中博奧人事檔案整理外包公司：可為企業(yè)提供人事類檔案整理、裝訂、入盒入庫服務(wù)。豐富的檔案整理經(jīng)驗(yàn)，專業(yè)的硬件設(shè)備，提高檔案整理工作效率，讓企業(yè)檔案管理更加規(guī)范。

　　檔案管理是每個企業(yè)管理工作的重要一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率的條件，檔案在人們社會活動中起到不可替代的作用，特別是當(dāng)今社會日新月異，就比如就業(yè)、失業(yè)、退休等變化，使檔案整理變得十分重要。

　　很多員工進(jìn)入企業(yè)時(shí)是一張表，出去時(shí)還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時(shí)候就消失得無影無蹤了，這實(shí)在是大錯特錯的事。

　　人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點(diǎn)夸張，但并非沒有可能。

　　人事部門應(yīng)該加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時(shí)記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。

　　企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。

　　但是很多企業(yè)在檔案整理外包的過程中，因缺乏對檔案整理外包的重視，導(dǎo)致檔案整理外包業(yè)務(wù)很難順利進(jìn)行，不僅制約了自身的檔案工作效率，同時(shí)也會為自身檔案管理帶來更大的風(fēng)險(xiǎn)。因此，要規(guī)避自身所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，則需要相關(guān)企事業(yè)單位必須重視自身的檔案整理外包。

　　首先，應(yīng)重視檔案整理外包中介機(jī)構(gòu)單位的選擇，不能過于盲目。

　　其次，企事業(yè)單位自身的檔案整理外包應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況考慮，要明白外包的目標(biāo)和要求是為了自身檔案管理更加規(guī)范化，同時(shí)也為了順應(yīng)市場的發(fā)展需求升級檔案工作，為自身的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

　　再次，應(yīng)實(shí)施科學(xué)的溝通和監(jiān)控。很多情況下，企事業(yè)單位與中介機(jī)構(gòu)兩者之間缺乏有效的溝通，從而影響到檔案整理外包的順利進(jìn)行，甚至引發(fā)更多的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)等。因此，雙方都應(yīng)重視相互之間的交流和溝通。

　　人事檔案整理外包工作內(nèi)容包括:檔案整理，排序，編制案卷號，檔案裝訂，粘貼卷脊，案卷目錄著錄，卷內(nèi)目錄著錄、歸檔文件目錄著錄，打印案卷封面，案卷目錄，卷內(nèi)文件目錄，全引目錄，文號索引等。裝盒排序，填寫并打印盒脊，按進(jìn)館要求將缺漏項(xiàng)目補(bǔ)充完整，使之達(dá)到進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)。

　　一、檔案規(guī)范整理

　　我們擁有專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，同時(shí)與檔案館有良好的溝通機(jī)制，承接各類檔案整理外包服務(wù)，我們可以為黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)、社會團(tuán)體、工程建設(shè)業(yè)主等單位進(jìn)行檔案規(guī)范化整理。

　　我們熟練掌握國家、省、市相關(guān)檔案管理要求及各類業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合客戶特點(diǎn)，使其檔案規(guī)范、科學(xué)、合理、利用方便，達(dá)到國家、省級、市級檔案管理等級認(rèn)證、年檢或?qū)ｍ?xiàng)驗(yàn)收等標(biāo)準(zhǔn)。尤其在文書檔案、工程檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計(jì)檔案整理方面，擁有較多成功經(jīng)驗(yàn)。

　　二、檔案數(shù)字化服務(wù)

　　我們已取得重慶市國家保密局頒發(fā)的《涉密檔案數(shù)字加工資質(zhì)》，擁有數(shù)字化加工軟件、先進(jìn)的掃描設(shè)備及專業(yè)的數(shù)字化加工團(tuán)隊(duì)，可以提供專業(yè)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，包括數(shù)字檔案室建設(shè)、歷史檔案數(shù)字化處理等。

　　我們的理念不是單一的追求數(shù)字化產(chǎn)量和效率，而是根據(jù)客戶檔案紙張質(zhì)量、檔案年代、文字幅面、字跡、黏貼情況以及掃描需求，選擇最合適的數(shù)字化流程、設(shè)備及操作方式，以最大程度地保護(hù)原始檔案為前提，得到最高數(shù)字化加工質(zhì)量。對于歷史檔案數(shù)字化同時(shí)我們還可提供檔案修裱技術(shù)服務(wù)。

　　我們還可以提供音視頻等多媒體數(shù)字轉(zhuǎn)換處理等加工服務(wù)，如供數(shù)據(jù)刻錄備份、影視光盤制作、音視頻磁帶翻刻轉(zhuǎn)換等。

　　三、檔案實(shí)務(wù)培訓(xùn)

　　我們既有對員工內(nèi)部實(shí)施培訓(xùn)，也可以為客戶提供檔案方面相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)服務(wù)。從檔案管理的超前控制理念出發(fā)，我們可以提供檔案意識宣貫、檔案收集動員、檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn)。

　　我們還可以對客戶職能分部門進(jìn)行具體培訓(xùn)指導(dǎo)，尤其適合工程檔案專兼職檔案員、施工方、監(jiān)理方的培訓(xùn)。我們之所以認(rèn)為做得更出色，是因?yàn)槲覀儾粌H是理論知識的傳授，而是更著重于理論應(yīng)用于實(shí)際操作，并結(jié)合多年的業(yè)務(wù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。所以客戶反饋我們的信息多是培訓(xùn)很受參訓(xùn)人員的歡迎，培訓(xùn)收到了良好的效果。

　　四、檔案場館建設(shè)與維護(hù)

　　公司擁有成熟的檔案場館建設(shè)及日常管理模式，針對企業(yè)檔案庫房緊張、檔案設(shè)施設(shè)備不齊全、檔案管理制度不健全、檔案管理人員不專業(yè)、檔案管理成本較高等問題提供完整的解決方案。

　　可為企業(yè)建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案場館，建立管理制度、設(shè)施設(shè)備采購及人員培訓(xùn)；也可派駐專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行日常檔案的收集、維護(hù)。同時(shí)，為企業(yè)提供已建檔案場館的后期維護(hù)工作，對逐年更新的檔案材料進(jìn)行歸檔，根據(jù)單位需求提供整理、數(shù)字化等精準(zhǔn)服務(wù)。

　　五、檔案咨詢服務(wù)

　　我們會結(jié)合客戶實(shí)際需要制定咨詢服務(wù)方案，有計(jì)劃地提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。公司派遣的咨詢顧問均為資深檔案管理員。咨詢服務(wù)期間也可培養(yǎng)專、兼職檔案員。我們還可提供檔案全程管理跟蹤服務(wù)，此項(xiàng)服務(wù)在工程建設(shè)檔案管理項(xiàng)目實(shí)施較多，如阿里巴巴新辦公大樓工程項(xiàng)目。軟件系統(tǒng)開發(fā)需求設(shè)計(jì)和咨詢指導(dǎo)，如外海集團(tuán)檔案系統(tǒng)軟件開發(fā)項(xiàng)目。

　　我們還可以提供檔案外包監(jiān)理服務(wù)。當(dāng)機(jī)關(guān)、企事業(yè)等單位檔案工作外包時(shí)，我們可以提供第三方全程監(jiān)理服務(wù)，審核報(bào)價(jià)、服務(wù)方案，提出合理建議，并對服務(wù)商的工作質(zhì)量和進(jìn)度監(jiān)控和督促，讓客戶的檔案工作科學(xué)規(guī)范、有效管理、利用方便。

　　六、檔案管理軟件開發(fā)

　　我們擁有專業(yè)的開發(fā)團(tuán)隊(duì)，可針對不同企業(yè)的需求提供適合企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)解決方案。我們將通過對檔案集中管理結(jié)合權(quán)限分配機(jī)制，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位電子檔案從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索到利用、編研等一系列檔案管理過程的管理。

　　同時(shí)，依托目前比較成熟的無線移動網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)及多媒體技術(shù)，通過各種移動設(shè)備（如手機(jī)、平板電腦等）實(shí)現(xiàn)檔案工作者隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的查詢、瀏覽與借閱的檔案館（室）信息的平臺。

　　檔案整理外包服務(wù)方案

　　DA/T68.4—2022《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第4部分:檔案整理服務(wù)》

　　1、范圍

　　本文件規(guī)定了檔案整理服務(wù)外包工作中發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督的要求。本文件適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織開展不涉及國家秘密的傳統(tǒng)載體檔案整理服務(wù)外包工作。

　　2、規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件;不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T17242投訴處理指南

　　DA/T68.1—2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分:總則

　　3、術(shù)語和定義

　　下列術(shù)語和定義適用于本文件。

　　3.1檔案整理archivesarrangement

　　按照一定的原則，對檔案實(shí)體進(jìn)行鑒定、審核、分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。

　　[來源:DA/T1—2000，5.1，有修改]

　　3.2檔案整理外包

　　archivesarrangementoutsource

　　發(fā)包方根據(jù)需要，對指定范圍內(nèi)的檔案，將檔案整理(3.1)工作部分或全部委托給承包方的行為。

　　3.3檔案整理服務(wù)

　　archivesarrangementservice

　　承包方根據(jù)合同約定，按照一定的原則和方法，對發(fā)包方指定的待整理檔案提供特定服務(wù)，以滿足發(fā)包方需求的行為。

　　3.4整理服務(wù)項(xiàng)目組

　　archivesarrangementserviceprojectteam

　　承包方根據(jù)發(fā)包方的業(yè)務(wù)需求、檔案特點(diǎn)及其管理要求，為完成發(fā)包方的檔案整理任務(wù)而建立的工作組。

　　4、發(fā)包方工作規(guī)范

　　4.1總體要求

　　發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68.1的規(guī)定，堅(jiān)持合法、安全、可控原則確定檔案整理服務(wù)外包范圍，開展外包工作。根據(jù)國家法律法規(guī)，結(jié)合各地區(qū)政策實(shí)際，選定符合條件的承包方，簽訂服務(wù)合同和保密協(xié)議，并履行組織、管理、檢查、驗(yàn)收責(zé)任，做好對外包項(xiàng)目全過程、全方位的管控。

　　4.2前期準(zhǔn)備

　　4.2.1發(fā)包方應(yīng)提供待整理檔案的清單。

　　4.2.2發(fā)包方應(yīng)提供與檔案安全保管和整理工作量匹配的場所、設(shè)施、設(shè)備。

　　4.2.3發(fā)包方應(yīng)組建檔案整理外包工作小組，指定專人負(fù)責(zé)與承包方對接，有序推進(jìn)檔案整理服務(wù)外包工作。

　　4.2.4發(fā)包方應(yīng)明確檔案整理的工作內(nèi)容、工作要求和應(yīng)遵守的規(guī)章制度，審定承包方的整理服務(wù)方案，與承包方做到權(quán)責(zé)明晰。

　　4.2.5發(fā)包方應(yīng)與承包方履行待整理檔案的交接手續(xù)，做好清點(diǎn)交接工作并形成交接文據(jù)。交接文據(jù)上應(yīng)區(qū)分類別，標(biāo)明數(shù)量、移交人、接收人和移交時(shí)間等內(nèi)容。

　　4.3人員管理

　　4.3.1發(fā)包方應(yīng)對承包方整理服務(wù)項(xiàng)目組人員名單的確定與調(diào)整進(jìn)行審核備案(備案表參見DA/T68.1—2020附錄B)，并對承包方整理服務(wù)人員的情況進(jìn)行監(jiān)管。

　　4.3.2除發(fā)包方檔案整理外包工作小組人員及承包方檔案整理服務(wù)項(xiàng)目組的人員，凡進(jìn)入整理場所的其他人員應(yīng)履行登記手續(xù)。整理場所人員進(jìn)出登記表參見附錄A。

　　4.3.3外單位人員及承包方非整理服務(wù)項(xiàng)目組備案人員，均作為訪客管理。訪客進(jìn)入整理場所應(yīng)經(jīng)發(fā)包方審批。訪客進(jìn)入整理場所審批表參見附錄B。

　　4.4場所管理

　　4.4.1檔案整理場所一般宜安排在發(fā)包方的辦公地點(diǎn)，確需安排在承包方提供的場所，應(yīng)在合同中明確責(zé)任。

　　4.4.2檔案整理場所應(yīng)符合安保、消防等檔案安全管理要求。

　　4.4.3檔案整理場所應(yīng)設(shè)置檔案存放區(qū)、工作區(qū)。整理場所外應(yīng)配備專柜，供存放私人物品。

　　4.4.4發(fā)包方和承包方應(yīng)落實(shí)專人，加強(qiáng)整理場所管理。

　　4.4.5發(fā)包方應(yīng)對整理場所進(jìn)行定期或不定期的巡查并建立臺賬。臺賬應(yīng)反映檢查時(shí)間、檢查人、檢查事項(xiàng)、存在問題、整改措施及落實(shí)情況等。

　　4.4.6整理場所應(yīng)安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)施全方位監(jiān)控，重點(diǎn)覆蓋檔案整理場所的門窗、檔案存放區(qū)、工作區(qū)，監(jiān)控應(yīng)避免直接攝錄檔案內(nèi)容。視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月。

　　4.4.7發(fā)包方應(yīng)定期對視頻進(jìn)行回放檢查，并建立回放記錄臺賬。檔案整理場所設(shè)于承包方的，應(yīng)要求承包方移交視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)及回放記錄臺賬。

　　4.4.8進(jìn)出整理場所人員不應(yīng)攜帶照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、電腦、移動存儲介質(zhì)等電子設(shè)備和智能穿戴設(shè)備。確需攜帶的，應(yīng)經(jīng)發(fā)包方安全檢查，形成進(jìn)出場記錄，并指定專人管理。

　　4.4.9檔案整理場所內(nèi)除檔案和必備的工具器材設(shè)備之外，嚴(yán)禁存放任何易燃易爆危險(xiǎn)品，嚴(yán)禁將火柴、打火機(jī)、水杯、飲料、食品、動物等私人物品帶入檔案整理場所。

　　4.5設(shè)備管理

　　4.5.1發(fā)包方應(yīng)做好整理服務(wù)所使用的信息設(shè)備和存儲設(shè)備的管理。

　　4.5.2整理服務(wù)入場時(shí)，發(fā)包方應(yīng)做好設(shè)備的信息安全技術(shù)檢測和登記工作，并采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口。

　　4.5.3整理服務(wù)過程中，應(yīng)對設(shè)備使用情況進(jìn)行檢查，嚴(yán)禁連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)禁檔案服務(wù)項(xiàng)目組工作人員擅自刪除或下載檔案數(shù)據(jù)。

　　4.5.4整理服務(wù)撤場前，發(fā)包方應(yīng)對承包方攜帶的設(shè)備進(jìn)行信息安全技術(shù)檢測，徹底清除整理服務(wù)過程中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù);或者由承包方按合同約定將設(shè)備移交發(fā)包方。

　　4.6過程管理

　　4.6.1發(fā)包方應(yīng)加強(qiáng)對承包方檔案服務(wù)過程中安全保密工作的監(jiān)督檢查，及時(shí)消除安全隱患。

　　4.6.2發(fā)包方應(yīng)對承包方的實(shí)施質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，必要時(shí)引進(jìn)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行服務(wù)監(jiān)管。

　　4.6.3發(fā)包方應(yīng)及時(shí)協(xié)助解決承包方在檔案整理服務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)的檔案應(yīng)歸未歸、缺章少頁、無處理結(jié)果等相關(guān)問題并做好收集、增補(bǔ)等工作。對確實(shí)無法收集、增補(bǔ)的，應(yīng)出具情況說明。

　　4.6.4發(fā)包方應(yīng)定期聽取承包方檔案整理工作的進(jìn)度匯報(bào)。發(fā)現(xiàn)實(shí)施進(jìn)度與計(jì)劃出現(xiàn)偏差、發(fā)包工作量與合同約定有出入等情況，雙方應(yīng)及時(shí)溝通，必要時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

　　4.6.5發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損毀、信息泄露等情形的，發(fā)包方應(yīng)采取應(yīng)急措施并及時(shí)向同級檔案主管部門報(bào)告。

　　4.7項(xiàng)目驗(yàn)收

　　4.7.1發(fā)包方在確定項(xiàng)目完成后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。

　　4.7.2檔案數(shù)量較大、服務(wù)周期較長的項(xiàng)目，發(fā)包方可組織階段性驗(yàn)收。

　　4.7.3發(fā)包方應(yīng)以國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和檔案整理外包項(xiàng)目形成的招投標(biāo)文件、合同、整理服務(wù)方案等為驗(yàn)收依據(jù)，從工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況、整理場所設(shè)施設(shè)備配置使用情況、人員管理情況、整理服務(wù)質(zhì)量情況、合同履行情況等方面進(jìn)行驗(yàn)收。

　　4.7.4整理服務(wù)質(zhì)量主要從分類的準(zhǔn)確性、文件和案卷排列的合理性、著錄的規(guī)范性、條目數(shù)據(jù)與檔案實(shí)體對應(yīng)關(guān)系的一致性、檔號編制的準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行抽查，抽查比例不應(yīng)少于各類檔案總量的20%。整理服務(wù)質(zhì)量準(zhǔn)確率要求達(dá)95%及以上，其中條目數(shù)據(jù)與檔案實(shí)體對應(yīng)關(guān)系的一致性、檔號準(zhǔn)確率要

　　求達(dá)100%。

　　4.7.5驗(yàn)收未通過的，發(fā)包方應(yīng)出具整改意見并要求承包方限期整改。整改完成后再次組織驗(yàn)收，直至驗(yàn)收通過。

　　4.7.6驗(yàn)收通過后，發(fā)包方應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告，與承包方做好檔案實(shí)體清點(diǎn)，辦理交接手續(xù)。

　　4.7.7項(xiàng)目自驗(yàn)收報(bào)告形成之日起進(jìn)入質(zhì)保期，質(zhì)保期一般不少于1年。質(zhì)保內(nèi)容和范圍可在合同中明確。

　　4.7.8發(fā)包方應(yīng)對檔案整理外包項(xiàng)目形成的招投標(biāo)文件、合同、整理服務(wù)方案、交接文據(jù)、工作聯(lián)系單、檢查臺賬、驗(yàn)收報(bào)告等材料及時(shí)收集并歸檔。

　　5、承包方工作規(guī)范

　　5.1總體要求

　　承包方應(yīng)按照DA/T68.1的要求，加強(qiáng)自身目標(biāo)與原則管理、戰(zhàn)略管理、資源管理、業(yè)務(wù)管理、安全管理，遵循有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，優(yōu)質(zhì)高效地完成檔案整理服務(wù)工作。

　　5.2開工準(zhǔn)備

　　5.2.1承包方應(yīng)與發(fā)包方充分溝通，深入了解發(fā)包方的歷史沿革、機(jī)構(gòu)職能、擬發(fā)包項(xiàng)目的概況、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)數(shù)量、分類方案、管理現(xiàn)狀等信息，必要時(shí)形成會議紀(jì)要。

　　5.2.2承包方應(yīng)編制整理服務(wù)方案，主要包括服務(wù)目標(biāo)、服務(wù)依據(jù)、人員配置、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)地點(diǎn)、整理方法、整理內(nèi)容，以及進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全保密措施等，并提交發(fā)包方審核確認(rèn)。

　　5.2.3承包方應(yīng)對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、整理人員等項(xiàng)目組成員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和技術(shù)交底。

　　5.2.4承包方制定的項(xiàng)目管理、質(zhì)量管理、現(xiàn)場管理、保密管理、安全管理等制度，應(yīng)提交發(fā)包方審核備案。

　　5.3人員保障

　　5.3.1承包方應(yīng)根據(jù)招投標(biāo)文件、合同等約定，成立整理服務(wù)項(xiàng)目組，按發(fā)包方要求配備具有相應(yīng)知識水平、業(yè)務(wù)技能的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和整理人員，并保證項(xiàng)目組成員在服務(wù)過程中的穩(wěn)定性。人員中途更換應(yīng)征得發(fā)包方同意并及時(shí)報(bào)發(fā)包方備案。

　　5.3.2承包方有責(zé)任對整理服務(wù)項(xiàng)目組人員進(jìn)行背景調(diào)查，確保社會關(guān)系清楚，歷史清白。

　　5.3.3承包方應(yīng)對檔案整理服務(wù)項(xiàng)目組人員進(jìn)行安全保密教育，簽訂勞動合同和保密責(zé)任書(保密協(xié)議)。保密協(xié)議條款參見DA/T68.1附錄C。

　　5.4場所管理

　　5.4.1承包方可對發(fā)包方提供的整理場所提出合理化建議。

　　5.4.2承包方應(yīng)與整理服務(wù)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人簽訂承諾書，明確其對整理場所負(fù)直接管理責(zé)任。

　　5.4.3工作期間，整理場所應(yīng)封閉管理，非整理服務(wù)項(xiàng)目組備案人員，未經(jīng)發(fā)包方審批，訪客不應(yīng)隨意進(jìn)入。

　　5.4.4整理場所應(yīng)整潔有序。私人物品應(yīng)放置在專柜，不應(yīng)帶入檔案存放區(qū)和工作區(qū)。

　　5.5作業(yè)管理

　　5.5.1承包方應(yīng)掌握所承接檔案類型的整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范做好檔案實(shí)體鑒定、審核、分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒等整理服務(wù)工作。

　　5.5.2承包方在整理服務(wù)過程中應(yīng)形成相應(yīng)的工作流程單，對檔案整理服務(wù)各操作環(huán)節(jié)或步驟做好相應(yīng)記錄，保證檔案整理服務(wù)過程的可追溯性。

　　5.5.3承包方在整理服務(wù)過程中，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)向發(fā)包方出具工作聯(lián)系單(見附錄C)。

　　5.5.4承包方在整理服務(wù)過程中應(yīng)建立質(zhì)檢管理機(jī)制，落實(shí)質(zhì)檢人員，對各操作環(huán)節(jié)或步驟進(jìn)行質(zhì)檢，質(zhì)檢情況可形成項(xiàng)目問題跟蹤表(見附錄D)。

　　5.5.5承包方應(yīng)定期向發(fā)包方匯報(bào)整理服務(wù)進(jìn)展情況。

　　5.5.6未經(jīng)發(fā)包方允許，承包方不應(yīng)將檔案、檔案復(fù)制件及其他各種文件材料帶離整理場所，不應(yīng)帶入有信息錄入、傳播功能的設(shè)備，不應(yīng)以任何形式泄漏、傳播、公布檔案信息。

　　5.5.7承包方在整理過程中發(fā)現(xiàn)需要調(diào)整分類方案，或發(fā)包工作量與合同約定有出入等問題時(shí)，雙方應(yīng)及時(shí)溝通，必要時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

　　5.5.8承包方應(yīng)將整理服務(wù)過程中形成的備查資料或認(rèn)為不需要?dú)w檔的文件登記造冊，供發(fā)包方審定、處置。嚴(yán)禁擅自銷毀文件。

　　5.5.9承包方在整理服務(wù)過程中，應(yīng)落實(shí)好檔案安全和保密制度，確保檔案實(shí)體和信息安全，保守國家秘密，保護(hù)發(fā)包方的知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密和個人隱私安全。

　　5.5.10在檔案整理過程中需要提供利用檔案的，承包方應(yīng)協(xié)助做好相關(guān)工作。

　　5.6交付撤場

　　5.6.1項(xiàng)目完成后，承包方應(yīng)提出驗(yàn)收申請，配合發(fā)包方開展驗(yàn)收工作。

　　5.6.2通過驗(yàn)收后，承包方應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。

　　5.6.3承包方撤場前應(yīng)將檔案實(shí)體、電子目錄、紙質(zhì)目錄、整理說明、工作臺帳、數(shù)據(jù)及存儲設(shè)備、辦公設(shè)備、耗材、辦公用品等移交給發(fā)包方。

　　5.6.4承包方攜帶進(jìn)場的信息設(shè)備、存儲設(shè)備等須經(jīng)發(fā)包方安全確認(rèn)，方可帶離。

　　5.6.5由承包方安裝的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，應(yīng)將監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)和回放記錄移交發(fā)包方保存。發(fā)包方應(yīng)對監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)做好安全保密工作。

　　5.6.6承包方撤場前應(yīng)向發(fā)包方有關(guān)人員做好整理成果的使用說明，并按要求做好相關(guān)培訓(xùn)。

　　5.7后續(xù)管理

　　5.7.1承包方因服務(wù)項(xiàng)目形成的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同文件、整理服務(wù)方案、工作聯(lián)系單、驗(yàn)收報(bào)告、客戶滿意度調(diào)查表、核算材料、支付憑證等文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔。

　　5.7.2承包方對驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)落實(shí)整改，直至驗(yàn)收通過并積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提升服務(wù)能力。

　　5.7.3承包方應(yīng)以發(fā)包方需求為中心，在整理服務(wù)流程中按照“計(jì)劃-實(shí)施-評估-改進(jìn)”循環(huán)執(zhí)行，持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度。

　　5.7.4在質(zhì)保期內(nèi)，承包方應(yīng)依據(jù)合同約定對發(fā)包方進(jìn)行回訪，向發(fā)包方提供技術(shù)指導(dǎo)，總結(jié)項(xiàng)目情況并持續(xù)改進(jìn)。

　　6、信用評價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督

　　6.1信用評價(jià)

　　6.1.1發(fā)包方可對承包方的工作質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)，必要時(shí)出具評價(jià)意見。

　　6.1.2承包方應(yīng)根據(jù)企業(yè)信用評價(jià)情況建立服務(wù)信用評價(jià)檔案。

　　6.1.3承包方應(yīng)配合檔案主管部門、保密行政管理部門及其他部門，做好業(yè)務(wù)管理、安全保密等各項(xiàng)檢查。

　　6.2服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督

　　6.2.1發(fā)包方檔案整理服務(wù)外包工作應(yīng)接受國家有關(guān)部門的監(jiān)督。

　　6.2.2承包方應(yīng)依法合規(guī)開展檔案整理服務(wù)，并接受國家有關(guān)部門的監(jiān)督。

　　6.2.3檔案主管部門依法履行行業(yè)監(jiān)管責(zé)任，督促檔案服務(wù)外包單位落實(shí)管理責(zé)任，檢查檔案服務(wù)外包中的檔案安全、服務(wù)質(zhì)量、管理措施和條件保障等情況。

　　6.3服務(wù)質(zhì)量投訴

　　6.3.1承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量投訴機(jī)制，對外公布投訴聯(lián)系方式。

　　6.3.2承包方應(yīng)按照GB/T17242的要求建立投訴受理機(jī)構(gòu)，定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案。

　　6.3.3發(fā)包方和承包方發(fā)生服務(wù)質(zhì)量爭議時(shí)，雙方應(yīng)協(xié)商處理;協(xié)商不成的，可申請調(diào)解、仲裁或提請?jiān)V訟。