工程項(xiàng)目檔案怎么整理？在建設(shè)工程項(xiàng)目中，工程資料、工程檔案是直接反應(yīng)工程在施工過程中的真實(shí)記錄。保管好工程項(xiàng)目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要，也是反映工程質(zhì)量的基礎(chǔ)材料，還是施工企業(yè)整理水平的綜合體現(xiàn)。

　　建設(shè)工程檔案如此重要，那么你了解工程檔案嗎？工程檔案包括哪些內(nèi)容，又該如何整理？本篇文章從全局的視角為您梳理工程項(xiàng)目檔案怎么整理。

　　01建設(shè)工程檔案整理包括哪些內(nèi)容？

　　建設(shè)工程檔案又稱為項(xiàng)目檔案、基建檔案，是指在建設(shè)過程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。

　　從具體工程工作流程的角度上來說，工程資料整理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關(guān)工作。主要是對(duì)文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。

　　建設(shè)工程檔案形成的過程貫穿可研-立項(xiàng)-初設(shè)-開工準(zhǔn)備-施工-竣工驗(yàn)收全生命周期，包括建設(shè)項(xiàng)目從從提出、立項(xiàng)、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、建立到竣工驗(yàn)收備案等工程建設(shè)全過程形成的各種載體的文件和資料。

　　具體來說，工程建設(shè)檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測(cè)量資料和竣工驗(yàn)收資料、聲像資料等資料。

　　02工程建設(shè)資料如何轉(zhuǎn)化為檔案？

　　我們知道，檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個(gè)相對(duì)性的、動(dòng)態(tài)性極強(qiáng)的概念，外延極寬。只要對(duì)人們研究解決某一問題有信息支撐價(jià)值，無論其具體是什么，均可視為資料。

　　那么工程資料如何轉(zhuǎn)化為工程檔案？需要滿足以下三個(gè)條件：

　?。?）辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。

　　（2）對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存。

　?。?）按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。

　　03建設(shè)工程檔案都有哪些載體？

　　工程檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質(zhì)材料外，還存在大量其它形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

　　建設(shè)工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案。建設(shè)工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映建設(shè)工程現(xiàn)場(chǎng)原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片、錄音、錄像檔案。

　　錄音、錄像檔案，是指專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機(jī)械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。

　　照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案，是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。

　　04如何整理建設(shè)工程檔案？

　　1）滿足多類型、多格式檔案存儲(chǔ)需求：建設(shè)工程檔案不論是從內(nèi)容上，還是從載體上來看都是多種多樣的，為確保檔案的完整和真實(shí)，要求檔案整理工具或方式能夠?qū)こ趟婕暗降臋n案進(jìn)行全方位的存儲(chǔ)與保管。

　　2）能夠?qū)n案進(jìn)行電子化保存：在電子化檔案整理系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，既可以長(zhǎng)期保護(hù)檔案，也可以提高檔案的利用率，提高檔案信息的時(shí)效性。

　　3）滿足檔案高效搜索需求：建設(shè)工程檔案的存儲(chǔ)是為了檔案的利用，而利用的第一步就是檔案的搜索，依靠高效的檔案搜索平臺(tái)，可以讓工程檔案的利用更為高效。

　　工程項(xiàng)目檔案怎么整理

　　一、工程檔案的組成

　　包括建設(shè)單位工程準(zhǔn)備階段招投標(biāo)文件，監(jiān)理文件，施工文件、工程洽商變更、工程簽證、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，統(tǒng)稱為建設(shè)工程檔案。檔案由每分部又有若干分項(xiàng)，再根據(jù)工程部位劃分若干檢驗(yàn)批，檔案從檢驗(yàn)批開始做。同時(shí)要同步進(jìn)行進(jìn)場(chǎng)材料報(bào)驗(yàn)，及進(jìn)場(chǎng)材料取樣復(fù)試。分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批。

　　二、施工檔案的重要性

　　（1）施工檔案整理是工程項(xiàng)目實(shí)施過程的真實(shí)記錄和具體反映，對(duì)工程質(zhì)量、施工整理、施工工藝和工程進(jìn)度控制等均是具體全面的反映。

　?。?）施工檔案是竣工文件的主要組成部分。

　　（3）施工檔案是否準(zhǔn)確、完善，很大程度上反映工程整理的水平。

　　三、施工檔案中存在的普遍問題

　　1.施工檔案整理要求不統(tǒng)一

　　主要體現(xiàn)在檔案表格形式的不統(tǒng)一及表格內(nèi)容填寫的不統(tǒng)一。

　?。?）不同的項(xiàng)目(工程)，所用的檔案表格形式不完全相同。

　?。?）在同一個(gè)工程中，不同的施工階段所用的檔案表格也存在差異，且有的表格本身設(shè)計(jì)得不合理，對(duì)其中的填寫要求沒有進(jìn)行說明，導(dǎo)致不同的人填寫表格內(nèi)容五花八門。

　　2.檔案內(nèi)容填寫不全

　?。?）表格中標(biāo)題欄未填寫或填寫不齊全。

　?。?）填寫的內(nèi)容有明顯錯(cuò)誤，填寫時(shí)未看清表格要求就直接填寫內(nèi)容。

　?。?）檔案中內(nèi)容填寫錯(cuò)誤的，用涂改液進(jìn)行修改，且修改后未經(jīng)確認(rèn)。

　　3.檔案未及時(shí)形成

　　（1）檔案未及時(shí)形成，之后弄虛作假，內(nèi)容失真。

　?。?）現(xiàn)場(chǎng)施工記錄、有關(guān)人員簽證等需及時(shí)填寫，原材料試驗(yàn)記錄、檢測(cè)試驗(yàn)需及時(shí)送檢，且相關(guān)檔案要真實(shí)、數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確。但大多數(shù)檔案員沒有養(yǎng)成良好的習(xí)慣，未做好現(xiàn)場(chǎng)填報(bào)檔案及檔案確認(rèn)的工作，而是事后補(bǔ)做，造成施工檔案不全。

　　（3）由于施工單位、監(jiān)理單位等對(duì)施工檔案不重視，相關(guān)人員不填寫有關(guān)檔案，而是由檔案員全權(quán)代勞，有的施工人員簽名、監(jiān)理驗(yàn)收記錄、結(jié)論，甚至是監(jiān)理的簽名也由檔案員或別人代簽。

　?。?）沒有對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，造成檔案內(nèi)容失真，不能很好的反映施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況。

　　4.照搬照抄

　?。?）為圖省事，做檔案時(shí)并未按照工程實(shí)際情況，而是照搬其他工程的檔案，將內(nèi)容直接套用，只改一下工程名稱或表頭的內(nèi)容，或是同一個(gè)項(xiàng)目中不同的單位工程的檔案一模一樣。

　?。?）同一個(gè)單位工程中不同的施工部位數(shù)據(jù)一樣。

　　5.隱蔽/檢驗(yàn)批工程驗(yàn)收記錄填寫不規(guī)范

　?。?）不少檔案員為了做檔案方便，隱蔽/檢驗(yàn)批工程驗(yàn)收合格后，不能及時(shí)填寫記錄相關(guān)數(shù)據(jù)。

　?。?）將不同分項(xiàng)或不同時(shí)間驗(yàn)收的隱蔽/檢驗(yàn)批工程內(nèi)容填寫在一張表格內(nèi)。

　?。?）也不及時(shí)請(qǐng)有關(guān)單位人員簽字蓋章，影響下道工序。

　　6.檔案內(nèi)容不全

　?。?）原材料合格證不齊全對(duì)原材料合格證把關(guān)不嚴(yán)，內(nèi)容填寫不全、份數(shù)不夠，大多數(shù)為抄件或復(fù)印件，未注明所用在工地名稱、部位和數(shù)量的等。

　?。?）未注明原件存放處，沒有抄件人簽名、抄件日期和原件存放單位公章，使其成為適用于任何工地的通用證。實(shí)際上，這種合格證根本起不到材料證明的作用。

　　（3）對(duì)材料送檢不重視由于送檢人員疏忽或其他原因，存在對(duì)鋼筋連接接頭、混凝土、砂漿試塊等材料的送檢數(shù)量不足或未按規(guī)范要求送檢的問題。

　　四、改進(jìn)方法

　　1.提高思想覺悟

　?。?）提高有關(guān)單位的重視程度及人員素質(zhì)，要從根本上解決檔案存在的問題，提高對(duì)檔案的重視程度，就應(yīng)派專人負(fù)責(zé)檔案的整理和跟蹤。

　?。?）提高專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平，采取“持證上崗”的制度，定期派人參加培訓(xùn)及學(xué)習(xí)規(guī)范。

　?。?）經(jīng)過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使檔案員明確表格的填寫要求及方法，從而有效地減少工作中的失誤，提高工作效率。

　　2.格式統(tǒng)一

　　統(tǒng)一要求按要求使用《建筑工程竣工驗(yàn)收技術(shù)檔案統(tǒng)一用表》，熟練掌握工程項(xiàng)目檔案表格內(nèi)容的填寫、編制等。

　　3.及時(shí)有效

　?。?）檔案應(yīng)及時(shí)形成，反映施工現(xiàn)場(chǎng)真實(shí)情況對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)檔案、檢查記錄，要在施工前就準(zhǔn)備好,現(xiàn)場(chǎng)填寫施工日期、實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)等并在現(xiàn)場(chǎng)簽認(rèn)，及時(shí)提交，避免拖延時(shí)間過長(zhǎng)造成忘記等問題。

　?。?）養(yǎng)成檔案復(fù)核的習(xí)慣，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，消除錯(cuò)漏，對(duì)施工檔案進(jìn)行完善，使其能反映施工現(xiàn)場(chǎng)真實(shí)情況。

　　4.加強(qiáng)原材控制

　?。?）加強(qiáng)過程控制原材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)，就要要求供貨單位提供相應(yīng)的產(chǎn)品合格證，且內(nèi)容必須齊全、不得漏寫或隨意修改，盡量使用原件，若為復(fù)印件還應(yīng)注明原件存放處，加蓋原件存放處公章及經(jīng)辦人簽名，并注明日期(注意合格證填寫內(nèi)容應(yīng)與檢測(cè)報(bào)告的內(nèi)容相符)。

　?。?）應(yīng)及時(shí)向廠家索取有28ｄ齡期檢測(cè)數(shù)據(jù)的水泥出廠合格證。

　　5.認(rèn)真填寫驗(yàn)收記錄

　　（1）檢驗(yàn)批由施工單位項(xiàng)目專業(yè)質(zhì)量檢查員組織專業(yè)工長(zhǎng)、班組長(zhǎng)等有關(guān)人員，按施工規(guī)程進(jìn)行檢查、評(píng)定并簽字，交監(jiān)理單位或建設(shè)單位驗(yàn)收，監(jiān)理單位的專業(yè)監(jiān)理工程師或建設(shè)單位的專業(yè)負(fù)責(zé)人審查后，同意項(xiàng)在驗(yàn)收結(jié)論填寫“同意驗(yàn)收”，并簽字。

　?。?）監(jiān)理單位監(jiān)理人員逐項(xiàng)驗(yàn)收，同意項(xiàng)在驗(yàn)收記錄欄填寫“合格或符合要求”;分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄是在檢驗(yàn)批驗(yàn)收合格的基礎(chǔ)上進(jìn)行是歸納整理的作用，是一個(gè)統(tǒng)計(jì)表。

　?。?）分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄填寫時(shí)，可檢查檢驗(yàn)批是否齊全;分部(子分部)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄是對(duì)分項(xiàng)驗(yàn)收記錄的統(tǒng)計(jì)，要經(jīng)過各責(zé)任主體簽章確認(rèn)。

　?。?）隱蔽工程驗(yàn)收記錄填寫要及時(shí)，不得后補(bǔ)，并能反映工程實(shí)際情況，它是作為日后合理使用、維護(hù)、改造、擴(kuò)建的重要技術(shù)檔案。有關(guān)單位應(yīng)給予重視。

　　6.對(duì)材料加強(qiáng)控制

　　（1）按要求進(jìn)行材料送檢送檢，人員要對(duì)規(guī)范進(jìn)行學(xué)習(xí)，并嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范要求。

　?。?）對(duì)送檢數(shù)量不足或未按規(guī)范要求送檢等問題采取補(bǔ)救措施。

　?。?）混凝土試塊送檢不足，可用回彈法檢測(cè)混凝土的強(qiáng)度，從其檢測(cè)的結(jié)果作為評(píng)定的依據(jù)；砂漿試件缺乏代表性或試件數(shù)量不足，可用貫入法檢測(cè)砂漿抗壓強(qiáng)度。