會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)結(jié)果最直觀的數(shù)據(jù)記錄，記錄了企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的各種經(jīng)營數(shù)據(jù)。如平時(shí)最常用的費(fèi)用報(bào)銷單、支出憑證、借款單等財(cái)務(wù)單據(jù)，都需要按照原始憑證所要求填列的項(xiàng)目逐項(xiàng)填列齊全，不得遺漏和省略，而會(huì)計(jì)電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。

　　傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電子會(huì)計(jì)檔案管理模式

　　包括會(huì)計(jì)憑證在內(nèi)的會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等組成的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，即會(huì)計(jì)檔案，是企業(yè)經(jīng)營過程中不可忽視的重要經(jīng)濟(jì)資料，也是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、推動(dòng)有效經(jīng)營決策的“定盤星”。

　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理存在諸多不便，如：

　?。薄⒐芾沓杀靖撸Ａ繕I(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都需要打印成紙質(zhì)，經(jīng)人力匹配、貼票、裝訂后才可歸檔；需要占用大量物理空間，費(fèi)紙費(fèi)空間；

　?。病⑿畔⒋鎯?chǔ)無索引關(guān)聯(lián)，檔案資料借閱、檢索非常不便，查閱、調(diào)用困難較大，且存在丟失風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患問題；

　?。?、財(cái)務(wù)人員的工作量大，整理檔案工作耗時(shí)耗力卻對(duì)個(gè)人而言能力提升空間較少；

　?。?、信息數(shù)據(jù)共享受到極大限制，對(duì)財(cái)務(wù)的工作效率影響較大，且不利于進(jìn)行數(shù)據(jù)分析并對(duì)業(yè)務(wù)做出決策支持；

　　傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案縱然較為復(fù)雜，但在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，會(huì)計(jì)檔案對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營管理至關(guān)重要。

　　因此，推進(jìn)企業(yè)檔案電子化管理已成為必然趨勢(shì)。

　　２０２０年３月２３日，財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔２０２０〕６號(hào)文）中明確規(guī)定：

　　對(duì)單位從外部接收的電子形式的各類會(huì)計(jì)憑證，包括電子發(fā)票、財(cái)政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等電子會(huì)計(jì)憑證——“可以僅使用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔”。

　　同時(shí)也提到：?jiǎn)挝灰噪娮訒?huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證。

　　這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會(huì)資源耗費(fèi)，推動(dòng)節(jié)能減排，有利于形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。

　　會(huì)計(jì)電子檔案的推行也將大力推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。

　　電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)企業(yè)的影響

　　對(duì)員工來說，檔案查詢更便利，線上即可查看只讀文件；

　　對(duì)管理者來說，檔案齊全流程清晰，分析數(shù)據(jù)更高效；

　　對(duì)于財(cái)務(wù)：

　?。保?jié)約打印及歸檔管理成本，節(jié)約人力的時(shí)間成本，更有利于培養(yǎng)人才；

　?。玻阌谒饕徒栝?，提高企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的利用和管理的規(guī)范性；

　?。常档蜋n案丟失和損毀風(fēng)險(xiǎn)，利于對(duì)會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督和檢查；

　?。矗瓕?shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。

　　ＱＡ?xí)r間

　?。?、以電子發(fā)票的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷依據(jù)，是否需要同時(shí)保存ＰＤＦ版電子發(fā)票，并且把發(fā)票單獨(dú)打印出來裝訂歸檔？這樣操作符合要求嗎？

　　答：使用電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔憑證，必須同時(shí)保存該紙質(zhì)打印件的電子會(huì)計(jì)憑證原件，并建立相應(yīng)的檢索關(guān)系。

　?。病㈦娮影l(fā)票的掃描影像文件算電子會(huì)計(jì)憑證嗎？

　　答：拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件，并不是電子會(huì)計(jì)憑證原件。不能僅以電子副本文件報(bào)銷入賬歸檔，仍應(yīng)按紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。發(fā)票地址、二維碼均不是電子會(huì)計(jì)憑證原件。電子發(fā)票等電子會(huì)計(jì)憑證原件如何認(rèn)定、如何獲取，建議咨詢稅務(wù)等制證部門。

　　３、如果電子發(fā)票原版文件丟失了，只有打印的紙質(zhì)版，可以用紙質(zhì)掃描件電子檔來存檔嗎？電子發(fā)票紙質(zhì)掃描件是有效電子檔嗎？

　　答：?jiǎn)挝蝗缡褂秒娮訒?huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔憑證，必須同時(shí)保存該紙質(zhì)打印件的電子會(huì)計(jì)憑證原件。不能僅以電子副本文件報(bào)銷入賬歸檔，仍須按紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

　　４、如果只保留電子會(huì)計(jì)憑證的形式，企業(yè)內(nèi)部的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)需要具備哪些功能？

　　答：企業(yè)的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠接收、讀取和輸出符合要求的電子會(huì)計(jì)憑證，且設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，采取了風(fēng)險(xiǎn)控制手段。同時(shí)，由于電子會(huì)計(jì)憑證具有易復(fù)制且難察覺的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)置必要的程序或功能，防止重復(fù)利用同一電子會(huì)計(jì)憑證的原件及其復(fù)制件報(bào)銷入賬。

　　中博奧科技耕耘多年，推出“中博奧會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)”，綜合運(yùn)用海量數(shù)據(jù)歸檔存儲(chǔ)、多介質(zhì)分級(jí)存儲(chǔ)、設(shè)備監(jiān)控預(yù)警等手段實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)久、安全存儲(chǔ)。

　　中博奧為企業(yè)檔案管理生命周期全過程提供信息化支撐，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的無紙化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和專業(yè)化管理，徹底解決了企業(yè)在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理中遇到的困難，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的憑證抽取、附件收集、整理、保管、利用、銷毀的全生命周期管理。

　　通過實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化管理，企業(yè)能夠有機(jī)會(huì)實(shí)現(xiàn)更高的企業(yè)財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)信息資產(chǎn)管理價(jià)值。我們有理由相信，這也是會(huì)計(jì)檔案管理電子化將區(qū)別于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理價(jià)值的最大之處。

　　會(huì)計(jì)檔案電子化

　　會(huì)計(jì)檔案電子化即電子會(huì)計(jì)檔案是與當(dāng)今企業(yè)數(shù)字化、智能化、網(wǎng)聯(lián)化同步的財(cái)務(wù)管理新趨勢(shì)，其重要意義不僅在于利用電子化技術(shù)手段對(duì)會(huì)計(jì)檔案起到方便檢索、保障安全、提升效率作用，亦使會(huì)計(jì)檔案電子化管理日益科學(xué)、合理、高效。

　　一、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的意義：

　　財(cái)政部力推的會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)看起來是會(huì)計(jì)檔案管理形式上的變化，其實(shí)質(zhì)是促進(jìn)財(cái)務(wù)智能化實(shí)質(zhì)性的變革。通過會(huì)計(jì)檔案的電子化管理推動(dòng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全高效采集，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將直接轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)、檔案數(shù)據(jù)，通過業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、檔案一體化流程打通，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體的業(yè)財(cái)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，其實(shí)這就是一條業(yè)財(cái)一體化路徑。

　　同時(shí)，業(yè)財(cái)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對(duì)于新環(huán)境下的財(cái)務(wù)及檔案管理提供了最新的智能計(jì)算，從而杜絕數(shù)據(jù)誤差，使業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)真正實(shí)現(xiàn)一個(gè)平臺(tái)對(duì)話，基于同一數(shù)據(jù)的分析、判斷與決策，即時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)行為，達(dá)成業(yè)務(wù)目標(biāo)。

　　當(dāng)然，會(huì)計(jì)檔案電子化對(duì)于財(cái)務(wù)部門本身來說，其作用不可小覷，首先，會(huì)計(jì)檔案電子的智能組裝、自動(dòng)歸檔功能使得企業(yè)的報(bào)銷業(yè)務(wù)流程得到大大優(yōu)化，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的多維檢索，并且通過設(shè)置借閱權(quán)限，實(shí)現(xiàn)可視化監(jiān)督。

　　其次，由于實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案電子化，從而改變了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、歸檔傳統(tǒng)工作方法。再次，會(huì)計(jì)檔案電子化，通過組織數(shù)據(jù)分離與分布存儲(chǔ)，加密技術(shù)以及防篡改預(yù)警功能，更好地保證了電子檔案的合規(guī)性與安全性。

　　二、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的途徑：

　?。ㄒ唬┙⒐芾碇贫取Ｃ鞔_管理職責(zé)和要求，規(guī)范管理流程。制度應(yīng)當(dāng)包括會(huì)計(jì)電子檔案形成、整理、移交等日常業(yè)務(wù)方面的內(nèi)容，還包括電子數(shù)據(jù)備份管理、數(shù)據(jù)防篡改管控、信息系統(tǒng)運(yùn)營安全等內(nèi)容。需要信息化部門或第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)、檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門的專業(yè)人員共同參與，以使制度得以執(zhí)行。

　?。ǘ╅_發(fā)管理系統(tǒng)。對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行全面升級(jí)，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)相結(jié)合，根據(jù)本企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作特點(diǎn)，開發(fā)完善的會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)。

　?。ㄈ┡囵B(yǎng)管理人才。從紙質(zhì)文件的看護(hù)保管，變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)資源、數(shù)據(jù)庫，甚至是“檔案云”的管理、使用、維護(hù)，要求引進(jìn)或招聘具備財(cái)務(wù)管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等復(fù)合性人才，一專多能，要求財(cái)務(wù)人員既能做財(cái)務(wù)管理，也能維護(hù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)。

　　（四）保障運(yùn)行環(huán)境。會(huì)計(jì)檔案電子化，安全的運(yùn)行環(huán)境至關(guān)重要。一要保障存儲(chǔ)介質(zhì)安全，以標(biāo)準(zhǔn)格式定期備份，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)要放在指定場(chǎng)所，避免外界因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

　　二要保證信息系統(tǒng)安全，系統(tǒng)維護(hù)商應(yīng)當(dāng)定期完善、維護(hù)信息安全管理體系、保密體系、技術(shù)體系，以保證會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全。提升檔案管理人員的電子化管理意識(shí)和安全防護(hù)能力，意識(shí)到位、能力到位、執(zhí)行到位。