近年來，國家檔案局為規(guī)范檔案工作，加快了檔案標(biāo)準(zhǔn)制定步伐，截至2020年3月，已頒布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已達(dá)85項。這些標(biāo)準(zhǔn)涉及檔案工作的各個方面，對科技檔案整理來說，檔案整理主要會用到以下幾項科技檔案整理歸檔規(guī)范。

　　科技檔案整理歸檔規(guī)范

　　《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）

　　《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案案卷組卷原則和方法、案卷和卷內(nèi)文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷盒、表格規(guī)格及其制成材料質(zhì)量要求。

　　它于1989年10月25日首次發(fā)布，2000年12月11日第一次修訂，2008年11月13日第二次修訂，修訂后的GB/T11822-2008于2009年5月1日起實施。

　　GB/T11822-2008與GB/T11822-2000相比主要變化有：

　　（1）標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2000進(jìn)行了修改。

　?。?）增加了前言。

　?。?）組卷原則上強(qiáng)調(diào)了科技檔案成套性、系統(tǒng)性特點；在組卷要求中刪除了不符合檔案保管要求科技文件制成材料的具體名稱；在組卷方法上除在用詞上進(jìn)行調(diào)整外，還增加了插卷方法、建設(shè)項目的組卷方法；

　?。?）增加了一般性文件的排列要求、科研類"成果和知識產(chǎn)權(quán)申報"和建設(shè)項目類"后評估"；

　　（5）增加了"案卷目錄編制"，強(qiáng)調(diào)案卷內(nèi)以件為單位編寫頁號，已有頁號的可不再編；案卷封面刪除了檔案館號;案卷脊背取消了色標(biāo)；卷內(nèi)目錄將頁號改為頁數(shù)；

　?。?）裝訂方法改為以卷裝訂和以件裝訂兩個方法；檔號章改為蓋在首頁空白處；提出超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)折疊，圖紙折疊按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）是科技檔案整理的主要參考標(biāo)準(zhǔn)之一，各歸檔單位應(yīng)根據(jù)自身科技檔案工作實際參照執(zhí)行，保證科技檔案規(guī)范整理。

　　科技檔案整理的指導(dǎo)

　　企業(yè)、科技事業(yè)單位的檔案工作有很多內(nèi)容，基本上涉及檔案管理工作的各個方面(企業(yè)檔案工作的內(nèi)容和科技事業(yè)單位的檔案工作內(nèi)容)。

　　企業(yè)、科技事業(yè)單位的檔案有很多類，企業(yè)檔案可以分為10大類，科技事業(yè)單位的就更多了，僅高校就分為11大類。限于本文的篇幅，不能對其一一做具體闡述，由于科技檔案是企業(yè)、科技事業(yè)單位最普遍的也是最主要的檔案，所以這里僅以對科技檔案整理的指導(dǎo)為例，做具體闡述，以便讀者舉一反三。

　　雖然科技檔案是企業(yè)、科技事業(yè)單位最普遍的也是最主要的檔案，但是它們的科技檔案卻是千差萬別的，幾乎是一個單位一個樣，對其指導(dǎo)也就有相當(dāng)?shù)碾y度，也不便就其差異一一指出，這里就《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定，對科技檔案整理共性的指導(dǎo)做簡要的闡述。

　　1.準(zhǔn)備工作

　　(1)熟悉科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

　　熟悉《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》《技術(shù)制圖——復(fù)制圖的折疊方法》等。

　　(2)了解被指導(dǎo)單位的職能與內(nèi)部機(jī)構(gòu)組成

　　了解被指導(dǎo)單位的職能與內(nèi)部機(jī)構(gòu)組成，以便于指導(dǎo)其對應(yīng)歸檔的科技文件材料收集齊全、科技檔案保管期限的劃定以及科技檔案整理的分類等。

　　(3)了解被指導(dǎo)單位的有關(guān)科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

　　如果被指導(dǎo)單位的系統(tǒng)有科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該熟悉，如《中國地震局科技檔案管理辦法》《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等。

　　還應(yīng)該了解被指導(dǎo)單位是否制定了本單位的科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；如果有，應(yīng)該了解并按照其進(jìn)行指導(dǎo)。

　　2.查看科技檔案整理重點容易出現(xiàn)的問題與整改建議

　　查看科技檔案整理重點容易出現(xiàn)的問題可以通過查看科技檔案的《案卷目錄》《卷內(nèi)目錄》和檔案實體，很容易地找出來。

　　(1)查看《案卷目錄》和《卷內(nèi)目錄》

　?、倏萍紮n案收集的問題。通過查看《案卷目錄》《卷內(nèi)目錄》，可以很容易地看出都?xì)w檔了哪些科技檔案材料。

　　科技檔案具有成套性的特點，一般某類科技檔案都有大致相同的組成部分，如科研類檔案由課題可行性研究立項，方案論證、研究實驗總結(jié)鑒定成果和知識產(chǎn)權(quán)申報推廣應(yīng)用等部分組成，產(chǎn)品類檔案由產(chǎn)品設(shè)計正藝工裝制造定型工作程序等部分組成，建設(shè)項目類檔案由項目前期、項目設(shè)計、項目施工、項目監(jiān)理，項目竣工驗收等部分組成；設(shè)備儀器類檔案由設(shè)備儀器立項審批、外購設(shè)備儀器開箱驗收、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等部分組成。

　　注意查看的重點是看各類科技檔案有沒有缺組成部分，比較容易缺的部分是前面的部分。

　　如科研類檔案中的可行性研究立項部分，由于種種原因立項拖的時間很長，造成這部分的檔案收集不全或收集不到。

　　因此，要特別關(guān)注與科研項目關(guān)系密切的前期管理性文件，如申請立項的報告與批復(fù)、列入年度計劃的請示與批復(fù)等，原件原則上應(yīng)當(dāng)歸入科技檔案整理。原已放入文書檔案中整理的不再拆卷，但在科研檔案分類目錄中，要將這部分文件材料名稱注上，以便檢索。

　　還有容易缺的部分是立檔單位自身不易控制的檔案部分，如建設(shè)項目類檔案中的項目施工、項目監(jiān)理部分，由于施工方、監(jiān)理方的原因，也容易造成這部分的檔案收集不全或收集不到。

　　這些問題是很容易從目錄中看出來的。如果再細(xì)一點，還可以對照被指導(dǎo)單位制定的《科技檔案歸檔范圍和保管期限表》中的歸檔范圍來查看目錄，那樣可以更多地發(fā)現(xiàn)收集不齊全的問題。

　　對于科技檔案收集的問題，一般給出的建議：

　　一是對照被指導(dǎo)單位制定的《科技檔案歸檔范圍和保管期限表》中的歸檔范圍重新收集，尤其是對那些容易漏掉或不容易收集齊全的部分的收集；

　　二是將重新收集來的科技檔案材料進(jìn)行歸檔整理。

　　②科技檔案分類的問題。

　　對照被指導(dǎo)單位的科技檔案分類方案，從目錄上就可以看由有沒有分類的問題，科技將案分類原則：

　　一是要符合科技檔案形成和形成單位科技活動的性質(zhì)和特點，對不同種類的科技檔案采取不同的分類方法；

　　二是一個單位和一個專業(yè)系統(tǒng)同一科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致；三是分類的層次要簡明，不宜過多過繁；四是分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

　　對于科技檔案分類的問題，一般給出的建議：

　　一是按照規(guī)范要求分類準(zhǔn)確并保持分類的相對穩(wěn)定；

　　二是對錯誤的科技檔案分類進(jìn)行整改。

　　③科技檔案編目的問題。常見的編目問題有以下幾種情況:

　　◎責(zé)任者填寫過于簡單、不規(guī)范。盡管按照規(guī)定要求責(zé)任者可以填寫規(guī)范通用的簡稱，不能使用“本公司”、“本單位”等含義不明、難于判斷的簡稱，但是仍然有不少單位出現(xiàn)這樣的問題，使用這些不規(guī)范通用的簡稱。

　　還有的責(zé)任者不是填寫不明確就是不全。對于責(zé)任者一般應(yīng)該填寫直接編制的單位名稱并且以印章為準(zhǔn)：

　　a.合同協(xié)議書等應(yīng)寫雙方或多方。

　　b.設(shè)計圖責(zé)任者應(yīng)為設(shè)計單位。

　　c.施工圖責(zé)任者一般應(yīng)為設(shè)計單位。

　　d.竣工圖責(zé)任者一般應(yīng)為施工單位。

　　e.質(zhì)量評定表的責(zé)任者應(yīng)為質(zhì)量監(jiān)督部門。

　　f.領(lǐng)導(dǎo)講話、科研項目論文、講義等均可填寫個人。

　　◎文號省略或部分省略。文號一般由單位代字、年度、順序號三部分組成。

　　盡管按照規(guī)定要求填寫文號要照實抄錄，不能省略，但是仍然有不少單位出現(xiàn)這樣的問題，有的是將文號三部分全部省略，有的省略代字，有的省略代字和年度。

　　◎題名部分省略。盡管按照規(guī)定要求題名應(yīng)填寫科技文件全稱照實抄錄，但是仍然有不少單位出現(xiàn)部分省略的現(xiàn)象，而以省略責(zé)任者的居多。

　　對于科技檔案編目的問題，一般給出的建議：

　　一是按照規(guī)范要求填寫責(zé)任者、文號和題名；

　　二是改正錯誤的寫法。

　　(2)查看檔案實體

　　對于查看檔案實體，如果時間允許，最好的方法是一卷一卷地看，一頁一頁地看。如果時間不允許，也應(yīng)該采用等距抽樣查看。

　?、倏萍紮n案裝訂的問題。常見的裝訂問題有以下情況:

　　◎漏除金屬物。去除金屬物是科技檔案裝訂的第一道工序，但還是有漏除金屬物的。

　　◎科技檔案裝訂的次序問題。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。管理性文件一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來文在后。但還是有將其次序顛倒的。

　　對于科技檔案裝訂的問題，給出的建議：對歸檔的科技文件材料全部檢查一遍，不能有遺漏，必須去除金屬物，將顛倒次序的改正過來。

　　②科技檔案缺頁缺項的問題。由于有些科技檔案是立檔單位自身不易控制的，如建設(shè)項目類檔案中的項目施工、項目監(jiān)理部分，由于施工方、監(jiān)理方的原因，很容易造成這部分的檔案缺項。有的雖然施工方、監(jiān)理方交了，但施工方、監(jiān)理方不認(rèn)真造成缺頁。

　　對于歸檔科技檔案缺頁缺項的問題，給出的建議：對歸檔的科技檔案材料全部檢查一遍，并重新收集，將缺頁缺項的歸檔科技檔案補(bǔ)齊。

　?、劬韮?nèi)備考表的填寫問題。卷內(nèi)備考表的主要問題是漏填或漏填項目。如有的只填寫立卷人，其他的內(nèi)容就都省略或漏填了。

　　對于卷內(nèi)備考表的填寫問題，給出的建議：對科技檔案的卷內(nèi)備考表全部檢查一遍，不能有遺漏，將漏填項目補(bǔ)齊。