檔案整理外包服務的公司：承接檔案服務外包就是把企業(yè)的檔案叫專門管理機構管理。含義是降低企業(yè)檔案管理成本，提高檔案利用效率，有助于提高企業(yè)核心競爭力，可以減少眾多企業(yè)在檔案管理工作中的重復投入現(xiàn)象，降低企業(yè)管理風險，可以有效利用企業(yè)外部人員、技術及其它資源，有利于促進企業(yè)檔案信息化建設。

　　《檔案工作外包規(guī)范第2部分：檔案數(shù)字化服務》（DA/T68.2一2020，以下簡稱《檔案數(shù)字化服務》）于2020年5月18日由國家檔案局批準發(fā)布，并于2020年6月1日起實施?！?a href="http://oaoy.cn/tags/55.html" target="_self" style="color: rgb(79, 129, 189); text-decoration: underline;">檔案數(shù)字化服務》與《檔案服務外包工作規(guī)范第3部分：

　　檔案管理咨詢服務》（DA/T68.3一2020）作為《檔案服務外包工作規(guī)范第1部分：總則》（DA/T68.1一2020，以下簡稱《總則》）的分項標準正式發(fā)布，這標志著檔案服務外包工作規(guī)范系列標準正趨于完善。

　　出臺背景

　　檔案數(shù)字化是檔案信息化建設的重要內容，也是各級各類檔案部門的一項重要工作任務?，F(xiàn)實中，許多單位囿于時間、技術、人員條件限制，選擇將檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化服務機構承擔，有效地提高了檔案數(shù)字化的效率和質量。

　　但是，檔案因其具有原始性、唯一性、機密性的特點，在檔案數(shù)字化服務外包過程中面臨著諸多的質量問題和安全風險。為此，有必要制定相應標準，對檔案數(shù)字化服務外包工作予以規(guī)范。

　　《檔案數(shù)字化服務》旨在指引發(fā)包方科學開展檔案數(shù)字化服務發(fā)包工作和安全管理工作，指導承包方建立規(guī)范的業(yè)務操作程序和有效的安全管理體系，提供第三方機構正確評價承包方的參考依據(jù)，從而推動檔案數(shù)字化服務外包的良性、有序發(fā)展。

　　編制思路

　　一是《總則》在數(shù)字化外包服務類型細化與更新

　　《總則》是“檔案服務外包工作"系列規(guī)范的總體規(guī)則、規(guī)范，《檔案數(shù)字化服務》依附于《總則》制定，根據(jù)其確定的原則和基本要求，在編制時嚴格遵照了《總則》的標準精神，并對其進行細化與延伸，保障檔案數(shù)字化服務外包工作的各項環(huán)節(jié)有據(jù)可依、有規(guī)可循、有法可查。

　　同時，《檔案數(shù)字化服務》在“檔案數(shù)字化"方面對《總則》中某些概念的定義進行更新，彰顯檔案行業(yè)標準的與時俱進。例如，“檔案數(shù)字化服務"的定義相比《總則》字數(shù)雖少，但卻更為精要，并點明數(shù)字化的本質，即信號模式的轉變過程并非保存載體等外在的遷移過程。

　　二是檔案數(shù)字化建設標準的重要補充

　　《總則》是“檔案服務外包工作"系列規(guī)范的總體規(guī)則、規(guī)范，《檔案數(shù)字化服務》依附于《總則》制定，根據(jù)其確定的原則和基本要求，在編制時嚴格遵照了《總則》的標準精神，并對其進行細化與延伸，保障檔案數(shù)字化服務外包工作的各項環(huán)節(jié)有據(jù)可依、有規(guī)可循、有法可查。

　　同時，《檔案數(shù)字化服務》在“檔案數(shù)字化"方面對《總則》中某些概念的定義進行更新，彰顯檔案行業(yè)標準的與時俱進。例如，“檔案數(shù)字化服務"的定義相比《總則》字數(shù)雖少，但卻更為精要，并點明數(shù)字化的本質，即信號模式的轉變過程并非保存載體等外在的遷移過程。

　　三體現(xiàn)獨立行業(yè)標準編制的嚴謹性

　　雖然與《總則》和其他檔案數(shù)字化規(guī)范條款之間存在依附性和補充性，但作為獨立的行業(yè)標準發(fā)布，《檔案數(shù)字化服務》也凸顯了標準編制的嚴謹性。

　　第一，在結構排列、文體表述、參考引用上均達到了標準編制要求，促使該標準提出的各種要求有依有規(guī)、合法合規(guī)。

　　第二，嚴格確定該標準使用范圍和對象，用語嚴謹。例如，在“1范圍”中指明“本部分適用不涉及國家秘密的檔案數(shù)字化服務外包。檔案縮微服務外包可參照本部分執(zhí)行"。在“3.1檔案數(shù)字化服務"中，著重強調“本部分中檔案數(shù)字化服務，不包含檔案數(shù)字化軟件開發(fā)或實施"。

　　第三，檔案管理服務外包過程中面臨著諸多的“實體+內容"的雙重安全風險。為此，該標準特別強調檔案數(shù)字化外包過程中的安全管理和風險管理，嚴格遵循并與國家檔案局近年來出臺的《檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等相協(xié)調，具有較強的專業(yè)嚴謹性。

　　主要內容

　　《檔案數(shù)字化服務》由前言、正文及參考文獻3部分組成，以外包服務主體（發(fā)包方、承包方）為點、以各自工作過程為線，交織聯(lián)網(wǎng)促進主體雙方的可互動性、權責一致性與檔案在數(shù)字化過程中的安全、規(guī)范、有效。

　　發(fā)包方工作規(guī)范

　　1、以合法、安全、可控為工作總原則

　　延續(xù)了《總則》中提出的工作原則，指出發(fā)包方應按照DA/T68.1的規(guī)定，在檔案數(shù)字化服務外包工作中堅持合法、安全、可控原則，即在檔案數(shù)字化服務外包工作中，發(fā)包方應掌握并采取有效措施遵守相關法律法規(guī)和標準，制定和落實安全管理體系并對檔案數(shù)字化服務外包工作的全過程進行監(jiān)控，以保證檔案數(shù)字化服務外包工作的規(guī)范有效開展。

　　2、結合工作內容明確發(fā)包方工作要求

　　將發(fā)包方的工作劃分分為發(fā)包前期準備工作、檔案數(shù)字化過程管理、檔案數(shù)字化成果管理3個階段，并結合具體工作內容，對發(fā)包方每一階段的工作內容進行了明確。

　　在發(fā)包前期準備工作階段，發(fā)包方工作包括明確工作要求、選定承包方、簽訂合同、選定場所、配置設備等，其中特別要重點關注檔案數(shù)字化服務外包工作不同于其他類型檔案服務外包工作的特殊性要求，如“4.2.1明確工作要求"中提出的應對檔案進行鑒定以明確檔案數(shù)字化服務外包的范圍和優(yōu)先順序，“4.2.4選定場所"中提出的檔案數(shù)字化加工場所選擇、視頻監(jiān)控系統(tǒng)配備等，確保發(fā)包方檔案數(shù)字化服務外包前期準備工作的充分與專業(yè)。

　　在檔案數(shù)字化過程管理階段，著重強調發(fā)包方對承包方及具體檔案數(shù)字化操作過程中的監(jiān)督職責，對檔案數(shù)字化過程中發(fā)包方應承擔的事項作出了具體明確的規(guī)定，這與《中華人民共和國檔案法》第二十四條中“對受托方進行監(jiān)督"的相關要求是一致的。

　　如涉及人員方面，發(fā)包方應要求承包方將直接參與該項目檔案數(shù)字化加工過程的員工名單向發(fā)包方備案，應禁止承包方工作人員擅自進入檔案庫房等；涉及檔案方面，發(fā)包方應對擬數(shù)字化的檔案的敏感性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性進行檢查，按照工作計劃對檔案分批調檔出庫和接收歸庫等。這些要求的提出是合法、安全、可控原則的充分體現(xiàn)，有助于規(guī)避檔案數(shù)字化服務外包工作中的風險隱患。

　　在檔案數(shù)字化成果管理階段，發(fā)包方工作包括數(shù)據(jù)檢驗、安全確認和驗收總結等內容。數(shù)據(jù)檢驗是對檔案數(shù)字化成果質量的直接把控，應特別注意檔案數(shù)字化加工過程中除產生數(shù)字化掃描件等成果，期間產生的各種工作文件、日志記錄、元數(shù)據(jù)等也應被視作數(shù)字化成果的一部分，應按照4.4.1.2要求做好移交工作。

　　安全確認主要是對承包方交付的各種存儲介質、視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)及回放記錄、工作人員變更記錄以及承包方自帶的各種軟硬件設備等進行檢查，以再次確保數(shù)字化服務外包工作的安全、規(guī)范。驗收總結作為發(fā)包方工作的最后環(huán)節(jié)，按照4.4.3要求做好驗收總結工作，有助于形成工作閉環(huán)，保障數(shù)字化服務外包工作的有效、持續(xù)開展。

　　承包方工作規(guī)范

　　1、注重承包方能力建設

　　注重對承包方能力的建設，并特別強調提高檔案數(shù)字化服務所需的特殊服務能力建設，以促進承包方在檔案數(shù)字化中的不斷改進與優(yōu)化。

　　2、為承包方檔案數(shù)字化外包重點環(huán)節(jié)提供規(guī)范指引

　　根據(jù)承方檔案數(shù)字化服外包的工作內令，對其中制定工作方案、人員管理、設備管理等環(huán)節(jié)提出要求，這些環(huán)節(jié)既與發(fā)包方的3個工作階段相對應，又是承包方工作的重點環(huán)節(jié)，可為承包方規(guī)范開展檔案數(shù)字化服務提供指引。

　　在制定工作方案環(huán)節(jié)，與發(fā)包方前期準備工作階段相對應，除應滿足發(fā)包方工作要求外，著重強調承包方發(fā)揮主觀能動性做好前期調查研究工作，并根據(jù)調查研究編制工作方案。

　　在人員管理、設備管理、現(xiàn)場管理、訪客管理、流程與作業(yè)管理環(huán)節(jié)，對應發(fā)包方檔案數(shù)字化過程管理階段，結合了檔案數(shù)字化工作特點為承包方規(guī)范開展檔案數(shù)字化服務外包工作提供了具體、明確的操作規(guī)范。

　　“5.3人員管理"對參與數(shù)字化外包服務的工作人員的資質、業(yè)務水平、培訓等提出了要求，以保證工作人員的可靠、專業(yè)。針對檔案數(shù)字化依賴設施設備程度較高的特點，“5.4設備管理"對承包方檔案數(shù)字化設施設備管理要求予以細化和明確，如5.4.3要求檔案數(shù)字化加工使用的設施設備必須采用技術手段或物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口并定期進行檢查。

　　“5.5現(xiàn)場管理”和“5.6訪客管理”對檔案數(shù)字化場所中的工作人員、訪客、物品等作出規(guī)定，一般情況下無關人員、物品不得進入現(xiàn)場，應對現(xiàn)場的物品、人員按照要求進行嚴格管控。

　　“5.7流程與作業(yè)管理"要求承包方按照相關規(guī)定確保數(shù)字化流程、操作方法和質量的規(guī)范性，還應注意每一環(huán)節(jié)均應填表記錄、不得損壞檔案載體或篡改檔案內容、應根據(jù)檔案具體情況使用合適的掃描儀器和方法進行數(shù)字化等。

　　在成果管理和持續(xù)改進環(huán)節(jié)，對應發(fā)包方檔案數(shù)字化成果管理階段，從承包方的角度提出了相應要求，主要包含3方面內容：對于尚未移交的檔案數(shù)字化成果，承包方應做好備份工作；對于經發(fā)包方數(shù)據(jù)檢驗的檔案數(shù)字化成果，承包方應連同數(shù)字化過程中產生的各種數(shù)字化工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等及使用的各種存儲介質移交發(fā)包方并履行書面交接手續(xù)；

　　對于工作中產生的包括工作人員名單、訪客名單等記錄，承包方應歸檔保存兩份，并將其中一份在該環(huán)節(jié)提交發(fā)包方。持續(xù)改進環(huán)節(jié)要求承包方及時總結工作經驗，為后續(xù)改進服務工作、提升服務能力奠定基礎。

　　三信用評價與質量監(jiān)督

　　信用評價與質量監(jiān)督為檔案數(shù)字化服務外包評價監(jiān)督工作提供了參考，包括信用評價、服務質量監(jiān)、服務質量投訴3方面內容，明確提出承包方應建立企業(yè)信用評價檔案，發(fā)包方和承包方檔案數(shù)字化服務外包工作均應接受國家有關部門監(jiān)督，承包方應建立服務質量投訴機制等工作要求，這些工作有助于約束和規(guī)范發(fā)包方和承包方的行為，為提升檔案數(shù)字化服務外包工作質量提供保障。

　　檔案服務外包已經發(fā)展成為當代檔案事業(yè)的重要組成部分,規(guī)范檔案服務外包的操作程序、方法及標準,對于促進檔案服務業(yè)健康發(fā)展十分必要。

　　檔案服務產業(yè)類型多,適用的標準、規(guī)范不一,操作程序和方法各不相同。檔案服務外包工作規(guī)范按照檔案服務業(yè)務類型分為總則、檔案數(shù)字化服務、檔案管理咨詢服務、檔案整理服務等部分,其中,檔案整理服務為第4部分,幾個部分分別根據(jù)具體操作流程和特點提出相應的檔案服務外包工作要求:

　　第1部分:總則。規(guī)定了檔案服務外包工作中相關主體之間的關系、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方檔案服務管理體系建設要求和第三方機構工作規(guī)范。

　　第2部分:檔案數(shù)字化服務。規(guī)定了檔案數(shù)字化服務外包工作中的發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價與質量監(jiān)督工作規(guī)范。

　　第3部分:檔案管理咨詢服務。規(guī)定了檔案管理咨詢服務外包相關方的工作,包括檔案管理咨詢服務內容、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、工作流程、信用評價與質量監(jiān)督等要求。

　　第4部分:檔案整理服務。規(guī)定了檔案整理服務外包工作中發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價與質量監(jiān)督的要求。

　　1范圍

　　本文件規(guī)定了檔案整理服務外包工作中發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價與質量監(jiān)督的要求。本文件適用于機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織開展不涉及國家秘密的傳統(tǒng)載體檔案整理服務外包工作。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T17242投訴處理指南

　　DA/T68.1—2020檔案服務外包工作規(guī)范第1部分:總則

　　3術語和定義

　　下列術語和定義適用于本文件。

　　3.1檔案整理archivesarrangement

　　按照一定的原則,對檔案實體進行鑒定、審核、分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒,使之有序化的過程。

　　[來源:DA/T1—2000,5.1,有修改]

　　3.2檔案整理外包

　　archivesarrangementoutsource

　　發(fā)包方根據(jù)需要,對指定范圍內的檔案,將檔案整理(3.1)工作部分或全部委托給承包方的行為。

　　3.3檔案整理服務

　　archivesarrangementservice

　　承包方根據(jù)合同約定,按照一定的原則和方法,對發(fā)包方指定的待整理檔案提供特定服務,以滿足發(fā)包方需求的行為。

　　3.4整理服務項目組

　　archivesarrangementserviceprojectteam

　　承包方根據(jù)發(fā)包方的業(yè)務需求、檔案特點及其管理要求,為完成發(fā)包方的檔案整理任務而建立的工作組。

　　4發(fā)包方工作規(guī)范

　　4.1總體要求

　　發(fā)包方應按照DA/T68.1的規(guī)定,堅持合法、安全、可控原則確定檔案整理服務外包范圍,開展外包工作。根據(jù)國家法律法規(guī),結合各地區(qū)政策實際,選定符合條件的承包方,簽訂服務合同和保密協(xié)議,并履行組織、管理、檢查、驗收責任,做好對外包項目全過程、全方位的管控。

　　4.2前期準備

　　4.2.1發(fā)包方應提供待整理檔案的清單。

　　4.2.2發(fā)包方應提供與檔案安全保管和整理工作量匹配的場所、設施、設備。

　　4.2.3發(fā)包方應組建檔案整理外包工作小組,指定專人負責與承包方對接,有序推進檔案整理服務外包工作。

　　4.2.4發(fā)包方應明確檔案整理的工作內容、工作要求和應遵守的規(guī)章制度,審定承包方的整理服務方案,與承包方做到權責明晰。

　　4.2.5發(fā)包方應與承包方履行待整理檔案的交接手續(xù),做好清點交接工作并形成交接文據(jù)。交接文據(jù)上應區(qū)分類別,標明數(shù)量、移交人、接收人和移交時間等內容。

　　4.3人員管理

　　4.3.1發(fā)包方應對承包方整理服務項目組人員名單的確定與調整進行審核備案(備案表參見DA/T68.1—2020附錄B),并對承包方整理服務人員的情況進行監(jiān)管。

　　4.3.2除發(fā)包方檔案整理外包工作小組人員及承包方檔案整理服務項目組的人員,凡進入整理場所的其他人員應履行登記手續(xù)。整理場所人員進出登記表參見附錄A。

　　4.3.3外單位人員及承包方非整理服務項目組備案人員,均作為訪客管理。訪客進入整理場所應經發(fā)包方審批。訪客進入整理場所審批表參見附錄B。

　　4.4場所管理

　　4.4.1檔案整理場所一般宜安排在發(fā)包方的辦公地點,確需安排在承包方提供的場所,應在合同中明確責任。

　　4.4.2檔案整理場所應符合安保、消防等檔案安全管理要求。

　　4.4.3檔案整理場所應設置檔案存放區(qū)、工作區(qū)。整理場所外應配備專柜,供存放私人物品。

　　4.4.4發(fā)包方和承包方應落實專人,加強整理場所管理。

　　4.4.5發(fā)包方應對整理場所進行定期或不定期的巡查并建立臺賬。臺賬應反映檢查時間、檢查人、檢查事項、存在問題、整改措施及落實情況等。

　　4.4.6整理場所應安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng),實施全方位監(jiān)控,重點覆蓋檔案整理場所的門窗、檔案存放區(qū)、工作區(qū),監(jiān)控應避免直接攝錄檔案內容。視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產生之日起保存不少于6個月。

　　4.4.7發(fā)包方應定期對視頻進行回放檢查,并建立回放記錄臺賬。檔案整理場所設于承包方的,應要求承包方移交視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)及回放記錄臺賬。

　　4.4.8進出整理場所人員不應攜帶照相機、攝像機、手機、電腦、移動存儲介質等電子設備和智能穿戴設備。確需攜帶的,應經發(fā)包方安全檢查,形成進出場記錄,并指定專人管理。

　　4.4.9檔案整理場所內除檔案和必備的工具器材設備之外,嚴禁存放任何易燃易爆危險品,嚴禁將火柴、打火機、水杯、飲料、食品、動物等私人物品帶入檔案整理場所。

　　4.5設備管理

　　4.5.1發(fā)包方應做好整理服務所使用的信息設備和存儲設備的管理。

　　4.5.2整理服務入場時,發(fā)包方應做好設備的信息安全技術檢測和登記工作,并采用技術手段或專業(yè)物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口。

　　4.5.3整理服務過程中,應對設備使用情況進行檢查,嚴禁連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)絡,嚴禁檔案服務項目組工作人員擅自刪除或下載檔案數(shù)據(jù)。

　　4.5.4整理服務撤場前,發(fā)包方應對承包方攜帶的設備進行信息安全技術檢測,徹底清除整理服務過程中產生的所有數(shù)據(jù);或者由承包方按合同約定將設備移交發(fā)包方。

　　4.6過程管理

　　4.6.1發(fā)包方應加強對承包方檔案服務過程中安全保密工作的監(jiān)督檢查,及時消除安全隱患。

　　4.6.2發(fā)包方應對承包方的實施質量進行監(jiān)督檢查,必要時引進第三方機構進行服務監(jiān)管。

　　4.6.3發(fā)包方應及時協(xié)助解決承包方在檔案整理服務過程中發(fā)現(xiàn)的檔案應歸未歸、缺章少頁、無處理結果等相關問題并做好收集、增補等工作。對確實無法收集、增補的,應出具情況說明。

　　4.6.4發(fā)包方應定期聽取承包方檔案整理工作的進度匯報。發(fā)現(xiàn)實施進度與計劃出現(xiàn)偏差、發(fā)包工作量與合同約定有出入等情況,雙方應及時溝通,必要時簽訂補充協(xié)議。

　　4.6.5發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損毀、信息泄露等情形的,發(fā)包方應采取應急措施并及時向同級檔案主管部門報告。

　　4.7項目驗收

　　4.7.1發(fā)包方在確定項目完成后,應及時組織驗收。

　　4.7.2檔案數(shù)量較大、服務周期較長的項目,發(fā)包方可組織階段性驗收。

　　4.7.3發(fā)包方應以國家有關標準規(guī)范和檔案整理外包項目形成的招投標文件、合同、整理服務方案等為驗收依據(jù),從工作責任制和管理制度落實情況、整理場所設施設備配置使用情況、人員管理情況、整理服務質量情況、合同履行情況等方面進行驗收。

　　4.7.4整理服務質量主要從分類的準確性、文件和案卷排列的合理性、著錄的規(guī)范性、條目數(shù)據(jù)與檔案實體對應關系的一致性、檔號編制的準確性等方面進行抽查,抽查比例不應少于各類檔案總量的20%。整理服務質量準確率要求達95%及以上,其中條目數(shù)據(jù)與檔案實體對應關系的一致性、檔號準確率要

　　求達100%。

　　4.7.5驗收未通過的,發(fā)包方應出具整改意見并要求承包方限期整改。整改完成后再次組織驗收,直至驗收通過。

　　4.7.6驗收通過后,發(fā)包方應出具驗收報告,與承包方做好檔案實體清點,辦理交接手續(xù)。

　　4.7.7項目自驗收報告形成之日起進入質保期,質保期一般不少于1年。質保內容和范圍可在合同中明確。

　　4.7.8發(fā)包方應對檔案整理外包項目形成的招投標文件、合同、整理服務方案、交接文據(jù)、工作聯(lián)系單、檢查臺賬、驗收報告等材料及時收集并歸檔。

　　5承包方工作規(guī)范

　　5.1總體要求

　　承包方應按照DA/T68.1的要求,加強自身目標與原則管理、戰(zhàn)略管理、資源管理、業(yè)務管理、安全管理,遵循有關標準規(guī)范,優(yōu)質高效地完成檔案整理服務工作。

　　5.2開工準備

　　5.2.1承包方應與發(fā)包方充分溝通,深入了解發(fā)包方的歷史沿革、機構職能、擬發(fā)包項目的概況、服務內容、服務時間、服務數(shù)量、分類方案、管理現(xiàn)狀等信息,必要時形成會議紀要。

　　5.2.2承包方應編制整理服務方案,主要包括服務目標、服務依據(jù)、人員配置、服務時間、服務地點、整理方法、整理內容,以及進度控制、質量控制、安全保密措施等,并提交發(fā)包方審核確認。

　　5.2.3承包方應對項目負責人、整理人員等項目組成員進行崗前培訓和技術交底。

　　5.2.4承包方制定的項目管理、質量管理、現(xiàn)場管理、保密管理、安全管理等制度,應提交發(fā)包方審核備案。

　　5.3人員保障

　　5.3.1承包方應根據(jù)招投標文件、合同等約定,成立整理服務項目組,按發(fā)包方要求配備具有相應知識水平、業(yè)務技能的項目負責人和整理人員,并保證項目組成員在服務過程中的穩(wěn)定性。人員中途更換應征得發(fā)包方同意并及時報發(fā)包方備案。

　　5.3.2承包方有責任對整理服務項目組人員進行背景調查,確保社會關系清楚,歷史清白。

　　5.3.3承包方應對檔案整理服務項目組人員進行安全保密教育,簽訂勞動合同和保密責任書(保密協(xié)議)。保密協(xié)議條款參見DA/T68.1附錄C。

　　5.4場所管理

　　5.4.1承包方可對發(fā)包方提供的整理場所提出合理化建議。

　　5.4.2承包方應與整理服務項目組負責人簽訂承諾書,明確其對整理場所負直接管理責任。

　　5.4.3工作期間,整理場所應封閉管理,非整理服務項目組備案人員,未經發(fā)包方審批,訪客不應隨意進入。

　　5.4.4整理場所應整潔有序。私人物品應放置在專柜,不應帶入檔案存放區(qū)和工作區(qū)。

　　5.5作業(yè)管理

　　5.5.1承包方應掌握所承接檔案類型的整理標準和規(guī)范,按照標準和規(guī)范做好檔案實體鑒定、審核、分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒等整理服務工作。

　　5.5.2承包方在整理服務過程中應形成相應的工作流程單,對檔案整理服務各操作環(huán)節(jié)或步驟做好相應記錄,保證檔案整理服務過程的可追溯性。

　　5.5.3承包方在整理服務過程中,發(fā)現(xiàn)問題應向發(fā)包方出具工作聯(lián)系單(見附錄C)。

　　5.5.4承包方在整理服務過程中應建立質檢管理機制,落實質檢人員,對各操作環(huán)節(jié)或步驟進行質檢,質檢情況可形成項目問題跟蹤表(見附錄D)。

　　5.5.5承包方應定期向發(fā)包方匯報整理服務進展情況。

　　5.5.6未經發(fā)包方允許,承包方不應將檔案、檔案復制件及其他各種文件材料帶離整理場所,不應帶入有信息錄入、傳播功能的設備,不應以任何形式泄漏、傳播、公布檔案信息。

　　5.5.7承包方在整理過程中發(fā)現(xiàn)需要調整分類方案,或發(fā)包工作量與合同約定有出入等問題時,雙方應及時溝通,必要時簽訂補充協(xié)議。

　　5.5.8承包方應將整理服務過程中形成的備查資料或認為不需要歸檔的文件登記造冊,供發(fā)包方審定、處置。嚴禁擅自銷毀文件。

　　5.5.9承包方在整理服務過程中,應落實好檔案安全和保密制度,確保檔案實體和信息安全,保守國家秘密,保護發(fā)包方的知識產權、商業(yè)秘密和個人隱私安全。

　　5.5.10在檔案整理過程中需要提供利用檔案的,承包方應協(xié)助做好相關工作。

　　5.6交付撤場

　　5.6.1項目完成后,承包方應提出驗收申請,配合發(fā)包方開展驗收工作。

　　5.6.2通過驗收后,承包方應及時辦理交接手續(xù)。

　　5.6.3承包方撤場前應將檔案實體、電子目錄、紙質目錄、整理說明、工作臺帳、數(shù)據(jù)及存儲設備、辦公設備、耗材、辦公用品等移交給發(fā)包方。

　　5.6.4承包方攜帶進場的信息設備、存儲設備等須經發(fā)包方安全確認,方可帶離。

　　5.6.5由承包方安裝的視頻監(jiān)控系統(tǒng),應將監(jiān)控數(shù)據(jù)和回放記錄移交發(fā)包方保存。發(fā)包方應對監(jiān)控數(shù)據(jù)做好安全保密工作。

　　5.6.6承包方撤場前應向發(fā)包方有關人員做好整理成果的使用說明,并按要求做好相關培訓。

　　5.7后續(xù)管理

　　5.7.1承包方因服務項目形成的招標文件、投標文件、合同文件、整理服務方案、工作聯(lián)系單、驗收報告、客戶滿意度調查表、核算材料、支付憑證等文件材料,應及時歸檔。

　　5.7.2承包方對驗收發(fā)現(xiàn)的問題應落實整改,直至驗收通過并積極總結經驗,提升服務能力。

　　5.7.3承包方應以發(fā)包方需求為中心,在整理服務流程中按照“計劃-實施-評估-改進”循環(huán)執(zhí)行,持續(xù)提升服務質量和用戶滿意度。

　　5.7.4在質保期內,承包方應依據(jù)合同約定對發(fā)包方進行回訪,向發(fā)包方提供技術指導,總結項目情況并持續(xù)改進。

　　6信用評價與質量監(jiān)督

　　6.1信用評價

　　6.1.1發(fā)包方可對承包方的工作質量進行評價,必要時出具評價意見。

　　6.1.2承包方應根據(jù)企業(yè)信用評價情況建立服務信用評價檔案。

　　6.1.3承包方應配合檔案主管部門、保密行政管理部門及其他部門,做好業(yè)務管理、安全保密等各項檢查。

　　6.2服務質量監(jiān)督

　　6.2.1發(fā)包方檔案整理服務外包工作應接受國家有關部門的監(jiān)督。

　　6.2.2承包方應依法合規(guī)開展檔案整理服務,并接受國家有關部門的監(jiān)督。

　　6.2.3檔案主管部門依法履行行業(yè)監(jiān)管責任,督促檔案服務外包單位落實管理責任,檢查檔案服務外包中的檔案安全、服務質量、管理措施和條件保障等情況。

　　6.3服務質量投訴

　　6.3.1承包方應建立服務質量投訴機制,對外公布投訴聯(lián)系方式。

　　6.3.2承包方應按照GB/T17242的要求建立投訴受理機構,定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案。

　　6.3.3發(fā)包方和承包方發(fā)生服務質量爭議時,雙方應協(xié)商處理;協(xié)商不成的,可申請調解、仲裁或提請訴訟。