檔案整理規(guī)定收集是基礎(chǔ)，整理是剔除無價值的資料，修復(fù)破損材料，分門別類，歸檔就是按照分類歸入相應(yīng)的檔案類別中。首先需要熟悉規(guī)范要求，對文件歸檔整理規(guī)范，了解具體項目對檔案管理的有關(guān)規(guī)定要求，監(jiān)理單位對資料的有關(guān)要求。根據(jù)要求，收集后分類、分項目部位、分先后按規(guī)范排列順序分別裝入專用檔案盒中，放在文件柜中，貼上標(biāo)簽，以便檢查。

　　審計工作的規(guī)定

　　為了規(guī)范公司內(nèi)部審計檔案的管理工作，保證內(nèi)部審計檔案的質(zhì)量，發(fā)揮內(nèi)部審計檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國審計法》《審計署關(guān)于內(nèi)部審計工作的規(guī)定》及《公司關(guān)于內(nèi)部審計工作的規(guī)定》制定本辦法。

　　內(nèi)部審計檔案是指審計部在各項審計活動中形成和取得的具有保存價值的各種紙質(zhì)文檔、圖表及電子形態(tài)的信息等記錄資料，及以實物形態(tài)存在的實物證據(jù)。以電子形態(tài)存在的審計檔案需刻錄光盤和硬盤分開備份存放。

　　審計部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對公司內(nèi)部審計檔案的監(jiān)督和管理，并指定專（兼）職檔案管理員，對內(nèi)部審計文件的立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，負(fù)責(zé)審計[內(nèi)審網(wǎng)注:各類審計方法案例報告模板關(guān)注公眾號內(nèi)審網(wǎng)可查閱獲取]檔案的收集、整理、保管、利用、借閱和移交工作。審計檔案立卷、歸檔、保管具體規(guī)定如下：

　　一、應(yīng)歸入審計檔案的文件和材料

　　（一）審計項目立項書、審計通知書、審計決定及公司、部門領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，以及審計建議書和移送處理書等審計業(yè)務(wù)資料；

　　（二）審計報告、審計報告征求意見書、被審計單位的書面意見和審計項目組的書面說明，審計取證、審計工作底稿及相關(guān)資料；

　?。ㄈ徲嫹桨浮徲嫲l(fā)現(xiàn)整改計劃表的整改情況、后續(xù)審計及審計結(jié)果執(zhí)行情況的報告、領(lǐng)導(dǎo)批示和記錄；

　?。ㄋ模┡c審計項目有關(guān)的訪談記錄、會議記錄；

　　（五）其他按規(guī)定應(yīng)歸入審計檔案的文件和材料。

　　二、審計卷宗內(nèi)的文件和材料的排列

　?。ㄒ唬徲嬀碜趦?nèi)的文件和材料的排列

　　審計卷宗內(nèi)的文件和材料按結(jié)論性文件資料、證明性文件資料、立項性文件資料、其他備查文件資料順序進(jìn)行排列。

　　順序一：結(jié)論性文件資料

　　采用逆審計程序并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列

　　最后發(fā)出的審計報告

　　審計決定或?qū)徲嬕庖姇?/p>

　　被審計單位對審計決定或?qū)徲嬕庖姇膱?zhí)行情況

　　審計事項的報告及公司領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)、批示，及審計結(jié)果的實施

　　被審計單位或人員對審計報告的書面意見

　　有關(guān)本項目的通報、處理意見

　　移送處理意見書

　　順序二：證明性文件資料

　　按與審計方案所列審計事項或會計報表科目對應(yīng)的順序排列

　　審計證實問題匯總記錄

　　審計證實問題分項記錄

　　其他審計工作底稿及審計證據(jù)

　　順序三：立項性文件資料

　　按文件資料形成的時間順序，并結(jié)合文件資料的重要程度進(jìn)行排列

　　公司領(lǐng)導(dǎo)對審計項目立項的審批

　　審計通知書

　　本項目的審計方案

　　順序四：其他備查文件資料

　　按文件資料形成的時間順序，并結(jié)合文件資料的重要程度進(jìn)行排列

　　公司有關(guān)審計工作的規(guī)章制度、工作計劃等文件

　　其他與審計有關(guān)的檔案

　　每份或每組文件的排列規(guī)則

　　正件在前，附件在后

　　定稿在前，修改稿在后

　　批示在前，請示在后

　　重要文件在前，次要文件在后

　　匯總性文件在前，基礎(chǔ)性文件在后

　　三、審計檔案立卷

　　審計檔案應(yīng)按項目立卷，一個項目的文件資料立一卷，不得把兩個以上項目的文件資料歸為一卷?？缒甓鹊膶徲嬍马棿嬖谟趯徲嫿Y(jié)束的年度。

　　審計項目終結(jié)后，審計項目負(fù)責(zé)人對審計項目形成的全部文件資料按立卷順序進(jìn)行歸類整理、鑒別和篩選，對確定立卷歸檔的文件材料，應(yīng)當(dāng)檢查有關(guān)程序、簽批等是否完備，不符合要求的應(yīng)當(dāng)予以補(bǔ)救。審計項目負(fù)責(zé)人應(yīng)將立卷的審計檔案移交審計部檔案管理員。

　　審計部檔案管理員應(yīng)對接收的審計[內(nèi)審網(wǎng)注:各類審計方法案例報告模板關(guān)注公眾號內(nèi)審網(wǎng)可查閱獲取]檔案全面認(rèn)真檢查，凡有不符合歸檔要求的應(yīng)當(dāng)由立卷人進(jìn)行補(bǔ)救或返工。對于符合要求的審計檔案，應(yīng)裝好檔案盒，編好檔案編號、項目名稱、登記備查表等。

　　四、檔案的保管、借（查）閱

　　審計檔案裝訂成冊后，按照規(guī)定標(biāo)注保管年限和密級，登記后專柜保管。應(yīng)長期保存，涉密檔案應(yīng)做好加密保管措施。

　　公司外部借（查）閱審計檔案的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)審計部負(fù)責(zé)人和公司管理層或?qū)徲嬑瘑T會批準(zhǔn)。

　　公司內(nèi)部借（查）閱審計檔案的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)借閱部門負(fù)責(zé)人、審計部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時需經(jīng)公司管理層或?qū)徲嬑瘑T會批準(zhǔn)。

　　辦理借（查）閱審計檔案，應(yīng)當(dāng)履行相關(guān)手續(xù)；借（查）閱檔案者應(yīng)當(dāng)對檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)。

　　城市建設(shè)檔案管理規(guī)定

　?。?997年12月23日建設(shè)部令第61號發(fā)布，根據(jù)2001年7月4《建設(shè)部發(fā)布關(guān)于修改城市建設(shè)檔案管理規(guī)定的決定》修正）

　　第一條為了加強(qiáng)城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案）管理，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定適用于城市內(nèi)（包括城市各類開發(fā)區(qū)）的城建檔案的管理。本規(guī)定所稱城建檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

　　第三條國務(wù)院建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)全國城建檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受國家檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　縣級以上地方人民政府建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受同級檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　城市的建設(shè)行政主管部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置城建檔案工作管理機(jī)構(gòu)或者配備城建檔案管理人員，負(fù)責(zé)全市城建檔案工作。城市的建設(shè)行政主管部門也可以委托城建檔案館負(fù)責(zé)城建檔案工作的日常管理工作。

　　第四條城建檔案館的建設(shè)資金按照國家或者地方的有關(guān)規(guī)定，采取多種渠道解決。城建檔案館的設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合檔案館建筑設(shè)計規(guī)范要求。城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

　　第五條城建檔案館重點管理下列檔案資料：

　?。ㄒ唬└黝惓鞘薪ㄔO(shè)工程檔案：

　　1、工業(yè)、民用建筑工程；

　　2、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；

　　3、公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；

　　4、交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；

　　5、園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程；

　　6、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；

　　7、城市防洪、抗震、人防工程；

　　8、軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。

　?。ǘ┙ㄔO(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門（包括城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門）形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。

　　（三）有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。

　　第六條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案。凡建設(shè)工程檔案不齊全的，應(yīng)當(dāng)限期補(bǔ)充。停建、緩建工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。撤銷單位的建設(shè)工程檔案，應(yīng)當(dāng)向上級主管機(jī)關(guān)或者城建檔案館移交。

　　第七條對改建、擴(kuò)建和重要部位維修的工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施

　　工單位據(jù)實修改、補(bǔ)充和完善原建設(shè)工程檔案，凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制建設(shè)工程檔案，并在工程竣工后三個月內(nèi)向城建檔案館報送。

　　第八條列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織竣工驗收前，應(yīng)當(dāng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收。預(yù)驗收合格后，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件。

　　第九條建設(shè)單位在取得工程檔案認(rèn)可文件后，方可組織工程竣工驗收。建設(shè)行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，應(yīng)當(dāng)查驗工程檔案認(rèn)可文件。

　　第十條建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，凡具有

　　永久保存價值的，在本單位保管使用一至五年后，按本規(guī)定全部向城建檔案館移交。有長期保存價值的檔案，由城建檔案館根據(jù)城市建設(shè)的需要選擇接收。

　　城市地下管線普查和補(bǔ)測補(bǔ)繪形成的地下管線檔案應(yīng)當(dāng)在普查、測繪結(jié)束后三個月內(nèi)接收進(jìn)館。地下管線專業(yè)管理單位每年應(yīng)當(dāng)向城建檔案館報送更改、報廢、漏測部分的管線現(xiàn)狀圖和資料。

　　房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理，由國務(wù)院建設(shè)行政主管部門另行規(guī)定。

　　第十一條城建檔案館對接收的檔案應(yīng)當(dāng)及時登記、整理，編制檢索工具。做好檔案整理的保管、保護(hù)工作，對破損或者變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時搶救。特別重要的城建檔案應(yīng)當(dāng)采取有效措施，確保其安全無損。

　　城建檔案館應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)檔案信息資源，并按照國家的有關(guān)規(guī)定，向社會提供服務(wù)。

　　第十二條建設(shè)行政主管部門對在城建檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎勵。

　　第十三條違反本規(guī)定有下列行為之一的，由建設(shè)行政主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：

　　（一）無故延期或者不按照規(guī)定歸檔、報送的；

　　（二）涂改、偽造檔案的；

　?。ㄈn案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　　第十四條建設(shè)工程竣工驗收后，建設(shè)單位未按照本規(guī)定移交建設(shè)工程檔案的，依照《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》的規(guī)定處罰。

　　第十五條省、自治區(qū)、直轄市人民政府建設(shè)行政主管部門可以根據(jù)本規(guī)定制定實施細(xì)則。

　　第十六條本規(guī)定由國務(wù)院建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)解釋。

　　第十七條本規(guī)定自1998年1月1日起施行。以前發(fā)布的有關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不符的，按本規(guī)定執(zhí)行。