工程項目檔案管理辦法就是對一個項目的全部檔案進行收集，整理，分類，歸檔，保管和利用，也就是將一個項目的全部檔案按照設計，制造，組裝，試驗的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，進行科學的分類，歸檔，登記和保管，并制定科學的檢索工具，為查閱和利用提供方便。

　　建設工程文件檔案管理辦法

　　1.業(yè)務目標

　　規(guī)范建設工程文件檔案的收集、編制、歸檔和利用，為生產(chǎn)經(jīng)營活動基礎設施保障。

　　2.業(yè)務風險

　　2.1沒有建立有效的文件檔案管理系統(tǒng)，可能造成工程的審核審批手續(xù)不明確，影響工作效率；

　　2.2建筑工程的檔案收集管理不當，可能造成基礎設施的資料信息缺失，對基礎設施的維修維護帶來困難。

　　3.業(yè)務范圍

　　本制度所指的建設工程文件檔案，包括建設工程過程中所形成的具有保存價值的以文字、圖紙、圖表、聲像等為載體的文件材料，能真實、完整地反映建設工程全過程的技術、經(jīng)濟、管理等方面的工作和建設工程的實際狀況。

　　本制度適用于XX下屬所有業(yè)務板塊的新建、改建或擴建工程項目。

　　4.相關規(guī)定

　　4.1檔案管理機構及職責

　　4.1.1建設工程項目組為該項目工程文件整理歸檔的直接責任單位，項目組組長是第一責任人。建設工程檔案管理的主要職責包括：

　　1)落實建設工程文件整理歸檔的部門和人員的職責。

　　2)在工程招標中，與勘察、設計、監(jiān)理、施工、器材供應等單位簽訂協(xié)議、合同時，應對提供相應工程文件的套（份）數(shù)量、質量要求、提供時間等提出明確的整理歸檔要求和違約責任。

　　3)負責收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的工程文件，并進行組卷和歸檔。

　　4)負責組織、監(jiān)督和檢查相關勘察、設計、監(jiān)理、施工、器材供應等單位的工程文件的編制工作。在建設工程監(jiān)理階段、施工階段和竣工圖階段的工作完成后進行收集和歸檔。

　　5)在組織工程竣工驗收前，應先對工程文件檔案進行預驗收，合格后再申請工程竣工驗收。工程竣工驗收合格三個月內完成歸檔和移交工作。

　　4.1.2各建設項目的建設工程文件檔案，由項目組及時報送各運營中心辦公室存檔、驗收，并依據(jù)《公司關于在建工程的考核辦法》進行考核。

　　4.1.3各建設單位項目組應落實相關部門和人員履行檔案管理職責，對本級檔案歸檔負責。綜合管理部門應對工程文件的整理歸檔工作進行服務、監(jiān)督和檢查，對檢查的結果提出改進的意見，并進行獎勵和處罰，同時對本級檔案歸檔負責。投資發(fā)展部對該項工作進行服務、督導、檢查。

　　4.2工程文件歸檔的范圍

　　4.2.1工程文件按照建設程序可以分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等五個階段進行編制和組卷。其各階段歸檔的工程文件范圍和深度應能真實完整地反應工程的實際狀況,根據(jù)建設工程的投資規(guī)模大小和復雜程度，按照國家規(guī)范GB/T 50328-2014建設工程文件歸檔規(guī)范（2019年版）的歸檔目錄進行調整。

　　4.2.2工程準備階段工程文件，包括立項、審批、征地、勘察、設計、招投標的文件。歸檔文件中主要有：項目建議書及批復，可行性研究報告及批復，環(huán)境影響評價報告及批復，安全性預評價及批復，技術方案設計及批復，用地申請和批復，廠址場地地形圖，國有土地使用許可證，工程地質水文勘察報告，全部各專業(yè)施工設計圖及政府相關部門審查意見，建設規(guī)劃許可證，建設工程施工許可證，各類商務合同及技術協(xié)議，各級上級主管部門和政府職能部門相關的文件和施工前期行政、技術準備的各類報表等資料。

　　4.2.3監(jiān)理階段歸檔的文件、施工階段歸檔文件按當?shù)亟ㄔO主管政府部門的要求和國家標準GB/T 50328-2014建設工程文件歸檔規(guī)范（2019年版）的規(guī)定來確定。基礎工程，主體結構工程，涉及重要結構安全和工藝設備重要安裝部位的隱蔽工程，在隱蔽前要拍照歸檔，拍照前在現(xiàn)場要標識所屬部位，歸檔時附照片說明。主要建材、器材、鋼材、各種標準及非標準設備的質量合格證明，復檢證明，施工過程中的試驗、測試合格證明，完工檢查和試車合格證明，發(fā)生重大事故的報告和處理結果等。

　　4.2.4竣工圖階段歸檔文件主要有：總平面布置圖，豎向布置圖，給排水、熱能動力、電力、通訊、工藝管路等管網(wǎng)綜合圖，各單位工程、各專業(yè)竣工圖等。

　　4.2.5竣工驗收階段工程文件主要有：工程竣工總結，工程驗收報告，工程質量保修書，工程預、決算文件，集團監(jiān)察審計部工程審計結論報告等。財務文件包括交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細表，設備固定資產(chǎn)臺帳明細表。建設工程中重要的具有可追溯保存價值的照片、錄像等影像資料要歸檔。文字、圖樣文件的電子版要整理歸檔。

　　4.3建設過程檔案管理

　　4.3.1現(xiàn)場監(jiān)理負責對工程檔案的收集、歸納、整理和組卷是檔案管理的主要執(zhí)行者。

　　4.3.2工程文件的申報表格必須采用投資發(fā)展部提供的文件標準格式編寫，具體格式參照考核表的標準表格。

　　4.3.3工程文件的分類原則：

　　1)符合國家檔案管理現(xiàn)行規(guī)范。

　　2)力求簡潔清晰，分級體系不宜過多，查找路徑盡可能少。

　　3)易于各專業(yè)工程師理解和查找。

　　4)利于項目竣工后進行檔案整理。

　　4.3.4所有文件應有專柜存放、妥善保管，加鎖，每月定期清理翻動，通風，防濕、防蟲、防霉、防丟失，保證文件的安全。

　　4.3.5建立嚴格的借閱、移交和保密制度：

　　1)凡因工作需要借閱文件必須進行登記。登記必須包括文件名稱、借用人、日期、擬借用時間、歸還時間等內容。

　　2)外單位的人員如需借閱有關非保密資料時，須征得項目公司總經(jīng)理的同意，并作好登記。保密資料概不外借。

　　3)因人員變動等因素造成工程資料移交，必須做好資料清單，移交人、接收人、監(jiān)督人分別簽字確認。

　　4)所有工程類文件都必須注意保密，嚴禁公司以外人員隨意查閱。機密文件按密級保管，不得隨便放置于公共場所，不得私自摘錄或對外泄露

　　5)文件銷毀必須經(jīng)運營中心投資發(fā)展部批準后方可進行。經(jīng)二人以上監(jiān)督銷毀，任何人不得私自銷毀文件。

　　4.3.6所有工程合同原件在工程未完成之前必須存放在項目組財務部專人保管。其它部門只能使用復印件，工程竣工后一起歸類組卷入檔。工程竣工驗收以后兩個月內應將所有文件按照要求整理歸檔，并與檔案管理部門履行文件交接手續(xù)。

　　4.3.7電子資料管理及圖紙管理要點：

　　1)所有的電子文檔登記編號均與紙質文檔編號一一對應，查詢某個文檔時，可以通過電子查詢體系很方便地找到文件所在檔案柜編號、柜內分隔編號、案卷號及文件存放流水號。有些紙質文件可能沒有電子文檔，那么就應建立一個文檔用以說明該文檔主要內容，存放位置，存檔編號等，以便查閱。

　　2)項目工程部工作人員必須對自己編寫過的電子文件進行分類保存。

　　3)電子文件不應保存在電腦系統(tǒng)盤上(系統(tǒng)盤一般為C盤，包括“我的文檔”和“桌面”），避免因系統(tǒng)損壞而造成文件丟失。

　　4)項目工程電子資料的管理必須按照公司要求進行建設管理，并設置權限在內部網(wǎng)上共享。

　　5)項目工程電子資料必須定期進行備份，刻錄成盤，預防意外事件發(fā)生造成文件丟失。

　　6)建立電子圖紙變更登記表，記錄清楚圖紙修改時間、圖號、內容、數(shù)量等信息。

　　7)修改確定的圖紙應及時替換、及時下發(fā)。作廢的圖紙及時回收，并書面通知施工單位、監(jiān)理單位?；厥蘸髴咨票４?，注明作廢日期等信息，待工程完工后再行處理。

　　4.4工程文件歸檔的質量要求

　　4.4.1歸檔的工程文件應為原件，必須真實與工程實際相符合。

　　4.4.2歸檔文件的內容必須符合相關技術標準、規(guī)范和法律法規(guī)，相關責任人簽字、簽章齊全有效。如為外文版的合同或圖紙等文件的應用中、外兩種文字對照版資料。

　　4.4.3文字材料的幅面宜為A4規(guī)格，采用能長期保存的紙張。采用耐久性強不易褪色的書寫材料，如碳素墨水。不采用紅色墨水，純蘭墨水，鉛筆，圓珠筆，復寫紙等。

　　4.4.4設計圖紙應符合國家標準，一般采用蘭曬圖，加蓋不易褪色的紅印泥設計專用出圖章，按A4幅面折疊?？⒐D應是新藍圖，加蓋竣工圖紅印泥章，竣工圖章上必須有施工單位名稱、施工單位技術負責人姓名，監(jiān)理單位名稱、總監(jiān)姓名，編制日期等內容。計算機出圖時，不得使用其復印件存檔。

　　4.4.5可以利用施工圖作竣工圖。在施工中對施工圖作修改的，在原施工圖上文字、數(shù)字變更應作劃改，圖樣局部變更應作圈改，并標注變更依據(jù)后作為竣工圖。圖樣變動較大，不能清晰表明變動前、后的情況，要重新繪制竣工圖，在竣工圖圖樣上標明變更的依據(jù)。

　　4.5歸檔文件組卷的一般規(guī)定

　　4.5.1在同一時期內，按同一項目總體設計、施工，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，組織上實行統(tǒng)一管理的項目工程，竣工后都應整理成套資料歸檔；

　　4.5.2分期實施的項目應分期單獨成套整理歸檔。每一個項目工程應整理兩套檔案，一套存建設單位項目公司，另一套報送運營中心辦公室歸檔。

　　4.5.3案卷歸檔應遵循工程文件自然形成的規(guī)律、程序、卷內文件的有機聯(lián)系的原則組卷。一個案卷一般厚度不宜超過40mm。一個建設工程由多個單位工程組成時，應按單位工程組卷：

　　1)工程準備階段文件可按建設程序、專業(yè)、形成單位等組卷。

　　2)監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

　　3)施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

　　4)竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷。

　　5)竣工驗收文件可按單位工程、專業(yè)組卷。

　　4.6卷內文件的編排要求

　　4.6.1卷內文件的排列，文字材料按事項、專業(yè)為序。同一事項批復在請示之前，主件在附件之前。圖紙按專業(yè)、項目為序，設計修改在原圖之前排列。

　　4.6.2卷內目錄，卷內備考表排在首頁之前，式樣及填寫規(guī)范。

　　4.6.3卷內文件均按有書寫內容的頁面編號，每卷單獨編號。頁號從“1”開始。封面、卷內目錄、卷內備考表不編號。頁面編號的位置，單面書寫的文件在頁面右下角，雙面書寫的文件正面在右下角，反面在左下角。

　　成套圖紙或印刷成冊的文件，自成一卷的，不必另編寫卷內目錄、卷內備考表，不必重新編寫頁碼。

　　4.6.4卷內歸檔文件散頁的應裝訂，采用三孔左側線繩裝訂法。成套圖紙或成套文件已裝訂自成一卷的，不必再裝訂。

　　4.7案卷的編碼規(guī)則

　　4.7.1工程文件的編碼由投資發(fā)展部統(tǒng)一制定。每套竣工檔案，應當編制索引目錄卷，案卷檔號為零卷，不計入總卷數(shù)內。索引目錄卷由編制說明、案卷目錄及各卷內目錄組成。

　　編制說明的內容應包括工程概況、竣工檔案編制的概況、案卷檔號的編寫說明，及案卷總數(shù)、圖紙卷數(shù)、張數(shù)，照片卷數(shù)、張數(shù)，電子文檔卷數(shù)、件數(shù)等。

　　4.7.2案卷檔號按建設程序、文檔形成單位、單位工程、專業(yè)的原則，順序按案卷流水編號。案卷檔號由建設單位編排。

　　4.7.3案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。卷盒及卷夾外表尺寸為高310mm,寬220mm。

　　案卷封面應標明案卷檔號、共X卷、第Y卷，項目工程名稱、單位工程名稱、專業(yè)名稱、文件名稱，形成文件的原編制單位，卷內全部文件形成的起止日期。

　　4.8紀律要求

　　建設工程文件整理歸檔驗收工作是工程竣工驗收的必要條件。文件歸檔未能驗收合格的相關勘察、設計、監(jiān)理、施工和物資設備供應等單位，不能辦理工程款的竣工結算。對建設單位負責整理歸檔工作部門和責任人納入工程績效考核進行獎懲。

　　5相關制度文件

　　XX《檔案管理制度》

　　XX《工程項目管理流程》

　　XX《新項目投資管理辦法》

　　6相關工作記錄

　　新項目可行性調果報告、項目會簽審批報告、項目招標書、項目投標書、建設工程圖紙、施工監(jiān)理工作記錄、項目驗收報告。

　　工程項目檔案管理的基本要求

　　（一）要熟知國家關于工程項目檔案工作的有關規(guī)章、工作標準

　　1．有關法律和法規(guī)

　?。?）《中華人民共和國檔案法》

　?。?）《XX省（區(qū)）檔案管理條例》

　　下面均以廣西為例，如：《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》

　　2．有關業(yè)務文件

　　（1）《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》（檔發(fā)字[1997]15號）

　?。?）《廣西壯族自治區(qū)重點建設項目檔案管理登記辦法》（桂檔字[1998]28號）

　　（3）《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)[2006]2號

　?。?）《廣西壯族自治區(qū)重大建設項目檔案驗收實施細則》桂檔發(fā)[2007]29號

　　3．有關標準文件

　?。?）GB／T 11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》由國家檔案局制定的科技檔案的案卷質量標準

　?。?）DA/T 28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》

　?。ǘ┟鞔_建設單位檔案部門的工作職責

　　前期工作：

　　1、統(tǒng)籌規(guī)劃，落實項目檔案領導責任制，建立檔案工作網(wǎng)絡

　　2、建立健全的建設項目檔案工作的規(guī)章制度

　　檔案管理制度：

　　1、制定項目檔案管理辦法

　　2、建立檔案管理組織結構網(wǎng)絡圖

　　3、制定項目檔案管理部門及檔案人員工作職責

　　檔案業(yè)務管理規(guī)范：

　　1、項目文件材料歸檔范圍及保管期限表

　　2、項目檔案文件材料整理規(guī)程

　　3、項目檔案分類方案

　　4、項目檔案檔號編制方案

　　竣工文件質量要求

　　1、項目檔案文件材料歸檔責任書

　　2、采取有效措施確保項目檔案完整、標準、系統(tǒng)

　　3、負責在項目建設活動中自身形成檔案的收集、整理、歸檔工作

　　4、監(jiān)督、指導項目參建單位及本單位承辦部門文件資料的形成及積累歸檔工作

　　5、竣工檔案的接收審查

　　6、完成項目檔案的專項驗收工作。