檔案整理及數(shù)字化具體工作就是：檔案掃描人員把紙質(zhì)檔案用描描儀掃了，存成電子版。然后有圖像處理人員把四邊及文檔區(qū)有污點(diǎn)的地方去除干凈，再有檔案信息錄入人員把案卷或卷內(nèi)信息錄入一個(gè)檔案管理軟件里，最后一項(xiàng)是質(zhì)檢人員的工作，就是將幾個(gè)環(huán)節(jié)來個(gè)總的質(zhì)檢。

　　如果檔案原頁數(shù)發(fā)生改變時(shí)，由編頁人員重新進(jìn)行編號(hào)，總之工作流程可根據(jù)實(shí)際檔案情況來定。檔案數(shù)字化的工作環(huán)節(jié)和基本情況也就是這些，如果還有不清楚的地方請(qǐng)?zhí)岢觯Ｍ軒偷侥恪?/p>

　　檔案員崗位職責(zé)

　　嚴(yán)格檔案整理數(shù)字化制度，認(rèn)真做好分類整理，對(duì)檔案的分類整理應(yīng)做到科學(xué)合理，便于查找；

　　嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料保密制度；

　　檔案借閱應(yīng)按規(guī)定辦理登記手續(xù)，認(rèn)真檢查到期歸還的資料是否完整無缺，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告和處理；

　　１．負(fù)責(zé)工程平臺(tái)與歸檔平臺(tái)的建立與管理；

　?。玻?fù)責(zé)本部門各類行政、技術(shù)文件、圖紙的歸檔和管理工作；

　?。常?fù)責(zé)部門內(nèi)部向外部文件的發(fā)送及接收；

　?。矗龊帽静块T與其他部門的工作對(duì)接；

　　５．完成上級(jí)交辦的其他工作。

　　工作內(nèi)容：主要從事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，如整理打碼、掃描、圖像處理、資料著錄、裝訂等。

　　檔案管理及數(shù)字化工作發(fā)展趨勢

　　檔案數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。隨著信息時(shí)代的來臨，以數(shù)字形態(tài)存在的檔案信息將日益成為檔案管理的主體。檔案管理工作必然向著數(shù)字信息管理的方向發(fā)展。

　　檔案承載了人類厚重的精神記憶，為很多現(xiàn)實(shí)的可能性提供了歷史依據(jù)，鑄造了一脈相承的存儲(chǔ)范圍。隨著社會(huì)文明程度的提升，以數(shù)字媒介的發(fā)展與普及，新的載體和新的傳輸方式使人們對(duì)檔案管理事業(yè)的理念模式也有了更為高效與科學(xué)的要求，因此，檔案數(shù)字化必然會(huì)成為不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流。

　　檔案數(shù)字化對(duì)檔案利用的重要地位

　　檔案數(shù)字化是滿足利用需求的必經(jīng)之路。當(dāng)今的時(shí)代無疑是一個(gè)信息化瞬息萬變的時(shí)代，可謂是數(shù)字化的“微時(shí)代”。滿足信息時(shí)代檔案利用的需求也有著與時(shí)俱進(jìn)的各種變化，這種變化主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　一是利用檔案的意識(shí)有了顯著加強(qiáng)，利用檔案的領(lǐng)域越來越普遍；二是對(duì)檔案利用的時(shí)間值開始有了更為高效的要求，要求盡最大限度地做到迅速、及時(shí)、準(zhǔn)確；三是對(duì)檔案利用的便捷性開始有了更高的期待，希望能通過網(wǎng)絡(luò)快捷的方式進(jìn)行自動(dòng)檢索、編目、統(tǒng)計(jì)、立卷等一系列繁瑣的程序。

　　面對(duì)利用者在信息時(shí)代和數(shù)字時(shí)代的使用需求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式已經(jīng)不能夠全盤適用于多元化的當(dāng)今社會(huì)，檔案工作必須盡快做到吐故納新，改變原始的檢索方式和提供利用的手段。數(shù)字化的引入不但能夠提高檔案工作效率和工作質(zhì)量，而且對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化和規(guī)范化也發(fā)揮著其巨大的功效。

　　檔案數(shù)字化對(duì)于檔案利用工作的積極影響

　　對(duì)于傳統(tǒng)載體的檔案來說，檔案數(shù)字化是提供高效利用服務(wù)的基本手段，檔案數(shù)字化以后，直接將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，檢索手段從傳統(tǒng)的手工查詢轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)查詢、計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的搜索能力使得檔案信息檢索變得方便、高效和快捷，同時(shí)可以避免手動(dòng)查詢中出現(xiàn)的不準(zhǔn)確、不完整等諸多問題。

　　檔案數(shù)字化以后，閱讀方式從傳統(tǒng)的提供原件以及復(fù)印件的方式轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢约磿r(shí)閱讀原文信息的方式，避免了傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)中由于檔案實(shí)體多次輾轉(zhuǎn)所造成的勞動(dòng)力大量浪費(fèi)現(xiàn)象，使得利用服務(wù)更加靈活和高效。

　　檔案數(shù)字化以后，可以放在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提供利用，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用，為利用者提供更加便利的檔案信息服務(wù)途徑。

　　同時(shí)，打破了時(shí)間、地域等的限制，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的及時(shí)利用與共享。可見，對(duì)于傳統(tǒng)載體檔案來說，只有通過數(shù)字化，才能提供方便、快捷、高效的利用服務(wù)，讓檔案發(fā)揮更大的社會(huì)價(jià)值，從而創(chuàng)造更多的效益。

　　檔案數(shù)字化是保護(hù)檔案原件的有效措施。檔案是國家和社會(huì)的寶貴財(cái)富，一旦丟失或者遭到破壞將有可能造成不可逆轉(zhuǎn)的重大后果。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案維護(hù)成本高，一旦發(fā)生天災(zāi)人禍就會(huì)產(chǎn)生毀滅性的損失。

　　因而，及時(shí)、有效、安全地保護(hù)是檔案原件是檔案工作的重要內(nèi)容，將傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化，正是能夠有效保護(hù)檔案原件的方法，將傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后得數(shù)字化檔案信息，原原本本地繼承了檔案原件的信息內(nèi)容，完全可以代替原件為用戶提供信息利用，從而大大減少了對(duì)大難原件的使用，避免了檔案原件的進(jìn)一步損壞。

　　這一點(diǎn)對(duì)歷史悠久、瀕臨毀壞的珍貴檔案，以及具有長遠(yuǎn)使用價(jià)值且不方便用戶反復(fù)翻閱的檔案尤為重要。將這些檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，降低了檔案原件的老化速度，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案原件的保護(hù)，可謂意義重大．傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體有限、容量有限，管理成本較高，而數(shù)字化檔案信息載體容量大，可以節(jié)省檔案保存空間。

　　紙質(zhì)檔案一旦遭受破壞難以恢復(fù)，而數(shù)字檔案信息可以備份以避免檔案受損。在查詢紙質(zhì)檔案時(shí)通常需要翻閱十幾卷甚至上百卷的檔案，工作十分繁瑣，而在數(shù)字檔案信息利用過程中，利用計(jì)算機(jī)可以在幾分鐘乃至幾秒鐘內(nèi)檢索所需內(nèi)容，大大提高了工作效率，提高了文檔的利用程度，十分的方便、快捷。

　　增強(qiáng)信息意識(shí)，深入數(shù)字化檔案管理事業(yè)

　　信息時(shí)代給了檔案管理工作新的思考，但是給予與挑戰(zhàn)總是相伴相生的，在建立多媒體數(shù)據(jù)庫的過程中還存在許多亟待解決的問題需要進(jìn)一步探討，如基礎(chǔ)設(shè)施的完善、數(shù)字化管理人才的缺失、檔案真實(shí)性鑒定及安全性問題等等．．．．

　　面對(duì)這些問題的原因也并非是單一的，而是來源于科學(xué)技術(shù)、人才培養(yǎng)、法律健全等多個(gè)方面，因此從事檔案事業(yè)必須要有明確的信息安全意識(shí)，需要時(shí)刻秉持著謹(jǐn)慎端正的態(tài)度，相應(yīng)部門應(yīng)及時(shí)制定數(shù)字化檔案的利用制度，加強(qiáng)電子文件信息綜合利用做技術(shù)的研發(fā)。

　　除此之外，人們對(duì)于電子檔案的觀念也應(yīng)該在根本上有一定提升，只有這樣才可以更好的認(rèn)識(shí)、把握并重視數(shù)字化檔案重要性，從而使檔案的利用者能夠更大程度的開發(fā)檔案資源，營造出更好的檔案利用環(huán)境，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)利用。