中國照片檔案館進(jìn)行新型管理方式改革，莆田檔案整理服務(wù)公司是將傳統(tǒng)的按照分類裝本、上架的管理方式改為按照照片發(fā)布的時(shí)間順序裝本、上架的整理方式，簡稱“類改序”。這種方式將傳統(tǒng)方式中一張照片檔案承擔(dān)的多種功能（檢索路徑、保存單位等），變?yōu)橐粡堈掌皇且粋€(gè)保存實(shí)體，即只承擔(dān)一個(gè)功能——保存單位（當(dāng)然，由于其按照時(shí)間順序排列，也可以按照時(shí)間順序檢索），其他檢索功能均由圖片數(shù)據(jù)庫全方位、多角度、深層次的檢索手段來解決。

　　傳統(tǒng)管理方式存在的問題

　　幾十年來，莆田檔案整理服務(wù)公司對照片檔案一直沿用的基本管理方式是根據(jù)照片內(nèi)容分類、裝本、上架，根據(jù)照片內(nèi)容查找所需照片。實(shí)踐證明，在相當(dāng)長的時(shí)間里，尤其是在手工管理照片檔案的情況下，這是一個(gè)行之有效的被人們接受和認(rèn)可的管理方式，也是大多數(shù)圖書館、檔案館、情報(bào)資料和信息部門通常采用的傳統(tǒng)管理方式之一。但是，隨著時(shí)間的推移、照片檔案數(shù)量的不斷積累和日入庫量的爆炸式增長，其弊病愈顯突出：

　　1.分類是圖書、檔案、情報(bào)及照片檔案管理的方法之一，或主要方法之一，但是如果把它作為唯一的管理方法和唯一的檢索途徑，勢必會造成漏檢率高。

　　原因一，在某些情況下，一張照片可能反映的是一個(gè)類或主要是一個(gè)類，但是很多情況下，一張照片可能反映的是兩個(gè)類或三個(gè)類或更多的類，隨著時(shí)代的發(fā)展，一張照片涵蓋的信息呈多元化，這就為準(zhǔn)確分類帶來難度。尤其是現(xiàn)在新聞發(fā)稿照片涉及的面之廣、照片涵蓋的信息之多，使得現(xiàn)在的“類”越來越難分。原因二，人們對一張照片所屬類目的理解難以統(tǒng)一。不同分類人可能把同一張照片分到不同的類，這也為查找?guī)黼y度。而且，在分類的把握上，人的主觀判斷帶有的隨意性也會導(dǎo)致類目確定的不穩(wěn)定性，而將這種主觀的判斷作為唯一的檢索路徑，就容易出現(xiàn)找不到或找不全檔案的情況。

　　2.裝本是分類之后的重要工作，通常的做法是首先審核分類，然后根據(jù)類目裝本。這種做法存在三個(gè)問題：

　　首先，因?yàn)榉诸惡脱b本不會是一個(gè)人，這樣就可能出現(xiàn)原分類和后裝本的類目不一致，就可能出現(xiàn)分類的人找不到本，或不是自己裝的本找不到，或即便自己裝的也可能由于記不清裝在哪個(gè)本等情況。其次，成本后本冊脊背上標(biāo)簽的標(biāo)引必須準(zhǔn)確，但是人為的標(biāo)引必然帶有主觀隨意性，容易誤導(dǎo)檢索路徑。再次，通常情況下，一張照片不是裝一次本就可以的，還需要根據(jù)照片的增加不斷調(diào)本、整本。比如，當(dāng)某位領(lǐng)導(dǎo)同志的照片只有一張時(shí)，裝在一個(gè)本里即可，如果超過五六十張的時(shí)候，就需要再裝下一個(gè)本，同時(shí)需要調(diào)整本內(nèi)的照片內(nèi)容，或再按內(nèi)容分本，或再按時(shí)間分本。又如，當(dāng)非洲的照片不多時(shí)，可能會裝一個(gè)本，而隨著照片的增多，就會根據(jù)非洲各國照片的多少再按國家分出埃及、肯尼亞等等；如果埃及的照片再增加了，那就需要再按時(shí)間重新排列或再分出埃及政治、埃及工業(yè)、埃及農(nóng)業(yè)、埃及文教等。一張照片需要多項(xiàng)工序，反復(fù)作業(yè)、手續(xù)繁雜。

　　3.按照照片內(nèi)容分類、裝本后，需要把裝好的本根據(jù)類目排列上架。這里的問題是，類目之間要留有空位置，如果留得多了，會造成庫房空間空置，以后需要向前移位；如果留得少了，空位置不夠，就需要向后倒位。比如：原設(shè)置政治類預(yù)留出1架，可放200本，第2架201本開始經(jīng)濟(jì)類，如果實(shí)際裝本時(shí)政治類超過200本，那就要從201本起后移，并以此后移下去。如果到一定時(shí)間需要定本時(shí)，政治類只有150本，那么后面經(jīng)濟(jì)類的本就要前移，再后面其他類的本依次順序前移。這種倒架工作費(fèi)工費(fèi)時(shí)，但是，如果按分類裝本上架又不能不倒，或往前倒或往后倒，否則，同類照片檔案就不能放在一起。

　　4.及時(shí)給檔案固定存放位置，是檔案管理工作的原則。但是按照目前的管理方式，照片檔案多年定不了位。原因是，按照照片內(nèi)容分類、裝本、上架，由于難以預(yù)測此類目下還將有多少照片，所以常常是在很長時(shí)間后重新整理時(shí)（多年來照片檔案館是按照五年一個(gè)斷代整理的）才能定位。

　　綜上所述，由于傳統(tǒng)的照片檔案整理工作手續(xù)繁雜、工作量大，使得照片檔案整理工作壓力過大，工作人員的主要精力用于照片檔案的加工和整理，專業(yè)能力和管理水平難以提高。尤其是目前照片檔案利用的多角度和傳統(tǒng)管理方法的唯一性之間的矛盾，為全方位、多角度查找照片檔案帶來一定困難。因此，照片檔案工作必須根據(jù)實(shí)際情況，尋求改革出路。

　　改革管理方式的條件

　　2000年12月6日，國家檔案局發(fā)布的中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 22—2000《歸檔文件整理規(guī)則》，對傳統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行了改革，其宗旨是“簡化整理、深化檢索”，這個(gè)宗旨不僅對全國綜合檔案館的整理工作具有指導(dǎo)意義，也為照片檔案整理工作指明了方向。

　　與此同時(shí)，2000年中國照片檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)立項(xiàng)并進(jìn)行設(shè)計(jì)，2001年開始正式運(yùn)行。該系統(tǒng)以其強(qiáng)大的隨機(jī)處理海量圖片數(shù)據(jù)的功能，全方位、多角度、深層次的檢索方式，秒級反應(yīng)的檢索速度較好地實(shí)現(xiàn)了“深化檢索”的目的，為照片檔案整理工作的改革提供了基礎(chǔ)和前提。進(jìn)入新世紀(jì)，中國照片檔案館根據(jù)“簡化整理、深化檢索”的原則，依托數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對照片檔案管理工作實(shí)行了徹底的改革。

　　新型管理方式的具體做法

　　具體做法如下：按照照片發(fā)布時(shí)間順序，每100張（指底片數(shù)量）的固定數(shù)量裝本、上架，每張照片經(jīng)過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)一次實(shí)現(xiàn)自動定庫、定架、定本。從發(fā)稿系統(tǒng)直接打印圖文并茂的發(fā)稿記錄作為照片檔案實(shí)體，并根據(jù)發(fā)稿目錄核對照片檔案實(shí)體。照片檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)一次性物理歸檔。該照片的定位數(shù)據(jù)與該照片的其他數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)檔案中同時(shí)生成保存，物理歸檔與檔案數(shù)據(jù)邏輯歸檔一并解決。

　　圍繞“深化檢索”，合理安排工作流程、簡化工作手續(xù)、減少檔案套數(shù)，努力實(shí)現(xiàn)“簡化整理”，以提高工作效率。

　　新型管理方式的特點(diǎn)

　　1.簡單。按照照片發(fā)布時(shí)間排列整理，使工作流程簡單明確、手續(xù)簡化、易于操作。

　　2.高效。從照片發(fā)布系統(tǒng)直接生成照片檔案，生成過程為照片發(fā)稿之后的秒級時(shí)間，較之傳統(tǒng)管理方式的生成時(shí)間：1月、2月、3月……，極大地提高了效率。

　　3.完整。由于及時(shí)生成照片檔案、及時(shí)核對發(fā)稿目錄，減少了多環(huán)節(jié)流程中檔案的流失，維護(hù)了檔案的完整。

　　4.準(zhǔn)確。由于經(jīng)發(fā)稿系統(tǒng)直接生成照片檔案，減少了人工程序因而減少了錯(cuò)誤，尤其是不會出現(xiàn)文字說明和照片貼錯(cuò)的情況，維護(hù)了照片檔案的準(zhǔn)確。

　　5.全面。由于發(fā)稿系統(tǒng)直接打印的照片檔案除具有原照片檔案的全部信息外，還有檔案生成的背景材料，如編輯、簽稿人、打印人、簽稿時(shí)間等，使得實(shí)體檔案涵蓋的信息更全面。

　　6.節(jié)省。新型管理方式比傳統(tǒng)管理方式節(jié)省人力財(cái)力2~3倍。

　　經(jīng)過努力，中國照片檔案館管理已實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案隨時(shí)定本（冊）、電子檔案隨時(shí)定位、實(shí)體檔案與電子檔案同時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)了新聞發(fā)稿與照片檔案管理一體化。工作人員既體會到利用數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)檢索照片檔案的快速、靈活和方便，同時(shí)也體會到簡化整理工作帶來的工作方式的變革、勞動力的解放的必要和意義。