電子化檔案管理好處是相比于以前的檔案管理方式，電子化管理模式擁有大量?jī)?yōu)勢(shì)，其重點(diǎn)是對(duì)電子文件開(kāi)展有效、深入管理。然而，這種電子文件并不具備直接閱讀性，需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行讀取，進(jìn)而可以充分提高傳遞與處理的進(jìn)程，方便人員使用、處理與儲(chǔ)存信息。

　　在檔案管理中使用電子化管理模式的積極影響

　?。ㄒ唬┐龠M(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化流程體系的建立。

　　相比以前的檔案管理模式，電子化管理模式可以有效解決傳統(tǒng)模式存在的相關(guān)問(wèn)題，有效建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程體系。現(xiàn)如今，借助于電子技術(shù)可以使檔案管理進(jìn)一步轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化的管理方式，并且不受人為因素的影響，只需在初期階段有效設(shè)置有關(guān)程序，計(jì)算機(jī)技術(shù)就能夠按照現(xiàn)實(shí)運(yùn)行情況對(duì)信息進(jìn)行管理與儲(chǔ)存，保證信息的準(zhǔn)確性與完整性。

　?。ǘ?qiáng)化檔案管理工作的實(shí)時(shí)性。

　　基于以前單一化的檔案管理模式，檔案人員需要消耗大量的精力以及時(shí)間來(lái)研究檔案數(shù)據(jù)，并且將其進(jìn)行結(jié)合，深入實(shí)施儲(chǔ)存與整理。這個(gè)環(huán)節(jié)具有很大的工作量，再加上檔案管理工作需要人為進(jìn)行，人為因素極大影響了檔案管理工作的整體質(zhì)量以及效率。然而，借助于電子化的檔案管理模式可以提高檔案管理的及時(shí)性，使有關(guān)數(shù)據(jù)資料擁有極大的價(jià)值。

　?。ㄈ┘訌?qiáng)檔案管理工作的正確性。

　　在事業(yè)單位的運(yùn)行階段，檔案管理工作都是必不可少的一個(gè)部分，有效開(kāi)展這項(xiàng)工作是非常有必要的。如今的檔案涵蓋了大量?jī)?nèi)容，例如單位后期的發(fā)展信息以及單位員工的信息檔案等，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)一步提出了更高的要求，所以單位一定要保證檔案工作的安全性以及有效性。

　　信息化技術(shù)重點(diǎn)以電腦以及計(jì)算機(jī)為核心載體，借助于電子化的方式，具有極高的保密性以及安全性、真實(shí)性，能夠進(jìn)一步方便人員查找以及儲(chǔ)存信息，進(jìn)而可以提高檔案工作的整體質(zhì)量以及效率。

　?。ㄋ模┨嵘龣n案管理的工作效率。

　　計(jì)算機(jī)是電子信息化管理模式的核心工具，這充分說(shuō)明在保存信息的時(shí)候，只需借助于硬盤(pán)或計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備，就能夠?qū)τ嘘P(guān)信息進(jìn)行儲(chǔ)存以及使用。

　　從現(xiàn)實(shí)運(yùn)行情況來(lái)分析，這種儲(chǔ)存方式具有關(guān)鍵的作用，不但可以有效減少空間，使信息儲(chǔ)存越來(lái)越環(huán)保，而且可以對(duì)有關(guān)人員的操作手續(xù)進(jìn)行簡(jiǎn)化，只需要對(duì)計(jì)算機(jī)開(kāi)展簡(jiǎn)單操作，就能夠查詢(xún)有關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)而可以進(jìn)一步節(jié)約物力以及人力，促進(jìn)檔案管理工作不斷發(fā)展。

　　（五）實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　現(xiàn)階段，把檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效結(jié)合起來(lái)，能夠有效實(shí)現(xiàn)資源共享，同步開(kāi)展檔案的使用與歸檔。隨著經(jīng)濟(jì)的持續(xù)提升，在檔案管理中開(kāi)始普遍地使用電子化管理模式。然而，在國(guó)內(nèi)檔案開(kāi)發(fā)和使用階段還存在大量問(wèn)題，需要有關(guān)人員進(jìn)一步開(kāi)展電子信息化管理，將檔案信息資源很好地體現(xiàn)出來(lái)，以此實(shí)現(xiàn)管理的核心目的。

　　檔案管理工作的信息化應(yīng)用

　?。ㄒ唬┙㈦娮有畔⒒墓芾硭枷搿?/p>

　　隨著電子信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，大部分行業(yè)在實(shí)施管理過(guò)程中需要引入電子信息技術(shù)，以此來(lái)提升檔案的保管能力。有關(guān)管理人員更要充分認(rèn)識(shí)到電子化檔案管理是未來(lái)發(fā)展的核心趨勢(shì)所在，從而實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理，建立規(guī)范化的管理平臺(tái)。

　　借助電子化的管理形式，可以長(zhǎng)時(shí)間保存以及管理檔案，同時(shí)創(chuàng)建以及優(yōu)化電子化的檔案管理系統(tǒng)，還可以為管理人員提供高效的服務(wù)。

　?。ǘ﹥?yōu)化檔案的電子信息化建設(shè)。

　　在創(chuàng)建電子化的檔案管理模式時(shí)，首先要不斷優(yōu)化單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步導(dǎo)入“互聯(lián)網(wǎng)+”概念，幫單位制定統(tǒng)一、高效的檔案管理軟件，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化共享。與此同時(shí)，建立電子信息管理平臺(tái)，可以全面、有效地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，對(duì)單位數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行有效備份，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性、高效性以及正確性。此外，需要充分培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的團(tuán)隊(duì)來(lái)開(kāi)展電子化的檔案管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的核心目的，切實(shí)提升檔案工作的整體質(zhì)量。

　　（三）優(yōu)化檔案管理的安全性。

　　網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，一定會(huì)發(fā)生病毒植入、數(shù)據(jù)容災(zāi)以及電腦信息泄露等問(wèn)題，特別是在電子技術(shù)的普遍運(yùn)用下，手機(jī)以及電腦等硬件和各種APP等軟件組成了大數(shù)據(jù)資源，這些資源面臨著信息泄密或者黑客攻擊等安全問(wèn)題。

　　于是，如今的檔案館應(yīng)該借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效、及時(shí)地處理這些與安全隱患有關(guān)的問(wèn)題，這就需要提升檔案管理的有效性與安全性，經(jīng)過(guò)防火墻技術(shù)以及數(shù)字簽名的有效設(shè)置，能夠在后臺(tái)創(chuàng)建一套備用程序。

　　當(dāng)出現(xiàn)安全問(wèn)題時(shí)啟動(dòng)“異地容災(zāi)”程序，對(duì)檔案管理工作的不安全因素進(jìn)行有效杜絕，進(jìn)一步為人們提供良好服務(wù)，有效打造現(xiàn)代化的檔案管理，充分確保檔案資源的安全性以及真實(shí)性。

　?。ㄋ模┖侠硎褂秒娮訖n案。

　　第一，檔案人員要主動(dòng)借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展檔案編研業(yè)務(wù)，經(jīng)過(guò)有效撰寫(xiě)或整理，進(jìn)一步展示檔案的內(nèi)涵以及文化，使檔案利用人員可以很快獲得檔案文件里面的關(guān)鍵信息以及知識(shí)，為檔案利用人員提供良好、全面的信息服務(wù)。

　　第二，為保證電子檔案的操作簡(jiǎn)單性以及便捷性，需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電子檔案的索引目錄進(jìn)行編制，并且認(rèn)真遵守有關(guān)的保密規(guī)定，有效查閱以及使用電子檔案，關(guān)于保密等級(jí)的電子檔案要通過(guò)審批以后才可以開(kāi)展利用，以此有效保證電子檔案的真實(shí)性以及安全性，避免檔案信息被泄漏，為檔案工作的深入發(fā)展提供良好的環(huán)境。

　　第三，在使用了電子檔案以后，也要對(duì)檔案利用登記表進(jìn)行認(rèn)真填寫(xiě)，其中內(nèi)容涵蓋了檔案利用者的單位與姓名、查找內(nèi)容、查檔目的與范圍等等，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案的合理使用。

　　電子信息化檔案管理的要點(diǎn)

　?。ㄒ唬┦占?/p>

　　在收集信息的時(shí)候，單位需要先收集以及整理電子檔案信息，然后再借助計(jì)算機(jī)設(shè)備把這些信息通過(guò)電子文本的形式進(jìn)一步保存在系統(tǒng)中，并且用于信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，充分確保檔案數(shù)據(jù)的品質(zhì)。

　?。ǘ┱怼?/p>

　　在整理時(shí)，單位員工應(yīng)該對(duì)電子檔案資料開(kāi)展準(zhǔn)確編號(hào)，并且通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)其開(kāi)展分類(lèi)管理，方便以后的調(diào)取以及使用。同時(shí)在檔案管理中要產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的目錄列表，對(duì)資料查找流程進(jìn)行簡(jiǎn)化。

　　（三）鑒定。

　　借助于計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案有效實(shí)施管理，需要對(duì)檔案的存儲(chǔ)情況進(jìn)行有效鑒定，仔細(xì)查看其是否存在不良介質(zhì)的介入以及病毒的侵入等，以此來(lái)有效維護(hù)信息的安全性。對(duì)于鑒定難度非常大的步驟，有關(guān)工作人員一定要引起高度重視，以免產(chǎn)生問(wèn)題。

　?。ㄋ模┐鎯?chǔ)。

　　在保存檔案數(shù)據(jù)資料的過(guò)程中，需先有效選擇資料的媒介，明確資料數(shù)據(jù)的具體保存位置，提升檔案資料保存的安全性。同時(shí)在保存的時(shí)候，需要掌控存儲(chǔ)介質(zhì)的溫度與濕度，以免對(duì)檔案的使用與調(diào)取產(chǎn)生影響。

　　（五）統(tǒng)計(jì)。

　　能夠利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能來(lái)實(shí)施有關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，進(jìn)而緩解員工的工作壓力，使工作效率獲得提高，強(qiáng)化數(shù)據(jù)資料的完整性以及準(zhǔn)確性。

　?。┻\(yùn)行。

　　運(yùn)營(yíng)作業(yè)的實(shí)施需要檔案庫(kù)的大力支持才可以實(shí)現(xiàn)。對(duì)此，員工需要充分建設(shè)各種檔案庫(kù)，選取適宜的閱讀以及檢索方式，提高信息的調(diào)取效率。

　?。ㄆ撸┚幣?。

　　檔案編排需要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下開(kāi)展，如此可以有效提升編排工作的整體質(zhì)量，推動(dòng)每個(gè)行業(yè)之間的深入交流，在維持單位平穩(wěn)運(yùn)行的前提下，強(qiáng)化與其他單位之間的交流以及溝通。

　　（八）保密。

　　伴隨網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放化，信息數(shù)據(jù)變得越來(lái)越透明以及公開(kāi)，可針對(duì)單位來(lái)講，卻存在很大的信息風(fēng)險(xiǎn)。一旦泄漏了大量的機(jī)密信息，就不利于單位有關(guān)工作的順利開(kāi)展。因此需要強(qiáng)化對(duì)電子信息數(shù)據(jù)的有效保管，設(shè)置合理、有效的保護(hù)策略，如權(quán)限設(shè)定以及分級(jí)保存等，以維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全，進(jìn)而避免出現(xiàn)隨意修改以及竊取等問(wèn)題。

　　在對(duì)電子檔案進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中，單位要制定完整、有效的保護(hù)機(jī)制，借助軟件或硬件加密的方式進(jìn)一步保護(hù)數(shù)據(jù)，保證檔案?jìng)鬏敼ぷ黜樌_(kāi)展。

　　結(jié)語(yǔ)

　　總而言之，檔案是人力資源管理的關(guān)鍵性?xún)?nèi)容，也是人力資源開(kāi)發(fā)以及利用的核心依據(jù)。伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，對(duì)人才的標(biāo)準(zhǔn)要求也逐漸提高，檔案管理的重要作用更加凸顯。借助于信息化技術(shù)強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。

　　是時(shí)代飛速發(fā)展的必然趨勢(shì)，是提升資源利用率、及時(shí)更新檔案信息以及確保檔案管理安全性的要求，也是提高人力資源管理水平以及建立和諧勞動(dòng)關(guān)系的核心渠道。因此，一定要有序開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，唯有如此，才可以使管理主體更好地適應(yīng)社會(huì)的飛速發(fā)展。

　　電子化檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為推動(dòng)電子檔案科學(xué)管理，規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，明確電子檔案管理系統(tǒng)基本功能，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用與安全，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定所稱(chēng)電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。

　　第三條本規(guī)定明確了電子檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)系統(tǒng)）必備的功能。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)依據(jù)先進(jìn)、實(shí)用、安全、發(fā)展的原則。

　　第四條本規(guī)定適用于國(guó)家各級(jí)各類(lèi)檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。

　　第二章系統(tǒng)總體要求

　　第五條系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)具備開(kāi)放性，可實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換。

　　第六條系統(tǒng)功能應(yīng)具備可擴(kuò)展性，應(yīng)滿(mǎn)足當(dāng)前及可預(yù)見(jiàn)的時(shí)間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，可方便地進(jìn)行功能擴(kuò)展。

　　第七條系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)具備靈活性，支持電子檔案管理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等的靈活定義與部署。

　　第八條系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)安全可靠，保存電子檔案管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程記錄，根據(jù)需要采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認(rèn)證等技術(shù)手段，保障電子檔案安全，防止非授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)。

　　第九條系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)電子檔案保存和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　第十條系統(tǒng)應(yīng)能夠管理符合國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的多種門(mén)類(lèi)、多種格式的電子檔案。

　　第十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行輔助管理的功能。

　　第三章檔案接收

　　第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線(xiàn)和離線(xiàn)的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。

　　第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能，對(duì)不合格的進(jìn)行標(biāo)注。

　　第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)。

　　第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)征集檔案進(jìn)行管理的功能。

　　第四章檔案整理

　　第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動(dòng)歸類(lèi)與排序等功能，支持分類(lèi)與排序的調(diào)整處理。

　　第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。

　　第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能，生成符合國(guó)家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長(zhǎng)期保存和提供利用的電子檔案。

　　第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護(hù)電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。

　　第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫(kù)功能，并保存入庫(kù)處理過(guò)程記錄。

　　第五章檔案保存

　　第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份與恢復(fù)功能，設(shè)置備份與恢復(fù)策略，制作備份數(shù)據(jù)，對(duì)備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測(cè)與管理，使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理，記錄備份恢復(fù)過(guò)程信息。

　　第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案存儲(chǔ)狀況的監(jiān)控和警告功能，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲(chǔ)空間不足、電子檔案非授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)和系統(tǒng)響應(yīng)超時(shí)等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項(xiàng)處理過(guò)程。

　　第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。

　　第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護(hù)功能，保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除，記錄長(zhǎng)期保存過(guò)程中的變動(dòng)信息。

　　第六章檔案利用

　　第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫(kù)的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠?yàn)槔谜咛峁┓蠂?guó)家標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。

　　第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案進(jìn)行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門(mén)類(lèi)和遞進(jìn)檢索，檢索結(jié)果能夠進(jìn)行局部瀏覽和有選擇性地進(jìn)行輸出。

　　第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線(xiàn)借閱服務(wù)功能，支持在線(xiàn)申請(qǐng)、在線(xiàn)審批、在線(xiàn)閱覽、授權(quán)下載與打印等處理，并記錄用戶(hù)使用電子檔案的意見(jiàn)和效果等信息。

　　第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能，對(duì)檔案編研成果進(jìn)行管理。

　　第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過(guò)程中電子檔案不被非法纂改。

　　第七章檔案鑒定與處置

　　第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動(dòng)提醒功能。

　　第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級(jí)、價(jià)值和開(kāi)放等鑒定處理。

　　第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過(guò)程信息，記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見(jiàn)和時(shí)間等信息。

　　第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷(xiāo)毀管理功能，對(duì)實(shí)施銷(xiāo)毀處理的電子檔案進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀，留存已銷(xiāo)毀的電子檔案的目錄信息和銷(xiāo)毀處理記錄。

　　第八章檔案統(tǒng)計(jì)

　　第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計(jì)功能，可按照檔案的全宗、門(mén)類(lèi)、文件格式、開(kāi)放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)一定時(shí)間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能。

　　第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報(bào)表制作工具，支持用戶(hù)自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　第九章系統(tǒng)管理

　　第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。

　　第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類(lèi)方案的定義與維護(hù)功能，支持電子檔案類(lèi)目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理；系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書(shū)、科技、音像等檔案門(mén)類(lèi)的分類(lèi)方案；系統(tǒng)應(yīng)支持對(duì)會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)類(lèi)等專(zhuān)門(mén)檔案分類(lèi)體系的設(shè)置。

　　第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)功能，內(nèi)置常見(jiàn)種類(lèi)的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。

　　第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶(hù)信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計(jì)員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶(hù)的分組、分類(lèi)管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)等功能。

　　第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類(lèi)管理功能，記錄用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)、存取和使用電子檔案的行為和信息。

　　第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)等事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

　　第十章附則

　　第四十四條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

　　第四十五條本規(guī)定自公布之日起實(shí)施。2001年6月5日國(guó)家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。