檔案庫房存放著眾多重要的檔案信息內(nèi)容，而在多種自然環(huán)境因素以及人為因素的影響下，將使得檔案管理出現(xiàn)一定的難度，因此檔案庫房智能化管理系統(tǒng)將智能化技術(shù)融入到檔案庫房管控中，能夠更好地推動管理模式朝著多元化的方向發(fā)展，為提升庫房管理的整體安全性奠定良好基礎(chǔ)。

　　檔案作為一種不可復(fù)制的重要資源，在安全管理的過程中更加需要注重對其內(nèi)部信息做好原始性的保存，進(jìn)而為優(yōu)化檔案資源利用價值和效率奠定良好基礎(chǔ)。而智能化系統(tǒng)的融入，使得檔案庫房存放的環(huán)境得到優(yōu)化，進(jìn)而為延長檔案的壽命創(chuàng)造了良好條件。

　　中國是一個歷史悠久的文明古國，檔案事業(yè)的發(fā)展源遠(yuǎn)流長。檔案是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的重要工作。

　　在檔案、文物管理中環(huán)境的要求是非常嚴(yán)格，庫房內(nèi)溫濕度變化是影響檔案材料、文物老化變質(zhì)的關(guān)鍵因素，合理控制館內(nèi)的溫度和濕度是做好檔案保存的首要工作。根據(jù)科學(xué)的數(shù)據(jù)證實，溫度的控制會抑制蛀蟲的生長，濕度的控制會控制霉菌的發(fā)育，所以檔案館的溫濕度要求要嚴(yán)格。

　　溫濕度的控制有利于紙質(zhì)的保存。因此，對檔案庫房建設(shè)實行環(huán)境監(jiān)控勢在必行，隨著社會的進(jìn)步和國家法律細(xì)分化，對檔案庫房環(huán)境管理要求越來越高。

　　對檔案庫房的“八防”要求是：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等。根據(jù)這些要求，檔案庫房保管應(yīng)具有如下的控制措施：

　　1、檔案庫房應(yīng)有防盜措施，一般庫房要加設(shè)防盜門窗。

　　2、檔案庫房窗子要配掛窗簾，防止陽光直射庫內(nèi)；同時庫房照明裝置應(yīng)以使用白熾燈為宜，避免日光燈中紫外線對檔案的破壞。

　　3、濕度較大的庫房應(yīng)配備去濕機(jī)及放置吸潮劑。

　　4、檔案庫房周圍要滅絕火源跡象，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，要建立嚴(yán)密的防火制度并配備消防滅火器材。

　　5、為防止檔案發(fā)生鼠害，庫房應(yīng)定期檢查并投放滅鼠藥。

　　6、檔案庫房可通過灑冷水、機(jī)械通風(fēng)、自然通風(fēng)等方法減緩庫內(nèi)溫度過高現(xiàn)象。有條件的單位應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備，以達(dá)到庫房理想的溫度。

　　7、為防止灰塵對檔案的損害，庫房最好加雙層窗，同時利用吸塵器及時吸除檔案柜架上的灰塵。

　　8、檔案柜架應(yīng)防止防蟲藥品，以防檔案害蟲破壞檔案。

　　隨信息化建設(shè)應(yīng)運而生的檔案庫房環(huán)境監(jiān)控管理系統(tǒng)，是一款專為保護(hù)檔案庫房安全而設(shè)計的多功能遠(yuǎn)程集中監(jiān)控系統(tǒng)。通過監(jiān)控檔案庫房內(nèi)溫度、濕度、漏水、煙霧可以起到防潮、防水、防火等效果。

　　當(dāng)溫濕度過高、發(fā)生漏水等狀況時，系統(tǒng)通過發(fā)短信、撥打電話、發(fā)郵件、系統(tǒng)彈窗、現(xiàn)場語音或聲光報警器給管理人員進(jìn)行報警，讓管理人員可以在最短的時間內(nèi)作出處理措施，滿足檔案管理的“八防”要求。通過這一系列的監(jiān)控，使檔案庫房的管理更具科學(xué)化、現(xiàn)代化、安全性能提高到更高的層面。

　　信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得檔案庫房建設(shè)呈現(xiàn)智能化的趨勢，而對于檔案資源管理而言，傳統(tǒng)的人工管理極易出現(xiàn)安全防范不到位、數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，進(jìn)而將對檔案庫房管理的高效性產(chǎn)生直接影響。

　　檔案庫房智能化對檔案安全的必要性

　　在新時代檔案資源不斷增加的背景下，檔案館在管理檔案庫房的過程中也需要對傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行變革，積極將現(xiàn)代化的智能技術(shù)融入到庫房安全裝置設(shè)計中，為做好檔案庫房安全管理的“十防”（防盜、防火、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體）的要求。

　　通過智能化的監(jiān)測數(shù)據(jù)控制，使得庫房管理能夠朝著現(xiàn)代化、智能化以及高效化的方向發(fā)展，期間將計算機(jī)、攝像頭以及傳感器等智能裝置融入到庫房環(huán)境監(jiān)測中，對其中存在的安全問題進(jìn)行監(jiān)控和自動報警，并做好相關(guān)信息的記錄，為優(yōu)化庫房的整體控制水平奠定良好基礎(chǔ)。

　　檔案庫房智能化的主要功能

　　智能檔案庫房安全保護(hù)系統(tǒng)主要采用模塊化設(shè)計模式，并對各子模塊進(jìn)行監(jiān)控與管理，同時在數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，將信息采集與評價分析納入檔案庫房管理工作中，從而為優(yōu)化庫房安全管理水平奠定良好的基礎(chǔ)。該方法以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，將信息收集與評估分析結(jié)合到檔案管理中，為檔案安全管理水平的優(yōu)化奠定了良好的基礎(chǔ)。

　　1.自動溫濕度控制管理功能

　　文件環(huán)境對文件的長期保存具有重要作用。它傳統(tǒng)的手工管理方法復(fù)雜、工作量大，難以實現(xiàn)科學(xué)、準(zhǔn)確的管理，是城建檔案現(xiàn)代化建設(shè)中的一個重要課題。溫濕智能監(jiān)控系統(tǒng)能更好的對城建檔案管理。

　　溫濕主控微機(jī)負(fù)責(zé)對各庫房的溫濕數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和綜合分析，并向各控制器發(fā)出各種控制指令；溫濕主控微機(jī)能實時顯示和存儲各庫房的溫濕數(shù)據(jù)，還可實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、報表打印等功能，其中統(tǒng)計報表主要有日報、月報、季報等。

　　2.防盜報警自動控制管理功能

　　保安警報系統(tǒng)是文件保護(hù)系統(tǒng)的重要組成部分。應(yīng)用自動防盜報警技術(shù)，對防止檔案的非法入侵和失竊具有重要意義。

　　文件庫中關(guān)鍵位置安裝紅外探測器，對防御時間內(nèi)所有非法進(jìn)入防御區(qū)域的入侵行為進(jìn)行監(jiān)測，將入侵信息輸入中央控制臺，在軟件電子地圖上閃爍標(biāo)識入侵位置，并通過計算機(jī)實現(xiàn)聲光報警、防盜報警號碼、報警燈和防盜語音模塊，通過語音電話通知有關(guān)人員，從而實現(xiàn)防盜報警事件記錄和查詢的自動化?？筛鶕?jù)單位通勤和休假時間自動部署和撤防。

　　3.火警自動控制管理功能

　　倉房中安裝有感煙、感溫探測器，關(guān)鍵部位的走廊、樓梯口等安裝有手動、聲光報警裝置。當(dāng)火警發(fā)生時，主機(jī)觸發(fā)聲光報警，通過電話撥號模塊撥打相關(guān)人員的電話，語音報警，滅火系統(tǒng)自動啟動，及時將火撲滅。

　　4.自動消毒控制管理功能

　　紙面上有霉菌和各種感染病毒。庫房的空氣中充滿了各種各樣的毒氣。殺菌器能迅速有效的殺滅各類病毒和細(xì)菌?；钚匝鯘舛鹊停苡行艋諝?。通過主控室計算機(jī)遠(yuǎn)程控制臭氧消毒設(shè)備數(shù)量及消毒設(shè)備配置控制模塊。

　　例如，管理員可以選擇在庫房無人的情況下打開臭氧消毒裝置來凈化和消毒庫房?？梢栽O(shè)定系統(tǒng)定時關(guān)閉消毒滅菌設(shè)備的時間限制。無需人工管理，也可以以手動控制模式進(jìn)行手動控制，控制設(shè)備的啟動和停止，并將設(shè)備運行日志保存到數(shù)據(jù)庫。

　　除上述幾個常用的模塊外，還有一些功能模塊，如通風(fēng)，漏水檢測。每個檔案庫房都可以根據(jù)自己的需要選擇檔案管理的智能模塊。在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步整合電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)可視化、三維動態(tài)管理等應(yīng)用。

　　檔案庫房管理普遍存在的問題

　　1.傳統(tǒng)的倉儲管理模式難以適應(yīng)新形勢的發(fā)展

　　檔案庫房管理，傳統(tǒng)上是指檔案接收、保管、查詢、使用等一系列管理活動的集合。庫房管理的檔案主要有紙質(zhì)文件、實物文件、照片和光盤。檔案總體上具有多樣性的特征。各種檔案分別存放于不同的庫房。部分歷史悠久的檔案，存在著多種檔案類型。

　　根據(jù)國家檔案局《檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，檔案館應(yīng)開展防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等工作，定期進(jìn)行溫濕度檢測，并根據(jù)檢測結(jié)果手動調(diào)整空調(diào)除濕裝置。

　　當(dāng)現(xiàn)有檔案人力資源不足時，檔案員既要維護(hù)庫房的日常環(huán)境，又要協(xié)調(diào)各庫房之間的檔案借閱工作。這些基礎(chǔ)性的工作需要大量的手工操作來完成，不但增加了勞動強(qiáng)度，降低了工作效率，也嚴(yán)重影響了檔案管理系統(tǒng)的功能。

　　伴隨著社會的發(fā)展，信息化建設(shè)的推進(jìn)，信息化程度的提高，檔案數(shù)量劇增，檔案載體多樣化，檔案內(nèi)容分散交叉。為了適應(yīng)新形勢的變化，檔案部門必須改變原有的管理模式。

　　由于新載體的增加，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用；另一方面，隨著檔案信息需求的增加，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能完全滿足需要。各類電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用，為檔案信息化提供了廣闊的空間，對檔案管理的內(nèi)容和方法提出了新的要求。

　　2.傳統(tǒng)的庫房管理方法和管理費用高昂

　　檔案工作是一項十分復(fù)雜的專業(yè)工作，對檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)和工作經(jīng)驗提出了更高的要求。此外，由于檔案的種類不同，存放在不同的庫房，為了處理復(fù)雜繁瑣的庫房管理與利用工作，一般庫房要有一名以上的員工，增加了單位的人力成本，不利于效率原則的貫徹執(zhí)行。

　　庫存與庫存倒掛是傳統(tǒng)庫房管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)的現(xiàn)象。整理歸檔是指對館藏文獻(xiàn)的實體資料和系統(tǒng)描述資料進(jìn)行整理，以確保其完整、準(zhǔn)確；整理歸檔是指在館藏文獻(xiàn)數(shù)量增加時，對整理歸檔的順序進(jìn)行調(diào)整，既耗費人力，又耗費時間。

　　構(gòu)建智能化檔案庫房的思路

　　1.轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新檔案工作模式

　　首先，檔案館應(yīng)打破狹隘的傳統(tǒng)思維方式，改變觀念，適應(yīng)社會發(fā)展，把“紙”變成“電”，加強(qiáng)電子檔案的推廣，建立一個切實可行的電子檔案管理體系，規(guī)范電子檔案的形成、保管和使用，使其規(guī)范化、制度化，為檔案信息化保駕護(hù)航。

　　其次，改變檔案檢索利用完全依靠人力資源的狀況，積極探索全文檢索和建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。運用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息服務(wù)平臺，為單位積累和存儲信息資源。

　　檔案信息化使檔案從傳統(tǒng)載體的束縛中解放出來，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、傳播和利用，使檔案庫房建設(shè)成為一場革命。

　　2.以成本控制為核心，推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

　　伴隨著電子前端業(yè)務(wù)日益普及，電子文檔歸檔的需求日益迫切。與此同時，將現(xiàn)有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，利用計算機(jī)對庫房進(jìn)行管理和檢索，可以大大降低庫房管理的復(fù)雜性，減少1-2人的工作量，有效地節(jié)省了人工成本。

　　此外，由于生產(chǎn)活動中對檔案使用的需求，以及紙質(zhì)檔案的長期保存，有些已褪色、破損，不能使用。比如，一些工程圖，即使用手重新繪制，也不能完全恢復(fù)，不能很好的提供使用。

　　利用信息技術(shù)掃描圖樣，保存電子圖樣，對現(xiàn)代檔案管理工作具有重要意義。該措施不僅降低了修復(fù)圖紙的人工成本，而且將“紙”變?yōu)椤半姟?，提高了檔案的利用率。

　　3.與信息技術(shù)的對接使檔案逐漸智能化

　　信息化為檔案工作提供了有力的技術(shù)支撐。該系統(tǒng)不但能改善庫房管理對人的過分依賴，提高庫房內(nèi)檔案的存貯密度，節(jié)約庫房空間，減少各種硬件設(shè)備的投入，降低檔案的儲存成本，還能突破以往檔案借閱管理的地域限制，實現(xiàn)同一份檔案同時無限借閱和使用，真正實現(xiàn)檔案資源共享的目標(biāo)。建設(shè)檔案信息系統(tǒng)，以人工查詢?yōu)橹鳎杂嬎銠C(jī)輔助查詢?yōu)檩o，實現(xiàn)用戶的獨立查詢。

　　為改變檔案存儲媒體單一的局面，提高檔案信息資源的利用率和對檔案庫房的管理效率。實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化是信息對接的第一步，是對檔案資源的再次開發(fā)。全文本檢索、傳遞管理等技術(shù)的不斷普及，極大地拓展了檔案服務(wù)的空間。

　　利用電子檔案，不僅大大提高了檔案信息的準(zhǔn)確性，而且為采用多基地管理模式，為查閱人員提供了方便的遠(yuǎn)程查詢和利用服務(wù)。運用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案信息服務(wù)平臺，有效地積累和儲存信息資源，使生產(chǎn)經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的檔案信息真正得到保存，使檔案信息資源得到最大程度的補(bǔ)充和共享。

　　運用信息化手段，可以很好地解決檔案管理快速發(fā)展的矛盾，克服檔案管理手段落后，利用檔案資源不足的缺點。檔案管理是智能化發(fā)展的重要手段。在檔案管理中運用信息技術(shù)是一種必然的變革。

　　智能化檔案庫房建設(shè)的思考

　　1.智能化檔案庫房的發(fā)展進(jìn)步

　　近幾年來，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的背景下，檔案產(chǎn)業(yè)結(jié)合檔案管理的實際需要，引入互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，提出了檔案館+智能化管理模式。在檔案信息化的條件下，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以從多種終端采集信息，實現(xiàn)多平臺的相互融合，提高檔案智能化信息采集和實時反饋的能力，從而發(fā)揮電子檔案的資源優(yōu)勢。

　　但從發(fā)展的角度看，當(dāng)前的智能庫房還存在著一些局限性。信息化只會帶來業(yè)務(wù)層面的變革，沒有實現(xiàn)檔案管理的真正智能化；另一方面，現(xiàn)有的信息技術(shù)條件下，檔案數(shù)字化鏡像平臺還沒有建立起來，傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化鏡像利用平臺還沒有實現(xiàn)真正的智能化。

　　今后應(yīng)建立以頂層設(shè)計為基礎(chǔ)，以云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)為支撐，從庫房管理的每個細(xì)節(jié)入手，構(gòu)建以人為本的智能庫房。

　　2.檔案庫房智能化的可發(fā)展性

　　智能檔案是一種多學(xué)科、多領(lǐng)域的視角，它把實踐經(jīng)驗與規(guī)范相結(jié)合，取長補(bǔ)短，把理論與實際相結(jié)合，使檔案工作更具有前瞻性和實用性。各市、縣要根據(jù)實際情況制定發(fā)展規(guī)劃和發(fā)展模式。檔案管理應(yīng)采用傳統(tǒng)的動態(tài)管理模式；沒有滿足日?；c動態(tài)化的雙重要求，系統(tǒng)就無法從根本上解決問題。

　　在改變管理系統(tǒng)或業(yè)務(wù)流程時，無需重新設(shè)計或修改軟件，即可適應(yīng)用戶需求的變化，完全擺脫了建立系統(tǒng)后修改不便的被動局面。檔案智能化管理系統(tǒng)的開發(fā)必須是靈活的、可持續(xù)的。其次，在未來發(fā)展中，檔案庫房智能化建設(shè)將朝著三個方面趨勢發(fā)展：

　　第一，有效協(xié)同運作。提高檔案管理水平，信息化是實現(xiàn)檔案資源快速高效利用的前提和保障，是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的重要技術(shù)手段。其可以有效避免人為對收集整理標(biāo)準(zhǔn)的不同理解，以及文件歸檔延遲的問題，從而實現(xiàn)文件從生成、收集到保管的高效協(xié)同運作。

　　該前端系統(tǒng)能自動收集、傳送庫房管理系統(tǒng)的檔案信息，為庫房管理提供完整可靠的數(shù)據(jù)源。

　　第二，擴(kuò)展優(yōu)化功能。智能檔案室的發(fā)展，更多的是為了滿足對紙質(zhì)檔案的管理和利用的需要，而隨著時代的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量將會越來越多，電子檔案需要融入庫房的智能管理中。

　　電子檔案因載體壽命短，需定期轉(zhuǎn)存。由于長期保存與載體脆弱、技術(shù)更替過快的矛盾，迫切需要對其進(jìn)行智能化管理，提高管理效率。所以，從傳統(tǒng)檔案管理的角度出發(fā)，對智能檔案庫房進(jìn)行相應(yīng)的改造，既是可行的，又能解決投資成本高、適用范圍小等問題，具有一定的現(xiàn)實意義。

　　第三，促進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新。雖然智能儲藏室實現(xiàn)了實物檔案與數(shù)字檔案的資源整合，為檔案的儲存、借閱等管理工作提供了便利，但其功能還僅限于特殊檔案的查找和利用，缺乏檔案資源的深度開發(fā)和提煉。

　　在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動下，檔案資源共享應(yīng)引起高度重視，以實現(xiàn)檔案資源價值最大化，滿足用戶信息需求。智能檔案室的檔案目錄信息由檔案管理系統(tǒng)自動采集或人工著錄，主要包括檔案編號、作者、文件名、日期、頁數(shù)等。

　　只有在明確要求的情況下，用戶才能查找特定文件，而其他大多數(shù)文件都是沒有提示的。其中檔案內(nèi)容挖掘是指用戶在檢索檔案時，提供相關(guān)文件或按內(nèi)容標(biāo)引進(jìn)行檢索，以促進(jìn)檔案資源的共享和利用。

　　3.檔案庫房智能化先進(jìn)性與實用性相結(jié)合的問題

　　每個人都希望檔案的智能化在技術(shù)上是最先進(jìn)的，但實際上，最先進(jìn)的并不一定最實用。只求先進(jìn)技術(shù)，而不求需求，是沒有意義的。只有符合用戶需要的技術(shù)是最好的。開發(fā)檔案智能化管理系統(tǒng)應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)實用的原則。

　　一個令人滿意的檔案智能管理系統(tǒng)需要從全局出發(fā)，充分考慮到各個方面的綜合因素，并結(jié)合本單位的實際情況，設(shè)計出一套功能豐富、性能穩(wěn)定的檔案智能管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)在單位中的應(yīng)用。

　　盡管智能檔案管理系統(tǒng)有很多無可爭議的優(yōu)勢，但是作為一個新生事物，它還存在很多不完善的地方，需要進(jìn)一步完善。但無論在哪個領(lǐng)域、哪個行業(yè)，都要不斷進(jìn)行研究與探索，使其更加完善與實用。

　　總而言之，為了更好地確保檔案管理工作的安全性，就需要基于當(dāng)代先進(jìn)的智能化技術(shù)對其進(jìn)行檔案庫房進(jìn)行監(jiān)控管理，進(jìn)而為確保檔案建設(shè)的整體質(zhì)量水平奠定良好基礎(chǔ)。

　　檔案作為不可再生的重要資源，在原始性以及完整性的保持上需要投入更大的精力，因此檔案館需要充分結(jié)合自然因素以及人為因素對其進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，進(jìn)而為提升檔案安全管理水平奠定良好基礎(chǔ)。

　　為了更好地適應(yīng)時代的智能化要求，更好地發(fā)展檔案的智能化管理，應(yīng)努力提高檔案歸檔、保管和利用的智能化水平，建立檔案智能化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案管理與檔案密集架智能化管理的完美結(jié)合，充分應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域。