檔案數(shù)字化是把紙質(zhì)檔案掃描，以電子版（掃描件）的形式保存。是檔案管理的初級工作。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是通過軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)對電子版檔案、實物檔案、檔案庫房的管理，提高檔案存檔、查閱的效率。

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲。

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。

　　按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程閱檔。

　　檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

　　檔案數(shù)字化查閱是以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進行了方考慮，可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

　　“檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路?！睓n案數(shù)字化，能恢復(fù)檔案材料模糊褪色的字跡及對污損殘缺照片檔案進行修復(fù)，有利于檔案原件的保護。此外，還能提升檔案的利用效率。

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為解決傳統(tǒng)檔案的維護管理困境、促進多部門的分工協(xié)作、實現(xiàn)跨區(qū)域的查詢、共享、滿足安全靈活的權(quán)限配置提供了行之有效的解決方案。

　　檔案數(shù)字化是指以采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼產(chǎn)品對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計包括文件管理、預(yù)歸檔、檔案管理系統(tǒng)、檔案利用、個人中心、系統(tǒng)設(shè)置幾大模塊，實現(xiàn)了從文件收集、移交，到預(yù)歸檔、文件整理、檔案檢索、鑒定、借閱、編研等環(huán)節(jié)在內(nèi)的系統(tǒng)化管理。

　　中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》則做出具體要求：做好“存量數(shù)字化”，中央和國家機關(guān)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到80%，中央企業(yè)總部傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到90%，全國縣級以上綜合檔案館應(yīng)數(shù)字化檔案數(shù)字化率達到80%。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的主要特點：智能化，檔案數(shù)據(jù)匹配歸檔；檔號一鍵生成；庫房溫濕度智能監(jiān)測。平臺化，集中統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案從收集到利用的全流程管理。數(shù)字化，電子借閱，全文檢索，鑒定登記，打破傳統(tǒng)檔案管理場景瓶頸，讓檔案管理更簡單。

　　隨著新一代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案館建設(shè)成為新時期檔案事業(yè)發(fā)展的兩大需求。

　　檔案事業(yè)的發(fā)展要滿足傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案館建設(shè)這兩大需求，解決檔案事業(yè)發(fā)展難題需要做到以下四點：

　　使用成熟、穩(wěn)定的應(yīng)用系統(tǒng)檔案系統(tǒng)要存儲、處理大量數(shù)據(jù)。成熟穩(wěn)定的應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該具備穩(wěn)定、安全、可兼容、可拓展這四個特性。

　　選擇高性能的軟硬件配置高性能的軟硬件設(shè)備包括：系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)施。

　　軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施均要滿足數(shù)據(jù)存儲和管理的需求，同時具備開放性、擴展性的標(biāo)準(zhǔn)，在配備時能夠?qū)崿F(xiàn)資源利用最大化。

　　建設(shè)數(shù)字檔案資源庫數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容。數(shù)字檔案資源建設(shè)包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、資源整理加工、建立各類資源庫等內(nèi)容。

　　建立信息安全保障體系數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全隱患包括非法訪問、計算機病毒、黑客攻擊、權(quán)限擴散、數(shù)據(jù)篡改等。建立健全數(shù)字檔案館安全管理制度，并嚴格遵照實施，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的制度保障。

　　檔案作為重要信息資源和獨特歷史文化遺產(chǎn)，價值日益凸顯，檔案工作對黨和國家各項事業(yè)的基礎(chǔ)性、支撐性作用更加突出。

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)怎么使用

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)使用流程：

　　與檔案目錄信息的錄入和存儲相比，全檔案案的錄入和存儲組織要復(fù)雜得多，因此得要建立一套工作流程和技術(shù)規(guī)范，以保證未來在線檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性，保證檔案、圖書、信息等信息的很大整合，為未來的技術(shù)發(fā)展留下兼容和擴展的空間。整個檔案數(shù)字化掃描包括以下環(huán)節(jié)：

　　檔案掃描：用掃描儀分批掃描紙質(zhì)媒體的檔案、檔案、書籍和雜志。

　　圖像處理去除歪斜、黑點、黑邊等操作。

　　提取有效信息從圖像中提取有用信息(使用光學(xué)字符識別技術(shù))。有用的信息一般稱為關(guān)鍵字或索引值(例如，在保險單中，受益人的姓名和身份證號就是關(guān)鍵字)。查詢時輸入這些關(guān)鍵詞，查詢保單非常方便。檔案管理軟件

　　管理和利用通常的檔案掃描的之后一步是管理這些掃描的電子檔案，如“檔案管理系統(tǒng)”和“知識管理系統(tǒng)”，它們屬于這類管理軟件。通過對這些電子檔案的管理，可以非常方便地進行查詢和利用。

　　開發(fā)利用學(xué)校檔案信息資源，堅持規(guī)章制度，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、快速。做好后勤服務(wù)，強化學(xué)校檔案的服務(wù)功能，努力發(fā)揮其育人功能，使檔案由過去的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的開發(fā)利用。

　　完善檔案檢索工具，編寫各種能體現(xiàn)學(xué)校特色、具有較高使用價值的編研資料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機構(gòu)好用化、檔案工作規(guī)范化，不斷增強檔案室的綜合服務(wù)功能，使檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。