科技檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對科技檔案進行系統(tǒng)整理和編目，并將其內(nèi)容與成分揭示出來的一種工作。

　　技檔案管理辦法科技檔案的系統(tǒng)整理，包括對于科技檔案的科學分類、組織、保管單位和有秩序地排列。科技檔案全部整理工作，是通過歸檔前將科技文件材料組成保管單位，并將保管單位進行基本編目，然后在歸檔后所進行的工作。

　　整理內(nèi)容包括組卷、排列、編目、裝訂、入庫上架等工序，由科技檔案部門獨立完成。

　　1.組卷

　?。?）科研檔案的組卷

　　按照課題階段分別組卷，包括可行性研究、立項、方案論證、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應用等階段。

　?。?）項目檔案的組卷

　　項目前期文件、項目管理文件：按照事由結(jié)合時間順序組卷。

　　招標投標、合同文件：按招標的標段、合同組卷。

　　勘察、設計文件：按階段、專業(yè)組卷。

　　施工技術(shù)文件：按照單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。

　　竣工圖：按建筑結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷。

　　原材料質(zhì)量證明文件：按單位工程組卷。

　　信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按應用系統(tǒng)組卷。

　　設備文件：按專業(yè)、系統(tǒng)、臺/套組卷。

　　監(jiān)理（監(jiān)造）文件：按監(jiān)理的合同標段、事由結(jié)合文件種類組卷。

　　科研項目文件：按科研項目（課題）組卷。

　　竣工驗收文件：按工程階段、事由結(jié)合時間順序組卷。

　?。?）設備檔案

　　按設備的臺（套）為單位組卷，一臺（套）設備可以組成一卷或者若干卷。

　　2.案卷排列

　　科技檔案案卷排列要遵循其形成規(guī)律，按照系統(tǒng)性、成套性的特點進行排列。

　?。?）科研檔案的排列

　　按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗與過程管理、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應用等階段排列。

　?。?）項目檔案的排列

　　項目前期文件、項目管理文件：結(jié)合主題、事由按時間順序排列。

　　施工文件：按照綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工（安裝）記錄、檢測試驗、評定驗收的順序排列。

　　信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按照需求、設計、實施、測試、運行、驗收的順序排列。

　　設備文件：質(zhì)量證明、開箱驗收、隨機文件、安裝調(diào)試、檢測試驗和運行維修的順序排列。

　　監(jiān)理文件：按照依據(jù)性、工作性文件順序排列。

　?。?）設備檔案的排列

　　按照購置文件、隨機文件、安裝文件、使用維護文件等順序排列，數(shù)量較少的也可以直接按照年度大流水排列。

　　3.卷內(nèi)文件排列

　　科技檔案卷內(nèi)文件一般應文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。

　?。?）圖樣文件排列：

　　形成時編制了圖樣目錄，只需要按已編制的圖樣目錄順序排列即可。

　　形成時沒有編制圖樣目錄，排列圖樣一般按總體和局部關系排列。排序為：總體布置圖、系統(tǒng)圖、平面圖（立面圖、剖面圖）、大樣圖等。

　　總體性、綜合性的圖樣在前，局部性的圖樣居中，細部的、大樣性的圖樣在后。

　　（2）文字文件排列：

　　按重要程度排列，重要文件在前，次要文件在后：按時間排列，按照科技文件的形成時間或者內(nèi)容所反映的時間排列；按照科技文件之間的邏輯關系排列，對反映同意問題的來問和復文，正文和附件，復文在前，來文在后，正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后。

　?。?）圖文混合文件的排列：

　　案卷內(nèi)的文字文件對整個對象（產(chǎn)品、工程、課題等）或整個案卷（部件、專業(yè)等）或多份圖樣進行的總體說明，則文字文件在前，圖樣在后；案卷內(nèi)的文字文件只是對案卷內(nèi)的某份圖樣文件進行補充或局部性的說明的，則圖樣在前，文字在后。

　　4.裝訂

　　（1）去除易氧化的金屬裝訂用品。

　?。?）卷內(nèi)文件超出卷盒幅面的，應折疊。圖紙要按A4大小折疊成手風琴式。

　　（3）對于破損的、小于A4幅面的文件要修復和托裱

　?。?）成冊的科技文件小于A4幅面的保持原樣不變。

　　（5）以件為單位裝訂的，在每件文件的首頁右上角加蓋檔號章。

　?。?）一般采用三孔一線的方式裝訂。

　　5、編寫卷內(nèi)文件頁碼

　?。?）卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁碼，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。

　　（2）統(tǒng)一采用阿拉伯數(shù)字從“001”開始依次標注。

　　（3）印刷成冊的已有也好的文件可以不再重新編寫頁碼。如成套圖樣、說明書、論文等，在編制時已經(jīng)編有頁碼，就不必另行重復編碼。

　?。?）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

　　6.編制卷內(nèi)目錄

　　卷內(nèi)目錄應排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

　?。?）序號：使用阿拉伯數(shù)字從01起一次標注卷內(nèi)文件的順序。

　?。?）文件編號：填寫文件文號或圖樣的圖號、設備代號、醒目代號。

　　（3）責任者：填寫文件形成者或第一責任者。

　?。?）文件題名：填寫文件或圖紙的全稱，文件沒有題名的，應由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

　?。?）日期：填寫文件或圖紙的形成時間，要求以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日。

　?。?）頁號（以卷為單位裝訂）：填寫每件文件首頁上標注的頁號，最后一件文件寫起止頁號。

　?。?）頁數(shù)（以件為單位裝訂）：卷內(nèi)文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，填寫每件文件總頁數(shù)。

　　7.填寫案卷封面和脊背

　?。?）檔號：由全宗號、分類號（項目代號或者目錄號）、案卷號組成：

　　全宗號：需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負責接收的檔案館給定，不向檔案館移交的科技檔案可不填寫全宗號。

　　分類號：根據(jù)本單位分類方案設定的類別號確定。

　　項目代號：由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設備儀器等的型號、代字或者代號確定。

　　目錄號：目錄編號。

　　案卷號：填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。

　?。?）案卷題名：

　　簡明、準確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或者代號，結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

　?。?）立卷單位：

　　填寫負責組卷部門或者單位。

　?。?）起止日期：

　　填寫卷內(nèi)科技文件形成最早和最晚時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日。

　?。?）密級：

　　填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級。

　　（6）保管期限：

　　填寫組卷時依照有關規(guī)定劃定的保管期限。

　　8.填寫卷內(nèi)備考表

　?。?）互見號：

　　填寫反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案的檔號，并在括號內(nèi)注明其載體類型。

　　（2）說明：

　　標明案卷內(nèi)全部文件的件數(shù)、頁數(shù)，卷內(nèi)文件殘缺破損的情況，在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

　　（3）立卷人：

　　由立卷責任者簽名，一般是檔案整理者。

　?。?）立卷日期：

　　填寫完成立卷的時間。

　　（5）檢查人：

　　由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般是科技項目的負責人，或者檔案室主任、鑒定小組組長。

　?。?）檢查日期：

　　填寫案卷質(zhì)量審核的時間。

　　9.編制案卷目錄

　　案卷目錄是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表，是檔案檢索、統(tǒng)計和管理的必要工具?？萍紮n案案卷目錄一般按照一級類目分別編制，即科研、項目、設備檔案分別編制案卷目錄。

　　案卷目錄上的檔號、案卷題名、保管期限應與案卷封面上的內(nèi)容一致。

　　10.入庫上架

　　按照檔案密集架從上到下，從左到右的順序進行排列?？萍紮n案一般歸檔周期長，一個項目的科技檔案不一定能夠一次完成。所以，科技檔案排架按最小類目進行排列，并在后面都要留有相應空間，以便存放新增檔案。

　　科技檔案管理辦法細則

　　科學技術(shù)檔案工作條例

　　第一章總則

　　第一條為了建立、健全科學技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學地管理科學技術(shù)檔

　　案(以下簡稱科技檔案)，充分發(fā)揮科技檔案在社會主義現(xiàn)代化建設中的作用，特制定本條例。

　　第二條科技檔案是指在自然科學研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(以下簡

　　稱科研、生產(chǎn)、基建)等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。

　　第三條科技檔案工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分，各工業(yè)、交通、基建、科研、農(nóng)林、軍事、地質(zhì)、測繪、水文、氣象、教育、衛(wèi)生等單位(以下簡稱各單位)，都應當把科技檔案工作納入生產(chǎn)管理工作、技術(shù)管理工作、科研管理工作之中，加強領導。

　　第四條各單位應當按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達到科技檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。

　　第二章科技文件材料的形成和歸檔

　　第五條各單位應當建立、健全科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度，做到每一項科研、生產(chǎn)、基建等活動，都有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔保存。

　　第六條各單位應當把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計劃中，列入有關部門和有關人員的職責范圍。

　　第七條各單位在對每一項科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程或其他技術(shù)項目進行鑒定、驗收的時候，要有科技檔案部門參加，對應當歸檔的科技文件材料加以驗收。沒有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料的項目，不能驗收。

　　第八條一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術(shù)項目，在完成或告一段落以后，必須將所形成的科技文件材料加以系統(tǒng)整理，組成保管單位，填寫保管期限，注明密級，由課題負責人、產(chǎn)品試制負責人、工程負責人等審查后，及時歸檔。

　　第九條凡是需要歸檔的科技文件材料，都應當做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，有利于長久保存。

　　第十條科技檔案部門有責任檢查和協(xié)助科技人員做好科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔的工作。

　　第三章科技檔案的管理

　　第十一條科技檔案部門對接收來的科技檔案，應當進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理。

　　國務院所屬各工業(yè)、交通、科研、基建等專業(yè)主管機關(以下簡稱專業(yè)主管機關)，應當擬定本專業(yè)系統(tǒng)的科技檔案分類大綱。

　　第十二條各單位應當建立和健全圖紙更改、補充的制度。更改、補充圖紙，必須履行審批手續(xù)。

　　第十三條科技檔案部門應當及時地提供科技檔案為科研、生產(chǎn)、基建等各項工作服務，并編制必要的檢索工具和參考資料。

　　借閱和復制科技檔案要有一定的批準手續(xù)。

　　第十四條各單位應當定期對科技檔案的密級進行審查，根據(jù)上級的規(guī)定，及時調(diào)整密級，擴大利用與交流的范圍。

　　第十五條科技檔案部門對科技檔案的利用效果，應當進行必要的調(diào)查和建立借閱檔案的統(tǒng)計制度。

　　第十六條國務院所屬各專業(yè)主管機關，應當編制本專業(yè)的科技檔案保管期限表。科技檔案的保管期限，分為永久、長期、定期三種。

　　第十七條各單位應當定期做好科技檔案保存價值的鑒定工作。鑒定的方法是直接鑒定檔案的內(nèi)容。鑒定工作要在總工程師或科研負責人的領導下，由科技領導干部、熟悉有關專業(yè)的科技人員和科技檔案人員共同進行。

　　第十八條要銷毀的科技檔案，必須造具清冊，經(jīng)單位領導審定，報送上級主管機關備案。銷毀科技檔案，要指定監(jiān)銷人，防止失密。

　　第十九條保管科技檔案必須有專用庫房，庫房內(nèi)應當保持適當?shù)臏囟群蜐穸?，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施?？萍紮n案部門應當定期檢查科技檔案的保管狀況。對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和復制。

　　第二十條科技檔案部門對重要的科技檔案應當復制副本，分別保存，以保證在非常情況下科技檔案的安全和提供利用。

　　第二十一條引進技術(shù)和設備的檔案，由引進單位的科技檔案部門統(tǒng)一管理。

　　第二十二條凡是幾個單位分工協(xié)作完成的科技項目或工程，由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應將復制本送交主辦單位保存。

　　第二十三條凡單位撤銷或變動，以及建筑物、構(gòu)筑物、設備、儀器等轉(zhuǎn)移使用關系時，其檔案要妥善整理，并經(jīng)領導人批準后向接受單位辦理交接手續(xù)。

　　第二十四條科技檔案部門增添設備和用品的費用，分別從企業(yè)、事業(yè)單位的生產(chǎn)費、科研費和事業(yè)費中開支。

　　第二十五條新建的企業(yè)、事業(yè)單位，應當同時建設符合要求的科技檔案庫房。

　　第四章科技檔案工作管理體制

　　第二十六條國家檔案局和各級檔案管理機關應當加強對科技檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。

　　第二十七條科技檔案工作必須按專業(yè)實行統(tǒng)一管理。國務院所屬的各專業(yè)主管機關和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機關，應當建立相應的檔案機構(gòu)，加強對所屬企業(yè)、事業(yè)單位科技檔案工作的領導。

　　第二十八條國務院所屬的各專業(yè)主管機關，根據(jù)需要建立專業(yè)檔案館，收集和保管本專業(yè)需要長期和永久保存的科技檔案。

　　大中城市應當建立城市基本建設檔案館，收集和保管本城市應當長期和永久保存的基本建設檔案。

　　專業(yè)檔案館和城市基本建設檔案館是科學技術(shù)事業(yè)單位。

　　第二十九條大中型企業(yè)、事業(yè)單位要設立直屬的科技檔案機構(gòu)；小型企業(yè)、事業(yè)單位可以設立單獨的科技檔案室，也可以設立文書檔案和科技檔案統(tǒng)一管理的檔案室，或者配備專(兼)職人員管理。

　　各單位的科技檔案工作，由領導生產(chǎn)、科研的負責人或者總工程師分工領導。

　　第三十條專業(yè)檔案館或各單位的科技檔案機構(gòu)，根據(jù)需要可以兼管科技資料工作。

　　第五章科技檔案干部

　　第三十一條國務院所屬的各專業(yè)主管機關和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機關都應當積極建設一支堅持社會主義道路，具有科技檔案專業(yè)知識和懂得有關的科學技術(shù)，有一定工作能力的科技檔案干部隊伍。

　　第三十二條科技檔案干部要努力學習馬列主義、毛澤東思想，認真執(zhí)行國家的方針政策，刻苦鉆研業(yè)務，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高管理工作水平，積極為社會主義現(xiàn)代化建設服務。

　　第三十三條各單位要給科技檔案部門配備足夠數(shù)量和能勝任工作的干部，還應當配備一定數(shù)量的科技干部，以保證工作的需要。

　　第三十四條各單位要經(jīng)常對科技檔案干部進行保守國家機密的教育，檢查遵守保密制度的情況。

　　第六章附則

　　第三十五條國務院所屬的各專業(yè)主管機關和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機關，可以根據(jù)本條例的精神，結(jié)合本系統(tǒng)、本地區(qū)科技檔案工作況，制定實施細則。

　　第三十六條本條例自發(fā)布之日起施行。過去有關規(guī)定與本條例有抵觸的，以本條例為準。