整理檔案資料怎么做？整理檔案資料的基本方法有兩種:1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。

　　立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　2、以件為單位整理。以件為單位整理要以計算機管理為前提條件。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件，來文與復(fù)文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。

　　整理檔案資料怎么做

　　1.目的

　　對項目資料和竣工檔案資料進行有效的管理和利用，確保公司在任何場合使用的工程圖書資料為完整、系統(tǒng)的現(xiàn)行有效版本。

　　2.范圍

　　用于公司各部門、各項目所有工程檔案資料的收集、歸檔、保管、借閱和銷毀。

　　3．職責(zé)

　　項目部的檔案管理員負責(zé)對項目資料和竣工資料的收集、整理和管理，工程完工后，負責(zé)把項目資料和竣工資料移交管理部統(tǒng)一管理。項目經(jīng)理負責(zé)對移交管理部的檔案進行審核。

　　4.內(nèi)容

　　4.1．1工程項目資料的收集，工程項目過程中，項目部統(tǒng)一收集的所涉及該項目的上級批文、政府批文、土地合同、報建資料、工程合同（包括設(shè)計合同、監(jiān)理合同、施工合同等）以及各類證書在產(chǎn)生后，及時把復(fù)印件或是原件送至項目管理部檔案管理員保管，工程竣工前，再把相關(guān)資料的原件移交項目部，準備辦理竣工驗收。

　　4.1.2工程項目竣工后，項目部應(yīng)將施工過程中的重要文件、數(shù)據(jù)以及具有參考價值的資料和電子文檔，歸納、整理、附上移交文件清單，經(jīng)項目經(jīng)理審批后，移交管理部統(tǒng)一管理。

　　4.2歸檔

　　工程項目過程中，項目檔案管理員對所接收的項目資料，應(yīng)按不同專業(yè)和文件類別進行分類、編號、裝盒標識，并分別存放。

　　4.2.1公司所開發(fā)的項目均有項目名稱，且檔案盒使用統(tǒng)一的標識。

　　4.2.2文件類別：1土地合同類，包括上級批文、合作協(xié)議、土地合同等，2政府批文類，如計劃批文，3“五證”，包括用地許可證、規(guī)劃許可證、投資許可證、預(yù)售許可證、開工許可證，4合同類，包括施工合同、設(shè)計合同、監(jiān)理合同等，5項目發(fā)展類文件，包括項目進行過程中的各種中間報建報批文件等，6施工資料和監(jiān)理資料，包括真實、準確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況的文件，7竣工驗收類，包括專項驗收8證，8圖紙類，包括項目的各專業(yè)圖紙及CAD電子文件、設(shè)計變更、簽證、洽商等。

　　4.2.3編號

　　項目檔案管理員對所接收的項目資料，在專業(yè)不同的基礎(chǔ)上分類后按接收的先后順序進行編號，并在首頁打印出目錄表。

　　4.2.4標識

　　對已分類和編號的文件，應(yīng)在檔案盒上進行標識，標識應(yīng)簡單清晰、明了、易懂。

　　4.3借閱

　　各部門如需借用相關(guān)資料，應(yīng)到管理部部檔案管理員處辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，使用完后，立即歸還。有特殊說明的資料應(yīng)在總經(jīng)理簽字確認后方可借閱。

　　4.4銷毀

　　對凡需銷毀的資料、圖紙，必須先進行造冊列出清單，經(jīng)項目經(jīng)理部確認，方可銷毀，銷毀清單應(yīng)予以保存。

　　4.5檔案立卷的要求

　　4.5.1文字資料立卷要求

　　4.5.1.1檔案材料歸檔時，以A4（即210mm x 297mm）規(guī)格為標準，不足A4規(guī)格的應(yīng)用A4白紙粘貼，過大的要折疊為A4規(guī)格。

　　4.5.1.2檔案材料中的金屬物應(yīng)去掉，對因復(fù)寫而透底材料，應(yīng)墊上白紙，以確保檔案材料的安全。

　　4.5.1.3文字材料組卷時，一卷內(nèi)有多種材料時，應(yīng)用彩色薄紙隔開。

　　4.5.1.4裝訂時，根據(jù)文件類型及格式采用相應(yīng)裝訂方式裝訂成冊。

　　4.5.2圖紙的立卷要求

　　紙質(zhì)竣工圖（或其它歸檔的紙質(zhì)圖），歸檔組卷時以手風(fēng)琴式折疊為4＃圖幅，連同圖紙目錄，散裝入統(tǒng)一的卷盒。

　　4.5.3立卷檔案必須裝訂整齊，以相關(guān)流水號打印頁碼。

　　4.5.4立卷檔案每卷必須有獨立的頁號和卷內(nèi)目錄。

　　4.5.5立卷檔案必須統(tǒng)一使用現(xiàn)行的封面、卷盒和目錄。

　　檔案整理工作的原則

　　檔案整理工作，聽起來就是把檔案都整理起來，整理物品大家都熟悉不過了，大家都收拾過屋子，把散亂的書本收拾歸整的時候啊，但是，雖然兩者意思大體相同，可仔細看，卻內(nèi)有乾坤。

　?。ㄒ唬┎豢善茐脑净A(chǔ)

　　看到這個標題，大家可能就已經(jīng)猜到這項原則的意思了，對！就是在進行檔案整理的時候，不可以破壞原本的整理基礎(chǔ)，為什么要這么說呢？

　　因為檔案不僅記錄了當時的社會活動，也反映了當時整理檔案工作的狀況，所以再次整理檔案的時候，要尊重歷史與前人的勞動成果，充分利用原本的基礎(chǔ)，加快整理效率，提高質(zhì)量，具體做法分為以下方面：

　　1.提高對原來檔案整理的認知

　　對于過去的整理方法，我們要實事求是，重視前人的勞動成果，認真審核，保留好的部分，去除不適合的部分。

　　2.不要輕易整理已經(jīng)整理過的檔案

　　一般情況下，只要不是散亂的文件，已經(jīng)有了整理基礎(chǔ)，要力求保持原來的基礎(chǔ)，如果輕易打亂基礎(chǔ)，返工重整，費時費力，很難滿足檔案利用的需求。

　　（二）保持檔案之間的聯(lián)系

　　檔案間的聯(lián)系，在其產(chǎn)生和處理的過程中就已經(jīng)形成了，雖然檔案是以單獨的個體形成的，但卻是以組合的群體形式運作的。

　　因此整理檔案的時候，要保持檔案間的聯(lián)系，主要保持聯(lián)系的方面是以下幾個方面：

　　1.來源方面

　　檔案來源方面的聯(lián)系主要指檔案構(gòu)成的部門組織或是個人手中形成時，產(chǎn)生的不可分割的聯(lián)系，就像是親兄弟一樣，在一個家庭出生就不可以斷開其中的關(guān)系。

　　2.時間方面

　　時間聯(lián)系就是指，檔案在各部門形成時，是有一定過程和階段性的，這就是檔案的時間聯(lián)系。

　　3.內(nèi)容方面

　　這個就很好理解了，檔案中的內(nèi)容一般都是記錄一件事情的，那么在同一場活動中記錄下的檔案，在內(nèi)容上肯定會具有一定的聯(lián)系，而往往這種聯(lián)系是很緊密的，密不可分的。

　?。ㄈ┍阌诒９芘c利用

　　整理檔案時，不僅要利用原有的基礎(chǔ)，而且還要保持檔案間的聯(lián)系，這樣才利于檔案的保管與利用?？墒怯袝r檔案的聯(lián)系與利用也會有沖突。

　　比如檔案是具有私密性的，不可以對外公開，那么檔案的整理就有了局限性，不可以混合整理，至于這種問題，檔案的整理就需要分開類別，專門整理。

　　看了這么多內(nèi)容，相信大家對檔案整理也是迷迷糊糊的，為什么整理工作這么復(fù)雜呢？你別說，簡單的辦法來了，隨著科技的創(chuàng)新，很多復(fù)雜的工作都有了專門的工具去解決，那么檔案管理工作也一樣。