檔案應該怎么整理和歸類？為了適應紙質文件與電子文件并存的現(xiàn)狀，滿足信息化條件下歸檔文件整理的需要，2016年6月1日起施行的《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）在整理原則、整理流程等方面做了較大幅度的修訂。

　　檔案應該怎么整理和歸類

　　整理原則

　　1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

　　文件伴隨著機關、團體和社會組織的職能活動產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點。2012年印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為機關公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。這些規(guī)范和標準連同長期以來各機關在文件處理過程中形成的習慣做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求，構成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進行整理，實際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預，提升文件整理質量。

　　文件之間的有機聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時間、內容等方面形成的內在關聯(lián)性，這種關聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機聯(lián)系，既能更好地反映機關主要工作活動的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。

　　2、歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　文件的價值是由它的內容及其對本機關工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存?！兑?guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎。

　　便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值的基礎之上的，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。

　　3、歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。

　　這是一項全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進入整理環(huán)節(jié)，同時，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務人員的工作實際就顯得尤為重要。

　　4、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。

　　在紙質文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調統(tǒng)一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現(xiàn)二者的協(xié)調統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關信息，使二者成為一個有機整體；其次要結合本單位情況，確定是以紙質文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調一致。

　　整理流程

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。在這個過程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質文件與電子文件整理的通用整理流程。

　　具體來說，紙質文件的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒、排架。

　　與之相對應，電子文件的整理流程包括：組件、格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、分類、排列、編號、編頁、編目、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等。

　　一般要求

　　在整個整理流程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質文件與電子文件整理的通用整理流程，亦即歸檔文件整理的一般要求。

　　1、組件

　　組件即件的組織，包括件的構成和件內文件排序。也就是說，完成組件流程需要明確兩項內容：一是件由哪幾部分構成，二是這些構成部分如何排序。按照要求構成并規(guī)范排序的文件才能完成組件。

　　在組件流程中，新舊《規(guī)則》的區(qū)別主要反映在對“來文與復文”的組件方法上。對于來文和復文，原《規(guī)則》規(guī)定“可為一件”，實踐中不少地區(qū)和部門往往采取組成一件的方式對紙質文件整理來說沒有問題，但如果照此對電子文件進行整理，則會增加管理層次、影響命名和即時歸檔。新《規(guī)則》將之修訂為“一般獨立成件，也可為一件”，是歸檔文件“一般以每份為一件”這一原則的回歸，同時也使歸檔文件的整理更加契合文件的形成規(guī)律。當然，提倡“一般獨立成件”并不是絕對排斥“也可為一件”，各地區(qū)各部門可以基于習慣做法、辦公自動化等因素合理確定。

　　需要特別指出的是，機關工作中形成審批、審查、核準處罰、處分、復議、國家賠償?shù)任募牧?，如果按“件”整理，則一次審批、審查、核準處罰、處分、復議、國家賠償形成的文件材料應作為一件。在排序上，要求結論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。

　　2、分類

　　分類是指全宗內歸檔文件的分類、即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形成等方面的特征，分為若干類別、并將各類別按照層級關系組合為一個有機整體的過程。對歸檔文件進行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內在聯(lián)系，使全宗成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用，對于歸檔文件的排列、編號、編目、排架等也有重要意義。

　　考慮到原《規(guī)則》中“保管期限—年度—機構”分類法會給機關檔案的日常管理、利用帶來較大不便、新《規(guī)則》推薦優(yōu)先采用“年度—機構（問題）—保管期限”“年度—保管期限—機構（問題）”三級分類方法，規(guī)模較小或公文辦理程序不適于機構（問題）分類的立檔單位，推薦采用“年度—保管期限”分類方法。

　　需要注意的是，分類方案應保持相對穩(wěn)定。確需調整時，最好從一個新的階段開始。分類方案的調整情況，應在全宗指南中說明，以便檔案管理前后工作的銜接。

　　3、排列

　　排列是指在分類方案的最低一級類目內，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。同原《規(guī)則》“按事由結合時間、重要程度等排列”相比，修訂后的《規(guī)則》根據(jù)實踐經(jīng)驗對排列原則進行了簡化，規(guī)定“按時間結合事由排列”，使之更加符合辦公自動化條件下歸檔文件的整理。同時，要求“同一事由重點的文件，按文件形成先后順序排列”，“會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列”。

　　可以從以下幾個方面理解歸檔文件的排列原則:在分類方案的最低一級類目內進行歸檔文件排列；同一事由的歸檔文件應集中排列在一起；同一事由內歸檔文件按照文件形成時間順序排列；不同事由的歸檔文件應按照時間順序排列；會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　4、編號

　　編號是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號。編制檔號是對檔案進行規(guī)范管理的基本要求、也是對不同類型檔案進行統(tǒng)一管理的重要前提。

　　在表現(xiàn)形式上，檔號除了表現(xiàn)為一組體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的數(shù)字、字符的集合外，還表現(xiàn)為蓋在每件紙質文件上、包含檔號構成要素的歸檔章。因而，在歸檔文件整理中，檔號編制具體體現(xiàn)在兩處：一是在歸檔文件目錄中按照檔號編制要去填寫“檔號”項目，二是在紙質文件上蓋歸檔章并填寫內容。

　　檔號的編制原則、結構、編制方法等將在后續(xù)解讀文章中專章論述，此處不再展開。

　　5、編目

　　編目是指編制歸檔文件目錄。編制歸檔文件目錄，實現(xiàn)了歸檔文件從一次文獻向二次文件的初步轉化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供了基本條件。

　　新《規(guī)則》在編目項目上增加了序號、檔號、密級項目，去掉了件號項目；同時對調文號與責任者位置，使責任者鏈接題名，便于閱讀。新《規(guī)則》增加的序號項目是指固定歸檔文件順序號，其作用僅為配合檔號固定歸檔文件先后順序，并對一定范圍內的歸檔文件數(shù)量進行簡單統(tǒng)計，本身并沒有特定涵義。而原《規(guī)則》中的件號既承擔固定順序、統(tǒng)計數(shù)量的職責，又在一定程度上代行“檔號”職能，容易造成混淆，因而在修訂中予以去掉，并以序號、檔號代之。

　　需要指出的是，歸檔文件目錄只是最基本的檢索工具，各地區(qū)各部門還可以根據(jù)需要另行編制諸如專題目錄、分類目錄、重要文件目錄等其他檢索工具，以方便歸檔文件的查找、利用。

　　檔案整理程序

　　一、整理含義

　　檔案的整理，就是對辦理完畢的、具有保存價值的文件材料進行系統(tǒng)化、條理化的過程。

　　二、整理原則

　　遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用。

　　一個單位形成的檔案，具有內在聯(lián)系，是一個有機聯(lián)系整體。同一單位的檔案不允許拆散，不同單位檔案不容許混淆。

　　三、整理程序

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　　1.原則

　　應遵循必要的邏輯規(guī)則正確設置類目，做到類目間的界限清楚，又不交叉重疊；

　　2.含義

　　將歸檔文件按某些特征分別歸類；

　　3.要求

　　歸檔文件的分類按照年度、機構（問題）保管期限進行分類并保持分類體系的穩(wěn)定；

　　4.方法

　?。?）年度——機構——保管期限分類法

　　采用此分類法，有一個機構就分一個類，機構的名稱就是類名。

　　（2）年度——問題——保管期限分類法

　　凡單位內設機構比較簡單或單位職能機構交叉不便于按機構分類的適合此種方法

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　　1.含義

　　根據(jù)一定的方法確定文件內及文件之間的前后順序及存放位置

　　（1）同一份文件內其組成部分的排列

　?。?）每一份之間的文件排列按照是由結合時間、重要程度排列

　　2.要求

　　歸檔單位以件為單位，在分類方案的最低一級類目內按照事由結合時間重要程度排列

　　按照重要程度是指：將主要職能或重要活動形成文件排在前面將其它工作形成排在后面

　　3.方法

　　同一年度、同一機構（問題）、同一保管期限的文件之間按文件形成時間和先后順序排列。（方法比較簡單，適用于隨用隨歸的企業(yè)）

　　一般同一事由的文件辦理完后就可以相關文件整理完畢歸檔保存。采用年終集中整理的單位或部門，也可以按事由辦結時間排列不同事由的文件。

　　（三）編號

　　歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。

　　檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。

　　上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

　　檔號按照以下要求編制：

　　a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結合標識，按照DA/T13-1994編制。

　　b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2013”。

　　c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

　　d）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。

　　e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

　　（四）歸檔章

　　文書材料排列完畢后應逐件編號，在每件文書材料首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。

　　歸檔章的式樣

　　歸檔章是一個長50mm，寬30mm由六個提示項目，六個編制項目組成的長方形實體。

　　歸檔章填寫方法

　　1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　2.年度：文書材料的形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。

　　3.保管期限：整理時確定的文書材料保管期限，即“永久”、“長期”或“短期”。

　　4.件號：包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文書材料整理和檔案移交進館時編制。室編件號即同一年度、同一保管期限中文書材料的順序號，館編件號按進館要求標注。

　　5.機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。此項目為選擇項，不選用時無須填寫。

　　歸檔章式樣及示例(規(guī)范性附錄)

　　（五）編目

　　歸檔文書材料應依據(jù)室編件號順序編制歸檔文件目錄，逐件填寫。

　　歸檔文件目錄式樣如圖所示：

　　編寫方法：

　　a）序號：填寫歸檔文件順序號。

　　b）檔號：檔號按照（四、檔號）編制。

　　c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。

　　d）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。

　　e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[]”。

　　f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。

　　g)密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。

　　h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

　　i）備注：注釋文件需說明的情況。

　?。┭b訂

　　1.含義

　　裝訂是從實體上確定“件”的形態(tài)，同時，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后的保管和利用

　　2.方法

　?。?）歸檔文件按“件”用線裝訂，也可以采用其他方法裝訂，但要符合檔案保護要求。

　　對字跡模糊的或容易褪變的文件進行復制

　　裝訂材料不易腐蝕

　　裝訂材料不應過多增加歸檔文件自身體積蓋歸檔章

　?。ㄆ撸┭b盒

　　將歸檔材料按件號順序依次裝入檔案盒，依據(jù)檔案盒的大小，酌情每幾件裝入一個檔案盒，同一保管期限的檔案才能裝入一個檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一檔案盒。包括盒內目錄（同檔案目錄）、備考表等。并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

　　同一保管期限的文書材料按室編件號順序裝入檔案盒，每盒裝滿后再換下一盒，并填寫檔案盒封面、背脊和備考表項目。

　　備考表

　　備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。

　　a）盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

　　c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

　　d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。

　　e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

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　　歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。