近日，為了更好地規(guī)范會計檔案管理，不斷提高會計檔案管理的規(guī)范化水平，計劃財務部開展會計檔案整理工作，該工作涉及集團、交運、資源、沿南經貿、交投、三門口、場站等多家公司2020年及之前的會計資料。

　　包括會計賬本、會計憑證、會計報表、銀行對賬單等，面對工作量大、要求高、時間短的實際情況，計劃財務部相關人員克服困難，認真細致、嚴謹有序的整理檔案，做好檔案整理的每一步工作，確保分類準確、整理規(guī)范、編制科學、歸檔有序，會計檔案完備可查，為下一步移交工作做好充足的準備。

　　會計檔案歸檔保存是財務工作的重要組成部分，是各項業(yè)務的重要紙質憑證，財務部工作人員嚴格按照憑證保管制度整理裝訂會計檔案，保證了會計檔案完整、安全、有序、可查。

　　一、會計檔案定義

　　會計檔案是指單位在進行會計核算中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。會計核算中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告(包括會計報表、附注和有關說明)及其他相關的會計核算資料，應該進行歸檔。

　　(1)會計憑證。會計憑證是指原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他會計憑證。

　　(2)會計賬簿。會計賬簿是指總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿及其他會計賬簿。

　　(3)財務報告。財務報告是指月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注和報名說明財政預、決算報表和審計報告以及資產評估報告等其他財務報告。

　　(4)其他類。稅務申報資料、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊，以及與財務有關的合同和文件等其他會計資料。

　　二、會計檔案的整理、歸檔要求

　　1.歸檔范圍

　　會計檔案歸檔范圍包括:會計憑證(原始憑證記賬憑證、匯總憑證)、會計賬簿(總賬、明細賬日記賬、輔助賬簿)、年度財務決算報告、會計保管清冊、會計移交清冊等。

　　2.保管期限

　　按照國家有關規(guī)定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　3.分類

　　依據財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》，會計檔案分為五大類:報表類、賬簿類、工資單、憑證類、其他類。會計檔案分到三級類目:報表類430、賬簿類一431、工資單一432、憑證類一433、其他類-434。

　　4.組卷要求

　　(1)會計憑證按月份、憑證種類組卷。

　　(2)會計賬簿，一本組成一卷。

　　(3)會計報表按月份、季度、年度分別組卷。

　　(4)工資表按月份、季度、年度組卷。

　　(5)案卷厚度一般不宜超過25mm。

　　(6)會計檔案編號應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性的原則。每一核算單位的會計檔案采用“年度一類別一保管期限一流水號”排列方式。例如:2011-430-1-001、2011-4333-001……。

　　5.編目

　　目錄設置檔號、題名、類別、起止日期、頁數、保管期限、存放地點、備注等項。

　　—檔號:由“年度一類別一保管期限一卷冊號”組成。

　　—卷號:年度一類別一保管期限下的排列序號，從“001”開始標注。

　　—類別:報表、賬簿、工資單、憑證、其他，在檔號中采用代碼標識。

　　一題名:單位全稱或規(guī)范簡稱十會計年度十檔案名稱。例:メ×公司2011年9月會計憑證(402123174-402123198第1冊)。

　　—起止日期:填寫本卷會計檔案的起止日期用8位阿拉伯數字標注。形式:2011-01-01。

　　—頁數:本卷檔案的實際頁數。

　　—保管期限:會計檔案的保管期限分為永久、定期(10年、30年)兩類。保管期限應從會計年度終了后的第一天算起。在檔號中采用代碼標識:永久一1、30年一2、10年一3、……。

　　6.書寫材料、格式的要求

　　(1)各類會計憑證、賬簿、報表內容及案卷封面、移交目錄要求用鋼筆或簽字筆書寫，采用耐久的墨汁、碳素墨水或藍黑墨水。禁止使用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水。

　　(2)對于計算機打印的各類報表、文件材料要求第一聯原件歸檔，并保證打印件清晰。

　　7.案卷裝訂的要求

　　(1)案卷用紙制品及線繩裝訂，卷內一律不許有金屬物。

　　(2)裝訂時做到左下齊，無倒頁，不漏訂。

　　8.案卷封面的編制

　　(1)會計憑證封面項目:單位名稱、憑證類別、年度、月份、日期、順序號、本月共形成冊數、保管期限。

　　(2)會計賬簿封面項目:在封面粘貼標簽，其項目包括單位名稱、年度、類別、賬簿名稱、頁數、保管期限、案卷號。

　　(3)會計報表封面項目:在封面粘貼標簽，其項目包括單位名稱、年度(季度或月份)、類別、保管期限、案卷號。

　　9.案卷脊背

　　(1)會計憑證的脊背項目:全宗號、憑證類別年度、月份、起止日期、案卷號。

　　(2)會計賬簿和會計報表的脊背項目:全宗號年度、保管期限、起止卷號、類目名稱。

　　10.案卷排架

　　會計檔案的排列順序為:將同一年度的會計檔案按照類目名稱分為報表、賬簿、工資單、憑證，再按照不同的保管期限分別排列案卷順序。

　　三、會計檔案的歸檔與移交

　　(1)每年形成的會計檔案，由財務部、總經理工作部機關財務處按照本細則的歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊(圖1-1-18)。

　　(2)當年形成的會計檔案，在會計年度終了后由財務部、總經理工作部機關財務處暫時保管兩年兩年期滿之后，保管期限在15年以上的會計檔案由相關的財務部門編制移交清冊，移交檔案館統(tǒng)一保管。

　　(3)移交檔案館的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案館應會同財務人員共同拆封整理，以分清責任。

　　(4)采用電子計算機進行會計核算的內容，應將打印出的紙質材料歸檔。

　　四、會計檔案的利用

　　(1)會計檔案歸檔后，原則上只允許本單位財務人員查閱并辦理查閱手續(xù)，本單位非財務人員、外單位人員等其他人員查檔的，需要首先向相關的財務管理部門申請，財務人員應填寫檔案查閱申請單，經相關的財務管理部門及主管財務領導簽字同意、并由財務人員陪同，方可查閱會計檔案。査閱要求參見××有限公司本部檔案利用管理辦法與檔案移交(出)登記制度的相關規(guī)定。

　　(2)檔案館保存的會計檔案不得借出。財務人員負責統(tǒng)一借閱。如有特殊需要，經相關的財務部門負責人批準，可以提供復制品，并辦理登記審批手續(xù)。

　　(3)査閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　(4)所有會計檔案一律不得攜帶出境。

　　(5)檔案人員要履行催促繳回的職責，借閱者借閱檔案資料如有損壞、遺失、不及時歸還并造成遺失或損害等情況，要對責任人按×××發(fā)電廠業(yè)績考核實施方案要求進行考核。

　　五、會計檔案的銷毀

　　(1)會計檔案保管期滿，財務部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊(圖1-1-19)，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

　　(2)需銷毀的會計檔案經會計檔案鑒定委員會鑒定后，由財務部和檔案室共同編制會計檔案銷毀清冊，由財務部長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，同時要由財務主管領導審批。財務部門負責行文上報上級機關批準后，方可進行銷毀。

　　(3)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。

　　(4)從檔案館移出需執(zhí)行銷毀的會計檔案，需辦理移交手續(xù)。

　　(5)銷毀會計檔案時，應當由檔案館和相關的財務部門共同派員監(jiān)銷。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告上級公司財務及相關部門負責人。

　　(6)銷毀檔案時，必須注意保密，嚴禁送廢品收購站，要統(tǒng)一送メX×市指定的造紙廠進行銷毀。

　　(7)會計檔案銷毀清冊要永久保存。會計檔案管理流程所示。

　　會計檔案整理標準

　　一、會計檔案內容

　　會計檔案，是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。

　　具體包括：

　?。ㄒ唬嫅{證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

　?。ǘ嬞~簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。

　　（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

　?。ㄋ模┢渌悾恒y行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　各公司應建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

　　二、會計檔案機構

　　1.綜合檔案室

　　綜合檔案室，是國家機關或企事業(yè)單位建立的一種負責收集和保管本單位各種門類檔案的內部性檔案管理機構。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團、科技、會計、經營等方面的全部檔案。

　　2.會計檔案室

　　會計檔案室，是形成會計檔案較多的單位建立在財會部門的專門性會計檔案機構。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè)，為加強對會計檔案的集中統(tǒng)一管理，將所屬機構的會計檔案有效集中起來保管，以保證會計檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當，需要建立專門的會計檔案室。

　　三、會計檔案的整理

　　1.會計憑證

　?。?）去掉憑證中的金屬物

　　（2）憑證以左上對齊為準

　?。?）填寫會計憑證封面

　　會計憑證封面應寫明單位名稱，年度、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數，并由會計主管、裝訂人分別簽名或蓋章。

　　對于數量過多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以按上述要求單獨裝訂成冊，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號，存放在其他類會計檔案中，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。

　?。?）裝訂

　?。?）填寫會計憑證盒正面及側面

　　正面應寫明單位名稱，起止時間，本月共幾冊、本盒是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數、保管期限，由會計主管、立卷人分別簽名或蓋章，嚴格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　側面應寫明哪年，幾月共幾冊，本盒是第幾冊，記賬憑證從第幾號到第幾號，保管期限，嚴格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　2.會計賬簿

　　整理歸檔時應當注意以下幾點：

　?。?）跨年度連續(xù)使用的固定資產等賬簿，應在使用完的那一個年度歸檔。

　?。?）訂本賬中的空白頁不能拆去，應保持賬簿本身的完整性；

　?。?）活頁賬中的空白頁要拆去，然后在剩余賬頁的左或右上角編上頁碼，撤賬夾，加上賬簿封面封底，用脫脂線繩裝訂成冊；并把使用登記表或經管人員一覽表填寫完整。

　　（4）會計賬簿案卷封面應寫明單位名稱，賬簿名稱，所屬年度，卷內張數，保管期限，并由會計機構負責人、立卷人簽名或蓋章。

　　3.財務報告

　　會計報表是按年度立卷。立卷時要區(qū)分不同的保管期限，年度報表要與季度、月份報表分開，編寫頁號，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時，加裝卷內目錄、備考表和卷皮。

　　4.其他類會計檔案的整理立卷。

　　會計移交清冊、檔案保管清冊、銷毀清冊，每一個清冊就是一個保管單位，編一個卷號，不需整理。

　　采用計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案，整理方法不變。

　　四、會計檔案的歸檔

　　1.整理、保管部門及人員

　　各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　2.保管期限

　　會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　?。?）永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告；

　　（2）25年的：現金和銀行存款日記賬；

　?。?）5年的：固定資產卡片賬于固定資產報廢清理后保管5年、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單；

　?。?）3年的：月度、季度財務報告；

　?。?）l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現金和銀行存款日記賬），會計移交清冊。