消防檔案整理標(biāo)準(zhǔn)：消防檔案是消防安全重點(diǎn)單位在消防安全整理工作中，直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。建立健全消防檔案是消防安全重點(diǎn)單位做好消防整理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是保障單位消防安全整理工作以及各項(xiàng)消防安全措施的基礎(chǔ)工作。

　　1、消防檔案的作用

　　《消防法》第十七條規(guī)定“消防安全重點(diǎn)單位應(yīng)當(dāng)建立消防檔案”，在《機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》(公安部令第61號(hào))中專門把消防檔案作為獨(dú)立的一章，要求“消防安全重點(diǎn)單位建立健全消防檔案”，表明消防檔案在消防安全整理工作中具有重要的位置。

　　非消防安全重點(diǎn)單位可以不建立消防檔案，但也應(yīng)將本單位的基本情況、公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)填寫(xiě)的各種法律文書(shū)、與消防工作有關(guān)的材料和記錄等統(tǒng)一保管、備查。

　　(一)消防檔案是消防安全重點(diǎn)單位的“戶口簿”。消防檔案記載著單位的基本情況和有關(guān)消防安全整理的各種文獻(xiàn)、資料，便于單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門、公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)以及與消防安全整理工作有關(guān)人員熟悉情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策和日常工作服務(wù)。

　　日常工作中，可以把消防檔案與現(xiàn)場(chǎng)檢查結(jié)合起來(lái)，作為上級(jí)機(jī)關(guān)、主管單位、公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)考核單位開(kāi)展消防安全整理工作的重要依據(jù);發(fā)生火災(zāi)時(shí)，可以為調(diào)查火災(zāi)原因，分清事故責(zé)任、處理責(zé)任者提供佐證材料。此外，消防檔案還可以為研究防火、滅火材料、修改消防技術(shù)規(guī)范、修訂消防操作規(guī)程等工作提供第一手資料。

　　(二)消防檔案是單位檢查相關(guān)崗位人員履行消防安全職責(zé)的實(shí)施情況，評(píng)判專(兼)職消防(防火)管理人員業(yè)務(wù)水平、工作能力的一種憑據(jù)，有利于強(qiáng)化單位消防安全管理工作的責(zé)任意識(shí)，推動(dòng)單位的消防安全整理工作朝著規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。

　　2、消防檔案的內(nèi)容

　　消防檔案包括2個(gè)主要的內(nèi)容，即消防安全基本情況和消防安全管理情況，并附有必要的圖表。

　　消防安全基本情況是消防檔案主要內(nèi)容，它包含了重點(diǎn)單位與消防安全有關(guān)的內(nèi)容，是單位自身實(shí)行規(guī)范化消防安全管理的基本要求，是單位落實(shí)消防安全責(zé)任制的具體體現(xiàn)。

　　消防安全基本情況的內(nèi)容是：

　　單位基本概況和消防安全重點(diǎn)部位情況;建筑物或者場(chǎng)所施工，使用或者開(kāi)業(yè)前的消防設(shè)計(jì)審核、消防驗(yàn)收以及消防安全檢查的文件、資料;消防管理組織機(jī)構(gòu)和各級(jí)消防安全責(zé)任人;

　　消防安全制度;消防設(shè)施、滅火器材情況;專職消防隊(duì)、義務(wù)消防人員及其消防裝備配備情況;與消防安全有關(guān)的重點(diǎn)工種人員情況：

　　新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料;滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。

　　消防安全管理情況主要有2項(xiàng)內(nèi)容：一是公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)依法填寫(xiě)制作的各類法律文書(shū)。主要有《消防監(jiān)督檢查記錄表》、《責(zé)令改正通知書(shū)》以及涉及消防行政處罰的有關(guān)法律文書(shū)。二是有關(guān)工作記錄。主要有消防設(shè)施定期檢查記錄、自動(dòng)消防設(shè)施檢查檢測(cè)報(bào)告以及維修保養(yǎng)的記錄;火災(zāi)隱患及其整改情況記錄;

　　防火檢測(cè)、巡查記錄;有關(guān)燃?xì)?、電氣設(shè)備檢測(cè)等記錄;消防安全培訓(xùn)記錄;滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄;火災(zāi)情況記錄;消防獎(jiǎng)懲情況記錄。上述記錄要填寫(xiě)檢查人員的姓名、時(shí)間、部位、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患以及處理措施等;填寫(xiě)培訓(xùn)的時(shí)間、參加人員、內(nèi)容等;填寫(xiě)演練的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加部門以及人員等。

　　3、消防檔案的管理

　　消防檔案的收集、整理、保管，目的是有效利用，為單位的消防安全管理工作服務(wù)。消防檔案的管理的好壞，主要應(yīng)從是否便于利用去檢驗(yàn)衡量，這是消防檔案管理的基本出發(fā)點(diǎn)和歸宿。消防檔案應(yīng)當(dāng)納入單位檔案統(tǒng)一管理。制定消防檔案的管理規(guī)定，落實(shí)管理責(zé)任。

　　(一)消防檔案由消防安全重點(diǎn)單位統(tǒng)一保管、備查消防檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，對(duì)消防安全重點(diǎn)單位是非常必要的。消防檔案雖然是由一定的部門或人員形成的，但它的意義卻不只限于其形成者的范圍，消防檔案應(yīng)由單位確定或設(shè)立的專門機(jī)構(gòu)來(lái)統(tǒng)一集中保管、備查，不得由承辦機(jī)構(gòu)或個(gè)人分散保存，這樣才能克服檔案分散保管和各自為政所固有的局限性，更大限度地發(fā)揮檔案的作用。

　　(二)消防檔案要完整和安全

　　消防檔案的完整和安全，才能給檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。維護(hù)消防檔案的完整，有兩個(gè)方面的含義：一方面，從數(shù)量上要保證檔案的齊全，使應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不能殘缺全;另一方面，從質(zhì)量上要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和歷史真跡，不能人為地割裂分散，或者零亂堆放，更不能涂改勾劃，使檔案失真。

　　檔案材料數(shù)量齊全，才能保證檔案的系統(tǒng)完整，保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，才能使檔案數(shù)量齊全有科學(xué)依據(jù)。

　　維護(hù)消防檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，從物質(zhì)上力求檔案不遭受毀壞，盡量延長(zhǎng)檔案使用的時(shí)間;另一方面，消防檔案也具有一定的機(jī)密性，要防止檔案遺失，保證檔案不被盜竊，不被泄露。

　　(三)消防檔案分類

　　消防檔案要按照檔案形成的環(huán)節(jié)、內(nèi)容、時(shí)間、形式的異同，采取“同其所同，異其所異”的方法，把檔案分成若干個(gè)類，類與類之間有一定的聯(lián)系，有一定的層次和順序，前后一致。這樣有利于檔案立卷和案卷的排列和編目，為管理和利用提供條件。

　　(四)消防檔案檢索

　　檢索，就是把消防檔案的內(nèi)容和形態(tài)特征著錄下來(lái)，存貯在檢索工具中，根據(jù)消防安全管理的利用需要，及時(shí)地把有關(guān)檔案查找出來(lái)，供利用或者使用。它是檔案利用之前不可缺少的一項(xiàng)重要準(zhǔn)備工作，是在檔案前面，準(zhǔn)確而迅速的找到所需要消防檔案的有效手段。目錄是檔案檢索常用的重要工具。為了提高消防

　　檔案檢索效率，必須編制檔案目錄，建立一個(gè)完整的目錄體系。

　　(五)消防檔案銷毀

　　單位的消防檔案，是在日常消防安全管理工作中經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間一點(diǎn)一滴積累起來(lái)的，材料逐漸增多，隨著時(shí)間的推移，有些材料會(huì)失去保存價(jià)值，不需要繼續(xù)保存。為了精練檔案材料，突出工作重點(diǎn)，應(yīng)定期有目的、有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)地將檔案進(jìn)行清理。

　　有用的材料，歸納綜合，繼續(xù)留存;確已失去保存價(jià)值需要銷毀的材料，應(yīng)按國(guó)家文書(shū)檔案管理規(guī)定進(jìn)清理，以免檔案材料臃腫龐雜，魚(yú)目混珠，影響管理和利用。

　　消防檔案整理實(shí)施方案

　　（一）不可破壞原本基礎(chǔ)

　　看到這個(gè)標(biāo)題，大家可能就已經(jīng)猜到這項(xiàng)原則的意思了，對(duì)！就是在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，不可以破壞原本的整理基礎(chǔ)，為什么要這么說(shuō)呢？

　　因?yàn)闄n案不僅記錄了當(dāng)時(shí)的社會(huì)活動(dòng)，也反映了當(dāng)時(shí)整理檔案工作的狀況，所以再次整理檔案的時(shí)候，要尊重歷史與前人的勞動(dòng)成果，充分利用原本的基礎(chǔ)，加快整理效率，提高質(zhì)量，具體做法分為以下方面：

　　1.提高對(duì)原來(lái)檔案整理的認(rèn)知

　　對(duì)于過(guò)去的整理方法，我們要實(shí)事求是，重視前人的勞動(dòng)成果，認(rèn)真審核，保留好的部分，去除不適合的部分。

　　2.不要輕易整理已經(jīng)整理過(guò)的檔案

　　一般情況下，只要不是散亂的文件，已經(jīng)有了整理基礎(chǔ)，要力求保持原來(lái)的基礎(chǔ)，如果輕易打亂基礎(chǔ)，返工重整，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，很難滿足檔案利用的需求。

　　（二）保持檔案之間的聯(lián)系

　　檔案間的聯(lián)系，在其產(chǎn)生和處理的過(guò)程中就已經(jīng)形成了，雖然檔案是以單獨(dú)的個(gè)體形成的，但卻是以組合的群體形式運(yùn)作的。

　　因此整理檔案的時(shí)候，要保持檔案間的聯(lián)系，主要保持聯(lián)系的方面是以下幾個(gè)方面：

　　1.來(lái)源方面

　　檔案來(lái)源方面的聯(lián)系主要指檔案構(gòu)成的部門組織或是個(gè)人手中形成時(shí)，產(chǎn)生的不可分割的聯(lián)系，就像是親兄弟一樣，在一個(gè)家庭出生就不可以斷開(kāi)其中的關(guān)系。

　　2.時(shí)間方面

　　時(shí)間聯(lián)系就是指，檔案在各部門形成時(shí)，是有一定過(guò)程和階段性的，這就是檔案的時(shí)間聯(lián)系。

　　3.內(nèi)容方面

　　這個(gè)就很好理解了，檔案中的內(nèi)容一般都是記錄一件事情的，那么在同一場(chǎng)活動(dòng)中記錄下的檔案，在內(nèi)容上肯定會(huì)具有一定的聯(lián)系，而往往這種聯(lián)系是很緊密的，密不可分的。

　?。ㄈ┍阌诒９芘c利用

　　整理檔案時(shí)，不僅要利用原有的基礎(chǔ)，而且還要保持檔案間的聯(lián)系，這樣才利于檔案的保管與利用?？墒怯袝r(shí)檔案的聯(lián)系與利用也會(huì)有沖突。

　　比如檔案是具有私密性的，不可以對(duì)外公開(kāi)，那么檔案的整理就有了局限性，不可以混合整理，至于這種問(wèn)題，檔案的整理就需要分開(kāi)類別，專門整理。

　　消防檔案整理方法

　　第一步：確定檔案資料的分類

　　人事部門所涉及的檔案和資料種類繁多，為了方便今后的查找以及后續(xù)資料的歸檔，我們首先要有一個(gè)清晰的資料分類規(guī)劃。這種分類可以根據(jù)人力資源的不同板塊，再結(jié)合企業(yè)的日常運(yùn)作來(lái)劃分成幾個(gè)大類，作為一級(jí)分類。其次，再根據(jù)具體的檔案內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)分類，最后可以根據(jù)使用的周期（如月度、季度、年度）或部門/職能，進(jìn)行三級(jí)的分類。如圖可以給大家一個(gè)參考：

　　如果今后還有新類別的資料，可以根據(jù)原有的劃分規(guī)則進(jìn)行添加。這樣一來(lái)，我們?cè)诓檎椅募臅r(shí)候，條理就會(huì)很清晰，可以迅速定位檔案存放的方向。

　　第二步：規(guī)范檔案的格式/模板

　　顯然，有條理的文檔資料應(yīng)該有一套規(guī)范的填寫(xiě)/錄入要求，這樣的好處是能夠讓我們快速識(shí)別資料的類別，并且迅速地獲取到想要的關(guān)鍵信息。對(duì)于今后新增的資料，我們只要制作一套規(guī)范的模板就可以輕松解決這個(gè)問(wèn)題。

　　盡管制作模板會(huì)耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，但模板在今后的應(yīng)用可以使資料的獲取更加方便和快捷，同時(shí)也規(guī)避了缺漏信息的問(wèn)題。而對(duì)于原有的樣式各異的資料，想要重新規(guī)整起來(lái)確實(shí)是一件浩大的工程，不過(guò)現(xiàn)在市面上有不少電子檔案系統(tǒng)，都可以提供掃描和職能解析的功能，通過(guò)這種智能的識(shí)別，就可以快速地將格式不一的檔案整理成統(tǒng)一的樣式，十分的快捷和方便。

　　第三步：選擇合適的儲(chǔ)存方式

　　簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，檔案的儲(chǔ)存方式無(wú)非是兩種，紙質(zhì)版的和電子版的。相比電子信息，紙張的保存更為麻煩，查找起來(lái)也沒(méi)那么快捷，所以不少企業(yè)已經(jīng)逐漸使用電子檔案系統(tǒng)來(lái)取代紙質(zhì)檔案。但是話說(shuō)回來(lái)，紙質(zhì)資料也還是有它存在的必要，目前沒(méi)有哪家企業(yè)能夠做到百分百的無(wú)紙化辦公，更多是電子系統(tǒng)和紙質(zhì)資料的配合使用。

　　在遵循前面的分類規(guī)則的情況下，紙質(zhì)資料應(yīng)該按照不同的分類存放在指定的區(qū)域。在這里，可以再根據(jù)常用資料和歷史資料進(jìn)行劃分，歷史資料可以做好封存，而常用資料可以放在容易查找的地方，并附上臺(tái)賬，避免因?yàn)楹罄m(xù)使用而導(dǎo)致混亂。

　　倘若是電子資料，只要挑選一款比較好用的電子檔案系統(tǒng)，按照第一步將資料進(jìn)行有序的分類，制定后續(xù)更新的規(guī)則，便基本能夠一勞永逸了?？偨Y(jié)一下，想要有效整理企業(yè)的檔案，其實(shí)只要做到3點(diǎn)：有清晰的分類標(biāo)準(zhǔn)（層次清晰），制定明確的錄入規(guī)范，最后還要及時(shí)進(jìn)行歸檔。