳播方面起到不可代替的重要作用。以中華民族歷史文化的記錄與傳承為例，中華民族是由56個民族構(gòu)成的，各民族在其社會歷史發(fā)展過程中所創(chuàng)造的民族傳統(tǒng)文化極其豐富，在物質(zhì)文化上表現(xiàn)為從事經(jīng)濟、生產(chǎn)活動所產(chǎn)生的物質(zhì)文明的總和，包括生產(chǎn)、生活、居住、建筑、交通、服飾、飲食、工藝等各個領(lǐng)域;在精神文化方面表現(xiàn)為在社會活動過程中所形成的價值觀念、審美情趣、思維方式等，包括禮俗、禮儀、道德、規(guī)范、宗教、節(jié)慶等諸多方面。各民族產(chǎn)生形成的古代文明與傳統(tǒng)文化通過檔案文獻(xiàn)世代相傳，在歷史的積累、保護(hù)和傳承過程中，匯集形成了中華民族優(yōu)秀的文化遺產(chǎn)。正是由于這些珍貴歷史檔案的存在，才能使中華民族歷史進(jìn)程的痕跡與光輝燦爛的歷史文明得以延續(xù)與保存?，F(xiàn)今，檔案文獻(xiàn)在承載保護(hù)科技成果、社會信息與民族文化等方面仍然發(fā)揮著巨大的作用，是載錄人類發(fā)展歷史，保護(hù)、繼承與弘揚優(yōu)秀民族文化的重要手段和工具。

科學(xué)管理功能

管理是運用組織、計劃、指揮、監(jiān)督和調(diào)節(jié)等方式和手段，充分利用現(xiàn)有的人力、物力和財力，使之發(fā)揮最大效率，以達(dá)到既定目標(biāo)的一系列職能活動的總稱。管理是提高行政效率和促進(jìn)經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展的重要因素，而檔案作為企事業(yè)單位職能管理活動的真實記錄對現(xiàn)實的管理工作起著依據(jù)和借鑒方面的重要作用。如在國家機構(gòu)的行政管理活動中，檔案文件記錄了各級機關(guān)、單位行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程、結(jié)果以及管理活動的經(jīng)驗，是任何國家機構(gòu)、機關(guān)單位保持工作連續(xù)性所必須查考的重要憑據(jù)。因此，各級國家機構(gòu)都建立有健全的檔案部門，以翔實的檔案文件為各級政府了解與掌握實際情況，有效地實行職能管理活動提供檔案信息利用服務(wù)。

生產(chǎn)建設(shè)功能

一切生產(chǎn)建設(shè)活動都具有連續(xù)性、繼承性的特點，前一階段形成的科技生產(chǎn)活動的記錄與實踐經(jīng)驗，往往是后階段科技和生產(chǎn)活動的參考和憑據(jù)，而且生產(chǎn)技術(shù)越復(fù)雜，現(xiàn)代化程度越高，其生產(chǎn)、建設(shè)活動越離不開檔案。不論是工廠礦山設(shè)計、水利水電工程設(shè)計、交通運輸工程設(shè)計，還是民用建筑設(shè)計，豐富翔實的基建檔案都是完成新：工程項目設(shè)計，進(jìn)行設(shè)計創(chuàng)新所不可或缺的重要參考憑證材料。

文化建設(shè)功能

檔案的.文化建設(shè)功能是指在社會物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中，以檔案信息服務(wù)的方式，參與經(jīng)濟和文化建設(shè)活動，從而推動經(jīng)濟發(fā)展和文化繁榮的一種重要社會職能。以精神文化建設(shè)為例，檔案的精神文化建設(shè)功能就是以豐富翔實的檔案資源為依據(jù)，發(fā)展科學(xué)教育、文學(xué)藝術(shù)、新聞出版、廣播電視、衛(wèi)生體育等各項事業(yè)，開展宣傳教育活動，提高國民科學(xué)素質(zhì)以及人們的思想、政治、道德水平。

科學(xué)研究功能

為適應(yīng)經(jīng)濟的發(fā)展和科學(xué)研究的需要，國家檔案管理部門做了大量有效的檔案信息開發(fā)利用工作，據(jù)統(tǒng)計，在提供檔案查找服務(wù)方面，全國各級各類檔案館(室)接待檔案利用者共1000多萬人次，提供利用檔案資料5000多萬卷、冊。這些行之有效的服務(wù)工作為科研活動提供了大量原始的檔案信息資源，促進(jìn)了國家科學(xué)研究事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長歷程

檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

3、決策制訂的參謀和幫手

企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進(jìn)行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

4、企業(yè)文化的活標(biāo)本

很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認(rèn)可的價值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來了。

5、企業(yè)宣傳的資料庫

檔案管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。

6、員工成長的斷代史

很多企業(yè)員工進(jìn)來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。

如何對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行分類整理

企事業(yè)單位檔案分類原則是以企事業(yè)單位全部檔案為分類對象,依據(jù)企業(yè)職能分工,結(jié)合企業(yè)檔案內(nèi)容和形式特點,保持企業(yè)檔案之間的有機聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類,便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。企事業(yè)單位分類的對象是企事業(yè)單位的全部檔案,就是說,企事業(yè)單位在各項工作活動形成的全部檔案看做一個有機整體來分類,不能再局限于文書檔案、科技檔案、會計檔案等各個局部的分類。

檔案管理的經(jīng)驗和方法

導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

一、單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案是指人類在各項工作中形成的具有歷史價值的各種形式和載體的原始記錄，是反映各行各業(yè)工作過程的重要憑證，并對各行業(yè)的工作具有重要的參考價值。環(huán)境監(jiān)測檔案管理是環(huán)境監(jiān)測工作的重要組成部分，環(huán)境監(jiān)測檔案是對環(huán)境測客觀記錄，是進(jìn)行下一步環(huán)境監(jiān)測工作的重要參考資料，是環(huán)境保護(hù)、環(huán)境開發(fā)和自然資源使用的重要依據(jù)。

我站的.環(huán)境監(jiān)測檔案自七十年代末期逐步建立以來，積累了包括相關(guān)技術(shù)在內(nèi)的大量各類專業(yè)技術(shù)資料，目前其中擁有環(huán)境管理監(jiān)測檔案3944卷、文書檔案400卷、會計檔案1112卷、聲像、照片實物檔案119卷，全面記錄了揚州市環(huán)境監(jiān)測事業(yè)發(fā)展的全過程，為環(huán)境管理和政府決策提供了大量的技術(shù)支撐。

2012年初，我站為進(jìn)一步提升檔案管理水平，實現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，瞄準(zhǔn)了創(chuàng)建江蘇省檔案工作“三星級”這一目標(biāo)，對照《江蘇省機關(guān)團體企事業(yè)單位檔案工作等級評定試行標(biāo)準(zhǔn)》要求，認(rèn)真對照組織管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化建設(shè)、開發(fā)利用等四大類19條標(biāo)準(zhǔn)，逐項逐條進(jìn)行了全面自檢與整改，取得了明顯成效。

一是按照計量認(rèn)證及檔案保管的有關(guān)要求與規(guī)定，嚴(yán)格各科室向站檔案室的移交程序;二是對所有現(xiàn)行有效的國家及地方標(biāo)準(zhǔn)等文字檔案，加蓋了受控章，按照水、氣、聲等分類進(jìn)行集中裝訂，編號歸檔;三是建立、健全了歸檔、保管、資料查閱等多項檔案工作制度;四是初步建立了監(jiān)測數(shù)據(jù)電子檔案，檢索實現(xiàn)了微機化，改變了傳統(tǒng)的手工制作、檢索形成的繁瑣、低效的工作現(xiàn)狀，提高了查、歸檔速度。

二、檔案管理工作中存在的主要問題

1、對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管保管、收收發(fā)發(fā)的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這種輕視檔案工作的思想，表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視了檔案管理工作的重要性。

2、檔案管理水平不高

檔案管理人員頻繁調(diào)整，部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)掌握不熟練、不精通，檔案收集意識淡薄。其次，一些檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。再則，一些歸檔的材料還不夠真實和準(zhǔn)確。

3、檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案比較多，但檔案室面積明顯不足，防潮濕設(shè)備等“八防”措施不配套，導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)霉變、蟲蛀，影響了檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位連必備的專用切刀、統(tǒng)一的檔案夾等都無法購置齊備。

三、做好檔案管理工作的探討

1、搞好建章立制工作。

中華人民共和國檔案法》的頒布實施，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。要做好檔案管理工作，就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。

只有實現(xiàn)檔案管理的法制化、制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求。這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法規(guī)，使檔案管理工作與時俱進(jìn)，有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全檔案管理的規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

2、采用信息化管理手段

檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備的服務(wù)意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

本人認(rèn)為，只有正視這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是，計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴(yán)密的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登陸管理。在電子文件管理系統(tǒng)中，建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計。同時，結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術(shù)，提高身份認(rèn)定的精度。

3、搞好檔案信息的開發(fā)利用

檔案運用的合理有效，是經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。全面加強檔案管理工作的根本目的，在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)建成小康社會的目標(biāo)提供應(yīng)有服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為當(dāng)今全社會不可或缺的重要信息資源。

要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。檔案管理工作也要適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效地服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”信息，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

海口市檔案管理辦法

第一章　總則第一條　為了加強檔案管理工作，保護(hù)和開發(fā)利用檔案信息資源，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《海南省檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本辦法。第二條　本辦法適用于本市的國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位以及其他組織和個人。法律、法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定。第三條　本辦法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在本市的國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織以及個人從事政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
　　前款所稱檔案包括歸檔電子文件。第四條　各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)建設(shè)列入本級國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，建立、健全檔案機構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費。第五條　各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)，并納入政府信息化建設(shè)總體規(guī)劃。第六條　在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的單位和個人，各級人民政府、檔案行政主管部門或各專業(yè)主管部門應(yīng)當(dāng)給予獎勵。第二章　檔案機構(gòu)及職責(zé)第七條　市檔案行政主管部門負(fù)責(zé)本市的檔案管理工作，對本市的檔案事業(yè)依法實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。
　　各區(qū)檔案行政主管部門負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)的檔案管理工作。
　　鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機關(guān)的檔案，并對所屬單位檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。第八條　機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)配備檔案工作人員，并保持其工作崗位的相對穩(wěn)定。
　　檔案工作人員應(yīng)當(dāng)接受檔案行政主管部門的培訓(xùn)和考核。第九條　設(shè)立市國家檔案館。各區(qū)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際需要，按照國家有關(guān)規(guī)定，設(shè)置區(qū)級國家檔案館。市、區(qū)國家檔案館包括綜合檔案館和專門檔案館。
　　市、區(qū)綜合檔案館依法履行以下職責(zé)：
　?。ㄒ唬┴?fù)責(zé)接收和收集本行政區(qū)域內(nèi)各單位形成的檔案資料；
　?。ǘ┱骷召徠渌M織及個人產(chǎn)生的對國家、社會和本市有重要保存價值的檔案資料；
　?。ㄈ┴?fù)責(zé)館、室藏檔案的統(tǒng)計；
　?。ㄋ模┨峁^藏檔案的利用；
　　（五）參與重大活動的紀(jì)實拍攝；
　?。┙n案信息資源庫，對檔案信息資源進(jìn)行編研；
　?。ㄆ撸├灭^藏檔案資料對社會進(jìn)行宣傳教育；
　?。ò耍┙邮軝n案捐贈，向社會提供檔案寄存服務(wù)；
　　（九）法律、法規(guī)規(guī)定的其它職責(zé)。
　　專門檔案館的職責(zé)按有關(guān)規(guī)定履行。第三章　檔案管理第十條　機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)對本單位檔案實行統(tǒng)一管理，并對所屬單位檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
　　各級各類檔案館、機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，采用先進(jìn)技術(shù)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行接收、管理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。第十一條　按照國家和檔案行政主管部門規(guī)定，機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織及其工作人員在公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，應(yīng)當(dāng)收集齊全，整理歸檔，按時移交本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員集中管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
　　機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)在翌年上半年前完成上一年的文書檔案整理歸檔工作。第十二條　市、區(qū)舉辦重大的政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化、體育、外事、宗教活動的，有關(guān)主管部門應(yīng)當(dāng)及時做好檔案的收集、整理工作。第十三條　市重點建設(shè)工程項目立項批準(zhǔn)后1個月內(nèi)，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)將項目基本概況報市城建檔案館備案。市重點建設(shè)工程項目竣工驗收、鑒定時，應(yīng)當(dāng)有市檔案行政主管部門、城建檔案館參加。未經(jīng)檔案驗收或者驗收不合格的，不得進(jìn)行項目竣工驗收、鑒定。第十四條　機關(guān)在撤銷時，應(yīng)將所有的檔案、文件資料和印章向同級檔案館移交。機關(guān)在合并時，應(yīng)將所有的檔案及文件資料和印章向合并后的單位或同級檔案館移交。第十五條　科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)、重要設(shè)備更新等項目的建檔工作，應(yīng)當(dāng)與項目立項、計劃進(jìn)度、驗收鑒定和評審獎勵同步進(jìn)行，并依法接受檔案行政主管部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。第十六條　國有企業(yè)因兼并、破產(chǎn)、出售、股份制改造或者實行承包租賃等原因發(fā)生資產(chǎn)或者產(chǎn)權(quán)變動的，由市檔案行政主管部門會同政府綜合經(jīng)濟管理部門和市國有資產(chǎn)管理部門按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》的規(guī)定做好檔案處置工作。