隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。檔案數(shù)字化的作用包括我們生活的方方面面，下面詳細討論一下吧。

　　加強檔案信息化建設,是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務水平的必經(jīng)之路。

　　數(shù)字化新時代檔案工作的趨勢

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、存儲技術(shù)等的發(fā)展產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。數(shù)字檔案主要把紙質(zhì)載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

　　在我看來，實現(xiàn)檔案數(shù)字化主要有以下三個方面的優(yōu)點：

　　一是提高工作效率。在干部工作中在使用檔案時能快速查閱檔案，在管理檔案時，從傳統(tǒng)的查詢工作中解脫出來，大大提高了工作效率，使檔案管理再上一個新臺階。

　　二是檔案信息得到有效利用，實現(xiàn)資源共享。可異地實時為利用者提供數(shù)字檔案信息，打破了傳統(tǒng)利用方式和時空局限，并可多人在各自計算機上同時查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案服務的總體水平。

　　三是促進了檔案的實體保護，檔案保管更加安全。相對以往紙制檔案不利于查閱，而且紙制檔案易臟、易碎、易丟失。相對電子檔案，檔案人員不僅可以通過電子檔案直接查詢檔案信息、而且可以通過終端上權(quán)限瀏覽非涉密級文檔和涉密文檔，有效的保護了檔案的涉密程度，對檔案實體起到了有效保護作用和物理隔離。

　　促進檔案信息的充分利用是數(shù)字化建設的根本目的所在。因此亟待加強對數(shù)字化檔案信息利用問題的研究。文章從權(quán)衡費用與價值，做好數(shù)字化檔案的鑒定工作、加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設的力度兩個方面進行闡述加強數(shù)字化檔案信息利用的措施。

　　數(shù)字化檔案的特點和利用特點要求我們更新思維，采用科學的方法，促進數(shù)字化檔案信息的利用，從而更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。筆者認為，要做好數(shù)字化檔案信息的利用工作，主要應把握好以下幾個方面：

　　一、權(quán)衡費用與價值，做好數(shù)字化檔案的鑒定工作

　　首先，要做好現(xiàn)有館藏檔案的鑒定工作。由于檔案信息數(shù)字化建設是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力，因此首先要考慮對現(xiàn)有館藏檔案的鑒定，沒必要也不可能對全部館藏檔案都進行數(shù)字化處理，因為館藏檔案中真正具有長期和永久保存價值、且利用率很高的檔案的數(shù)量是有限的。

　　因此，檔案部門要組織力量加大對現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度，對館藏檔案中保管期限為長期或永久的、并且利用率較高的、利用能產(chǎn)生廣泛的經(jīng)濟和社會效益的檔案數(shù)字化處理，而對那些利用價值不是很廣泛、利用率不高的檔案暫時不予考慮，從而保證數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用的效益。

　　其次，要權(quán)衡數(shù)字化處理費用與開發(fā)利用價值，循序漸進地進行。通過對現(xiàn)有館藏檔案開展鑒定工作，明確要進行數(shù)字化處理與不進行數(shù)字化處理的檔案以后，也不能急于求成，而應分清輕重緩急，根據(jù)本部門的實際和檔案利用需要的實際，循序漸進地進行。

　　具體應從以下幾方面考慮：

　　1、在對傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化上

　　可以分兩步走，第一步先實現(xiàn)館藏目錄數(shù)字化，編制電子目錄檢索工具，實現(xiàn)目錄級數(shù)字化管理與檢索利用。第二步，有條件的檔案館可以有步驟地實現(xiàn)檔案全文信息數(shù)字化。要根據(jù)館藏基礎，分析用戶需求，研究館藏體系，在充分調(diào)研的基礎上選擇最優(yōu)的方案。在對電子文件的歸檔上，要規(guī)范電子文件制度與范圍，根據(jù)自身的條件有計劃地接收具有長久保存價值的電子檔案進館，改善館藏結(jié)構(gòu)。

　　2、要考慮館藏檔案的利用率

　　選擇數(shù)字化檔案的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，這可根據(jù)定期或不定期的統(tǒng)計結(jié)果來挑選，把那些利用率較高的且利用后能產(chǎn)生的巨大經(jīng)濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費人力、物力和財力。

　　3、要考慮館藏特色

　　確定本館的特色檔案，并選擇這些特色檔案進行數(shù)字化。從某種意義上說，有特色就有優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關鍵所在。因為這些特色館藏是其他檔案館所沒有的。選擇其他檔案館沒有的檔案信息進行數(shù)字化，是檔案館在合作與競爭并存的信息時代更好地生存與發(fā)展的重要保障，同時也節(jié)約了資金，避免重復建設。如反映某一地區(qū)特色文化的檔案，其他的檔案館一般不收藏，應該盡可能齊全、系統(tǒng)地將這些檔案信息數(shù)字化。

　　4、要考慮用戶的需求

　　針對用戶的需求進行數(shù)字化，在實際工作中，某些專業(yè)利用者不再滿足于一般性的服務，而要求檔案館提供綜合性強、全方位的信息服務，因此在進行數(shù)字化建設時，要以用戶的需求為導向，以用戶為本，分析需求的方方面面，做到按“需”數(shù)字化。

　　5、對電子文件的接收也要權(quán)衡費用與價值

　　保管文件需要很多方面的支出，如保存空間、裝具、人力等，對于紙質(zhì)文件來說，空間的問題最為突出，對于電子文件來說，保存空間不是很重要的一個問題，但是，管理電子文件的費用大量轉(zhuǎn)移到為保障其安全性、可讀性、易用性等所需要的技術(shù)設備和環(huán)境維護中。

　　所以必須考慮檔案保管機構(gòu)是否有足夠的資金和技術(shù)力量來支持電子文件的技術(shù)要求，尤其是那些對特定的復雜軟件具有特殊依賴性的文件。

　　如果不能采用與軟件無關的格式統(tǒng)一保管的話，檔案保管機構(gòu)還需要設法獲得該文件的運行軟件，而這類軟件往往是昂貴的，或者是專利性的，軟件擁有者可以有種種理由不愿無償移交。

　　在這種情況下，檔案機構(gòu)需要根據(jù)電子文件的價值和自身的實力做出決斷：或者購置相應軟件甚至全套系統(tǒng)以保障文件的維護和使用，或者與文件形成機關達成協(xié)議，由他們按照國家的有關規(guī)定實施管理。

　　檔案信息的數(shù)字化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究數(shù)字化工作的效益，應在充分調(diào)研的基礎上選擇最優(yōu)的檔案信息數(shù)字化方案，這包括選擇最優(yōu)的工作流程、最合理的技術(shù)手段和最適宜的數(shù)字化加工設施等；

　　認為，在進行數(shù)字化建設過程中，一定要把握好檔案數(shù)字化處理的度，通過對數(shù)字化處理的成本、所需費用與檔案開發(fā)利用的價值、效益進行權(quán)衡，避免不必要的浪費、減少日后的管理成本，如果不進行成本、效益分析，檔案數(shù)字化建設所產(chǎn)生的價值等于或小于建設所需費用，檔案數(shù)字化建設就沒有任何意義，甚至是一種浪費。

　　因此，在檔案數(shù)字化建設中，要講究成本觀念和效益觀念。

　　二、加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設的力度

　　數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是對數(shù)字化檔案信息進行存儲、處理和維護的軟件系統(tǒng)，包括數(shù)字文件管理系統(tǒng)、數(shù)字目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等。

　　首先，要加大數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設的力度。

　　數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是數(shù)字化檔案信息利用的基礎條件。檔案信息數(shù)據(jù)庫類型以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見。

　　檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于介紹開放檔案的范圍、目錄和網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網(wǎng)絡獲得檔案信息。

　　建設具有大容量、高速度、穩(wěn)定安全、主題鮮明的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，這是開發(fā)利用信息資源的一種重要手段，為此要做好兩方面的工作，一方面本著可行性原則、合法性原則、規(guī)范性原則、效益性原則、安全性原則等檔案數(shù)字化的基本原則做好傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作；另一方面要加強對電子文件的接收與管理。

　　檔案館應該對移交單位產(chǎn)生的電子文件有目的、有重點地開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法和系統(tǒng)。通過這兩個途徑，積極推進檔案信息數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)檔案目錄信息或全文信息查詢，不斷提高利用效率和質(zhì)量。

　　其次，要加大電子文檔管理系統(tǒng)建設的力度。

　　電子文檔管理系統(tǒng)是管理數(shù)字文件和數(shù)字化檔案的核心。電子文檔管理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡化應用為基本特征，對以數(shù)字化形式存在的各種類型電子文檔進行錄入、修改、查詢、起草、審批、簽發(fā)、歸檔等操作的軟件應用系統(tǒng)；該系統(tǒng)不僅能夠通過掃描、數(shù)碼攝像等方式將以傳統(tǒng)物理形式存在的各種信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，而且能夠?qū)π律傻臄?shù)字文件的起草、審核、簽發(fā)、歸檔等流轉(zhuǎn)過程進行有效管理，并對這些文檔的實際管理與利用狀況進行實時監(jiān)控。

　　根據(jù)國務院印發(fā)《“十四五”國家信息化規(guī)劃》,（以下簡稱《規(guī)劃》）相關要求，加快數(shù)字化發(fā)展，建設數(shù)字中國，打造數(shù)字經(jīng)濟新優(yōu)勢，推進網(wǎng)絡強國建設，加快建設數(shù)字經(jīng)濟、數(shù)字社會、數(shù)字政府、以數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體驅(qū)動生產(chǎn)方式、生活方式和治理方式變革，充分發(fā)揮海量數(shù)據(jù)和豐富應用場景優(yōu)勢，促進數(shù)字技術(shù)和實體經(jīng)濟深度融合，賦能傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級，催生新產(chǎn)業(yè)新業(yè)態(tài)新模式，壯大經(jīng)濟發(fā)展新引擎。

　　越來越多的國家高新技術(shù)企業(yè)響應國家號召和要求，積極推動檔案數(shù)字化發(fā)展，通過不斷改進和測試，開發(fā)一系列解決目前檔案采集、加工、存儲、查閱等檔案數(shù)字化加工過程質(zhì)量管理問題。

　　下面我們從探討新時期檔案數(shù)字化管理的必然性出發(fā)，分為幾點來探討檔案數(shù)字化管理的新思路：

　?、蓬I導決策階層積極輔助完善檔案數(shù)字化管理

　　相關部門領導要充分認識到實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要性，對于檔案數(shù)字化管理工作予以全力支持輔助，創(chuàng)造出一套與當前時代發(fā)展相適應的管理方法。首先應該根據(jù)自身情況建立各項規(guī)章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，調(diào)動工作人員積極性。

　　同時加大在軟硬件方面的投入，為保證相關部門檔案管理工作能夠正常進行提供良好的基礎，軟硬件設施的完備加上制度的輔助作用，會加快我國對檔案進行信息化管理朝著規(guī)范、科學化方向發(fā)展。

　?、萍訌娤嚓P人員專業(yè)素質(zhì)培訓

　　要想真正實現(xiàn)信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業(yè)的相關專業(yè)技術(shù)人員。決策層應當建立一支專門的具備計算機技能、對軟件開發(fā)和利用有經(jīng)驗的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室，時時信任他們，建立相應的績效管理制度，任務分解到個人，使他們做到各司其職。

　　并且及時的對他們進行相關的培訓，有條件的話可以邀請有關方面的專家來進行講座，及時發(fā)散他們的思維，生活上關心他們，讓他們真正做到踏踏實實搞研究，為相關部門實現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻自己的一份力。

　　⑶及時更新完善相關信息

　　中國文化源遠流長，經(jīng)過這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網(wǎng)絡的不斷發(fā)展，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)信息的管理工作大勢所趨。以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統(tǒng)的管理理念，對信息的更新不能做到既準確又及時，這就使得網(wǎng)絡化檔案管理工作趨于紊亂。

　　因而應該加大對信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數(shù)據(jù)的習慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進行介入、參與事中去、事后及時跟蹤，只有這樣才能及時更新完善相關信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進行。

　?、荣Y源為本、高效利用、依法治檔

　　檔案主要用于對相關信息進行完整、真實的記錄，旨在為相關部門工作提供相關信息，只有信息足夠準確，才能真正實現(xiàn)檔案本身的作用。而且，在網(wǎng)絡不斷發(fā)展的時代下，需要定期對相關人員進行法律知識方面的培訓。

　　各部門營造出一種依法治檔的氛圍，使得相關工作人員擁有較高的法律意識，比如可以組織時間進行法律方面的辯論會，或者將法律知識納入考核績效等方式，推動各部門向著法制化、制度化、科學化方向發(fā)展。建設檔案管理信息化平臺，大力倡導人們使用該平臺，向他們講解該平臺的優(yōu)勢所在，這種平臺的建立真正為社會各部門實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理建立了良好基礎。

　?、山?shù)字電子檔案

　　加強檔案數(shù)字化管理可以建立相關數(shù)字電子檔案。數(shù)字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數(shù)字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時進行讀取和下載，為人們獲取信息帶來了極大便利。

　　但是這種數(shù)字信號為主的信息也較容易被人隨意改動，對此可以規(guī)范相關的管理標準，設立特定計算機技術(shù)人員進行信息的管理工作，必要時可以對文件設置密碼，以防資料信息被盜或丟失。

　　檔案數(shù)字化管理的為實現(xiàn)我國檔案管理的信息化和網(wǎng)絡化，為我國文明的傳承，信息的廣泛傳播帶來了新思路?；ヂ?lián)網(wǎng)盛行的當今社會，將以往的文書檔案管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式更能與現(xiàn)如今社會發(fā)展相適應，人們的工作質(zhì)量和生活水平在一定程度上也會得到很大提高。

　　因而對檔案進行數(shù)字化管理的工作方式勢在必得，我們可以通過建立健全完善的信息資料庫，配置足夠完備的軟硬件設施，合理利用相關技術(shù)人員，再加上領導的全力支持，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理將不再是夢，我國社會在當前潮流下也會朝著科學化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。