黑龍江檔案整理服務公司高度重視相關檔案、主動開展工作，充分認識檔案在凸顯歷史文化、傳統(tǒng)文化、紅色元素、風土人情和提升知名度方面的豐富內(nèi)涵和深遠意義，加強與各有關方面的溝通聯(lián)系，積極配合，確保工作落到實處；要堅持標準、務實求效；要以檢促建、以檢促改，舉一反三，以專業(yè)的工作作風，不漏環(huán)節(jié)、不留死角、不走過場，認真對標發(fā)現(xiàn)問題，及時補救整改，確保體育場館建設項目檔案資料完整準確、整理規(guī)范、保管安全、按時移交、有效利用。

　　黑龍江檔案整理服務公司工程檔案管理辦法分享

　　工程檔案管理包括了收集檔案、整理檔案、統(tǒng)一管理檔案，前期的檔案收集工作十分重要，影響到整個檔案管理過程。所以文本重點從檔案的收集和后期的檔案管控為主，分享一些管理方法。

　　一、檔案資料收集方法

　　1、追蹤收集：在工期較短的施工項目中，檔案管理人員可以主動到現(xiàn)場了解建設情況，及時掌握信息，與其他部門協(xié)調(diào)，有針對性地收集檔案資料，根據(jù)建設進度來推動檔案管理工作。

　　2、階段性收集：某些工程建設規(guī)模大，建設工期相對較長，檔案管理人員難以實時動態(tài)跟蹤，那么就可以采用階段性收集的辦法，加強與建設部門的聯(lián)系，做好每個階段的檔案收集工作，確保檔案的連續(xù)性和完整性。

　　二、檔案資料統(tǒng)一管理方法

　　實施工程項目管理軟件，應用檔案管理功能。借助一個平臺就能實現(xiàn)工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，同步管理實體檔案和電子檔案，實現(xiàn)文檔資料的輕松查詢。通過分析檔案內(nèi)容，管理人員可以對進度進行監(jiān)管，推動了管理效率的提高。

　　通常，檔案管理模塊包含了施工日志、現(xiàn)場照片、視頻資料、文件檔案等內(nèi)容，詳細記錄施工現(xiàn)場的工作情況，幫助管理人員了解現(xiàn)場具體情況。檔案內(nèi)容還涵蓋從工程立項到竣工驗收后的各種內(nèi)容，如合同工、設計圖、審批材料等，屬性明確，分類清晰。

　　為了避免建設過程中重要檔案的遺漏，檔案管理人員應了解清楚建設流程與計劃，了解各個階段的主要工作，方便后期跟蹤收集檔案，確保檔案的完整性。利用檔案管理軟件系統(tǒng)可以輕松實現(xiàn)對各類檔案分類管理，方便不同人員的查詢，促進檔案管理工作的規(guī)范化。

　　項目檔案資料、信息管理標準

　　1、目的

　　1.1為了適應項目管理的需要，建立項目信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)項目管理信息化，提高管理水平。

　　1.2規(guī)范項目信息資料管理，做好項目各類信息的收集和整理工作，真實反映和記錄項目管理的全過程，達到信息共用、資源共享，并為項目管理提供真實詳細的現(xiàn)場施工資料。

　　2、工作要求

　　2.1經(jīng)理部應根據(jù)公司或業(yè)主的要求，建立滿足項目施工管理需要的檔案資料室，配備專（兼）職信息管理員（檔案資料員），負責收集、整理、保管本項目各類信息資料和應歸檔文件材料的立卷歸檔工作，并將信息準確、及時、完善地傳遞給有關部門和人員。

　　2.2項目信息管理必須貫穿于項目管理的全過程，信息、文件材料的收集應隨工程的進展進行，保證真實、準確，并按照項目信息管理的要求及時整理，經(jīng)有關負責人審核簽字。

　　3、信息管理職責

　　3.1經(jīng)理部由總工程師主管竣工資料的編制、移交工作。

　　3.2信息管理員（檔案資料員）職責

　　3.2.1根據(jù)業(yè)主和公司要求，提出建立檔案資料室的計劃，經(jīng)項目經(jīng)理審批組建資料室。

　　3.2.2負責建立檔案信息資料計算機管理系統(tǒng)。

　　3.2.3負責及時收集經(jīng)理部在管理過程形成的各類信息資料，并根據(jù)資料的性質(zhì)，進行分類管理。

　　3.2.4按照檔案保密制度和借閱制度，建立項目檔案資料室借閱登記制度，及時向部門、業(yè)主、公司管理部門提供所需資料。

　　3.2.5按要求及時向業(yè)主和公司檔案部門移交竣工資料。

　　4、項目信息的內(nèi)容

　　4.1項目信息包括項目管理過程中形成的各類文字、圖紙、數(shù)據(jù)、表格、音像資料等。

　　4.2項目信息的內(nèi)容詳見附圖。

　　5.全面推廣應用集團公司項目信息管理系統(tǒng)

　　5.1經(jīng)理部應充分發(fā)揮計算機作用，積極推廣應用集團公司統(tǒng)一的項目信息管理系統(tǒng)，對信息的收集、整理、處理、儲存、傳遞與應用進行維護。

　　5.2項目信息管理系統(tǒng)要達到如下幾項要求：

　　5.2.1可靠性：收集、輸出的信息應真實、準確、可靠。

　　5.2.2及時性：能及時處理有關數(shù)據(jù)并及時提供給相關管理人員有關信息，以便進行實時控制。

　　5.2.3適用性：能滿足項目管理人員的不同需求，從系統(tǒng)得到的信息能被信息需求者所理解，并能為其決策提供幫助。

　　5.2.4擴充性：應滿足項目需求的變化及不同項目管理系統(tǒng)的要求，界面友好，操作方便。

　　5.2.5安全性：應有權限設置，保證正常使用的安全性，保證不同使用人員根據(jù)不同權限對信息進行相應的處理。

　　6、工程技術檔案管理

　　6.1、工程部門負責技術資料的審查、收集、整理以及竣工資料編制工作，并按要求的移交時間、歸檔范圍向檔案部門及時移交應歸檔的資料，檔案資料員對所移交的工程技術資料進行編號及編纂索引。

　　6.2工程部門竣工文件的編制按業(yè)主、集團公司或行業(yè)要求編制，并制定辦法。

　　7、信息交流

　　經(jīng)理部應充分利用網(wǎng)絡技術，通過公司網(wǎng)站、協(xié)同辦公平臺與公司進行信息交流，使用信息傳遞渠道暢通，實現(xiàn)資源共享。

　　加強項目檔案管理服務

　?、偈敲鞔_立卷歸檔材料的重點。從立項前準備到確定立項，從申報審批到建設實施，從竣工驗收到移交管護等各個環(huán)節(jié)，都做到了注重真實性及時性，及時收集和整理第一手資料，以實際發(fā)生的事項為依據(jù)，實事求是地進行描述和記載，且相關人員簽字蓋章，確保手續(xù)完備。

　　嚴格把關，認真進行核查驗證，剔除不真實不規(guī)范的材料，根據(jù)檔案建設的要求及時督促有關單位或人員在規(guī)定的時間內(nèi)形成完整、規(guī)范的材料，杜絕后記、補記、偽造等現(xiàn)象的發(fā)生。

　?、谑菧蚀_把握立卷歸檔的時效性。按短期、長期、永久三大保管期限及時做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔等方面的工作，在年度項目竣工、自查自驗后，及時進行材料的全面整理。

　　在市級驗收后，針對存在的問題和不足，認真整改，及時歸檔，做到了真實可靠，成績不夸大，問題不縮小。按相關要求，從項目申報立項、項目設計、招標施工、竣工決算、移交管護、檢查驗收等各個環(huán)節(jié)，所有能反映項目建設情況的圖、文、表、音像等資料都做到了完整統(tǒng)一、前后呼應，做好迎接省級、國家級總檢查驗收的準備，并扎實做好歸檔、保管工作。

　?、凼菄栏褡龅搅⒕須w檔規(guī)范化。從資料收集、分類歸檔到建卷保管等環(huán)節(jié)都嚴格要求，確保文件資料齊全完整，分類歸檔科學合理，案卷資料、卷內(nèi)資料排列有序，檔案裝訂整齊劃一，檔案日常管護井然有序，保持檔案的清潔完整。