全面提升干部人事檔案管理水平，以“突出重點(diǎn)、統(tǒng)籌規(guī)劃、同步推進(jìn)、有序進(jìn)行”為根本遵循，采取多種有效措施，加快推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，取得了實(shí)實(shí)在在成效。

　　堅(jiān)持高位推動(dòng)，提供組織保障

　　將貫徹落實(shí)《全省干部人事檔案數(shù)字化工作方案》精神作為重要政治任務(wù)，擺上日程，抓在手上。成立了干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開(kāi)會(huì)議聽(tīng)取工作進(jìn)展情況，研究解決工作推進(jìn)中的實(shí)際問(wèn)題。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)整體工作的組織協(xié)調(diào)和具體推進(jìn)落實(shí)。

　　抽調(diào)精干力量組建督導(dǎo)組，同步開(kāi)展覆蓋市、縣兩級(jí)的干部人事檔案“回頭看”，對(duì)干部檔案發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，為干部人事檔案由紙質(zhì)向數(shù)字化信息化過(guò)渡打牢基礎(chǔ)。

　　堅(jiān)持多方聯(lián)動(dòng)，合力破解難題

　　針對(duì)平臺(tái)建設(shè)周期長(zhǎng)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)高、信息采集強(qiáng)度大、協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)多的實(shí)際情況，按照重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容和時(shí)限要求，制定了條塊結(jié)合、各負(fù)其責(zé)的工作臺(tái)賬，對(duì)建設(shè)內(nèi)容實(shí)行清單式管理、鏈條式推進(jìn)，確保建設(shè)工程穩(wěn)步順暢推進(jìn)。

　　市財(cái)政局、人社局、機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心等部門(mén)，通力協(xié)作、密切配合，有效解決了資金、人員及辦公用房問(wèn)題，并制定《綏化市干部人事檔案集中管理和數(shù)字化建設(shè)工作實(shí)施方案》，進(jìn)一步明確工作要求、推進(jìn)措施、任務(wù)節(jié)點(diǎn)、工作紀(jì)律和相關(guān)制度。

　　堅(jiān)持外力撬動(dòng)，保證建設(shè)質(zhì)量

　　針對(duì)平臺(tái)建設(shè)內(nèi)容較多、招投標(biāo)規(guī)范性要求高、缺少專業(yè)性人才支持的現(xiàn)狀，邀請(qǐng)專業(yè)部門(mén)參與，共同研究工程建設(shè)，提高了專業(yè)化水平。

　　遵照《干部人事檔案數(shù)字化規(guī)范》（GB/T 33870—2017）逐步完善招標(biāo)流程和施工標(biāo)準(zhǔn)，精準(zhǔn)定位參與企業(yè)的施工資質(zhì)、建設(shè)能力，嚴(yán)格規(guī)定中標(biāo)企業(yè)施工節(jié)點(diǎn)期限，在保證干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的參數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)不降低的前提下，迅速啟動(dòng)、圓滿完成招標(biāo)工作，實(shí)現(xiàn)了資金、設(shè)備、合同“三落實(shí)”和人員、技術(shù)、時(shí)間“三保證”的既定目標(biāo)，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的順利開(kāi)展贏得了寶貴的時(shí)間。

　　目前，市管干部檔案數(shù)字化工作已基本完成，預(yù)計(jì)年底前數(shù)字化檔案管理平臺(tái)可以全部建成。

　　檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題

　　建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案內(nèi)容的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)性工作。

　　為確保紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對(duì)應(yīng)，便于檔案查詢管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)快速、準(zhǔn)確地查找到檔案利用者所需的檔案，在紙質(zhì)檔案立卷歸檔工作完成以后，需要在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行檔案類別、件號(hào)、責(zé)任者、題名、成文時(shí)間、頁(yè)碼范圍、歸檔時(shí)間等信息的錄入，并對(duì)需要鏈接入庫(kù)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行原文掃描和數(shù)據(jù)鏈接。

　　數(shù)據(jù)錄入和原文掃描加工任務(wù)十分繁重，工作量很大。數(shù)據(jù)錄入人員和原文掃描加工人員的責(zé)任心稍欠、工作稍有疏忽或是疲勞作業(yè)，數(shù)據(jù)審核人員審查把關(guān)不嚴(yán)或者技術(shù)不精，都有可能影響到目錄錄入的準(zhǔn)確率和原文鏈接的正確率，造成目錄題名中的關(guān)鍵字詞錄入錯(cuò)誤、掃描件字跡模糊、檔案原件與掃描件“張冠李戴”等問(wèn)題，影響檔案數(shù)字化質(zhì)量，違背檔案數(shù)字化“高效便捷利用”的初衷，甚至產(chǎn)生適得其反、得不償失的后果。

　　推行檔案數(shù)字化管理，是創(chuàng)新檔案管理模式的一項(xiàng)重要舉措，也是新時(shí)期檔案工作的一大特色。

　　檔案數(shù)字化管理具有查詢便捷、管理規(guī)范等許多傳統(tǒng)檔案管理無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，但與傳統(tǒng)檔案管理人員相對(duì)“單一”的情況相比，檔案數(shù)字化管理的程序更加嚴(yán)密，人員也更為“復(fù)雜”。

　　傳統(tǒng)檔案管理僅需專、兼職檔案員一人或幾人開(kāi)展檔案管理及查詢利用服務(wù)工作；而檔案數(shù)字化管理因?yàn)樵黾恿藬?shù)字化處理這一重要環(huán)節(jié)，檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢管理及檔案專用計(jì)算機(jī)維修“三類人員”都有可能接觸到檔案管理系統(tǒng)，無(wú)形中增加了檔案系統(tǒng)管理和維護(hù)的難度。

　　檔案部門(mén)的檔案涉及面廣、種類繁多，既有可以公開(kāi)查詢的文件資料，又有涉密地籍信息和圖紙；既有文書(shū)檔案，又有建設(shè)用地征轉(zhuǎn)用等專業(yè)檔案。

　　如若檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢管理及檔案專用計(jì)算機(jī)維修“三類人員”其中之一的保密意識(shí)欠缺、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理系統(tǒng)維護(hù)不當(dāng)、管理不善，就有可能造成檔案原件的丟失、污損、破損，甚至發(fā)生刪除、篡改檔案信息等問(wèn)題，嚴(yán)重威脅檔案原件和檔案信息安全，造成國(guó)家秘密、單位秘密和個(gè)人信息的泄露，給國(guó)家、集體和職工個(gè)人利益造成重大損失。

　　檔案數(shù)字化建設(shè)幾點(diǎn)建議

　　科學(xué)界定檔案數(shù)字化的內(nèi)容。一方面立足群眾需要，優(yōu)先選擇社會(huì)關(guān)注度高、使用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，以滿足社會(huì)利用者對(duì)這些檔案信息的需求，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

　　另一方面立足檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要，優(yōu)先選擇具有歷史價(jià)值的珍貴檔案和對(duì)長(zhǎng)遠(yuǎn)工作具有指導(dǎo)意義的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值。

　　同時(shí)，要立足檔案部門(mén)職能職責(zé)，優(yōu)先選擇本地區(qū)、本部門(mén)有特色的檔案進(jìn)行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的查考價(jià)值。

　　嚴(yán)格檔案數(shù)字化處理過(guò)程管理，確保檔案數(shù)據(jù)處理高標(biāo)準(zhǔn)。一方面要規(guī)范數(shù)字化處理過(guò)程管理，明確數(shù)字化處理各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任，確保數(shù)據(jù)錄入、原文掃描、圖像處理、圖文編輯等每一個(gè)流程都嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

　　另一方面，要建立檔案數(shù)字化加工處理制度。要同檔案數(shù)據(jù)錄入人員和原文掃描鏈接人員簽訂數(shù)字化加工處理協(xié)議，明確工作職責(zé)，約定相關(guān)事項(xiàng)和違約責(zé)任，督促其按照協(xié)議高標(biāo)準(zhǔn)錄入數(shù)據(jù)，高質(zhì)量鏈接數(shù)據(jù)，避免目錄中的關(guān)鍵字詞輸入錯(cuò)誤及檔案原件丟失、污損、破損等問(wèn)題發(fā)生。

　　嚴(yán)明工作紀(jì)律，確保檔案信息安全“零風(fēng)險(xiǎn)”。首先，要嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，制定檔案數(shù)字化安全保密、安全檢查和安全保管工作責(zé)任制，對(duì)數(shù)據(jù)加工處理人員和檔案查詢管理人員提出嚴(yán)格的保密要求，確保檔案原件與檔案信息的絕對(duì)安全。

　　其次，要嚴(yán)格數(shù)字化處理各個(gè)流程的登記工作，每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟都要嚴(yán)格履行登記交接手續(xù)，讓每件（卷）檔案的流向都有翔實(shí)準(zhǔn)確的書(shū)面記錄。再次，要嚴(yán)格檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所管理。要在檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所安裝必要的監(jiān)控設(shè)備，對(duì)數(shù)字化處理工作進(jìn)行全程監(jiān)控。