文書檔案整理及數(shù)字化加工服務(wù)規(guī)則是收集齊全，分類準確，歸檔完整，排列有序，科學(xué)保管，便于查閱利用，文書檔案案卷的整理還必須要遵循文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，因為檔案是歷史的真實記錄，如果不遵循文件之間的歷史聯(lián)系，也就失去了檔案的真實意義。

　　文書檔案數(shù)字化加工，是指用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來管理各類檔案，流程是這樣的：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理（非常簡單的處理）—目錄和掃描好的電子圖片導(dǎo)入檔案管理軟件。

　　檔案數(shù)字化加工設(shè)備都有什么

　　檔案數(shù)字化加工一般分為兩項工作。一是跟據(jù)國家檔案局的檔案整理要求，把檔案整理成冊（卷／件），劃分年度和保管期限，按一定的順序排列后加蓋歸檔章，最后裝盒上架。二是將己歸檔檔案掃描成電子卷宗，經(jīng)過處理后，上傳至檔案管理系統(tǒng)。

　　那么在裝盒上架這個過程中，檔案線式裝訂機，檔案盒打印機等設(shè)備就是我們加工必不可少的工具，檔案線式裝訂機通過對資料的整理，實現(xiàn)對檔案、文件等的規(guī)范化整理，并且保持檔案外觀的一致性，裝訂后的文件，按一定的年份，重要程度等因素加蓋歸檔章，最后裝盒上架

　　歸檔文件的電子化常用到的設(shè)備及軟件有服務(wù)器、計算機、非接觸式掃描儀、平板掃描儀、高速掃描儀、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)、掃描軟件、圖像處理軟件、文字識別軟件等。

　　服務(wù)器和計算機就不講了，相信大家都知道其作用。

　　大型的非接觸式掃描儀，幅面最大可達Ａ０，一般用于大幅面檔案、字畫、地圖、圖紙等材料的高精度數(shù)字化。小型的一般幅面為Ａ３或更小，通常操作簡便，用于小幅面書刊、檔案、文件等材料的數(shù)字化。

　　掃描軟件是能夠?qū)崿F(xiàn)批量掃描，圖像處理軟件是負責對圖像數(shù)字化處理，圖像處理軟件和文字識別軟件等能夠快捷的實現(xiàn)數(shù)字化加工，同時也為加工人員減少了重復(fù)操作。

　　檔案整理及數(shù)字化流程

　?。ㄒ唬n案整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　?。?、目錄數(shù)據(jù)準備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》（ＤＡ／Ｔ１８）等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進行修改。

　?。?、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯，更不能對檔案原件有任何損壞。

　?。?、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　?。?、頁面修整

　　對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理（壓平或燙平等）后再進行掃描。

　?。?、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　?。ǘn案掃描

　　１、掃描方式（掃描前必須準備一臺專業(yè)的平板掃描儀）

　　根據(jù)檔案幅面的大小（Ａ４、Ａ３、ＡＯ等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔描儀，如

　　工程圖紙可采用０號圖紙掃描儀進行掃描。

　　普通Ａ４紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀的自動進紙方式掃描；

　　紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；

　　２、掃描模式（紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　３、分辨率選擇

　　采用黑白、２５６級灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于３００ＤＰＩ；

　　采用２４位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于２００ＤＰＩ。

　?。ㄒ陨夏Ｊ椒直媛实脑O(shè)定以Ａ４紙張為標準，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進行適當?shù)恼{(diào)整；

　　需要時可根據(jù)原件的清晰度適當調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率；反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準；

　　粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

　?。?、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數(shù)。核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　?。ㄈ﹫D像處理

　　對圖像進行處理，以獲得最好的圖像質(zhì)量，保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點、糾偏等，處理完的圖像保存格式為ＰＤＦ。

　　糾偏：對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進行整體糾正，包括自校和手校，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于１度（圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個文字）；

　　旋轉(zhuǎn)：按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具；

　　去污：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)，如去除黑邊、多余邊、污點；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進行刪除；

　　斷字修補：對部分文字不清楚可進行修補；

　　反白字修正：將部分反白文字可進行描述；

　　分割：將Ａ３幅面的文件分割為兩份Ａ４幅面的文件；

　　拼接：對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。ㄋ模﹫D像處理質(zhì)檢

　　主要對完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描；

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當，嚴重的應(yīng)重掃，處理不當?shù)膽?yīng)重新處理；

　　掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，有無漏掃、多掃（重復(fù)）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁碼不連續(xù)，與原文不一致，需對頁面進行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進行調(diào)整，保持與原文一致。

　?。ㄎ澹﹫D像存儲

　　紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個ＰＤＦ，保存到指定的路徑，便于準確掛接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應(yīng)的關(guān)系。再將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以復(fù)制、檢索利用的雙層ＰＤＦ格式，然后進行光盤刻錄，確?？啼浐玫墓獗P能正確地讀出，并做好標識標簽。

　　注：禁止用Ｗｏｒｄ文檔保存掃描圖像。

　?。┠夸浗◣?/p>

　　按照《檔案著錄規(guī)則》（ＤＡ／Ｔ１８）的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過ＸＭＬ文檔進行數(shù)據(jù)交換。

　　注：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進行修改或重錄。

　　（七）數(shù)據(jù)掛接

　?。?、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查

　　以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應(yīng)文件夾時，要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　２、匯總掛接

　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認為＂合格＂后，通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。

　?。ò耍?shù)據(jù)驗收

　　一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到９５％以上（含９５％）時，給予以驗收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標記為＂不合格＂。

　　驗收＂通過＂的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。

　?。ň牛?shù)據(jù)備份

　　經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進行一式兩份ＤＶＤ光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量，主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號等，以便查找和管理。對保密的需標明密級。

　　（十）裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時應(yīng)按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認真做好檔案頁碼、頁數(shù)的檢查對較。

　?。ㄊ唬呙枳⒁馐马?/p>

　　掃描前必需對文檔進行拆除裝訂物，并檢查文檔內(nèi)是否藏有干擾物（如釘書釘、碎紙等），以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀，務(wù)必保持文檔干凈送入掃描儀中；

　　對破損嚴重、無法進行掃描的原件要先進行修復(fù)、裱糊；

　　褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先壓平再進行掃描；

　　對紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）、紙質(zhì)過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；

　　掃描完每一份文件，要對照原文仔細檢查掃描是否清晰、完整；

　　按要求使用掃描儀、清洗，并對每次使用完掃描儀進行保潔，檢查是否關(guān)閉電源；

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時，應(yīng)有制作單位的電子標識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。