檔案數(shù)字化存在的問題及對策：在現(xiàn)在檔案管理中，數(shù)字化管理模式成為檔案管理的主流，數(shù)字化管理模式順應(yīng)了當前數(shù)字化信息的時代，數(shù)字化管理是指將各類檔案以數(shù)據(jù)庫的形式進行入檔、管理。相比傳統(tǒng)的檔案管理方法來說，數(shù)字化管理已是大勢所趨，大大提高了工作效率。

　　單位檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的優(yōu)勢

　　首先，簡化了工作流程。傳統(tǒng)檔案管理是人工整理、登記，耗費了大量的人力、物力、財力，并且出錯率比較高?，F(xiàn)在采用數(shù)字化的檔案管理模式，極大地簡化了工作流程，數(shù)字化檔案管理是采用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)以及存儲技術(shù)等，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)據(jù)庫的形式進行儲存。

　　數(shù)字化的存儲模式能夠?qū)崿F(xiàn)及時利用、有效共享，對檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播都具有很重要的作用。數(shù)字化的檔案管理模式可以隨時修改，隨時調(diào)動，既方便又迅速。

　　其次，數(shù)字化管理靈活，直觀性強。在單位中如果想要查詢檔案的借記情況，在計算機上直接輸入借記人的信息就可以查閱，管理人員可以及時地查到相應(yīng)的信息，方便靈活，減少了管理人員的很多時間，而且提高了檢索的準確率。在不接觸檔案的情況下就可以檢索到相關(guān)信息，這對檔案原件來說是極大的保護，可以延長紙質(zhì)檔案的存放時間。

　　在檔案的錄入及整理上，數(shù)字化技術(shù)有著人工檔案管理沒有的優(yōu)勢，可以減少出錯率，提高檔案的利用率。

　　實施數(shù)字化模式后，統(tǒng)計工作變得輕松、高效。單位檔案管理是單位里比較棘手的問題，現(xiàn)在數(shù)字化的檔案管理模式，極大地簡化了傳統(tǒng)檔案工作模式，有效提高了工作效率，對單位整體的發(fā)展具有重要的推動作用。因此，針對單位檔案數(shù)字化管理中存在的問題，采取對應(yīng)的策略具有重要意義。

　　單位檔案數(shù)字化管理存在的主要問題

　　1.單位認識不足

　　現(xiàn)在很多單位對檔案管理并沒有投入較大的關(guān)注度，對單位的發(fā)展形式的認識也不到位，所以大多數(shù)單位對于檔案的管理知識在于初步階段，并沒有形成規(guī)范的數(shù)字化體系。單位普遍認為檔案管理并沒有什么實際的意義，他們認為檔案管理的好壞跟醫(yī)療水平?jīng)]有太大的關(guān)系，所以在檔案管理上并沒有太大的投資。

　　2.專業(yè)人員缺乏

　　雖然計算機技術(shù)發(fā)展迅速，但是在醫(yī)療方面并沒有在相應(yīng)的技術(shù)上有過硬的要求，單位檔案管理人員的專業(yè)化水平明顯不高，而且單位檔案管理處多是年紀較大的或是轉(zhuǎn)崗的人員，他們只會基礎(chǔ)的計算機技術(shù)，再加上單位對檔案管理的不重視，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用則可想而知，缺乏專業(yè)性的檔案管理人員的現(xiàn)象較為普遍。

　　3.基礎(chǔ)設(shè)施不達標

　　單位檔案想要數(shù)字化模式必須要有先進的、齊備的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施，這是檔案管理數(shù)字化模式必不可少的基本條件，目前很少有單位在數(shù)字化建設(shè)中配套設(shè)施齊全。建設(shè)設(shè)施速度緩慢，技術(shù)力量、技術(shù)基礎(chǔ)以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)等方面較為薄弱是檔案數(shù)字化建設(shè)進程中一個較難的關(guān)卡。

　　4.數(shù)字技術(shù)存在安全隱患

　　由于數(shù)字化技術(shù)不受實踐和地域的限制，電子文件不受載體的限制，在時間和空間的變化下，數(shù)字化的信息內(nèi)容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問題。雖然數(shù)字化技術(shù)比較方便，但是其存在的問題是不容忽視的，在國家相關(guān)網(wǎng)絡(luò)法律還不健全的情況下，檔案室需要加緊落實把關(guān)環(huán)節(jié)，建立網(wǎng)關(guān)、防火墻、安裝防病毒軟件等來維護電子檔案，保證數(shù)字化信息的安全。

　　數(shù)字化管理模式的策略

　　1.培養(yǎng)專業(yè)化人才

　　人才培養(yǎng)是數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵，現(xiàn)在單位醫(yī)護人員中，低學(xué)歷者較多，不喜歡從事檔案管理者居多，缺乏相關(guān)計算機技術(shù)的專業(yè)人才，所以要想發(fā)展數(shù)字化管理模式，首要任務(wù)是培養(yǎng)專業(yè)性人才，包括專業(yè)人員、管理人員以及后續(xù)儲備人員。

　　要深刻認識到自己人力資源缺乏，首先在現(xiàn)有的人員中進行信息素質(zhì)培養(yǎng)，有關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)培養(yǎng)，使之緊跟信息時代的步伐，數(shù)字時代的單位檔案管理人員既要有扎實的傳統(tǒng)檔案知識，又要具備一定的醫(yī)學(xué)知識、計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識，培養(yǎng)復(fù)合型人才，同時與管理人員進行有效的溝通，化解心理障礙。

　　2.提高思想認識

　　單位要摒棄檔案管理與醫(yī)療水平無關(guān)就不重視的想法，檔案管理作為單位的基礎(chǔ)工作，應(yīng)該引起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。單位應(yīng)將檔案管理列入單位工作的日程，對檔案管理工作者增加保障力度，根據(jù)規(guī)定安排合理規(guī)范的檔案管理工作室。

　　單位可以建立自己的局域網(wǎng)絡(luò)，這為信息資源共享提供了有利契機，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案工作人員隨時提供信息查詢的通道，提高檔案利用水平，通過系統(tǒng)化聯(lián)網(wǎng)，提供信息在線檢索和閱檔服務(wù)，為檔案工作人員提供便利。

　　3.加強硬件設(shè)施

　　保障信息安全要實施數(shù)字化檔案管理模式，對單位的硬件設(shè)施也有較高的要求，硬件靠譜，數(shù)字化發(fā)展才能有序進行。單位要建立一整套完整的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)，這樣才可以為單位數(shù)字化建設(shè)留下發(fā)展的空間。

　　內(nèi)部設(shè)施完善后還需要外部的配合，包括打印設(shè)備、掃描設(shè)備、拷貝等方便信息的輸入、輸出和利用。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，使得以數(shù)字為載體的信息安全性較低，由于不受時間空間的限制，電子文件不受載體的限制，在時間和空間的變化下，數(shù)字化的信息內(nèi)容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問題。

　　加強硬件設(shè)施還可以保障信息的安全性。有必要建立單位數(shù)字化檔案信息的安全保障系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案的安全和完整，應(yīng)采用相應(yīng)的信息安全技術(shù)，在技術(shù)上應(yīng)加強防范，可以使用防火墻、防病毒軟件、認證與授權(quán)技術(shù)等。要加強對檔案中價值較大的文件的保護，價值較大、保密性強的文件容易遭到黑客的侵襲，單位有必要最大限度的加強防范。

　　現(xiàn)在大型單位的檔案數(shù)字化管理模式還是比較廣泛的，數(shù)字化建設(shè)為檔案的管理開發(fā)和利用創(chuàng)造了空前有利的條件，使得檔案在單位中的價值得以體現(xiàn)，加強數(shù)字化建設(shè)，推進單位檔案數(shù)字化管理模式是順應(yīng)時代發(fā)展的要求，符合單位現(xiàn)代化管理的發(fā)展，是新時代檔案管理的必由之路，現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的發(fā)展是代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案工作模式必然趨勢，這樣才能夠促進單位快速全面的發(fā)展。

　　檔案數(shù)字化意見建議

　　主要負責(zé)對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。

　　檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝釘整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。

　　檔案數(shù)字化，就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來管理各類檔案，流程是這樣的：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導(dǎo)入檔案管理軟件。

　　具體工作要求：

　　1、檔案資料、圖紙的掃描及后期整理。

　　2、檔案資料錄入、校驗和數(shù)據(jù)掛接。

　　3、對掃描后的數(shù)據(jù)按照應(yīng)用要求進行整理。

　　4、數(shù)字化加工過程管理工作。

　　5、相關(guān)文件、檔案拆解、掃描、編輯、裝訂、錄入等工作。

　　6、了解掃描加工流程，相關(guān)軟硬件。

　　擴展資料：

　　傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

　　檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

　　檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性：

　　1、提高經(jīng)濟效益

　　過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　2、提高辦公效率

　　數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

　　與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　3、增強檔案原件保護

　　將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。