隨著全球電子化發(fā)展，檔案電子化管理以其獨(dú)有的便捷、高效和節(jié)約管理成本的優(yōu)勢(shì)在全球范圍內(nèi)迅速的興起和得到廣泛的推廣。而我企業(yè)檔案電子化管理工作開展的主要目的在于與辦公自動(dòng)化更好的連接，對(duì)檔案的管理更加方便，其中包含了紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的管理，使得對(duì)企業(yè)的文件更加有效的查詢和搜索。

　　在國(guó)企檔案電子化管理的發(fā)展過程中，一些信息化的安全隱患也隨之而來，導(dǎo)致了國(guó)企運(yùn)用的系統(tǒng)受到攻擊和破壞，不利于國(guó)企檔案管理的順利進(jìn)行，對(duì)國(guó)家各級(jí)機(jī)密無法進(jìn)行良好的保護(hù)，存在泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

　　目前，國(guó)企檔案電子化管理工作主要分為歸納和整理兩個(gè)階段，合理的規(guī)劃有利于管理的良好實(shí)施，有利于國(guó)企檔案得到有效的保護(hù)；有效的管理使得檔案的安全性更高，國(guó)企的發(fā)展處于正常，確保各環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性，達(dá)到良好的效果。

　　國(guó)企檔案電子化管理的現(xiàn)狀

　　基層檔案管理不完善。檔案的發(fā)展隨著國(guó)企的發(fā)展而不斷變化，若是沒有前人的資料作為參考，也就無法及時(shí)的對(duì)歷史進(jìn)行研究，分析利弊。對(duì)于檔案的價(jià)值而言，上級(jí)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作。

　　但就目前國(guó)企的檔案電子化管理現(xiàn)狀而言，檔案管理工作者對(duì)其不夠重視，沒有相應(yīng)完善的制度，管理工作者缺乏，設(shè)施不完善等情況一直存在。這是國(guó)企現(xiàn)階段存在的典型問題。一般情況下，基層工作應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)的分類方式對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行合理的收集和整理。

　　但紙質(zhì)的檔案往往會(huì)出現(xiàn)描述不同的現(xiàn)象的存在，在信息時(shí)代發(fā)展下，國(guó)企的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化是現(xiàn)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。但管理者對(duì)信息化檔案管理不熟悉，缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)無序的現(xiàn)象，不利于文件查詢。人才隊(duì)伍有待加強(qiáng)。

　　人才在檔案管理工作的開展中占據(jù)著主導(dǎo)地位，其影響著檔案管理的正常進(jìn)行，由此可見，人才是檔案管理工作的核心力量。在國(guó)企中，檔案管理方面的人才存在欠缺，檔案價(jià)值高，檔案管理工作往往被忽視，致使不是所有人都能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。

　　有些人認(rèn)為檔案管理部門就是個(gè)養(yǎng)老部門，對(duì)檔案工作的開展不重視，絕大多數(shù)年輕人對(duì)進(jìn)入檔案部門工作的積極性不高，認(rèn)為沒有前途，對(duì)自身的未來看不到希望。這實(shí)際上也是揭示了對(duì)檔案工作人員的不認(rèn)可，因此導(dǎo)致了對(duì)檔案管理注入的新鮮血液不足。

　　盡管現(xiàn)有人員的學(xué)歷較高，但不代表其業(yè)務(wù)能力足夠強(qiáng)，導(dǎo)致了人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)存在不合理的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)方面有待加強(qiáng)。

　　國(guó)企檔案電子化管理的安全對(duì)策

　　完善管理制度，設(shè)置專門人員。國(guó)企在對(duì)檔案部門進(jìn)行建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)對(duì)其制度的健全，隨著社會(huì)的發(fā)展，不斷完善檔案管理制度，并緊跟時(shí)代步伐，建立檔案電子化管理，充分考慮信息化中管理可能存在的問題，促進(jìn)檔案更好的管理，使得檔案管理制度更加完善。

　　同時(shí)，檔案部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的檔案管理人員對(duì)國(guó)企的檔案進(jìn)行電子化管理，對(duì)每類文件進(jìn)行及時(shí)的整理、歸納，熟練的掌握信息化相關(guān)技術(shù)的操作，并對(duì)檔案的保存及維護(hù)進(jìn)行重視，確保檔案的安全性，有利于檔案處于可控的范圍內(nèi)，防止檔案被竊取。且檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行定期的維護(hù)和檢查，確保檔案處于正常狀態(tài)。

　　設(shè)置“預(yù)整理模塊”，防止檔案丟失。如今，我國(guó)國(guó)企大部分檔案還未完全實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理自動(dòng)化。在實(shí)際工作開展過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)大量檔案無法及時(shí)保存的現(xiàn)象出現(xiàn)，造成了文件的損失，及電子文件的三十。

　　若是抱有電子化歸檔多少就存檔多少的心態(tài)，將會(huì)導(dǎo)致國(guó)企的檔案出現(xiàn)大批量的遺失和不足等，對(duì)今后電子檔案的借閱及整理存在不便現(xiàn)象，同時(shí)也為借閱者帶來了極大的不便，導(dǎo)致一系列不安全隱患的產(chǎn)生，對(duì)檔案電子化的后續(xù)工作的開展產(chǎn)生一系列的影響。因此，應(yīng)當(dāng)在正式對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)設(shè)置一個(gè)“預(yù)整理模塊”，有利于防止電子檔案的丟失，防止檔案散失。

　　定期對(duì)檔案進(jìn)行抽查，防止改變。涉及檔案有關(guān)國(guó)家或國(guó)企規(guī)定的保密范圍的，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)其的重視程度，不易大范圍的進(jìn)行傳播，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格的安全控制。涉及檔案的密級(jí)電子化時(shí)，操作錯(cuò)誤或篡改將會(huì)導(dǎo)致一系列安全問題的產(chǎn)生。

　　目前，國(guó)企檔案電子化管理相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)不夠完善，需要國(guó)企檔案管理人員對(duì)本企業(yè)的檔案進(jìn)行定期的抽查，防止檔案出現(xiàn)變更或缺失，不利于國(guó)企的正常發(fā)展，不利于檔案電子化的進(jìn)行。

　　因此，檔案管理者應(yīng)當(dāng)定期對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行及時(shí)的核對(duì)，避免不穩(wěn)定因素的干擾，提高檔案的正確性，同時(shí)還要將人工與電子自動(dòng)化有機(jī)的結(jié)合起來，提升檔案的安全性，并對(duì)檔案的防御系統(tǒng)進(jìn)行不斷的更新、優(yōu)化，增強(qiáng)檔案的防御能力，有利于檔案更好的保存，有利于為企業(yè)今后的發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)化依據(jù)。

　　總而言之，國(guó)企檔案電子化管理在對(duì)文件進(jìn)行傳輸、整理和儲(chǔ)存過程中具有較為重要的作用，同時(shí)其過程存在著內(nèi)容丟失，信息被竊取或被病毒侵犯的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致相關(guān)國(guó)企的私人信息受到損傷。

　　因此，應(yīng)當(dāng)對(duì)國(guó)企的檔案電子化管理進(jìn)行嚴(yán)格管理，妥善處理存在的不安全隱患，完善檔案電子化體系，并及時(shí)的采取相關(guān)的防控措施，使得國(guó)企電子化檔案得到良好的維護(hù)，確保了檔案的安全性。國(guó)企檔案電子化歸納整理階段的安全得到良好的保障，有利于實(shí)現(xiàn)跨越式向前發(fā)展，為我國(guó)國(guó)企電子化檔案的安全奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　檔案電子化管理系統(tǒng)軟件

　　中博奧檔案電子化管理系統(tǒng)軟件（以下簡(jiǎn)稱“中博奧檔案管理系統(tǒng)”）憑借在推動(dòng)檔案電子化、無紙化落地的方面的卓越表現(xiàn)及其創(chuàng)新的軟硬一體化特性。

　　中博奧智慧檔案是公司基于在電子檔案領(lǐng)域多年的研究與實(shí)踐，遵循電子票證管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將電子檔案系統(tǒng)與智能設(shè)備相結(jié)合，推出的全新一體化解決方案。

　　通過構(gòu)建貫通企業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈上下游內(nèi)外部數(shù)據(jù)互通的協(xié)同體系，融合ＲＰＡ、ＯＣＲ、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、ＡＩ等多種新技術(shù)能力，建立企業(yè)統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)和檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了電子文件采集、歸檔和電子檔案管理“三位一體”的全生命周期管理。

　　同時(shí)，基于沉淀的海量數(shù)據(jù)資產(chǎn)及完整的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，構(gòu)建起電子信息流網(wǎng)狀、立體化的知識(shí)圖譜，保持檔案的原貌與全貌，支撐檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)洞察利用。

　　中博奧智慧檔案創(chuàng)新點(diǎn)

　　檔案采集：自動(dòng)智能采集，全面無紙化

　　建立銀企、稅企、政企、企企互聯(lián)通道，實(shí)現(xiàn)外部電子文件在線全量采集，并建立與企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，助力財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的全程無紙化、自動(dòng)化、智能化；強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部前端業(yè)務(wù)載體數(shù)據(jù)在線與貫通，推動(dòng)前端業(yè)務(wù)活動(dòng)全流程電子化（數(shù)字化），構(gòu)建以信息互聯(lián)為主，離線采集為輔的電子文件全面采集體系，形成全量電子檔案票據(jù)池。

　　檔案歸檔：電子和實(shí)物檔案分冊(cè)歸檔，一體化管理

　　建設(shè)電子檔案資源、業(yè)務(wù)、管控和共享的一體化平臺(tái)，將業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行前置采集，以原始單據(jù)影像化、系統(tǒng)單據(jù)版式化、檔案電子化為目標(biāo)，對(duì)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔固化、關(guān)聯(lián)整理和長(zhǎng)久保存。

　　實(shí)物檔案通過采用成熟的二維碼和ＲＦＩＤ技術(shù)，實(shí)現(xiàn)粘貼單二維碼與檔案盒ＲＦＩＤ的綁定，并同步至電子檔案系統(tǒng)，通過電子檔案系統(tǒng)存儲(chǔ)的記賬憑證與粘貼單二維碼和記錄、更新的ＲＦＩＤ信息，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)實(shí)物檔案的裝盒、上架、借閱等管理。

　　檔案保管：實(shí)物檔案無序存放，電子存檔長(zhǎng)期保存

　　根據(jù)檔案分類方案進(jìn)行檔案的分類整理，對(duì)文件進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的“四性”檢測(cè)，然后根據(jù)配置的業(yè)務(wù)流程完成檔案組卷、裝盒、上架等虛擬化庫(kù)房管理操作，線下利用ＲＦＩＤ射頻識(shí)別技術(shù)同步完成實(shí)物歸檔操作，保持線上線下狀態(tài)一致。

　　接著按照保管規(guī)則、備份方案進(jìn)行電子檔案的備份管理、狀態(tài)監(jiān)控。“四性”保障貫穿于數(shù)據(jù)形成、歸檔到保管的全部環(huán)節(jié)，以完善數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、封裝等長(zhǎng)期保存功能，確保長(zhǎng)期可讀，實(shí)現(xiàn)公司總部、分子公司檔案工作的一體化管控。

　　檔案查閱：分級(jí)授權(quán)，多維度標(biāo)簽追溯

　　建立一站式檔案利用服務(wù)平臺(tái)，提供包括普通檢索、智能檢索、個(gè)性推薦和知識(shí)服務(wù)在內(nèi)的“一站式”數(shù)字檔案利用服務(wù)，通過人工智能技術(shù)賦予機(jī)器理解文檔的能力，自動(dòng)從海量文檔中提取出結(jié)構(gòu)化信息，生成檔案元數(shù)據(jù)，給歸檔文件自動(dòng)打標(biāo)簽，提供檔案管理的多維信息，滿足電子檔案智能保管、高效利用的場(chǎng)景需求。

　　檔案安全：新技術(shù)加持，高性能高可用

　　通過統(tǒng)一身份認(rèn)證配合區(qū)塊鏈、數(shù)字簽名、數(shù)字水印、防讀寫等技術(shù)手段，從源頭確保了會(huì)計(jì)檔案的“安全性”“真實(shí)性”；電子歸檔文件按照原始文件格式和可視化的版式文件歸檔，以紙質(zhì)、電子介質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的獨(dú)立編號(hào)，保障電子會(huì)計(jì)檔案的“可用性”“完整性”；通過二維碼、智能設(shè)備、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)實(shí)物檔案全過程管控，并與電子檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案管理的智能化升級(jí)。

　　隨著各行各業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷深入，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)已是大勢(shì)所趨。目前，中博奧檔案軟件已成功打造了２０多個(gè)不同規(guī)模的智慧檔案項(xiàng)目，助力了浙江、甘肅等地多家單位成功通過增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)驗(yàn)收，檔案管理相關(guān)的軟硬件產(chǎn)品已在北京、海南、廣東、新疆等全國(guó)多個(gè)省份的１０００多家單位成功應(yīng)用。下一步，中博奧檔案軟件將繼續(xù)創(chuàng)新、深化、完善檔案產(chǎn)品，幫助企業(yè)加快推進(jìn)檔案電子化、無紙化落地，推進(jìn)綠色低碳發(fā)展。