科技檔案是指企業(yè)在從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動中形成的有保存價(jià)值的科技文件材料。科技檔案整理，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持其內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

　?。?）分類要符合形成檔案的企業(yè)科技活動的性質(zhì)與特點(diǎn)，不能簡單的一律采用一種分類模式，或機(jī)械的搬用別的單位和專業(yè)的分類方法。在一個(gè)企業(yè)內(nèi)，應(yīng)有一個(gè)綜合的分類方案，分類標(biāo)準(zhǔn)要一致，力求簡明，不宜層次太多?？萍紮n案的分類方法最基本的有以下幾種：

　?、侔垂こ添?xiàng)目分類，主要適用于基建檔案。它是將一個(gè)單項(xiàng)工程的檔案全部集中一起，便于成套地提供利用。

　　②按產(chǎn)品類型分類，主要適用于產(chǎn)品檔案。它是在企業(yè)全部產(chǎn)品范圍內(nèi)，以各個(gè)獨(dú)立的產(chǎn)品檔案為基礎(chǔ)，按產(chǎn)品型號逐級分類，便于按照不同型號的產(chǎn)品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設(shè)備檔案的分類。

　?、郯纯蒲姓n題分類，主要適合于科學(xué)技術(shù)研究檔案。它是以一個(gè)科研課題為基礎(chǔ)。

　?、馨磳I(yè)進(jìn)行分類。它是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容所反映的不同專業(yè)性質(zhì)劃分，主要用于專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化或通用化較強(qiáng)的科技檔案。

　?。?）編目科技檔案目錄（樣式與歸檔文件目錄相同），是以卷、冊為對象進(jìn)行登記編制的，實(shí)際上是案卷的名冊，其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統(tǒng)計(jì)、查找、利用。

　　主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄?？萍紮n案總目錄是科技檔案登記總帳，也稱流水帳?？萍紮n案的分類目錄，是嚴(yán)格按照科技檔案分類、排列次序，對案卷進(jìn)行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務(wù)的工具。

　　檔號主要包括分類號（項(xiàng)目代號）、案卷號。如設(shè)備檔案中有檔案為S.12-11的案卷，其檔號含義為：S代表設(shè)備檔案，12代表該設(shè)備代號，11代表該設(shè)備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號。

　?。?）擬寫案卷題名案卷題名應(yīng)簡明揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。案卷題名的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目的名稱、代號，針對部分內(nèi)容，材料名稱等。

　?。?）裝訂案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無論采用哪種形式，科技文件材料都要折疊為統(tǒng)一的A4幅面，長期保存的案卷裝訂時(shí)要取掉金屬物。案卷不裝訂時(shí)科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序，用件號章固定。

　　（一）科技檔案種類特點(diǎn)

　?。?）工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案的特點(diǎn)：專業(yè)性、標(biāo)準(zhǔn)性、成套性

　?。?）基本建設(shè)檔案的特點(diǎn)：成套性、專業(yè)性

　?。?）設(shè)備檔案的特點(diǎn)：型號成套

　?。?）自然科學(xué)研究檔案的特點(diǎn)：成套性、多樣性、專業(yè)性

　?。ǘ┛萍紮n案收集工作的方法和要求

　　1、科技檔案收集工作的基本方法：接收、征集、征購或購買、代存、實(shí)測補(bǔ)制

　　2、科技檔案收集工作的要求

　?、佟⒃诜煞ㄒ?guī)的指導(dǎo)下進(jìn)行收集；

　?、?、收集工作應(yīng)當(dāng)遵循科技檔案的自然形成規(guī)律；

　?、?、收集工作要保證科技檔案的質(zhì)量

　?。ㄈ┛萍紮n案整理工作

　　1、科技檔案分類的基本方法

　　科技檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)、層次、級別,應(yīng)依科技檔案的性質(zhì)、形成規(guī)律及其數(shù)量而定?？偟囊笫牵和环N科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致,分類層次應(yīng)簡明,一次分類只能采用一種分類標(biāo)準(zhǔn)。為了使科技檔案的分類科學(xué)合理,應(yīng)制訂科技檔案分類方案或分類大綱,指導(dǎo)分類的順利進(jìn)行,保證分類的科學(xué)性、一致性和穩(wěn)定性。

　　對象分類法：是以一個(gè)事務(wù)對象的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造等活動形成的整套科技檔案為單元進(jìn)行的分類方法。典型的形式是型號分類法、工程項(xiàng)目分類法和課題分類法。

　　特征分類法：是以科技檔案的內(nèi)容特征為依據(jù)進(jìn)行的分類的方法。典型的形式是專業(yè)特征分類法、時(shí)間特征分類法和地域特征分類法。

　　在實(shí)際分類過程中,單純使用一種分類方法的情況很少,一般是幾種分類法結(jié)合使用。例如,對水利工程項(xiàng)目進(jìn)行分類,可采取地域(流域或水系)與工程項(xiàng)目兩種分類方法相結(jié)合的方法,先按流域(水系)劃分大類,再以每個(gè)流域(水系)上建造的工程項(xiàng)目為屬類,這種二級分類方法可充分體現(xiàn)水利工程檔案的形成規(guī)律。

　　2、科技檔案號概念與編制方法

　　科技檔案保管單位之間的排列是通過卷、冊、袋、盒的編號來固定其次序的?？萍紮n案的保管單位,是指一組數(shù)量適中的具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件材料,可以是一個(gè)案卷,也可以有冊、袋、盒等形式。

　　科技檔案號是科技檔案案卷的編號或代號，是科技檔案部門用以反映案卷內(nèi)容特征和管理特征的一組符號。

　　編制方法：

　　科技檔案號的結(jié)構(gòu)模式：科技檔案號=分類號+案卷順序號。

　　科技檔案號的編注要求：

　?、?、科技檔案號的機(jī)構(gòu)要清晰；

　　②、科技檔案號代字的含義要明確；

　　③、科技檔案號的位置要醒目。

　　科技檔案號的編注程序：

　　第一，設(shè)計(jì)科技檔案號；

　　第二，編制科技檔案代字表；

　　第三，納入輔助代號。

　　（四）科技檔案提供利用工作

　　1、科技檔案提供利用工作的含義

　　科技檔案的開發(fā)利用就是將科技檔案中的各種使用價(jià)值予以揭示，并通過各種科學(xué)有效的方法，直接服務(wù)于國家的各項(xiàng)工作，滿足人們的各種利用需求的一項(xiàng)工作。包括：建立和完善科技檔案的檢索系統(tǒng)；開展科技檔案的編研工作；采用多種方式，直接利用；收集反饋信息，不斷完善科技檔案的管理、服務(wù)系統(tǒng)。

　　2、科技檔案提供服務(wù)的方式

　　科技檔案的借閱；科技檔案的復(fù)制供應(yīng)；科技檔案有關(guān)內(nèi)容的抄錄；科技咨詢；印發(fā)目錄；編輯出版。

　　科技檔案整理的基本步驟

　　技檔案整理：按類別整理，裝訂成冊，圖紙要折疊成A4紙大小，然后裝訂成冊，圖紙的折疊要藍(lán)面朝里，白面朝外，角圖章要在右下角。

　　1、準(zhǔn)備工作

　　(1)熟悉科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

　　熟悉《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》《技術(shù)制圖—復(fù)制圖的折疊方法》等。

　　(2)了解被指導(dǎo)單位的職能與內(nèi)部機(jī)構(gòu)組成

　　了解被指導(dǎo)單位的職能與內(nèi)部機(jī)構(gòu)組成，以便于指導(dǎo)其對應(yīng)歸檔的科技文件材料收集齊全、科技檔案保管期限的劃定以及科技檔案整理的分類等。

　　(3)了解被指導(dǎo)單位的有關(guān)科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

　　如果被指導(dǎo)單位的系統(tǒng)有科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該熟悉，如《中國地震局科技檔案管理辦法》《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等。

　　還應(yīng)該了解被指導(dǎo)單位是否制定了本單位的科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；如果有，應(yīng)該了解并按照其進(jìn)行指導(dǎo)。

　　2、查看科技檔案整理重點(diǎn)容易出現(xiàn)的

　　問題與整改建議

　　查看科技檔案整理重點(diǎn)容易出現(xiàn)的問題可以通過查看科技檔案的《案卷目錄》《卷內(nèi)目錄》和檔案實(shí)體，很容易地找出來。

　　(1)查看《案卷目錄》和《卷內(nèi)目錄》

　?、倏萍紮n案收集的問題。

　　通過查看《案卷目錄》《卷內(nèi)目錄》，可以很容易地看出都?xì)w檔了哪些科技檔案材料。

　　科技檔案具有成套性的特點(diǎn)，一般某類科技檔案都有大致相同的組成部分，如科研類檔案由課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報(bào)，推廣應(yīng)用等部分組成；產(chǎn)品類檔案由產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝、制造、定型工作程序等部分組成；建設(shè)項(xiàng)目類檔案由項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等部分組成；設(shè)備儀器類檔案由設(shè)備儀器立項(xiàng)審批、外購設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等部分組成。

　　注意查看的重點(diǎn)是看各類科技檔案有沒有缺組成部分，比較容易缺的部分是前面的部分。

　　如科研類檔案中的可行性研究立項(xiàng)部分，由于種種原因立項(xiàng)拖的時(shí)間很長，造成這部分的檔案收集不全或收集不到。

　　因此，要特別關(guān)注與科研項(xiàng)目關(guān)系密切的前期管理性文件，如申請立項(xiàng)的報(bào)告與批復(fù)、列入年度計(jì)劃的請示與批復(fù)等，原件原則上應(yīng)當(dāng)歸入科技檔案整理。

　　原已放人文書檔案中整理的不再拆卷,但在科研檔案分類目錄中，要將這部分文件材料名稱注上，以便檢索。還有容易缺的部分是立檔單位自身不易控制的檔案部分，如建設(shè)項(xiàng)目類檔案中的項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理部分，由于施工方、監(jiān)理方的原因，也容易造成這部分的檔案收集不全或收集不到。

　　這些問題是很容易從目錄中看出來的。如果再細(xì)一點(diǎn)，還可以對照被指導(dǎo)單位制定的《科技檔案歸檔范圍和保管期限表》中的歸檔范圍來查看目錄，那樣可以更多地發(fā)現(xiàn)收集不齊全的問題。

　　對于科技檔案收集的問題，一般給出的建議：

　　一是對照被指導(dǎo)單位制定的《科技檔案歸檔范圍和保管期限表》中的歸檔范圍重新收集，尤其是對那些容易漏掉或不容易收集齊全的部分的收集;

　　二是將重新收集來的科技檔案材料進(jìn)行歸檔整理。

　　②科技檔案分類的問題。

　　對照被指導(dǎo)單位的科技檔案分類方案，從目錄上就可以看出有沒有分類的問題?？萍紮n案分類原則：

　　一是要符合科技檔案形成和形成單位科技活動的性質(zhì)和特點(diǎn)，對不同種類的科技檔案采取不同的分類方法；

　　二是一個(gè)單位和一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)同一科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致；

　　三是分類的層次要簡明，不宜過多過繁；

　　四是分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

　　對于科技檔案分類的問題，一般給出的建議：

　　一是按照規(guī)范要求分類準(zhǔn)確并保持分類的相對穩(wěn)定；

　　二是對錯(cuò)誤的科技檔案分類進(jìn)行整改。

　?、劭萍紮n案編目的問題。

　　常見的編目問題有以下幾種情況：

　　◎責(zé)任者填寫過于簡單、不規(guī)范。

　　盡管按照規(guī)定要求責(zé)任者可以填寫規(guī)范通用的簡稱，不能使用“本公司”、“本單位”等含義不明、難于判斷的簡稱，但是仍然有不少單位出現(xiàn)這樣的問題，使用這些不規(guī)范通用的簡稱。

　　還有的責(zé)任者不是填寫不明確就是不全。對于責(zé)任者一般應(yīng)該填寫直接編制的單位名稱并且以印章為準(zhǔn)：

　　a.合同協(xié)議書等應(yīng)寫雙方或多方。

　　b.設(shè)計(jì)圖責(zé)任者應(yīng)為設(shè)計(jì)單位。

　　c.施工圖責(zé)任者一般應(yīng)為設(shè)計(jì)單位。

　　d.竣工圖責(zé)任者一般應(yīng)為施工單位。

　　e.質(zhì)量評定表的責(zé)任者應(yīng)為質(zhì)量監(jiān)督部門。

　　f.領(lǐng)導(dǎo)講話、科研項(xiàng)目、論文、講義等均可填寫個(gè)人。

　　◎文號省略或部分省略。

　　文號一般由單位代字、年度、順序號三部分組成。

　　盡管按照規(guī)定要求填寫文號要照實(shí)抄錄，不能省略，但是仍然有不少單位出現(xiàn)這樣的問題，有的是將文號三部分全部省略，有的省略代字，有的省略代字和年度。

　　◎題名部分省略。

　　盡管按照規(guī)定要求題名應(yīng)填寫科技文件全稱照實(shí)抄錄，但是仍然有不少單位出現(xiàn)部分省略的現(xiàn)象，而以省略責(zé)任者的居多。

　　對于科技檔案編目的問題，一般給出的建議：

　　一是按照規(guī)范要求填寫責(zé)任者、文號和題名；

　　二是改正錯(cuò)誤的寫法。

　　(2)查看檔案實(shí)體

　　對于查看檔案實(shí)體，如果時(shí)間允許，最好的方法是一卷一卷地看，一頁一頁地看。如果時(shí)間不允許，也應(yīng)該采用等距抽樣查看。

　　①科技檔案裝訂的問題。

　　常見的裝訂問題有以下情況：

　　◎漏除金屬物。去除金屬物是科技檔案裝訂的第一道工序，但還是有漏除金屬物的。

　　◎科技檔案裝訂的次序問題。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。

　　管理性文件一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來文在后。但還是有將其次序顛倒的。

　　對于科技檔案裝訂的問題，給出的建議：對歸檔的科技文件材料全部檢查一遍，不能有遺漏，必須去除金屬物，將顛倒次序的改正過來。

　?、诳萍紮n案缺頁缺項(xiàng)的問題。

　　由于有些科技檔案是立檔單位自身不易控制的，如建設(shè)項(xiàng)目類檔案中的項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理部分，由于施工方、監(jiān)理方的原因，很容易造成這部分的檔案缺項(xiàng)。有的雖然施工方、監(jiān)理方交了，但施工方、監(jiān)理方不認(rèn)真造成缺頁。

　　對于歸檔科技檔案缺頁缺項(xiàng)的問題，給出的建議：對歸檔的科技檔案材料全部檢查一遍，并重新收集，將缺頁缺項(xiàng)的歸檔科技檔案補(bǔ)齊。

　?、劬韮?nèi)備考表的填寫問題。

　　卷內(nèi)備考表的主要問題是漏填或漏填項(xiàng)目。如有的只填寫立卷人，其他的內(nèi)容就都省略或漏填了。

　　對于卷內(nèi)備考表的填寫問題，給出的建議：

　　對科技檔案的卷內(nèi)備考表全部檢查一遍，不能有遺漏，將漏填項(xiàng)目補(bǔ)齊。