檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。寧夏檔案整理服務(wù)公司通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。

　　寧夏檔案整理服務(wù)公司

　　檔案是一個單位各項工作情況的全面反映，也是一個單位的歷史見證。寧夏專員辦歷來重視檔案管理工作，堅持抓基礎(chǔ)、抓過程，扎實做好四個方面工作，努力提升檔案管理水平。

　　一是重視責任意識培養(yǎng)，夯實檔案管理基礎(chǔ)。從資料的收集、整理到形成一套完整檔案，是一個十分嚴謹?shù)倪^程。在這個過程中，檔案的形成更多地依靠人力來完成。人員素質(zhì)高、責任心強，檔案管理工作就會打下一個好的基礎(chǔ)。

　　近年來，寧夏專員辦重視基礎(chǔ)工作建設(shè)，將檔案管理作為一項重要工作常抓不懈，注重干部的全面培養(yǎng)，努力塑造有責任意識、擔當意識的干部隊伍，努力做好檔案管理等基礎(chǔ)性工作。

　　建立完善檔案管理機構(gòu)，定期對檔案管理工作進行檢查和督促，將檔案管理作為業(yè)務(wù)處室重要考核內(nèi)容之一。在單位內(nèi)部加強對檔案管理的宣傳，派員參加檔案管理培訓，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，夯實工作基礎(chǔ)。

　　二是重視內(nèi)部制度建設(shè)，完善檔案管理流程。檔案管理工作需要有一套完整的管理辦法來保障。寧夏專員辦按照《檔案法》及財政部關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位情況，制定了一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善的檔案管理辦法。將檔案目錄、資料整理、檔案裝訂、檔案盒使用等標準化、規(guī)范化，明確檔案整理工作各環(huán)節(jié)職責要求。

　　加強檔案的后續(xù)管理，對檔案的借出和歸還事項作出要求。嚴格落實保密制度，按照規(guī)定做好保密資料的歸檔管理工作。明確業(yè)務(wù)人員、檔案管理工作人員離職后的檔案交接工作，分析檔案管理工作的風險點，做好風險防控工作。

　　三是重視管理方式創(chuàng)新，提升檔案管理水平。為解決信息量大、紙質(zhì)檔案不易保管、不便利用等問題，寧夏專員辦利用信息化手段，逐步改變當前以紙質(zhì)檔案為主的現(xiàn)狀。對于非涉密的外來文件，要求工作人員通過技術(shù)處理，形成電子資料，上傳辦公平臺，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。

　　對于內(nèi)部發(fā)文、請示、匯報、活動等材料，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料并按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸檔，方便查閱。在經(jīng)費上為檔案管理工作提供保證，合理配置硬件設(shè)備，加強檔案管理人員的電子信息操作技術(shù)培訓，不斷提高檔案的信息化利用程度。

　　四是重視信息資源利用，發(fā)揮檔案管理作用。寧夏專員辦通過規(guī)范檔案資料的利用，提高各類檔案的使用率，更好地服務(wù)于事業(yè)發(fā)展。單位歷史信息記錄著單位發(fā)展歷程，使年輕同志能夠更好了解單位發(fā)展歷程，激發(fā)榮譽感和使命感。

　　業(yè)務(wù)資料反映著單位工作開展情況，能夠促進業(yè)務(wù)工作前后更好銜接。人事資料反映單位同志個人情況，作為組織了解考察重要參考。寧夏專員辦始終將檔案資料視作一筆不可多得的財富，通過調(diào)閱、查看、學習，不斷完善自我，促進自身更好地發(fā)展。

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

　　檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結(jié)合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

　　檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

　　進行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級各類檔案保管機構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。維護完整有兩方面的含義：

　　一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；

　　一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：

　　一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；

　　一是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

　　檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。