各單位在建設檔案室時需要對照《機關檔案管理規(guī)定》《檔案館建筑設計規(guī)范》關于檔案庫房的相關標準以及檔案庫房管理制度，對庫房的位置、面積、承重、安全等方面進行全面考慮，建設符合國家規(guī)定的檔案庫房。

　　《機關檔案管理規(guī)定》（國家檔案局第13號令）

　　1.檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按（檔案存量+年增長量×存放年限）×60m2/萬卷（或10萬件）測算。檔案數(shù)量少于2500卷（或25000件）的，檔案庫房面積按15m2測算。

　　2.檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。

　　3.檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂（廚房）、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

　　4.檔案庫房內(nèi)不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

　　5.檔案庫房應當根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。

　　6.檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m2或按檔案裝載情況相應增加。

　　7.檔案庫房應當配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。

　　保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設備。

　　8.檔案庫房應當配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。

　　9.檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應當設置視頻監(jiān)控設備。

　　10.機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規(guī)定第五章要求。

　　縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關配備基礎設施設備的，應當滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

　　《檔案館建筑設計規(guī)范》JGJ 25-2010

　　1.檔案庫可包括紙質(zhì)檔案庫、音像檔案庫、光盤庫、縮微拷貝片庫、母片庫、特藏庫、實物檔案庫、圖書資料庫、其他特殊載體檔案庫等，并應根據(jù)檔案館的等級、規(guī)模和實際需要選擇設置或合并設置。

　　2.檔案庫應集中布置、自成一區(qū)。除更衣室外，檔案庫區(qū)內(nèi)不應設置其他用房，且其他用房之間的交通也不得穿越檔案庫區(qū)。

　　3.檔案庫區(qū)的平面布局應簡潔緊湊。

　　4.檔案庫區(qū)或檔案庫入口處應設緩沖間，其面積不應小于6m2；當設專用封閉外廊時，可不再設緩沖間。

　　5.檔案庫區(qū)內(nèi)比庫區(qū)外樓地面應高出15mm，并應設置密閉排水口。

　　6.每個檔案庫應設兩個獨立的出入口，且不宜采用串通或套間布置方式。

　　7.檔案庫凈高不應低于2.60m。

　　8.檔案庫內(nèi)檔案裝具布置應成行垂直于有窗的墻面。檔案裝具間的通道應與外墻采光窗相對應，當無窗時，應與管道通風孔開口方向相對應。

　　9.檔案裝具排列的各部分尺寸應符合下列規(guī)定：

　　（1）主通道凈寬不應小于1.20m；

　?。?）兩行檔案裝具間凈寬不應小于0.80m；

　?。?）檔案裝具端部與墻的凈距離不應小于0.60m；

　?。?）檔案裝具背部與墻的凈距離不應小于0.10m。

　　10.檔案裝具的檔案存儲定額的計算指標應符合下列規(guī)定：

　　（1）當采用五節(jié)檔案柜時，庫房每平方米(使用面積)存儲檔案長度不小于2.70延長米；

　　（2）當采用雙面檔案架時，庫房每平方米(使用面積)存儲檔案長度不小于3.30延長米；

　?。?）當采用密集架時，庫房每平方米(使用面積)存儲檔案長度不小于7.20延長米。

　　11.檔案庫樓面均布活荷載標準值不應小于5kN／m2，采用密集架時不應小于12kN／m2。

　　12.當檔案庫與其他用房同層布置—巳樓地面有高差時，應滿足無障礙通行的要求。

　　13.母片庫不應設外窗。

　　14.珍貴檔案存儲應專設特藏庫。

　　檔案庫房管理制度（一）

　　一、貫徹“以防為主，防治結合”的原則，認真做好“八防”（防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲）?！拔宀椤保ò妇戆肽暌怀椴?，年終全面查，每天下班前檢查門窗是否關、開關是否打下、檔案箱柜是否上鎖），“三不準”（不準在庫房內(nèi)抽煙，不準攜帶易燃易爆等危險物品進入庫房，不準未經(jīng)批準的外來人員進入庫房）。

　　二、檔案庫房由專人管理，負責安全防范和提供利用等工作，除專職檔案人員外，其他人員未經(jīng)批準，不得進入。

　　三、庫房內(nèi)設置防光窗布、溫濕度計、抽濕機，認真做好溫濕度記錄，盡可能調(diào)節(jié)和控制適宜檔案保管的溫濕度（溫度14—24℃，相對溫度45-60%）。庫房門窗加設鐵門、鐵窗，房內(nèi)添置鐵柜裝具和消防滅火器械等，同時，根據(jù)實際需要和可能，逐步增設復印機、抽濕機、吸塵器、空調(diào)設備、攝像機等工具。

　　四、檔案管理人員必須注意庫內(nèi)清潔衛(wèi)生。除塵去污，發(fā)現(xiàn)問題（如有損壞、蟲蝕、鼠咬、字跡模糊等）及時進行修補、粘貼、復制等技術處理。

　　五、檔案管理人員必須守崗盡責。遵守庫房制度，愛護檔案，確保檔案的完整和安全。在工作變動時，必須做好檔案清點和交接手續(xù)。

　　檔案庫房管理制度（二）

　　1、檔案庫房是機要重地，非檔案工作人員未經(jīng)許可不得進入。

　　2、檔案庫房貫徹“以防為主，防治結合”的方針，在現(xiàn)有條件下，采取措施做好庫內(nèi)空氣溫濕度控制。

　　3、檔案庫房內(nèi)配備自動溫濕度計，每天進行觀察和登記，針對溫濕度變化情況，采取調(diào)解措施。

　　4、庫房內(nèi)外經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，防止灰塵、微生物及有害氣體對檔案的破壞，做好檔案入庫前的消毒工作，定期向檔案箱內(nèi)放驅蟲藥。

　　5、庫房禁止吸煙，禁止使用電器及存放易燃易爆物品。

　　6、庫房照明燈要與檔案箱柜保持50厘米距離，照明燈不用時要及時切斷電源。檔案庫房內(nèi)要配備適當?shù)南榔鞑?，并做到定期檢查、更換，經(jīng)濟保持良好狀態(tài)。

　　7、庫房檔案箱柜要排列整齊、規(guī)范，符合規(guī)定要求，要設置指引卡和存放地點示意圖，加強檔案工作的條理性、科學性。

　　8、庫房要確定專人管理，管理人員要努力熟悉館藏，不斷提高檢索的查全率和準確率。

　　檔案庫房管理制度（三）

　　為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的壽命，使之有效地為本校的教學、科研、黨政管理各項工作服務，特制定庫房管理制度。

　　1、對于檔案庫房的管理，堅持“以防為主、防治結合”的原則，著重做好防火、防盜、防水、防塵、防霉、防蟲、防鼠工作和庫房內(nèi)溫濕度的控制、調(diào)節(jié)及照明管理方面的工作。

　　2、檔案庫房嚴防水淹，室內(nèi)溫度控制在14―24℃，相對濕度控制在45―60%，庫內(nèi)安裝溫濕度儀表及空氣調(diào)節(jié)設備，定期察看儀表并作記錄。

　　3、檔案櫥與墻壁保持一定距離，與有窗的墻面垂直，成排擺設，以便通風降濕。

　　4、采取有效措施防鼠、蟲、霉害，定期進行檢查，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)及時處理。

　　5、庫房內(nèi)配備吸塵器，加密封門和雙層窗，防止污染氣體進入庫房。

　　6、庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁將易燃、易爆、易腐物品帶入庫房。

　　7、庫房內(nèi)配備適當?shù)南榔鞑?，并按器材要求定期檢查更換。

　　8、庫房內(nèi)嚴禁明火裝置，嚴禁使用電爐子，定期檢查電器線路，確保安全用電。

　　9、庫房內(nèi)安置白熾燈作人工照明光源，明度不超過100勒克斯，避免自然光源直射。

　　10、庫房有專人管理，借閱室與庫房分開。