建設(shè)工程電子化檔案管理過程中，檔案文件管理尤為重要，圍繞整個項目建設(shè)周期形成的諸類如工程概況、監(jiān)理指令、質(zhì)量報審、進(jìn)度控制、投資控制、與多方協(xié)調(diào)往來文件等非常之多。傳統(tǒng)管理方式只是形式紙質(zhì)文件或白板通知，不能形成記錄不便日后查詢追溯，工程電子化檔案管理改變傳統(tǒng)模式，通過點對面式交流，將文件生成電子記錄可隨時在線上傳查閱，有綠色環(huán)保且節(jié)能省時的特點。

　　建設(shè)工程電子化檔案管理

　　第一條為規(guī)范建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理，維護(hù)電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高管理效率，促進(jìn)信息共享，便于長期保存，按照國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于中央和省級政府投資主管部門審批、核準(zhǔn)和備案的建設(shè)項目，其他建設(shè)項目可參照執(zhí)行。

　　第三條本辦法所稱建設(shè)項目電子文件（以下簡稱項目電子文件）是指建設(shè)項目在建設(shè)過程中通過計算機(jī)等電子設(shè)備產(chǎn)生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱建設(shè)項目電子檔案（以下簡稱項目電子檔案）是指建設(shè)項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。

　　第四條項目電子文件歸檔和電子檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循項目建設(shè)和信息系統(tǒng)運行的規(guī)律，堅持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密的管理原則。

　　第五條政府投資主管部門、行業(yè)主管部門應(yīng)當(dāng)將電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設(shè)計劃和竣工驗收要求，協(xié)調(diào)相關(guān)部門為電子文件歸檔和電子檔案管理的計劃安排、人力組織、資金保障、質(zhì)量監(jiān)督提供支持。

　　第六條電子文件管理部門統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)項目電子文件管理工作，建立統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)制，推進(jìn)項目電子文件管理工作有效開展。

　　第七條檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對項目電子文件歸檔及電子檔案的保管、利用和移交工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，將電子檔案管理工作納入檔案專項驗收內(nèi)容。

　　第八條項目主管部門負(fù)責(zé)對項目電子文件歸檔和電子檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　第九條建設(shè)單位應(yīng)將項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設(shè)計劃和項目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，納入招投標(biāo)要求，納入合同、協(xié)議，納入驗收要求。

　　第十條建設(shè)單位應(yīng)明確機(jī)構(gòu),具體負(fù)責(zé)本單位項目電子文件歸檔和電子檔案的保管、利用、移交等工作，并對各參建單位的項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。

　　第十一條建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)項目建設(shè)管理實際，制定項目電子文件歸檔和電子檔案管理各項制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位實施。

　　第十二條建設(shè)單位在編制招標(biāo)文件，并與參建單位簽訂合同或協(xié)議時應(yīng)設(shè)立專門條款，明確項目電子文件歸檔和電子檔案管理責(zé)任，包括質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時間、儲存介質(zhì)、文件格式、相關(guān)費用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同還應(yīng)明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目的電子文件和電子檔案的審核責(zé)任。

　　第十三條項目管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件管理及歸檔功能，并能夠?qū)椖侩娮游募纬膳c流轉(zhuǎn)實施有效控制，保障其真實、完整和安全；能夠在形成、流轉(zhuǎn)過程中及時跟蹤、檢查和補(bǔ)充與項目設(shè)計、設(shè)備、材料、施工等變更相關(guān)的項目電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　第十四條項目電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，利于信息共享和長期保存。項目電子文件歸檔保存的格式應(yīng)當(dāng)符合國家規(guī)定的電子檔案長期保存的要求。

　　第十五條各參建單位采用電子簽名等技術(shù)手段時，應(yīng)當(dāng)符合國家相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，并得到建設(shè)單位的認(rèn)可。

　　第十六條建設(shè)單位和各參建單位應(yīng)當(dāng)對項目電子文件形成、流轉(zhuǎn)過程中形成的重要變更依據(jù)性文件材料、過程稿進(jìn)行保存，對有關(guān)處理操作進(jìn)行登記，并對其留存作出明確規(guī)定。

　　第十七條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）等標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)有關(guān)要求，結(jié)合項目實際情況，確定項目電子文件歸檔范圍、項目電子檔案分類體系和保管期限表。

　　第十八條項目電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、檢測、歸檔等工作；檔案部門負(fù)責(zé)項目電子文件歸檔的監(jiān)督、指導(dǎo)和電子檔案的接收、保管、利用等工作。

　　第十九條項目電子文件在辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求實時收集完整；項目電子文件整理時，應(yīng)當(dāng)按照項目電子檔案分類體系，組成文件信息包，應(yīng)當(dāng)包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。

　　第二十條項目電子文件完成整理后，由形成部門負(fù)責(zé)對文件信息包進(jìn)行鑒定和檢測；鑒定和檢測后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)志。歸檔標(biāo)志中應(yīng)當(dāng)含有歸檔責(zé)任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。

　　項目電子文件同時存在紙質(zhì)文件稿本時，歸檔時應(yīng)保證兩者內(nèi)容信息一致，并建立對應(yīng)關(guān)系。

　　第二十一條各單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將項目電子檔案納入單位檔案分類體系，按項目檔案管理規(guī)則編制檔號，進(jìn)行分類管理。

　　第二十二條除合同或協(xié)議中另有約定外，各參建單位應(yīng)當(dāng)在項目通過交工驗收后3個月內(nèi)，將項目電子檔案向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在項目竣工驗收后3個月內(nèi)，向使用單位移交項目電子檔案，同時向項目檔案接收單位移交列入接收范圍的項目電子檔案。

　　停建、緩建的項目，建設(shè)單位應(yīng)及時收集各參建單位形成的項目電子檔案。項目電子檔案由建設(shè)單位暫時保管，建設(shè)單位撤銷的，項目電子檔案應(yīng)移交項目主管部門或有關(guān)檔案館。

　　第二十三條項目電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。

　　第二十四條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)建立項目電子檔案管理系統(tǒng)，管理項目全部電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收登記、分類組織、鑒定處置、權(quán)限控制、檢索利用、安全備份、統(tǒng)計打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。

　　第二十五條項目電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照國家信息安全等級保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級保護(hù)管理規(guī)定，建立管理系統(tǒng)和電子檔案內(nèi)容的安全保密防護(hù)體系。

　　第二十六條項目電子檔案保存實行備份制度，重要電子檔案應(yīng)當(dāng)異地異質(zhì)備份。

　　第二十七條項目電子檔案載體應(yīng)按照國家和相關(guān)行業(yè)有關(guān)磁性載體、光載體等保管和保護(hù)的要求進(jìn)行管理和存放。

　　第二十八條各單位應(yīng)當(dāng)在計算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，將項目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實、完整和在新環(huán)境中完全兼容。

　　第二十九條各單位應(yīng)當(dāng)建立電子檔案利用制度、采用有效手段，保證項目電子檔案方便快捷利用，同時確保項目電子檔案在利用中的安全。

　　第三十條項目電子文件和電子檔案失去保存價值后，應(yīng)在履行銷毀審批手續(xù)后，采取一定技術(shù)措施進(jìn)行信息清除工作。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質(zhì)銷毀應(yīng)當(dāng)按照保密相關(guān)要求進(jìn)行。

　　第三十一條本辦法自頒布之日起施行。

　　建設(shè)工程電子化檔案管理制度

　　為規(guī)范建設(shè)工程檔案管理工作，根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司的特點，制定建設(shè)工程電子化檔案管理制度。

　　一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

　　（一）工程檔案的歸檔范圍

　　對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動，記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）

　?。ǘw檔文件的要求

　　1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

　　2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。

　　3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

　　4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。

　　二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)

　　各工程部設(shè)資料員，主要負(fù)責(zé)本部門工程項目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗收過程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗收及移交。

　　三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計

　?。ㄒ唬┕こ虣n案的收集

　　文件形成后，文件形成責(zé)任人（經(jīng)手人）必須于當(dāng)天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當(dāng)天登記入盒。

　　（二）工程檔案的整理

　　按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進(jìn)行分類排列。

　　（三）工程檔案的立卷

　　1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

　　2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

　　3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

　　4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

　　5、竣工圖按專業(yè)組卷。

　　6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

　?。ㄋ模┕こ虣n案的編目

　　1、每卷單獨編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

　　2、卷內(nèi)目錄：“序號”以一份文件為單位，“責(zé)任者”填文件的直接形成單位和個人，有多個責(zé)任者的，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替?！拔募幪枴碧顚懝こ涛募械奈奶柣驁D號;“文件題名”填寫文件標(biāo)題的名稱。“日期”填寫文件形成的日期。

　　未按要求編目的，每項扣罰部門資料員5元。

　?。ㄎ澹┕こ虣n案的裝訂

　　案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。

　　（六）工程檔案的歸檔

　　1、單位工程竣工驗收完成后30日內(nèi)，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。

　?。ㄆ撸┕こ炭⒐n案移交

　　工程竣工驗收完成后60日內(nèi)，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員5元。

　?。ò耍┕こ虣n案的索引

　　工程代號由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。

　?。ň牛┕こ虣n案的保管

　　工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。

　?。ㄊ┕こ虣n案的統(tǒng)計

　　工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時催促借閱到期文件的歸還。

　　四、工程檔案保管期限

　　保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）

　　1、永久：是指工程檔案需永久保存。

　　2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

　　3、短期：是指工程檔案保存20年以下。

　　同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。

　　五、工程檔案密級

　　密級分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。

　　工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。

　　六、工程檔案的借閱及銷毀

　　按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。

　　本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

　　七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。