案件檔案怎么整理：為確保紀檢監(jiān)察業(yè)務規(guī)范化，進一步提高案件檔案管理水平，貢嘎縣紀委監(jiān)委按照“抓規(guī)范、促管理、提質效”的工作思路，從案件檔案的收集、整理、歸檔、使用等環(huán)節(jié)入手，多舉措提升案件檔案管理水平，促進案件檔案管理規(guī)范化、制度化、科學化。

　　一是強化保障，完善設施。縣紀委監(jiān)委在辦公室緊張的情況下，將三樓的一間辦公室專門設立為案件檔案室，配備12組密碼保險柜，對涉密的案卷全部編號后存放，方便查看，由審理室對案件檔案室進行日常管理，嚴防無關人員擅自出入案件檔案室、嚴防檔案卷宗隨意亂借亂放等情況，此外案件檔案室還配備了防火、防潮、防盜、防蟲等一系列設施。審理室通過與委機關全體工作人員簽訂《保密承諾書》，構建起責任到人的案件檔案管理體系。

　　二是健全制度，規(guī)范管理。結合案件檔案室管理實際工作需要，審理室制定《案件檔案管理》、《案件檔案借閱》、《案件檔案保密》等6項35條檔案管理規(guī)章制度，報請縣紀委常委會審議通過，并制版上墻。

　　通過健全檔案管理制度，對案件檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、借閱、安全、保密等各個環(huán)節(jié)進行了規(guī)定，明確了案件檔案管理的工作流程。此外，審理室指定專人負責管理案件檔案歸檔和借閱，為檔案管理工作規(guī)范有序開展提供了有力的保障。

　　三是建立臺賬，嚴把關口。通過建立《案件檔案移交清單》《檔案調閱申請單》《案件檔案借閱登記表》等規(guī)范案件檔案借閱臺賬，嚴格落實檔案資料查閱、復印、借閱等審批程序，嚴把關口。通過不斷強化檔案管理人員的責任意識、保密意識、安全意識，杜絕案件卷宗違規(guī)借閱行為，有效防止案件檔案遺失，避免在今后查詢使用過程中出現(xiàn)混亂。

　　四是規(guī)范整理，不斷完善?？h紀委監(jiān)委從案件檔案的收集、整理、裝訂、歸檔、保管、使用等環(huán)節(jié)等進行規(guī)范整理，按照初核類和立案類進行分類，對其中程序不規(guī)范和手續(xù)不完備的案卷進行了補充完善，統(tǒng)一更換檔案盒，并按照年度順序排列編號，確保案件檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管有序。截至目前，貢嘎縣紀委監(jiān)委集中整理1976年至2020年的案件材料共185件。

　　案件檔案怎么整理

　　第一章總則

　　第一條為統(tǒng)一規(guī)范市市場監(jiān)督管理局文書檔案管理工作，適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，根據(jù)國家檔案行業(yè)標準和《機關檔案管理規(guī)定》（國家檔案局第13號令）等政策法規(guī)，結合我局實際情況，制定本辦法。

　　第二條市局機關各部門及局直屬機構在其職能活動中形成的、辦理完畢各種具有保存價值的紙質文件材料，均應作為文書檔案保存。

　　第三條市局必須加強對文書檔案工作的領導，指派專人負責收集、整理、保管和利用工作。文書檔案實行統(tǒng)一領導、分級管理的管理辦法。任何個人不得據(jù)為已有。

　　第四條文書檔案管理的基本任務。

　?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行黨和國家有關檔案工作的方針政策以及上級市場監(jiān)管機關和檔案行政管理部門的規(guī)定、辦法，并組織實施。

　　（二）收集、整理、保管檔案，維護檔案的完整性和檔案機密的安全性；積極促進檔案工作的開發(fā)和利用。

　　第二章歸檔范圍和要求

　　第五條凡是反映市局各部門工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

　　第六條根據(jù)國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案管理期限規(guī)定》的要求，依據(jù)“三定方案”的各部門職能范圍，認真細致劃分、編制本單位保管期限表，向檔案局進行審改，編制合格通過審批，可以予以實施。

　　市局既要按照審批后的《機關文書檔案保管期限表》落實好已有的文件材料歸檔范圍和保管期限，還要根據(jù)工作的發(fā)展變化，將新的工作領域中形成的文件材料及時納入歸檔范圍，確保應歸檔文件材料的齊全完整。

　　第七條機關文件材料不歸檔的范圍是：上級機關的參考性文件、普發(fā)性文件，本機關的無查考價值的臨時性文件、未生效文件等。

　　第三章文書檔案的管理

　　第八條文書檔案的分類。根據(jù)本機關實際情況，采用保管期限—年度—機構分類法，同一全宗的分類方案應保持相對穩(wěn)定，不得隨意變動。

　　保管期限—年度—機構分類法。先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，年度下再按機構分類。此時分類方案為：永久：2019年辦公室、綜合規(guī)劃處、法制處、……。

　　1.年度。判定文件年度應以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準。對于計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表等文件也按文件簽發(fā)日期判定所屬年度，而不是以其年針對的年度進行歸類。按照規(guī)定，不只是單份文件作為一件，正本與定稿、原件與復印件、來文與復文也作為一件。這時判定“件”的日期，應以裝訂時排在前面的文件的日期為準。即請示和批復以批文時間為準；轉發(fā)文與被轉發(fā)文以轉發(fā)文為準。

　　2.機構。發(fā)文：以哪個機構的名義發(fā)文就歸入哪個機構的類中。由幾個機構共同處理的文件，有主辦者的歸入主辦機構；以機關名義發(fā)出的文件，歸入有關機構類中。收文：針對的是哪一部門的問題就歸入哪一機構中。

　　3.保管期限。文書檔案的保管期限分為永久、定期。定期分為30年和10年。依據(jù)國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案管理期限規(guī)定》的要求，編制本單位保管期限表按要求分類。

　　第九條文書檔案的整理。歸檔文件的整理是以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,使之有序化的過程。

　?。ㄒ唬┱韱挝弧Ｎ募九c定稿為一件；原件與復制件為一件；來文與復文為一件;報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本與歷次修改稿（包括定搞）為一件。

　　（二）修整。修整過程是要對破損文件進行修裱，對不耐久或字跡模糊的文件要進行復制，超大紙張要進行折疊，易腐蝕的金屬物如訂書釘要拿掉。

　?。ㄈ┭b訂。裝訂前首先應排序。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；批復在前，請示在后。中文本在前，外文本在后。

　　歸檔文件裝訂前應將（件）內各頁對齊，裝訂材料可采用無酸紙封套。使用不銹鋼材料裝訂的文件在進行消毒殺蟲時應慎重，不可使用微波設備,以免發(fā)生火災。

　?。ㄋ模w檔文件的排列。歸檔文件的排列方法，是在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。這里的“最低一級類目”，是指分類時所確定的類目體系中設在最低一級的類目。排列的實際操作體現(xiàn)為兩步，即先按照事由原則，將同一事由的文件按一定順序排列在一起，再對不同事由的文件按時間順序排列。日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后。

　?。ㄎ澹w檔文件的編號。

　　1.件號。件號分為室編件號和館編件號兩種。歸檔文件在分類、排列后，其位置得到確定，此時編制的排列順序號稱為室編件號；移交進館時，由于再鑒定、整理，歸檔文件在全宗中的位置發(fā)生變化，此時按照新的排列順序重新編制的件號，稱為館編件號。如：采用“保管期限—年度—機構”分類，室編件號就應在同一保管期限同一年度的一個機構內從“1”開始逐件流水編號。

　　2.編號項目。編號項目分為必選項和選擇項。必選項目包括全宗號、年度、保管期限和件號。全宗號填寫的是檔案館給立檔單位編制的代號。年度項填寫的是文件形成的年度。填寫時以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。保管期限是填寫歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。機構是填寫作為分類方案類目的機構名稱或規(guī)范化簡稱。件號一項填寫的是室編件號。填寫時要根據(jù)分類方案的最低一級類目即每個盒里，按文件排列順序從“1”開始標注。

　　3.蓋章。歸檔章的項目設置與編號項目相同，在文件首頁上端空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并填寫相關的內容。加蓋歸檔章時應盡量不要壓住字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。

　　（六）編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。

　　1.件號：填寫室編件號。

　　2.責任者：填寫制發(fā)文件的組織或個人。即文件的發(fā)文機關或署名者。如幾個單位聯(lián)合發(fā)文，應標注主要的責任者。

　　3.文號：填寫文件的發(fā)文字號。

　　4.題名：填寫文件標題。文件沒有標題或題名不規(guī)范的各種報表和會議記錄可根據(jù)文件內容編寫題目。

　　5.日期：填寫文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日。

　　6.頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面為一頁。

　　7.備注：注釋文件需要說明的情況。

　?。ㄆ撸w檔文件裝盒。歸檔文件應嚴格按照室編件號順序裝盒，并填寫檔案盒封面、盒脊等項目。文件裝盒時應按照最低一級類目放入同一檔案盒內。檔案盒擺放采取豎式，在盒脊填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等項目。其中起止件號一項應填寫盒內第一件文件和最后一件的歸檔文件的件號，其間用“－－”號連接。盒號一項是在檔案移交進檔案館時按進館要求編制，未進館前暫空置。

　?。ò耍┨顚憘淇急?。歸檔文件整理完畢，應填寫備考表說明該盒內文件歸檔情況，有無缺損、修改、補充、移出、銷毀等并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期。

　　第十條文書檔案的保管。設置檔案專用庫房和柜架。有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等設施。定期組織人員對檔案保管的狀況進行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時向分管領導匯報，采取積極有效措施，保護檔案的安全。

　　第十一條文書檔案的利用。

　　（一）檔案人員要熟悉所藏檔案情況，主動了解機關各項工作對利用檔案的需要，積極作好提供利用工作。

　?。ǘ_展檔案史料的編研工作，積極配合有關部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數(shù)字匯編、發(fā)文匯集和專題文件匯集等。

　?。ㄈ┓怖谜叨紤匆?guī)定辦理利用手續(xù)，并填寫《檔案查借閱登記簿》、《檔案查借閱審批表》。

　　第十二條檔案的統(tǒng)計。應按規(guī)定填寫檔案收進和移出登記簿，并準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關部門。

　　第十三條檔案的鑒定和移交。

　?。ㄒ唬└鶕?jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準確的判定檔案的存毀。

　　（二）銷毀失去保存價值的檔案要登記造冊，經(jīng)分管負責人批準后，由二人在指定地點監(jiān)毀，并在銷毀清冊上簽字。

　?。ㄈ┲匾脑O備檔案和基建檔案應由使用設備和建筑物的機關檔案部門保存復制件，將原件向檔案館移交。

　　第十四條合同檔案的相關規(guī)定

　?。ㄒ唬┮源筮B市市場監(jiān)督管理局名義對外簽訂的合同，由經(jīng)辦部門自合同履行完畢之日起一個月內將合同文本交由檔案部門進行管理。本辦法實施之前履行完畢的合同，由經(jīng)辦部門在本辦法實施之日起一個月內將合同文本交由檔案部門進行管理。合同檔案保管期限為永久、定期。

　　（二）對合同文本的檔案管理由檔案管理部門按相關規(guī)定進行管理。

　　(三)大連市市場監(jiān)督管理局關于合同文本保管的規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

　　第三章附則

　　第十五條本辦法由大連市市場監(jiān)督管理局辦公室負責解釋。

　　第十六條本辦法自公布之日起施行，與國家有關規(guī)定發(fā)生矛盾時，以國家規(guī)定為準。

　　案件檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為加強案件檔案的規(guī)范化管理，充分發(fā)揮案件檔案在市場監(jiān)督管理和行政執(zhí)法中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《大連市執(zhí)法檔案管理辦法》及有關法律法規(guī)的規(guī)定，制定本辦法。

　　第二條大連市市場監(jiān)督管理局機關各部門及局直屬機構建立和管理案件檔案適用本辦法。本辦法所稱案件檔案是以大連市市場監(jiān)督管理局名義辦理結案的行政處罰案件、行政調解案件、行政許可、行政強制措施、由具體行政行為引起的行政復議案件、行政訴訟案件、行政賠償案件以及受理的當事人申請復議的案件中直接形成具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條案件檔案實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則。由市市場監(jiān)督管理局檔案管理部門集中管理。任何單位和個人不能據(jù)為己有。

　　第四條案件檔案管理的主要任務是：收集、整理、鑒定、保管案件檔案，維護檔案的完整與安全，積極開展檔案的統(tǒng)計、檢索、編研及開發(fā)利用，為市場監(jiān)督管理工作服務。

　　第二章案件檔案的建立

　　第五條案件歸檔范圍：以大連市市場監(jiān)督管理局名義作出行政處罰案件、行政調解案件、行政許可、行政強制措施；由具體行政行為引起的行政復議案件、行政訴訟案件、行政賠償案件；受理的當事人申請復議的案件。

　　第六條行政處罰案件、行政調解案件、行政許可、行政強制措施的檔案由作出具體行政行為的承辦部門建立；由具體行政行為引起的行政復議案件、行政訴訟案件、行政賠償案件由作出具體行政行政行為（包括不作為）的承辦部門按照《大連市市場監(jiān)督管理局行政應訴工作暫行辦法》第二十七條規(guī)定建立；受理的當事人申請復議的案件由受理復議的承辦部門建立。

　　第三章案件檔案的收集和整理

　　第七條案件承辦人在辦案過程中應當隨時收集、整理案件文件，在結案后三個月內將應歸檔的文件整理排序、編頁號、填寫卷內目錄、粘貼、裝訂成冊并提出保管期限的意見。于次年3月31日前由案件承辦部門指定人員填寫移交目錄，向本局檔案管理部門移交。

　　第八條案件檔案應當按年度歸檔。行政處罰案件、行政調解案件、行政許可、行政強制措施的案件檔案以結案時間當年年度歸檔；由具體行政行為引起的行政復議案件，以收到行政復議決定書的時間的當年年度歸檔；由具體行政行為引起的一審行政訴訟案件、行政賠償案件以收到一審訴訟裁判文書的時間的當年年度歸檔；由具體行政行為引起的二審行政訴訟案件、行政賠償案件以收到二審生效裁判文書的時間的當年年度歸檔；在本年度發(fā)生但沒有結案的案件，案件檔案在案件結案年度歸檔；受理的當事人申請復議的案件以作出并送達行政復議決定書的時間的當年年度歸檔。

　　第九條行政處罰案件檔案歸檔內容及順序按照《市場監(jiān)督管理行政處罰程序暫行規(guī)定》（國家市場監(jiān)督管理總局令第2號公布）第七十一條規(guī)定執(zhí)行。

　　其他案件檔案的歸檔按照相關規(guī)定執(zhí)行。

　　第十條案件卷宗材料應按一定的次序，即先按問題屬性分類，每一類文件再按時間先后次序排列，具體排列方法見附件。

　　第十一條卷內文件按規(guī)范要求排列后，依次編寫頁號，頁號編寫在正頁的右上角，反面有文字、圖表的編寫在文頁的左上角，空白頁不編號。

　　第十二條歸檔文件材料規(guī)格統(tǒng)一為A4標準，不符合規(guī)格的應粘貼或折疊。

　　第十三條規(guī)范填寫卷皮、目錄、備考表。字跡清晰、工整。

　　第十四條裝訂案卷應牢固、美觀。裝訂前應去除文頁上的各種金屬物，左、下邊戳齊按規(guī)定裝訂。

　　第四章案件檔案的保管

　　第十五條案件材料一經(jīng)裝訂成卷，即成為正式檔案，不能隨意拆散，不得涂改和抽頁。

　　第十六條案件檔案的排列方法為年度-組織機構。案卷號由承辦單位按執(zhí)法文號順序編寫，檔案號以局為單位由檔案部門統(tǒng)一編寫。

　　第十七條案件保管期限分為永久保管和定期保管，其中定期保管期限為30年或10年。

　　以局名義作出的行政處罰、行政許可、行政強制措施等應永久保管。

　　其他案件檔案按照相關規(guī)定定期保管。

　　第十八條檔案管理部門應當建立案件檔案的統(tǒng)計制度，定期對案件檔案的保管情況進行檢查，對檔案的接收、移交、銷毀、利用等情況進行統(tǒng)計。

　　第十九條案件檔案保管期滿后，應由辦案人員或承接案件的時任辦案人員、檔案管理人員及其檔案管理部門領導組成鑒定小組逐案進行鑒定，對仍有保存價值的案卷，可以采取提高檔案保管期限的辦法延長其保管期限，經(jīng)鑒定確定銷毀的案件檔案，填寫報告說明銷毀的數(shù)量與原因，連同案卷目錄報本局檔案部門主管局長審查批準后，由檔案管理人員或指定監(jiān)銷人員兩人在指定地點銷毀，并在銷毀清冊上簽名，銷毀報告和銷毀清冊要立案歸檔永久保存。

　　第二十條案件檔案應配有適宜的安全保存庫房及防火、防盜、防漬、防有害生物的必要設施，并做好保管情況的記錄工作。

　　第五章案件檔案的利用

　　第二十一條各相關部門應重視案件檔案資源的開發(fā)利用工作，做好檔案統(tǒng)計分類匯總工作，利用先進技術，編制適宜的檢索工具，努力實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，為市場監(jiān)督管理工作服務。

　　第二十二條案件檔案不宜向社會開放。公、檢、法、紀檢監(jiān)察機關及其他行政機關確因工作需要，持本單位介紹信、工作證及有關立案手續(xù)并經(jīng)辦案部門領導及檔案管理部門領導批準后，可在閱覽室內查閱案件檔案正卷。

　　律師受當事人委托參與訴訟時，可以到法院，也可以到案件檔案保存地查閱、復制。

　　第二十三條利用案件檔案時，閱卷人不得對檔案作任何標注、修改、污損，更不得抽取、拆散、調換案卷文件，對損壞檔案的人員，按照《檔案法》及有關規(guī)定追究相應的法律責任。

　　第二十四條檔案管理部門要建立檔案利用效果登記制度及反饋渠道，辦理查閱案件檔案的登記。

　　第六章附則

　　第二十五條本辦法由大連市市場監(jiān)督管理局辦公室負責解釋。

　　第二十六條本辦法自公布之日起施行，與國家有關規(guī)定發(fā)生矛盾時，以國家規(guī)定為準。

　　會計檔案管理辦法

　　為加強機關會計檔案的管理，確保會計專業(yè)材料歸檔齊全完整，為機關工作提供可靠依據(jù)，根據(jù)財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，結合實際，特制定本制度。

　　一、歸檔范圍

　　市局財務部門和財務人員在工作活動中形成的辦理完畢的并具有保存價值的各種憑證、賬簿和報表等會計核算專業(yè)材料均屬歸檔范圍，主要包括：

　?。?）會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證（包括：現(xiàn)金憑證、銀行存款憑證、各科目的轉賬憑證）；

　?。?）會計賬簿：包括現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、各種明細賬等；

　　（3）會計報表：包括月份報表、年度會計報表（年度決算，文書檔案和會計檔案各存一份）；

　?。?）其他：包括會計檔案的移交清冊、銀行對賬單等。

　　二、整理、排列、編號與編目

　?。?）會計檔案按照分類分別整理，裝訂時要去掉金屬物，大小規(guī)格不一的，要裁邊裱糊折疊，有破損缺頁的要進行修補,裝訂結實。填寫案卷封面?zhèn)淇急頃r，要用符合存檔要求的筆墨。具體為：

　　1.會計憑證的整理。記帳憑證按編號順序排列，原始憑證按封面大小折疊，按月組成一卷或多卷，每卷厚度以2-3公分左右為宜。會計憑證的裝訂可采取大小兩種規(guī)格，小的按高11公分、寬50.5公分規(guī)格裝訂;大的按十六開紙規(guī)格裝訂,一律左側裝訂。

　　2.會計賬簿的整理?；铐搸?取出空白頁重新裝訂編號,一本為一卷,每本100—150頁左右。填寫《賬簿封面簽》和卷脊，《賬簿封面簽》貼在卷皮的中間位置?，F(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬,精裝本的不另行裝訂。賬簿封面簽的內容印在卷內的,可不再貼《賬簿封面簽》。

　　3.會計報表的整理。會計報表按月份、季度、年度分別裝訂。會計報表的卷皮、卷內目錄、格式與文書檔案填寫方法一致。

　　4.其他類的整理。其他類按照名稱、重要程度結合立卷。

　　（2）會計檔案由財務人員整理歸檔，接收會計檔案,原則上應保持原卷(盒)的封裝,個別需要拆卷重新整理的,應征求財會人員意見,并與財會人員共同拆卷整理。

　?。?）會計檔案的排列分別為：

　　1.會計憑證：年度結合名稱（現(xiàn)金、銀行、轉賬）排列，收、付、轉憑證訂在一起的按時間順序排列。

　　2.會計賬簿：按年度組合重要程度，先現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬，后明細賬進行排列。

　　3.會計報表：按年、月分別排列。

　　4.其他類：按重要程度排列。

　?。?）會計檔案的編號

　　1.每一類各自編流水號，賬簿、報表、工資表和其他類案卷較少均采用分階段編流水號，階段年限的劃分，可根據(jù)案卷數(shù)量的多少而定，原則上一個階段內不超過三位數(shù)。

　　2.會計憑證數(shù)量較多的采用一個整體編一個流水號的方法。

　　（5）會計檔案按類以卷為單位填寫案卷目錄。

　　三、歸檔要求

　　1.會計檔案的收集必須齊全完整，不得缺年、漏月、短件。

　　2.各種憑證需按形成時間先后順序編號，按月裝訂成一卷或多卷，封面和卷脊要反映憑證名稱、年度、月份、日期、記賬順序號。

　　3.財務工作中形成的收文和發(fā)文、會計制度、會計工作計劃、總結、年度財務預決算等文書材料歸文書檔案。

　　4.向檔案室移交會計檔案，要指定專人負責，并編寫會計檔案移交書、會計檔案移交目錄，各一式兩份，移交人和接收人雙方簽字蓋章，財務部門和檔案部門各保留一份。

　　本辦法由大連市市場監(jiān)督管理局辦公室負責解釋。

　　本辦法自公布之日起施行，與國家有關規(guī)定發(fā)生矛盾時，以國家規(guī)定為準。

　　聲像檔案管理辦法

　　第一條為加強聲像檔案的管理，有效地保護和利用聲像檔案，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《遼寧省聲像檔案管理辦法》和《大連機關數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范》制定本辦法。

　　第二條本辦法適用本機關的聲像檔案管理。

　　第三條本辦法所稱聲像檔案，是指記錄（載）有辦法第六條規(guī)定內容的照片、音頻、視頻、影音光盤等。

　　第四條檔案管理部門負責聲像檔案管理工作的監(jiān)督和指導。負責分管范圍內的聲像檔案的征集、接收和日常管理工作。

　　第五條聲像檔案作為全宗檔案的組成部分要實行集中管理，任何部門和個人不得將其據(jù)為已有。

　　第六條歸檔范圍：

　?。ㄒ唬┥霞夘I導視察本單位工作或從事其他工作形成的聲像材料；

　?。ǘ┍締挝活I導在重大活動中形成的聲像材料；

　?。ㄈ┠７度宋镌诒締挝恢匾顒又行纬傻穆曄癫牧?；

　?。ㄋ模┍締挝恢匾顒?、重要事件形成的聲像材料；

　?。ㄎ澹┍締挝徽匍_的各類重要會議形成的主要聲像材料；

　　（六）本單位榮獲各種獎狀、獎旗、證書等的照片；

　　（七）本單位基建工程項目形成的主要聲像材料；

　?。ò耍┍締挝恢饕ぷ鞒晒曄癫牧?；

　?。ň牛┓从潮締挝桓琶?、主要職能的聲像材料；

　?。ㄊ┢渌斜４鎯r值的聲像材料。

　　第七條歸檔要求：

　?。ㄒ唬儆跉w檔范圍的聲像檔案應于聲像材料形成后15日內移交檔案部門；

　?。ǘw檔的聲像材料必須圖像清晰，聲音清楚，不得磨損，并由攝錄人員附有時間、地點、內容、人物、背景、攝影者等簡短的文字說明；

　?。ㄈ┮平徊块T填寫歸檔清單，一式兩份，交接雙方簽字后各留一份備查。

　　第八條歸檔整理：

　　檔案整理由檔案部門完成。將聲像檔案的不同載體分開；將機密性和一般性聲像檔案分開；將不同保管期限的聲像檔案分開。

　?。ㄒ唬┱掌瑱n案的整理：

　　1.照片檔案應在全宗內按年度-問題或問題-年度進行分類，并要保持前后一致；

　　2.將同一類的照片按時間順序依次嵌進裝具，每卷一般不超過60張；

　　3.卷內照片的編號可采用編流水號的方式，一張照片為一個流水號；反映同一內容的照片編組號，然后在每組內編流水號，一組照片應有一個總說明;

　　4.將每張照片的分類號、檔號、卷內順序號在每張照片的背后予以注明；

　　5.注明每張照片的參見號；

　　6.根據(jù)照片的自然張?zhí)顚懢韮饶夸?，在備考表中注明該卷在整理、利用過程中出現(xiàn)的問題；

　　7.組成卷后，要擬寫案卷題名，編制案卷號，填寫案卷總目錄。

　?。ǘ┮纛l、視頻、影音光盤檔案的整理：

　　1.音頻、視頻、影音光盤一般按其反映的內容分類。原版、復制版、播出版分開；

　　2.同一內容的按歸檔時間編一個流水號，數(shù)量少的可以不分類，直接按歸檔時間順序編流水號；

　　3.音頻、視頻、影音光盤的盒套外要貼上標簽，寫明內容、講話人、錄音日期、盤數(shù)以及編號、參見號、帶長、時間等，錄像帶還要注明聲道、機器型號、種類等。

　　第九條聲像檔案的保管期限原則上與他反映的文書、科技、專業(yè)檔案的保管期限一致。

　　第十條對歸檔的聲像檔案要按不同的種類、載體編目和排放：（一）照片檔案要根據(jù)不同類別編目，其格式為：類別號、編號、內容、數(shù)量、起止日期、移交機關（個人）、時間等；

　?。ǘ┮纛l、視頻、影音光盤檔案要根據(jù)內容、數(shù)量的不同進行編目，數(shù)量少且內容單一的只編制總目錄；數(shù)量多且按內容進行分類整理的，應編制分類目錄。

　　第十一條保管聲像檔案的庫房或裝具應做到防火、防盜、防光、防磁、防塵、防高溫、防有害氣體等，溫度應控制在14-24℃之間，相對濕度控制在45-60%之間。保存母片的膠片庫溫度應控制在13-15℃之間，相對濕度應控制在35-45%之間。磁帶庫應避開30奧特斯以上的磁場。

　　第十二條對保管的聲像檔案要定期進行檢查。對長期保存的錄音帶、錄像帶，至少隔半年重新纏繞一次，纏繞時應用正常播放速度。發(fā)現(xiàn)變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象要及時進行技術處理。

　　第十三條銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，并編制銷毀清冊，由單位負責人簽署意見，責成專人進行技術處理。

　　第十四條撤消或合并的單位，應向主管部門或所在地檔案館移交聲像檔案，不得私存、轉移或移做他用。

　　第十五條建立健全聲像檔案的統(tǒng)計、借閱、利用等制度，做好聲像檔案的收進、移出、現(xiàn)存數(shù)量、保管基本情況、利用及其效果統(tǒng)計工作，并根據(jù)聲像檔案的涉密程度，確定利用范圍。借用或復制聲像檔案，應辦理相應手續(xù)。

　　第十六條本辦法由大連市市場監(jiān)督管理局辦公室負責解釋。

　　第十七條本辦法自公布之日起施行，與國家有關規(guī)定發(fā)生矛盾時，以國家規(guī)定為準。

　　實物檔案管理辦法

　　為確保要本機關在公務活動中產(chǎn)生的具有保存和參考利用價值的實物檔案的齊全完整，根據(jù)省、市檔案局的有關要求，依據(jù)《大連市機關實物檔案管理規(guī)范》結合實際情況，特制定本制度。

　　一、歸檔范圍

　　凡是在工作活動中獲得的各種獎旗、錦旗、授帶、獎狀、牌匾、印章、榮譽證書及贈予的紀念品、字畫等實物，均屬歸檔范圍，具體內容如下：

　　（1）在參加各項比賽、檢查、考核等重大活動及工作中獲得的各種榮譽證書、錦旗、獎牌、票證、證徽、宣傳畫、獎杯、牌匾等。

　?。?）舉辦或承辦的重大活動形成的有保存價值的憑證性實物，包括活動標志、證書、獎章、紀念品、首日封、紀念郵票、組織機構印章、畫冊、贈送的禮品等。

　?。?）在工作或外事活動中獲贈的紀念品、禮品、錦旗等。

　　（4）上級領導、知名人士的題詞或贈送的字畫等。

　?。?）其他有保存利用價值的實物。

　　二、歸檔要求

　?。?）實物檔案的歸檔時間應在實物檔案形成后及時向檔案室移交；

　?。?）移交實物檔案時，應對實物檔案的內容和時間作明確的文字說明；

　　（3）歸檔的實物，要保持整潔，不破損；

　?。?）各種實物檔案應在包裝物上附貼標簽，標簽內容包括檔案名稱、順序號等；

　?。?）實物檔案需拍照歸檔；

　?。?）移交實物檔案時應辦理移交手續(xù)，填寫實物檔案移交清單，一式兩份，移交歸檔。

　　三、整理與利用

　?。?）實物檔案按實物類別—保管期限分類。分為證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾、印章、字畫、其他（含紀念品）。

　　（2）實物檔案以件為單位，一件一號。并在實物上粘貼相應的標簽，內容包括全宗號、目錄號、件號、保管期限、類別、年度。

　?。?）利用實物檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，原則上使用實物照片，如確需利用實物檔案原件，須寫明利用目的，經(jīng)分管領導批準方能利用。

　　本辦法由大連市市場監(jiān)督管理局辦公室負責解釋。

　　本辦法自公布之日起施行，與國家有關規(guī)定發(fā)生矛盾時，以國家規(guī)定為準。

　　電子檔案管理辦法

　　為加強電子文件和電子檔案的管理，根據(jù)《大連市歸檔電子文件管理規(guī)范》的規(guī)定，結合實際情況，制定本制度。

　　一、歸檔范圍

　　凡是反映本機關工作，具有保存價值的電子文件均屬歸檔范圍。電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。包括數(shù)據(jù)類文件和程序類文件。數(shù)據(jù)類文件的收集，按國家關于紙質文件歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行。程序類文件包括相關支持軟件，即操作系統(tǒng)、語言處理系統(tǒng)及用戶程序等。

　　二、歸檔管理要求

　?。?）電子文件的存儲載體：一次寫光盤。

　?。?）檔案室要履行歸檔電子文件歸口管理的職責，對歸檔電子文件定期檢查，按照歸檔電子文件保管環(huán)境的要求，嚴格執(zhí)行管理制度。

　?。?）檔案室應及時對歸檔電子文件進行登記、建立目錄和統(tǒng)計臺帳，目錄中要注明相應紙質檔案的檔號，同時將相應的電子文件機讀目錄、歸檔說明、電子文件登記表一同歸檔。

　?。?）應使用記錄層材料耐久、反射層為金色的光盤作為歸檔電子文件的存儲載體。

　?。?）檔案室在接收電子文件之前應進行檢驗，檢驗不合格者，應退回形成部門，電子文件移交時應填寫移交目錄一式兩份，雙方簽字（蓋章）。移交結束后，形成部門應將存有歸檔電子文件的載體保存至少一年。

　?。?）歸檔電子文件應保存一式三套，一套封存保管（A），一套供查閱利用（B）。第三套異地備份保存（C）。

　　（7）應采用防磁柜、光盤存儲柜和密集架等裝具來保管歸檔電子文件。

　　三、利用與鑒定

　　（1）歸檔電子文件的利用應遵守保密規(guī)定，采取穩(wěn)妥的安全保密措施。

　?。?）參照國家有關紙質檔案保管期限和密級的有關規(guī)定對歸檔電子文件進行鑒定，形成記錄材料和鑒定報告，永久保存。

　　（3）在銷毀過程中應對存儲過機密信息的載體進行徹底銷毀，對網(wǎng)絡中傳遞的機密信息徹底清除。

　　本辦法由大連市市場監(jiān)督管理局辦公室負責解釋。

　　本辦法自公布之日起施行，與國家有關規(guī)定發(fā)生矛盾時，以國家規(guī)定為準。