檔案整理裝訂公司：紙質(zhì)歸檔文件如何裝訂？裝訂是指采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將完成組件的紙質(zhì)歸檔文件以件為單位固定在一起。裝訂是紙質(zhì)歸檔文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過裝訂，從實體上將歸檔文件整理的基本單位“件”確定下來，為后續(xù)工作的開展提供條件。

　　檔案整理裝訂公司

　　裝訂單位

　　《規(guī)則》要求，歸檔文件一般以件為單位裝訂。從某種程度上講，裝訂實際上就是對紙質(zhì)歸檔文件組件結(jié)果的確認，因此，裝訂要將件的構(gòu)成和件內(nèi)文件排序的結(jié)果原原本本固化下來，不能隨意擴大或縮小裝訂范圍。

　　在一般情況下，不允許將一件文件分開裝訂，只有在個別情況下，比如文件附件過多、過厚，實在無法裝訂在一起的，才可以分開裝訂。分開裝訂時，要以單個附件為單位進行裝訂，不能將單個附件分開裝訂，也不能將幾個附件裝訂在一起。

　　需要特別注意的是，無論在何種情況下，都不能將多件文件裝訂在一起，否則既破壞了組件結(jié)果，又會嚴重影響歸檔文件目錄的編制和文件檢索利用，必須嚴格禁止。

　　裝訂要求

　　《規(guī)則》要求，歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。這是對裝訂要求的高度概括。

　　裝訂要求牢固、安全、簡便，是針對裝訂方式和裝訂材質(zhì)提出的要求，也是選擇裝訂方式的基本依據(jù)。裝訂要求文件不損頁、不倒頁、不壓字，是針對裝訂操作提出的要求，也是歸檔文件裝訂最起碼的要求。裝訂后文件平整是針對裝訂效果提出的要求。要做到裝訂平整，需要在裝訂前將件內(nèi)的各頁按一定方式對齊，一般來說，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。裝訂后應(yīng)對歸檔文件進行檢查，確保裝訂整齊，不掉頁。

　　裝訂原則

　　裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，這是裝訂的基本原則。選用對歸檔文件本身影響小的裝訂方式、維持符合要求的原裝訂方式等，都是這一原則的具體體現(xiàn)。原裝訂方式如確不符合《規(guī)則》要求，拆除原裝訂時也應(yīng)盡量降低對歸檔文件的破壞。

　　要盡可能減少對文件重新裝訂的次數(shù)，使歸檔文件受破壞程度降到最低。有條件的地區(qū)或部門，可以通過為文書部門提供符合要求的裝訂用品、優(yōu)化文書和檔案工作流程等方式實現(xiàn)對歸檔文件的一次性裝訂。

　　應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一

　　裝訂材料

　　用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。也就是說，包含可能損害歸檔文件的物質(zhì)或者產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)的裝訂材料，比如易銹蝕的金屬等，不能用于歸檔文件的裝訂。

　　裝訂方式

　　在實踐中，主要存在線裝法（“三孔一線”裝訂、直角裝訂、縫紉機軋邊裝訂）、變形材料裝訂法（不銹鋼訂書釘裝訂、不銹鋼夾裝訂）、粘接法（漿糊裝訂）、封套法（封套裝訂）4個類型7種方式?！兑?guī)則》要求，不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等可能對歸檔文件造成損害或者固定效果不佳的方式進行裝訂。

　　1、“三孔一線”裝訂

　　從檔案保護的角度看，線裝是最好的裝訂方式。三孔一線”裝訂是從傳統(tǒng)立卷方法沿用下來的裝訂方法，操作比較復(fù)雜，適用于較厚的文件裝訂。

　　2、直角裝訂

　　直角裝訂同樣屬于線裝法，適用于頁數(shù)不多的文件的裝訂。此種方法相對“三孔一線”裝訂法簡單，但仍然比較繁瑣。

　　3、縫紉機軋邊裝訂

　　縫紉機軋邊裝訂即使用縫紉機在文件左上角或左側(cè)軋邊裝訂的方式，適用于裝訂頁數(shù)不多的文件。這種方式操作相對簡單，但裝訂后容易造成紙頁從裝訂處折斷，同時存在相對較高的設(shè)備成本。

　　4、不銹鋼訂書釘裝訂

　　使用不銹鋼訂書釘裝訂方法簡單，設(shè)備成本較低，可以根據(jù)歸檔文件頁數(shù)多少選擇不同規(guī)格的訂書釘。不過，不銹鋼訂書釘對材質(zhì)要求較高，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品。有的地區(qū)或部門采取定期抽檢、定點采購的方法保證不銹鋼訂書釘材質(zhì)，以確保裝訂效果。另外，由于不銹鋼訂書釘是金屬材質(zhì)，因而使用該法裝訂的歸檔文件材料不能使用微波設(shè)備進行消毒，否則可能引起火災(zāi)。

　　5、不銹鋼夾裝訂

　　不銹鋼夾的材質(zhì)與不銹鋼訂書釘相同。不銹鋼夾與不銹鋼訂書釘相比，存在成本較高，裝訂效果不好等問題，容易出現(xiàn)“一盒檔案半盒夾子”的情況，浪費檔案存儲空間。

　　6、漿糊裝訂

　　漿糊裝訂是傳統(tǒng)的裝訂方式，可逆性好，對紙張影響小，是經(jīng)過時間驗證最為可靠的裝訂方式之一。不過，漿糊裝訂的缺點也非常明顯，比如存在對漿糊材質(zhì)要求較高、操作方法不易統(tǒng)一等問題。

　　7、封套裝訂

　　封套裝訂是使用80克左右無酸紙制成的右上兩側(cè)開口的封套，將歸檔文件以件為單位夾裝其中。這種方式既方便整理工作，又能起到保護檔案的作用，但使用無酸紙封套會增加檔案的厚度，占用存貯空間。而且，使用無酸紙封套還存在一個問題，就是這種方法并沒有真正實現(xiàn)歸檔文件的“裝訂”，更談不上固定文件頁次，防止文件張頁丟失的功能了。

　　裝訂方式的選擇

　　《規(guī)則》明確排除了回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等可能對歸檔文件造成損害或者固定效果不佳的方式。

　　《規(guī)則》在進行裝訂方式選擇時重點考慮了裝訂方式的優(yōu)缺點，并結(jié)合保管期限和是否進館等因素確定了歸檔文件裝訂材料和裝訂方式：

　　永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂，頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

　　永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。

　　永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管的歸檔文件的裝訂要求執(zhí)行。

　　定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，可以使用線裝法裝訂、不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　考慮到各地區(qū)、各部門的具體情況和使用習(xí)慣，《規(guī)則》沒有對裝訂方式統(tǒng)一規(guī)定，而是提出了幾種裝訂方式供不同條件下選擇適用。各地區(qū)、各部門根據(jù)同級檔案行政管理部門認可和實際需要確定裝訂方式后，裝訂方式應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不同期限的裝訂方式也盡量統(tǒng)一，以降低管理成本。