如何做好企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作

　?。ㄒ唬┙F(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理制度

　　強(qiáng)化文書(shū)檔案的制度化建設(shè)，對(duì)于提高文書(shū)檔案管理效率具有重要意義。

　　現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護(hù)存儲(chǔ)文書(shū)檔案。建立現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理制度，要求機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄過(guò)往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國(guó)家文書(shū)檔案管理基本原則為指導(dǎo)，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實(shí)際情況，建立起符合自身實(shí)際情況的文檔案管理制度，所建立的制度應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，且具備鮮明的科學(xué)性、靈活性與合理性，如堅(jiān)持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等。

　　現(xiàn)代化文書(shū)檔案制度的建立，能夠改變過(guò)往不合時(shí)宜的制度，為單位文書(shū)檔案管理工作提供新的工作形式，進(jìn)而不斷完善文書(shū)檔案管理制度和體系，為文書(shū)檔案管理工作的有序開(kāi)展奠定制度保證。

　　此外，還應(yīng)當(dāng)注重文書(shū)檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書(shū)檔案管理工作中，有計(jì)劃對(duì)文書(shū)檔案的編修制度進(jìn)行查閱、編修與完善，確保文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

　　同時(shí)，還有必要建立文書(shū)檔案管理績(jī)效考評(píng)制度，強(qiáng)化對(duì)工作人員的考核，促使文書(shū)檔案管理人員積極高效地投身于工作當(dāng)中，增強(qiáng)制度的實(shí)效性。

　?。ǘ?yīng)用先進(jìn)手段實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理

　　當(dāng)前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得以普及，在具體辦公過(guò)程中，通過(guò)OA流轉(zhuǎn)即能夠完成收文和發(fā)文，這就要求檔案管理人員要加快文書(shū)檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，充分的利用現(xiàn)代化化手段來(lái)提高文書(shū)檔案的管理水平。

　　因此在文書(shū)檔案管理工作中，需要充分的運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件，依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理、儲(chǔ)存和查閱。

　　同時(shí)還要通過(guò)創(chuàng)建OA系統(tǒng)軟件與現(xiàn)代化管理軟件的接口，實(shí)現(xiàn)來(lái)完成公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無(wú)縫對(duì)接，這樣電子文件數(shù)據(jù)通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)即能夠直接進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)中，完成歸檔工作。

　　而且有效的保證了紙質(zhì)檔案與電子文檔之間信息的一致性。

　　另外，各機(jī)關(guān)單位還要通過(guò)運(yùn)用相應(yīng)的軟件來(lái)加快推動(dòng)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，在保證文書(shū)檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上，全面提升文書(shū)檔案的應(yīng)用價(jià)值，加快促進(jìn)文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化水平。

　?。ㄈ┨岣呶臅?shū)檔案檢索效率

　　在文書(shū)檔案檢索方面，首先通過(guò)對(duì)當(dāng)前的文書(shū)檔案進(jìn)行全面的普查，根據(jù)各行業(yè)發(fā)展的需要，針對(duì)一些不具有利用價(jià)值的文書(shū)檔案進(jìn)行移除，以減少文書(shū)檔案管理工作中內(nèi)容的重復(fù)性；而對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行普查與無(wú)用檔案的清除，也是文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化的前提。

　　其次，通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行組合，對(duì)于一些內(nèi)容較多的文書(shū)檔案將其分為幾個(gè)類別清晰的案卷，并重新梳理內(nèi)容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯(lián)系明確，以促進(jìn)文書(shū)檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時(shí)，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范檔案題名，以提高文書(shū)檔案檢索的準(zhǔn)確性與效率。

　　因?yàn)閷?shí)施文書(shū)檔案的規(guī)范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書(shū)檔案的題名準(zhǔn)確性，才能使檔案發(fā)揮其具體的效用。

　　（四）不斷完善和健全文書(shū)檔案管理體系

　　為了能夠更好的提高文書(shū)檔案管理水平，需要在日常工作中注重構(gòu)建完善的文書(shū)檔案管理體系，進(jìn)一步完善文書(shū)檔案管理要求。

　　在實(shí)際工作中，各單位需要針對(duì)自身的實(shí)際情況，并按照文書(shū)檔案管理的要求來(lái)建立健全文書(shū)檔案管理體系。同時(shí)還要注重文書(shū)檔案綜合管理水平的提升，各部門之間在日常工作要做好協(xié)調(diào)工作，加強(qiáng)工作中的交流和配合，確保實(shí)現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬏敽蛯?shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)信息的完整記載。

　　文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性及繁瑣的工作，需要在實(shí)際工作中配備專業(yè)的檔案管理人員，并在實(shí)際工作嚴(yán)格按照具體的要求來(lái)做好檔案資料的收集和整理工作，確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提升，并對(duì)每一個(gè)檔案人員的相應(yīng)職責(zé)進(jìn)行明確，全面提升文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量。

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。匡易檔案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

　　由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

　　文書(shū)檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

　　檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。接下來(lái)有我為大家整理出文書(shū)檔案整理工作包括哪些內(nèi)容，希望大家喜歡！

　　文書(shū)檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

　　(1)分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的時(shí)間或來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。

　　(2)立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問(wèn)題特征、時(shí)間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū)特征。

　　(3)排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反映的工作上的聯(lián)系或問(wèn)題進(jìn)行排列。

　　(4)編目。編目的類型基本有兩種，一種是綜合目錄，一種是分冊(cè)目錄。分冊(cè)目錄又可按類別或保管期限來(lái)編制。

　　文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

　　由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

　　也有人把文書(shū)檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國(guó)使用，有的國(guó)家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

　　企業(yè)文書(shū)檔案整理

　　一、優(yōu)化文書(shū)檔案管理制度

　　傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理制度存在著一定問(wèn)題，在下一發(fā)展階段都有待提高。

　　文書(shū)檔案的管理僅僅利用以時(shí)間為分界線來(lái)進(jìn)行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡(jiǎn)單易行，但由于所需整理存放的文書(shū)檔案數(shù)量過(guò)多，這樣進(jìn)行分類太過(guò)于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。

　　所以在日后的文書(shū)檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類，先以時(shí)間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類，最終使所有的文書(shū)檔案有序的得到存放。

　　在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的工作內(nèi)容與注意事項(xiàng)，沒(méi)有對(duì)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配，導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過(guò)多，造成人才資源的浪費(fèi)。

　　在對(duì)文書(shū)管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí)，就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員，使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行，每名文書(shū)檔案管理工作者都各司其職。

　　二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

　　在新時(shí)代的引領(lǐng)下，對(duì)所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書(shū)檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。

　　過(guò)去對(duì)文書(shū)檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書(shū)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會(huì)中想要更好的發(fā)展，就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對(duì)事物的分析能力。

　　因此現(xiàn)在的文書(shū)檔案管理工作者，在工作過(guò)程中要對(duì)新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書(shū)檔案管理工作者要對(duì)文書(shū)檔案有相當(dāng)?shù)牧私?，這種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。

　　對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過(guò)程中得到應(yīng)用。

　　三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作

　　所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來(lái)發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們?cè)谏詈凸ぷ髦卸嫉玫搅撕艽蠓奖恪?/p>

　　將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書(shū)檔案管理工作中，將使文書(shū)檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對(duì)人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái)，一些缺少的文書(shū)檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國(guó)文書(shū)檔案工作更加順利的進(jìn)行。

　　分類方法：

　　1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。

　　2）保管期限——年度——問(wèn)題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下按按問(wèn)題分類。

　　3）問(wèn)題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問(wèn)題分類，每個(gè)問(wèn)題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

　　4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類。

　　5）年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個(gè)部門分類，最后按保管期限分類。

　　保管

　　我國(guó)檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

　　銷毀

　　1）制定保管期限表；

　　2）制定銷毀檔案的審批制度；

　　3）制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

　　編制

　　按照各個(gè)全宗分別編制。每一清冊(cè)一式兩份，一份報(bào)批，一份留存。

　　文書(shū)檔案整理保管期限劃分依據(jù)

　　機(jī)關(guān)單位文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定是根據(jù)2006年12月18日國(guó)家檔案局令第8號(hào)發(fā)布的執(zhí)行。

　　企業(yè)公司文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定是根據(jù)2012年國(guó)家檔案局第10號(hào)令修改后的執(zhí)行。

　　可以到中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局查看相關(guān)具體規(guī)定！

　　兩者大同小異吧，省級(jí)、市級(jí)地方檔案部門會(huì)根據(jù)國(guó)家規(guī)定再進(jìn)行細(xì)化，所以最后的劃分依據(jù)應(yīng)該是當(dāng)?shù)氐臋n案管理部門決定的。