會計檔案整理服務公司對會計檔案進行整理是會計檔案管理的重要內容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機構和會計人員必須認真對待，努力做好。會計檔案是記錄和反映各單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料.是一項重要的經(jīng)濟檔案.必須妥善管理，為此，各個單位應根據(jù)國家的:《會計檔案管理辦法》……制定本單位具體的會計檔案管理制度。

　　檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營等管理活動中形成的具有保存價值并辦理完畢的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料。

　　會計檔案整理服務公司檔案管理工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理的重要組成部分，是強化內部控制、防范經(jīng)營風險的重要基礎性工作。是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權益，見證企業(yè)發(fā)展歷史真實面貌的一項重要工作。

　　一、名詞解釋（DA/T1檔案基本術語）

　　檔案管理：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。

　　整理：按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

　　歸檔：辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。

　　二、企業(yè)檔案種類：

　　文書檔案、建設項目檔案、會計檔案、聲像檔案（照片、錄音、錄像）、人事檔案、電子檔案、實物檔案等。

　?。ㄒ唬┪臅?反映黨務、行政、經(jīng)營管理等活動的檔案。包括黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、工程技術管理、人力資源管理、財務審計等方面的文件材料。

　　依據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》國家檔案局10號令及《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22進行收集整理。

　　（二）建設項目類：包含項目準備階段、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖及竣工驗收等方面的檔案。

　　依據(jù)《建設工程文件歸檔規(guī)范》GB/T50328、《建設項目檔案管理規(guī)范》DA/T28進行收集整理歸檔。

　?。ㄈ嫏n案類：包含會計憑證、會計帳簿、財務會計報表及其他會計檔案。依據(jù)《會計檔案管理辦法》國家檔案局79號令及《會計檔案案卷格式》DA/T39進行收集整理歸檔。

　?。ㄋ模┞曄駲n案類：包括照片、錄像、錄音、宣傳片及相應的說明文字檔案。依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》DA/T78進行收集整理歸檔。

　?。ㄎ澹┤耸聶n案類：包含干部、員工人事檔案。依據(jù)中組部《人事檔案管理條例》進行收集整理歸檔。

　?。╇娮訖n案類：光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等檔案。

　　依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》GB/T18894、《電子公文歸檔管理辦法》國家檔案局14號令進行收集整理歸檔。

　　（七）實物檔案類：包含獎杯、獎牌、證書、聘書、獎品、獎章及印章檔案。依據(jù)《印章檔案整理規(guī)則》DA/T40進行收集整理歸檔。

　　國家檔案局發(fā)布了《電子會計檔案管理規(guī)范》，規(guī)定了電子會計資料形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等工作的要求。這標志著電子會計檔案納入會計檔案范圍，電子會計憑證從紙質走向電子化的趨勢已經(jīng)不可逆轉。

　　電子會計檔案2022管理規(guī)范

　　這也對我們的會計工作提出了新的要求，下面就來看看電子會計檔案要求歸檔哪些資料，年限又是多久，企業(yè)如何才能構建一個符合要求的電子會計檔案管理系統(tǒng)呢？

　　一、電子會計檔案的定義

　　電子會計檔案管理由會計人員、檔案人員分工負責，涉及會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)、電子會計檔案管理信息系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，管理過程包括電子會計資料的形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案的保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等。

　　電子會計檔案主要流程

　　二、電子會計檔案需要歸檔的具體內容

　　企業(yè)電子會計檔案系統(tǒng)主要是對電子發(fā)票、會計賬簿、會計憑證、會計報表、電子銀行回單、電子銀行對賬單以及紙質票據(jù)影像的管理。其中，企業(yè)需要將紙質票據(jù)在紙質檔案庫中進行歸檔，并通過拍照或者掃描上傳的方式同步到紙質票據(jù)的管理并關聯(lián)對應的記賬憑證，類似于存放在憑證附件中進行管理，這也是最基本需要做的會計電子檔案管理。

　　例如業(yè)界新興的財務軟件適合廣大中小微企業(yè)使用，提供憑證附件一鍵上傳和管理功能，而且軟件性價比很高，對于預算不多的小微企業(yè)是一個不錯的選擇。

　　畢竟，在企業(yè)外部會計憑證中，發(fā)票的存在范圍最廣，國家出臺的政策中也指明了以增值稅專用發(fā)票電子化為發(fā)展趨勢。企業(yè)獲取的紙質發(fā)票經(jīng)人工掃描或者拍照后進行上傳，發(fā)票就能一直保存在云端，確保以后備查時能夠及時提供。

　　電子會計歸檔資料

　　三、電子會計檔案保存期限

　　最新出臺的文件中規(guī)定了企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限，包括行政單位、事業(yè)單位和各類企業(yè)等，這里重點介紹下企業(yè)的電子會計檔案所需要保管的期限。

　　電子會計檔案保存期限

　　四、企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)的具體構建

　　1、基礎文件存儲到會計檔案系統(tǒng)

　　企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)按照國家規(guī)定的文件類型，系統(tǒng)將PDF文件、Office文件、圖像格式文件等轉換為版式文件，推送至電子檔案系統(tǒng)中整理歸檔。在歸檔過程中，電子檔案與影像集成，原始憑證與記賬憑證關聯(lián)，確保系統(tǒng)及所涉及會計信息的真實性、完整性、可用性和安全性。

　　會計歸檔系統(tǒng)

　　2、業(yè)務單據(jù)存儲到會計檔案系統(tǒng)

　　企業(yè)業(yè)務產(chǎn)生的申請單、報賬單、記賬憑證、原始憑證等文件，由電子會計檔案系統(tǒng)以內置編碼規(guī)則的方式自動關聯(lián)形成一個源文件，包含納稅申報表、發(fā)票使用明細表在內的多種財務報表數(shù)據(jù)會在系統(tǒng)影像庫中予以存儲。

　　3、根據(jù)業(yè)務情況來分類存儲

　　基于自身業(yè)務內容以及業(yè)務情況，企業(yè)還需要對會計檔案進行不同的細分：

　　1）將記賬憑證作為財務核算中涉及到的主要歸檔文件；

　　2）財務核算與原始憑證作為會計憑證的的主要來源；

　　3）資金內轉單、應付單、電子銀行回單、電子發(fā)票、資金收付款單、應收單、報賬單為主要的原始憑證類型，通過URL與記賬憑證建立關聯(lián)之前，需要將其以PDF格式歸檔至影像服務器；

　　4）固定資產(chǎn)卡片、銀行余額調節(jié)表、明細賬、總賬屬于會計賬簿類型，需要采取與原始憑證類文件同樣的處理方式；

　　5）月度、季度、年度會計報表同屬于財務會計報表類，也需要經(jīng)由影像服務器轉儲歸檔。另外，為實現(xiàn)檔案線上組卷的對應關系，企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)中還可以引入條碼技術，將檔案憑證號、順序號、分類、存儲內容等信息以規(guī)則的條空及對應數(shù)字符號予以展現(xiàn)，利用光電掃描設備識讀這些條形碼符號所包含的會計信息，達到自動管理的目的。

　　4、更高層次管理：業(yè)財一體化會計檔案管理系統(tǒng)

　　業(yè)財一體化財務系統(tǒng)

　　1）構建銷售訂單與企業(yè)收款數(shù)字化

　　傳統(tǒng)手工賬務處理模式下，企業(yè)需要現(xiàn)場領取發(fā)票，存在發(fā)票屬地管理方面的限制。當企業(yè)發(fā)生銷售業(yè)務需要開票時，財務人員可以直接根據(jù)來自于業(yè)務系統(tǒng)的訂單或者合同信息等，開具銷項發(fā)票，并將相應的數(shù)據(jù)先傳輸給客戶，完成發(fā)票申請、校驗、開具、傳送、收款等系列操作。

　　在整個訂單與收款數(shù)字化流程中，開票協(xié)同、銷項發(fā)票管理、收款稽核這些流程都相互匹配、無縫銜接，實現(xiàn)整個開票過程的互聯(lián)互通，業(yè)財一體化囊括了企業(yè)經(jīng)營過程中各個業(yè)務場景的財會數(shù)據(jù)。

　　2）構建采購訂單與企業(yè)付款數(shù)字化

　　企業(yè)和供應商之間的系統(tǒng)通過協(xié)同平臺打通，實現(xiàn)雙方之間自動化對賬與結算，節(jié)省了大量的人力和物力。同時，供應商在收到企業(yè)預置發(fā)票后，按照其結構化信息開具發(fā)票并在線提供給企業(yè)，驗收單、付款記錄、發(fā)票等憑證信息相對應。

　　另外，電子發(fā)票服務平臺與進項發(fā)票管理系統(tǒng)連接，會計核算系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)以及銀企互聯(lián)系統(tǒng)相協(xié)同，彼此開展及時、便捷的查驗以確保實現(xiàn)三單智能匹配，報銷、審核、入賬、付款效率提高，企業(yè)內控水平提升。