文件怎么歸檔整理？歸檔文件整理工作按照要求一般應(yīng)該由機(jī)關(guān)文書(shū)處理部門和業(yè)務(wù)部門來(lái)做，由機(jī)關(guān)檔案工作人員進(jìn)行指導(dǎo)。但是在基層，尤其是市、縣（區(qū)）一級(jí)的機(jī)關(guān)單位，大都是檔案人員兼做文書(shū)處理工作，因而歸檔文件整理工作也就成為機(jī)關(guān)檔案工作的主要工作。

　　又由于基層機(jī)關(guān)單位的檔案人員更換頻繁，所以，指導(dǎo)各機(jī)關(guān)單位歸檔文件整理工作就成為基層檔案行政管理部門的一項(xiàng)日常主要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。當(dāng)然，機(jī)關(guān)檔案工作還有其他很多內(nèi)容，基本上涉及檔案管理工作的各個(gè)方面，在機(jī)關(guān)單位除了有文書(shū)檔案外，還有專業(yè)檔案以及照片檔案等，限于篇幅，不能一一做具體闡述，這里僅以對(duì)歸檔文件整理的指導(dǎo)為例，做具體闡述。

　　文件怎么歸檔整理

　　一、檔案整理定義

　　是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化應(yīng)歸檔的文件材料，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立檔案全宗等，組成有序體系的過(guò)程。

　　二、檔案整理的基本要求

　　遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　三、檔案整理的范圍

　　1．凡是本機(jī)關(guān)在黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理工作活動(dòng)中形成的以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　2．應(yīng)歸檔的其他載體檔案，包括錄音、錄像、光盤、磁盤、照片、證書(shū)、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯等。

　　四、檔案整理的方法

　　檔案整理的方法有兩種：一是以“件”為單位整理，二是以“案卷”為單位整理。

　　1．以“件”為單位整理。就是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。所謂“件”。一般來(lái)講，一份文件材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。

　　文件材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，請(qǐng)示與批復(fù)為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件，用檔案盒存放。

　　2．以“案卷”為單位整理就是立卷。即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過(guò)程。

　　分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過(guò)分類的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2、1.5、2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或者市檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。

　　聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。

　　基建工程檔案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

　　3．檔案整理操作流程。按“件”整理的檔案整理步驟是：收集、歸檔判斷、確定保管期限、文件分類、排列、裝盒（實(shí)為分盒）和編盒號(hào)、編制歸檔文件目錄、填寫備考表、打印目錄、裝訂文件、蓋歸檔章、填寫檔案盒封面、編制目錄檢索工具、檔案排架；按“卷”整理的文件整理步驟是：收集、文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　五、檔案分類方法

　　檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。

　　（一）大類的設(shè)置

　　原則上各立檔單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案（含科研、基建、設(shè)備儀器等）、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書(shū)資料。

　　（二）各大類檔案的分類辦法。

　　1．文書(shū)檔案分類方法

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　?、谀甓取９芷谙蕖獧C(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法。

　　2．業(yè)務(wù)檔案按種類---保管期限---年度分類法。

　　3．科技檔案采用種類---保管期限---年度分類法。

　　4．會(huì)計(jì)類檔案分類有2種方法

　?。?）采用種類---保管期限---年度分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開(kāi)，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

　　（2）年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開(kāi)會(huì)計(jì)年度，再按形式分為幾類（先報(bào)表、賬簿再憑證），然后在各類內(nèi)按保管期限的長(zhǎng)短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

　　5．聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級(jí)類目時(shí)，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；

　　6．電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤；

　　7．實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類法，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

　　8．圖書(shū)資料按照類別---年度分類法。圖書(shū)資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

　　六、檔案整理的質(zhì)量要求

　?。ㄒ唬┙M合（卷）要求

　　1．齊全完整。歸檔文件材料以“件”為單位應(yīng)齊全完整，一個(gè)問(wèn)題的構(gòu)件不能缺漏；收集工作應(yīng)立足本單位，注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集；重大活動(dòng)事件材料的收集。

　　2．分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限明確，不互相交叉或重合。

　　3．保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系。

　　a、時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一件檔案內(nèi)容相互關(guān)聯(lián)有多個(gè)時(shí)間特征的，分年度時(shí)，以文件簽發(fā)日期（成文或辦結(jié)日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件歸檔年度。臨時(shí)性機(jī)構(gòu)撤消后，如果文件材料較少，可以不分年度，放在工作結(jié)束年度歸檔。

　　b、來(lái)源聯(lián)系。原則上要求區(qū)分級(jí)別，將上級(jí)、本級(jí)、平級(jí)、下級(jí)的文件分別組卷；文件材料較少時(shí)也可跨級(jí)組成同一卷，但必須注意排序，先上后本再平下。對(duì)有密切聯(lián)系或有針對(duì)性的上、下級(jí)文件，視同本級(jí)文件組卷。

　　c、內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷（盒）內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問(wèn)題進(jìn)行組合。

　　同一個(gè)問(wèn)題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)專題、一個(gè)案件、一次活動(dòng)的文件材料應(yīng)收盡收，保管期限高格處理，最高期限為永久的，全部從永久，最高定30年的，全部為30年。歸檔文件以“件”為裝訂單位，單一問(wèn)題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問(wèn)題的文件合并組卷裝盒。

　　不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、光盤、磁盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書(shū)檔案分別整理、分別存放、統(tǒng)一編目，并在目錄中加注說(shuō)明，相互對(duì)應(yīng)。在按問(wèn)題分類時(shí)，文件歸檔應(yīng)根據(jù)文檔內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行排序，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在上年放入哪類中，今年亦歸入同一類，保持延續(xù)性以便于查找。

　　4．正確劃分保管期限。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的《檔案保管期限表》，將歸檔文件按不同的保管期限分開(kāi)。

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　　（1）裝具要求。采用由本市檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化、質(zhì)量可靠的各種檔案裝具。

　　（2）填寫檔案盒封面要求。立檔單位名稱應(yīng)用毛筆書(shū)寫或刻章蓋印，背脊項(xiàng)目應(yīng)用鋼筆（上黑色墨水）按規(guī)定逐項(xiàng)填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。

　　文書(shū)檔案盒樣式：

　　科技檔案盒樣式：

　　七、文件級(jí)檔案整理操作流程、操作技巧及注意事項(xiàng)

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　　每年年初檔案室(或辦公室)將上年度處理完畢的文件材科統(tǒng)一收集到檔案室(或辦公室)。立卷歸檔是文書(shū)處理工作的終點(diǎn)，也是檔案工作的起點(diǎn)。在正常情況下，機(jī)關(guān)檔案室的收集工作是通過(guò)一定的歸檔制度來(lái)完成的。歸檔是指各機(jī)關(guān)的文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門及文件工作者，將社會(huì)活動(dòng)中形成并辦理完畢的文件，整理立卷，定期移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保存的活動(dòng)過(guò)程。

　　1．收集范圍：上年度領(lǐng)導(dǎo)和各部門處理完畢的文件材料。

　　2．收集時(shí)間：每年的1—3月份。由辦公室發(fā)通知，提要求。

　　3．收集方法：要立足本單位，以本單位職能活動(dòng)形成的文件材料作為重點(diǎn)，注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集；特別是重大活動(dòng)事件材料的收集，防止不歸，少歸。

　?。?）賬內(nèi)文件的收集依據(jù)本單位收發(fā)文、用印、打印登記簿等。

　　（2）賬外文件的收集

　?、贂?huì)議文件。包括會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)帶回的會(huì)議文件，負(fù)責(zé)人在有關(guān)會(huì)議上的講話稿、講話記錄等;

　?、谏霞?jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件；新聞媒體報(bào)道、轉(zhuǎn)載本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的文章、圖片、采播通知單等；代上級(jí)機(jī)關(guān)擬稿并被采用的文件定稿和印本。

　?、郾緳C(jī)關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職責(zé)；本機(jī)關(guān)及內(nèi)設(shè)部門工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查材料、情況報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)班子及成員的述職報(bào)告等；與外單位簽訂的各種合同、協(xié)議；本單位編印的簡(jiǎn)報(bào)、出版物定稿、樣本、機(jī)構(gòu)沿革、大事記、年鑒、組織史、志書(shū)等，向報(bào)社、電視臺(tái)及有關(guān)刊物發(fā)出的新聞稿、調(diào)查報(bào)告等信息;本機(jī)關(guān)目標(biāo)管理、文明建設(shè)、廉政建設(shè)、紀(jì)檢監(jiān)察、綜合治理、計(jì)劃生育等工作形成的文件材料；審計(jì)結(jié)論等；領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人重大事項(xiàng)及收入申報(bào)的情況報(bào)告；聯(lián)合發(fā)文副本；本單位財(cái)產(chǎn)、檔案交接憑證等。

　?、鼙緳C(jī)關(guān)黨組（黨委、黨支部）和人事部門形成的文件材料。如干部、職工定級(jí)、晉級(jí)、任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、考核、錄聘、離退、職稱評(píng)定、考核等次匯總表、工資變動(dòng)審批表、工人技術(shù)等級(jí)考核審批表、工資發(fā)放明細(xì)表、各種介紹信、黨員、干部、職工、離退休人員花名冊(cè)等。

　　本機(jī)關(guān)上報(bào)的各種基本數(shù)字統(tǒng)計(jì)表：如黨員、團(tuán)員、干部、離退休、公務(wù)員、機(jī)構(gòu)編制、人事、黨政人才資源、國(guó)有事業(yè)單位管理人才、專業(yè)技術(shù)人才統(tǒng)計(jì)年報(bào)表；黨員活動(dòng)、工資、勞動(dòng)情況、保險(xiǎn)福利費(fèi)用構(gòu)成情況、國(guó)有資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表、財(cái)務(wù)決算報(bào)表、紀(jì)檢監(jiān)察案件統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　?、菡块T在采購(gòu)過(guò)程中形成的報(bào)告、標(biāo)書(shū)、合同等。如用戶申請(qǐng)報(bào)告、項(xiàng)目要求、設(shè)計(jì)方案等反映采購(gòu)要求的文件；招標(biāo)通知、競(jìng)標(biāo)登記、競(jìng)標(biāo)單位的標(biāo)書(shū)、競(jìng)標(biāo)會(huì)議議程、專家名單、專家意見(jiàn)、競(jìng)標(biāo)結(jié)果，采購(gòu)合同等記載競(jìng)標(biāo)和采購(gòu)合同鑒定過(guò)程中的文件材料；合同變更、設(shè)計(jì)更改、驗(yàn)收意見(jiàn)、合同執(zhí)行報(bào)告、爭(zhēng)議處理等記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料；

　?、薇緳C(jī)關(guān)檢查下級(jí)單位的工作、調(diào)研時(shí)形成的文字材料。

　?、卟唤?jīng)收發(fā)文登記屬于公務(wù)活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)人信件等。

　?。?）文件收集是否齊全，至少在3個(gè)字上做文章。

　　第一、“全”字。要求在以下幾個(gè)方面都應(yīng)當(dāng)收集齊全。

　　①一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)每一個(gè)部門，防止內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)因工作需要把重要檔案不移交；防止只移交副本或復(fù)印件，正本自留，防止不移交電子文件；

　?、谝淮螘?huì)議整套材料；

　?、垡豁?xiàng)工程；

　?、芤粋€(gè)案件；

　　⑤一份文件；發(fā)現(xiàn)其中有無(wú)重要文件缺失不完整的情況。

　　第二、“新”字。

　?、傩马?xiàng)目，如招商引資、立體開(kāi)發(fā)等。

　　②新領(lǐng)域，如產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、資產(chǎn)評(píng)估、住房改革、人事制度改革包括人員分流、下崗、待崗等。

　　第三、“特”字。要突出本部門本行業(yè)的特點(diǎn)。

　　（4）做好平時(shí)立卷。按內(nèi)部機(jī)構(gòu)職能每一個(gè)小類設(shè)一個(gè)預(yù)備卷，文件承辦后對(duì)號(hào)入座。

　　4．檢查移交文件材料的質(zhì)量。

　　①檢查收發(fā)文的正文和附件、收文閱辦處理單、定稿與印件是否齊全完整。注意：計(jì)算機(jī)輸出的定稿一定要附發(fā)文處理簽和加蓋騎縫章，避免弄虛作假，維護(hù)文件的真實(shí)性和憑證性。

　　②檢查已移交的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全。

　　5．收集時(shí)必須辦好交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)根據(jù)歸檔文件移交表或案卷目錄詳細(xì)清點(diǎn)，并簽字負(fù)責(zé)。

　?。ǘw檔判斷

　　判斷所收集的文件材料是否歸檔。對(duì)照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》，將所收集的文件材料分為歸檔和不歸檔兩部分。屬歸檔范圍的文件材料轉(zhuǎn)入下一流程；不屬歸檔范圍的剔除。

　　1．歸檔范圍。

　　歸檔范圍是指辦理完畢的文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔及不應(yīng)當(dāng)歸檔的范圍。

　　機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍包括四個(gè)方面：一是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；二是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；三是本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；四是其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

　　機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍也包括四個(gè)方面：一是上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需要本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；二是本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；三是同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；四是下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

　　2．注意以下幾點(diǎn)：

　?、僦胤菸募灰?，揀選時(shí)要注意保留上面有領(lǐng)導(dǎo)批示或其他承辦標(biāo)記或說(shuō)明的，另外，同一文件的草稿、定稿、存本等不能視為重份文件；

　?、趯贇w檔范圍的傳真紙文件要復(fù)印，用復(fù)印件歸檔，原件附后；

　?、矍拔挠姓`，后又補(bǔ)發(fā)文件的，有誤文件不要?dú)w檔；④批復(fù)與請(qǐng)示放在辦結(jié)時(shí)歸檔，只有口頭答復(fù)，沒(méi)有正式文字的要注明。

　　3．將屬于歸檔范圍的文件初步整理。

　?、侔l(fā)文，將發(fā)文稿紙、發(fā)文底稿放在正文之后；

　　②請(qǐng)示與批復(fù)，本機(jī)關(guān)的文件在前，外機(jī)關(guān)的文件在后；

　?、壅谇啊⒏郊诤?，轉(zhuǎn)發(fā)件在前、原件在后，原文本在前、譯文本在后。

　?、苤匾ㄒ?guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；

　　⑤非訴訟案件的結(jié)論、決定、判定性文件材料在前，依據(jù)材料等在后

　　4．本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的不歸檔文件的處理。

　?、俦炯?jí)紅頭文件和重要資料作發(fā)文匯集。

　?、谄渌粴w檔文件經(jīng)審查銷毀，任何組織和個(gè)人不得隨意處理。

　　（三）確定保管期限

　　1．文書(shū)檔案的保管期限

　　根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》的規(guī)定，各立檔單位都要制定符合本單位實(shí)際情況的《檔案保管期限表》，將歸檔文件按永久、30年、10年區(qū)分保管期限分開(kāi)保管。

　?。?）永久保存的檔案有以下八個(gè)重要方面：一是本級(jí)制訂的法規(guī)政策性文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的文件材料。三是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)人事方面的文件材料，如機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱變更、人事任免、評(píng)先、人員定崗定編、招聘、印信啟用和作廢等。

　　四是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的：如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)文書(shū)、重要的專題調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)賬、各類花名冊(cè)等。五是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要事項(xiàng)的請(qǐng)示、報(bào)告與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示和與本單位相關(guān)的專項(xiàng)調(diào)研、通報(bào)等。六是本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用、重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記或處置等憑證性文件材料。

　　七是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的重要文件，主要是指法規(guī)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握文件材料的重要性和一般性，確定保管期限，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小、影響力、是否具有歷史查考價(jià)值等諸多因素來(lái)考慮。

　　（2）定期保管的檔案。定期30年和定期10年如何區(qū)分？總的原則是：比較重要的有歷史查考價(jià)值的文件材料存30年，一般的對(duì)今后工作有一定參考價(jià)值的存10年。

　　一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章、辦法、意見(jiàn)等文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料，三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。

　　四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。

　　至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個(gè)部門或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料。六是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。

　　七是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級(jí)或同級(jí)，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照?qǐng)?zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動(dòng)等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷、稅務(wù)、職稱、計(jì)生等文件材料。

　　八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問(wèn)題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問(wèn)題。

　　2．會(huì)計(jì)檔案的保管期限：

　?。?）會(huì)計(jì)憑證：保管15年。

　　（2）會(huì)計(jì)賬?。含F(xiàn)金日記賬、銀行日記賬保管25年，總賬、明細(xì)賬保管15年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

　?。?）會(huì)計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管（包括文字分析），會(huì)計(jì)月報(bào)表保管15年。

　?。?）其他類：會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管15年，會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊(cè)為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管5年。

　　3．科技檔案的保管期限：基建、科研：永久，設(shè)備檔案：長(zhǎng)期。

　　4．音像、電子、實(shí)物檔案的保管期限：永久。

　　5．業(yè)務(wù)檔案保管期限:按上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門要求或檔案行政主管部門根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價(jià)值確定。

　?。ㄋ模┓诸?/p>

　　1．分年，把文件材料按形成年度分開(kāi)，不同年度的文件不能混淆；

　　以“件“為單位整理的年度劃分方法：以文件落款時(shí)間來(lái)確定文件所在年度（取消針對(duì)年）。注意以下幾點(diǎn)：

　?、僬?qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)放在一起歸檔；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年歸檔。

　　②跨年度的會(huì)議文件、校慶、縣慶、廠慶、院慶等放在結(jié)束年立卷。

　?、劭缒甓鹊陌讣旁诮Y(jié)束年立卷。

　?、芷渌募?，應(yīng)放在文件材料形成的年度組卷，如跨年度的計(jì)劃與總結(jié)必須放形成年度。

　?、菖R時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(zhǎng)（兩年以內(nèi)），文件材料較少，形成的文件可以不分年度．放在工作結(jié)束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多，亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。

　?、逈](méi)有落日期的文件，可根據(jù)文件材料的內(nèi)容標(biāo)明一個(gè)比較接近的時(shí)間：a、會(huì)議材料按會(huì)期。b、以訓(xùn)代會(huì)形成的材料，如典型發(fā)言、講稿等，按辦班時(shí)間c、統(tǒng)計(jì)報(bào)表按當(dāng)年最后時(shí)間或第二年1--2月。

　?、邔?duì)在有專門年度中形成的文件材料，應(yīng)按照專門年度分類。

　　2．分級(jí)別，把相同年度的文件材料按形成機(jī)關(guān)的級(jí)別區(qū)分開(kāi)，分成上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)及平級(jí)四種；對(duì)有密切聯(lián)系的文件不能按形成機(jī)關(guān)的級(jí)別區(qū)分開(kāi)，下列文件材料要放在本級(jí)文件中一起組卷：

　?、俦緳C(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)。

　?、诒緳C(jī)關(guān)的函與平級(jí)的復(fù)函。

　?、巯录?jí)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)。

　?、苌霞?jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、下達(dá)任務(wù)、經(jīng)費(fèi)指標(biāo)文件、專門研究本單位工作的會(huì)議紀(jì)要等針對(duì)性的文件，要放本級(jí)。如果是針對(duì)本系統(tǒng)、本行業(yè)，其中包括本單位的放上級(jí)。

　?、萆霞?jí)任免、表彰、處分含本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的文件放本級(jí)（但需要修改文件標(biāo)題）。

　?、奚霞?jí)指定要本機(jī)關(guān)專門辦理的文件（如人大、政協(xié)提案、議案辦理答復(fù)等）。

　?、呱霞?jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人針對(duì)本機(jī)關(guān)工作的指示、講話、題詞、調(diào)查報(bào)告放本級(jí)。

　?、嗯c外機(jī)關(guān)聯(lián)發(fā)文件和召開(kāi)會(huì)議的文件放本級(jí)。

　　3．分保管期限：

　　（1）對(duì)照國(guó)家檔案局8號(hào)令和本單位制定的《文書(shū)檔案保管期限表》劃分文件材料的保管期限。

　　（2）以“件”為單位整理的定為永久、30年、10年。

　?。?）幾點(diǎn)技巧：

　?、俦締挝坏奈募杂谰镁佣?；

　?、谏霞?jí)發(fā)文特別重要的政策法規(guī)文件為永久，其它規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則定為30年（長(zhǎng)期），多數(shù)文件定為10年（短期）；

　?、燮渌鈫挝话l(fā)文可以作為資料備用或者歸檔為10年。

　　4．分問(wèn)題或事由。把機(jī)關(guān)單位（機(jī)構(gòu)）在同一年度產(chǎn)生的文件材料按照機(jī)關(guān)單位（機(jī)構(gòu)）的職能，概括為若干個(gè)問(wèn)題，文件材料按其內(nèi)容反映的問(wèn)題分開(kāi)，把相同或相近問(wèn)題的文件分在一起。

　?。?）綜合考慮：?jiǎn)栴}、厚薄。

　?。?）分問(wèn)題（事由）的具體方法：

　?、傩姓?、事業(yè)單位。a綜合類（含文秘、機(jī)要、保密、檔案、信訪、后勤、保衛(wèi)等）；b、職能類(參照本機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)職能性質(zhì)來(lái)設(shè)置類別，如果文件材料不多，各職能股室可以合并)。

　?、谄髽I(yè)。a、黨群類；b、行政類；c、技術(shù)管理類；d、經(jīng)營(yíng)管理類。

　?。?）具體問(wèn)題具體分析：

　?、偻粏?wèn)題如太厚可分兩卷或2盒；

　?、趲讉€(gè)相近的問(wèn)題頁(yè)數(shù)太少，則可合為一盒（卷）；

　　③同一刊物、簡(jiǎn)報(bào)按名稱及年內(nèi)所有期數(shù)組卷；

　?、軝C(jī)構(gòu)成立、人員任免、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、處分等合為一卷。

　?。?）幾點(diǎn)技巧：

　　①關(guān)于同一個(gè)問(wèn)題、同一次會(huì)議、同一個(gè)名稱的文件材料數(shù)量多時(shí)，就可以分為若干個(gè)案卷，分別組合；

　?、陉P(guān)于同一個(gè)問(wèn)題、同一次會(huì)議、同一個(gè)名稱的文件材料數(shù)量少時(shí)，又可將幾個(gè)問(wèn)題或名稱的文件材料按相同保管期限組合為一卷；

　?、廴绻９芷谙薏灰恢拢瑱n案數(shù)量又少，無(wú)法分別組成一個(gè)案卷時(shí)，可適當(dāng)將保管時(shí)間短的文件材料提高一個(gè)保管檔次，再把相同保管期限的文件組合在一卷。

　?、芤缓幸宰詈癫怀^(guò)3.8厘米為宜。

　?。ㄎ澹┪募帕?/p>

　　排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過(guò)程。

　　一般按級(jí)別、事由，結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個(gè)具體問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等等。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　1．排列要求。

　　（1）上級(jí)來(lái)文按同一文號(hào)集中排列在本級(jí)歸檔文件之前。

　　（2）本級(jí)文件按綜合、政工、業(yè)務(wù)等順序排列。

　　（3）同級(jí)文件按單位結(jié)合時(shí)間排列在本級(jí)文件之后，

　?。?）下級(jí)文件排在最后。

　　2．具體文件排列方法

　?。?）同一事由內(nèi)：

　　①按文件形成時(shí)間先后；

　　②按文號(hào)順序結(jié)合時(shí)間。

　?、劬C合類文件按會(huì)議記錄、綜合性會(huì)議材料、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)等順序排列

　?。?）不同事由的歸檔文件：

　　①一個(gè)作者，幾個(gè)問(wèn)題，先按問(wèn)題后按時(shí)間先后，如計(jì)財(cái)處在財(cái)務(wù)管理、專項(xiàng)撥款和財(cái)務(wù)審計(jì)等問(wèn)題的組合中，可采用上述方法。

　?、诎次募?nèi)容的重要程度。將綜合性工作排在前面，具體

　　業(yè)務(wù)工作排在后面。

　　（3）事由具有的共同屬性：

　?、僖粋€(gè)事由、幾個(gè)作者，如人事卷，可分成機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲、職稱、調(diào)資等小類，每小類內(nèi)再按時(shí)間排。

　?、谝粋€(gè)事由、幾個(gè)地區(qū)，如各鄉(xiāng)鎮(zhèn)上報(bào)縣的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)等，可按原來(lái)的老區(qū)分成小類排列。

　?、鄯窃V訟案件材料，按決定——報(bào)告（或書(shū)面材料）——旁證——個(gè)人交待材料。

　?、芫哂斜４鎯r(jià)值的零散文件（可插在相關(guān)的文件后面）。

　　在排列中，密不可分的文件應(yīng)排列在一起，如正文與附件，正文在前，附件在后;正文與定稿，正本在前，定稿在后;有幾次稿的，定稿在前，修正稿依次排在后;請(qǐng)示與批復(fù)，本機(jī)關(guān)的文件在前，外機(jī)關(guān)的文件在后。

　?。w檔文件裝盒、編盒號(hào)

　　文件排列好后，根據(jù)厚薄確定盒數(shù)，并編制盒號(hào)。

　　1．歸檔文件的裝盒。

　　歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序分別裝入檔案盒。

　　裝盒的具體要求是：

　　①不同形成年度的歸檔文件一般不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件原則上不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題〕的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的歸檔文件原則上不能放入同一檔案盒。

　　②分盒時(shí)應(yīng)視文件的厚度，選擇適宜的檔案盒，不使文件彎曲受損，也不能太空。檔案盒厚度有2．3．4厘米3種

　　2．分盒排列方法：

　?、佟氨９芷谙?--年度---級(jí)別---問(wèn)題”排列法。

　　第一步：把文件按永久、30年、10年分開(kāi)，把相同保管期限的文件排列在一起。

　　第二步：在同一個(gè)保管期限內(nèi)，把同一個(gè)年度形成的文件排列在一起。

　　第三步：同一年度內(nèi)，上級(jí)排前、本級(jí)排中、同級(jí)和下級(jí)排最后。

　　第四步：同一級(jí)別內(nèi)，按問(wèn)題排列。本級(jí)按綜合、政工、業(yè)務(wù)，法規(guī)，群團(tuán)等排列。或黨支部、辦公室、人事科、財(cái)務(wù)科所屬機(jī)構(gòu)來(lái)排列。

　?、跓o(wú)論采用何種方法排列，都要注意以后每年的排列方法都基本統(tǒng)一。

　　3．編盒號(hào)。盒號(hào)，即歸檔文件的排列順序。編盒號(hào)是把文件和檔案盒之間的排列順序用一定的方法固定下來(lái)，便于保管和利用。注意3點(diǎn)：

　?、贆C(jī)關(guān)單位從2001年起，按3種保管期限都從“1”號(hào)開(kāi)始各編一個(gè)流水號(hào)，第二年接著編號(hào)。

　?、谄笫聵I(yè)單位按十大類分類的其黨群、行政、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理分別編制流水盒號(hào)。

　?、圩⒁庑吕蟽煞N保管期限盒號(hào)的銜接。2008年起永久接上年的永久，30年接上年的長(zhǎng)期，10年接上年的短期。

　　（七）編制文件目錄

　　“文件目錄”是登錄文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格，排列在文件之前。

　　應(yīng)將文件材料的排列序號(hào)、文號(hào)、作者、題名、日期、頁(yè)數(shù)等有關(guān)項(xiàng)目，按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)的“歸檔文件或卷內(nèi)文件目錄”格式進(jìn)行填寫。

　　目錄項(xiàng)目有：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。

　　1．件號(hào)（順序號(hào)）：件號(hào)是同一年內(nèi)同一保管期限中文件材料的排列順序的序號(hào)，即文件的件號(hào)，是一個(gè)流水號(hào)，從“1”開(kāi)始，最低一級(jí)類目下，盒與盒之間的文件件號(hào)必須相連，且不得斷號(hào)、重號(hào)、跳號(hào)。順序號(hào)是卷內(nèi)文書(shū)材料依其排列先后填寫的序號(hào)，第二卷數(shù)字不能相連，每卷從“1”起依次標(biāo)注。

　　2．文號(hào)：發(fā)文機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，由機(jī)關(guān)發(fā)文代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成。要照實(shí)抄錄，沒(méi)有文號(hào)的可不填。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會(huì)議文件之一"或"某刊第幾期"等。

　　3．責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的作者或署名者。

　?、佟柏?zé)任者”一欄一般填寫單位名稱，以印章為準(zhǔn)，如“寧鄉(xiāng)市史志檔案局”，領(lǐng)導(dǎo)講話、論文、講義等均可填寫個(gè)人；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)令，要寫其職務(wù)及人名全稱，用“（）”標(biāo)出；

　?、谪?zé)任者名稱過(guò)長(zhǎng)的可填寫通用簡(jiǎn)稱，如“中共寧鄉(xiāng)市委辦公室”可簡(jiǎn)稱為寧鄉(xiāng)市委辦，但不能填“本辦”、“本委”等。

　?、勐?lián)合發(fā)文的，一是必填主辦者，二是必寫出整理存檔單位，其他用“等”字代替。

　　④未署責(zé)任者的文件，編目時(shí)應(yīng)考證清楚一并填寫；

　　⑤另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者；

　?、藁麅?cè)、介紹信、報(bào)道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、戶籍變更存根等的責(zé)任者一律為文件中印章所指的批準(zhǔn)單位，無(wú)批準(zhǔn)單位印章的以填報(bào)單位所寫字樣為準(zhǔn)。

　　4．題名：文件材料的標(biāo)題，要求照實(shí)抄錄，不得隨意更正。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，可加擬標(biāo)題，外加“［］”。

　　①責(zé)任者欄填了作者，則可在題名中省略作者。

　　②沒(méi)有題名或題名含義不清，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，外加“［］”。如“通知”等。

　?、蹠?huì)議記錄擬出每次會(huì)議內(nèi)容和時(shí)間，一次為一件，外加“［］”。

　?、苋蚊狻ⅹ?jiǎng)懲、調(diào)配等公文，需在題名之后，加上涉及的本單位其他有關(guān)人員的姓名，外加“［］”，上級(jí)研究本單位有關(guān)工作的會(huì)議紀(jì)要等，須在原題名后用“［］”標(biāo)出研究?jī)?nèi)容等。

　?、菖鷱?fù)與請(qǐng)示等，雖只編一個(gè)件號(hào)，但附件可作為副標(biāo)題另占一行書(shū)寫。

　　⑥相同的文件標(biāo)題不能打省略號(hào)；

　　⑦干部調(diào)動(dòng)介紹信等一本為一件的，須寫出每個(gè)人員的姓名，一行可多寫幾個(gè)名字。如被批準(zhǔn)單位這方面材料少可一人為一件。

　　5．日期：必須是印章所蓋處或文件形成日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫。

　?、俣喾菸募ㄈ缃M織關(guān)系等）作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間。②一份文件有幾個(gè)時(shí)間特征的，以具有法律效力的為準(zhǔn)。③幾份文件為一件的，以正本為準(zhǔn)，回復(fù)性以復(fù)文為準(zhǔn)。④對(duì)無(wú)日期的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫，外加“［］”。如會(huì)議材料標(biāo)會(huì)期；辦班材料標(biāo)班期；報(bào)表標(biāo)當(dāng)年底；實(shí)在不清楚的用4個(gè)0代替。如20080000。

　　6．頁(yè)數(shù)：頁(yè)數(shù)即填寫一件文件的總頁(yè)數(shù)。

　　每件從“1”開(kāi)始編寫。文件只填止號(hào)；會(huì)議記錄按本編流水號(hào)。兩面有字兩面編號(hào)；空白頁(yè)不編號(hào)；印刷品后面接著編號(hào)；文檔頁(yè)號(hào)編在右上角。使用鉛筆、鋼筆填寫均可。

　　7．備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。包括密級(jí)、缺損、補(bǔ)充、移出等。

　?、僬?qǐng)示與批復(fù)分開(kāi)歸檔的應(yīng)注明去處。

　?、谥挥袕?fù)印件缺原件、文件秘級(jí)、傳真件應(yīng)注明。

　?、垡陨霞?jí)名義起草的文件，要標(biāo)明定稿已移交上級(jí)歸檔。

　?、軙?huì)議記錄里每次會(huì)議的起頁(yè)號(hào)填寫在備注欄中。

　?。ò耍┨顚憘淇急?/p>

　　凡需對(duì)卷內(nèi)文件情況（如缺損、補(bǔ)充移出等）加注說(shuō)明的。

　　1．“備考表”放在全盒（卷）文件的最后，一般是印在卷皮封三處。要求各項(xiàng)目填寫齊全、完整，字跡工整；

　　2．備考表項(xiàng)目包括：本盒（卷）情況說(shuō)明、整理人、檢查人、日期；

　　3．卷內(nèi)備考表填寫方法：

　?、俦竞校ň恚┣闆r說(shuō)明：包括該盒（卷）內(nèi)歸檔文件的收集齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）、歸檔文件起止件號(hào)等；整理工作完畢后，歸檔文件的修改、補(bǔ)充移出、銷毀等情況。

　?、诹⒕砣耍河韶?zé)任立卷者簽名(一般是綜合檔案室的專職檔案人員）

　?、蹤z查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名（指分管檔案工作的部門領(lǐng)導(dǎo)）

　?、苋掌冢禾顚懲瓿闪⒕淼娜掌?。

　　（九）打印

　　將已經(jīng)編制好的目錄進(jìn)行打印，為了統(tǒng)一、規(guī)范，文件目錄編制好后必須打印。

　　1．永久、30年的一式五份。一份放在文件材料之前，另四份裝訂成冊(cè)。

　　2．10年的打印2份。一份放在文件材料之前，一份裝訂成冊(cè)。

　?。ㄊ┭b訂

　　歸檔文件的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。

　　1．裝訂前的準(zhǔn)備工作：

　?、傩揆芽锥礆埲逼茡p的文件；

　?、趶?fù)制易褪變的文件；

　?、廴♂敚?/p>

　?、苷郫B和粘貼（指超大型的紙張應(yīng)折疊一下、小型的要粘貼在A4紙上）；

　?、蓓?yè)次排序；

　?、扪b訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁(yè)，不倒頁(yè)，不損壞文件，不妨礙閱讀；

　?、呖瞻准垙堃槌?/p>

　　2．具體裝訂要求：

　　裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊；

　　統(tǒng)一使用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂。

　　10年的可不取釘，但每件需成整體，不能散。

　　（十一）蓋歸檔章

　　文件編號(hào)、編目項(xiàng)目固定之后，要以歸檔章的形式逐漸標(biāo)識(shí)在每一份歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的坐標(biāo)，確保歸檔文件借閱后歸位。方法是將歸檔章蓋在文件首頁(yè)上端居中的空白處、再規(guī)范填寫歸檔章項(xiàng)目

　　歸檔章一般采用黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白處，再逐件編寫歸檔章有關(guān)項(xiàng)目。

　　一個(gè)單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一；歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、文號(hào)或文件內(nèi)容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。

　　歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)。我市歸檔章目前式樣如下：

　　1．全宗號(hào)：是同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。由市檔案館統(tǒng)一確定，未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。

　　2．年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如“2007”

　　3．保管期限：是該歸檔文件保管期限標(biāo)注。直接標(biāo)明“永久”，“30年（2008年以前為長(zhǎng)期）”，“10年（2008年以前為短期）”。

　　4．件號(hào)：件號(hào)為文件的排列順序號(hào)。分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。

　　室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目的排列順序號(hào)。歸檔文件依排列順序從“1”開(kāi)始逐件編號(hào)，永久，30年，10年分別編順序號(hào)。

　　館編件號(hào)的設(shè)置主要是與檔案館銜接的需要，機(jī)關(guān)檔案室不用填。

　　5．機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：是指作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。（我市這欄多數(shù)單位可以不填）。

　　歸檔章樣式：

　　（十二）填寫檔案盒

　　將已整理并裝訂好的每件歸檔文件放進(jìn)檔案盒并規(guī)范填寫檔案盒封面和背脊。

　　檔案盒是歸檔文件的裝具，封面蓋章一律用耐久的黑色印油;手工填寫的一律使用碳素墨水；涉及數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字，盒號(hào)和件號(hào)用鉛筆編寫。

　　1．封面填寫。應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)明立檔單位名稱，如“中國(guó)共產(chǎn)黨寧鄉(xiāng)市委員會(huì)”簡(jiǎn)稱為“中共寧鄉(xiāng)市委員會(huì)”；“湖南省人民政府人事局”“簡(jiǎn)稱為“湖南省人事局”。不得簡(jiǎn)稱為“本委”、“本省人事局”?？煽陶律w印。

　　2．盒脊填寫。盒脊項(xiàng)目有全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)，檔案盒盒脊應(yīng)根據(jù)豎式還是橫式的擺放方式，在盒脊或底邊準(zhǔn)確填寫。前三項(xiàng)可刻章蓋印。問(wèn)題欄用鉛筆標(biāo)明該盒檔案事由，如“本級(jí)綜合”，方便檢索。起止件號(hào)欄填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號(hào)，其間用“/”號(hào)連接；館編件號(hào)待檔案移交進(jìn)館時(shí)再行編制。盒號(hào)是指檔案盒的排列順序號(hào)，按照檔案盒上架排列后的順序流水號(hào)編制。

　　（十三）編制檔案目錄檢索工具

　　編制歸檔文件說(shuō)明、歸檔文件目錄冊(cè)，并規(guī)范裝訂、填寫

　　1．編制歸檔文件整理說(shuō)明。

　　各立檔單位在整理完畢當(dāng)年的檔案后，必須編制歸檔文件整理說(shuō)明，打印4份，2份放永久檔案的文件目錄冊(cè)里（隨檔案移交檔案館），置于案卷目錄的前面。一份放全宗卷里，一份存檔。

　　歸檔文件整理說(shuō)明應(yīng)簡(jiǎn)單扼要地反映立檔單位基本情況及全宗內(nèi)案卷數(shù)量、分類原則、整理狀況、存在問(wèn)題等。

　　2．編制歸檔文件目錄冊(cè)：

　　成冊(cè)方式應(yīng)與分類方案和檔案實(shí)體排列一致。永久和30年保管的制作5套，一套隨歸檔文件放入檔案盒，2套隨檔案移交給檔案館，另2套自己查閱。10年期限的制作2套目錄。

　　3．歸檔文件目錄夾的填寫：

　?。?）封面和背脊項(xiàng)目。有全宗名稱、年度、保管期限、問(wèn)題4項(xiàng)。

　　（2）填寫方法。全宗名稱填寫立檔單位的全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱。年度填寫檔案的形成年度；保管期限填寫永久、30年、10年；問(wèn)題填大類名稱。

　　（十四）檔案排架

　　將檔案按順序排到檔案架上

　　根據(jù)分類方案按保管期限、年度或問(wèn)題、年度、保管期限等排列。

　　1．多數(shù)單位是在同一保管期限下、分年分級(jí)、按盒號(hào)或案卷號(hào)順序從小到大排列。

　　2．不同保管期限的檔案要分柜分架排放（企業(yè)不同）。

　　3．排列順序：從左至右，從上至下依序排列。