實物檔案是人們在實踐活動中形成的具有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案，是反映單位職能活動和歷史真實面貌的特定有形物品，是單位發(fā)展變化留下的鑒證物，具有很高的保存價值。一般包括獎品、贈品、印章、字畫、其他等類型。

　　實物檔案怎么整理

　　實物檔案整理的基本步驟：分類、排列、編號、編目

　　01、分類

　　一個全宗內實物檔案一般可按獎品贈品、印章、字畫、其他分為五類。

　　獎品包括：獎牌、獎狀、獎杯、獎章、證書、錦旗等各類獎項所得物品。

　　贈品包括：獲贈的各類不同載體、不同形態(tài)的物品。

　　印章包括：曾經(jīng)使用的已廢止的發(fā)文印章、法人印章及辦事機構印章，還有其他內設機構印章、業(yè)務印章等（不包括正在使用和即將使用的印章）。

　　字畫包括：國內外領導人、著名書畫家、社會知名人士和有關單位贈送或自行購買等方式所得的梯次、題字、繪畫等作品。

　　其他包括：本單位制作的各類宣傳品、紀念冊、吉祥物、文化產(chǎn)品等物品。

　　02、排列

　　在每個類型中，按物品獲得的時間順序進行排列，并將每個實物清洗、擦拭干凈。

　　03、編號

　　給每個實物編制一個唯一的檔號。檔號格式為：“全宗號-分類-件號”。如：“51-SWj-5”，表示51全宗實物檔案獎品類第五類。

　　全宗號：同其他門類編制要求一致；分類號：為每類實物檔案代碼，用“SWj”代表“獎品”類、“SWp”代表“贈品”類、“SWy”代表“印章”類、“SWz”代表“字畫”類、“SWq”代表“其他”類。件號：每個實物類型內，從1開始編制流水順序號。

　　注意事項：每件實物檔案的檔號可用標簽填寫，編制在實物反面，不影響美觀。

　　04、編目

　　給每類每件實物檔案編制一條具有檢索意義的目錄，存放于檢索柜中。其中，印章類檔案目錄考證印章使用的起止時間，并加蓋印模，存放于印章檔盒內首頁。

　　實物檔案的歸檔范圍

　?。?）獎品類：主要包括獎狀、獎牌、獎章、獎杯、錦旗、榮譽證書、榮譽冊、光榮冊等帶有明顯榮譽性的物品。

　?。?）印章類：主要包括失效的木印、石印、塑料印、鋼?。粓A印、方印、菱??；黨印、政府印、行政印、社團印、財務印等。

　　（3）字畫類：主要包括領導及名人的題詞、簽名及各種類型書畫。

　?。?）贈品類：

　　主要包括單位或個人在公務活動中互相贈送的紀念性物品、禮品。

　　（5）其它類：其他有保存價值的物。

　　1、分類

　　字畫、贈品數(shù)量較少的單位可不單設“字畫”、“贈品”類，歸入“其他類”。

　　一般情況：

　　實物檔案數(shù)量適中的單位可分為獎品類（SWj）、印章類（SWy）、字畫類（SWz）、贈品類（SWp）、其他類（SWq），不設置二級類日。

　　特殊情況：

　　若獎品類實物數(shù)量較多，可設置二級類目，即按物品類型分為獎狀獎牌、錦旗等。印章、字畫數(shù)量不多可不必再分類，多的可按其制成材料、內容細分。

　　2、劃分保管單位

　　獎品、印章、字畫、贈品等實物以一件實物作為一個保管單位進行整理。

　　3、排列

　　一般情況下歸檔的實物按收到的時間先后順序排列。

　　4、劃分保管期限

　　實物檔案的保管期限分為永久、30年、15年和10年。保管期限的劃分參照國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等有關規(guī)定執(zhí)行。

　　5、編號

　　歸檔實物應按分類方案和排列順序逐件編檔號，并在不影響實物原貌的合適位置粘貼標簽，填寫檔號。

　　實物檔案用“SW”表示，用SWj、SWy、SWz、SWp、SWq分別表示獎品、印章、字畫、贈品、其他五個類型的實物檔案。

　　各類中的實物以件為單元，按收到的先后順序編流水號。編號方式為：全宗號一分類及目錄號一件號（29一SWj1一1表示29號全宗獎品類實物檔案1號目錄的第1件）

　　6、封裝及排架

　　1、榮譽類實物：

　　a、有實物檔案室的單位，可將整理好的榮譽類實物放置在實物檔案室的展柜內，或掛在開闊干凈的墻面上。

　　b、無實物檔案室的單位，可將整理好的榮譽類實物與其它門類檔案分開，平置疊放在檔案柜或密集架中保管。

　　2、印章類實物：

　　將整理好的印章放入內襯活動式隔條的翻蓋印章檔案盒內

　?。ú环制谙藁煅b），盒內印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。

　　檔案盒封面樣式檔案盒脊背樣式盒內樣式在盒蓋背面上方粘貼備考表及印模單。

　　備考表樣式印模單樣式將印章檔案盒與其它門類檔案分開，平置疊放在檔案柜或密集架中保管。

　　3、字畫類實物

　　字畫經(jīng)裱糊后，以件（幅）為單位將其卷為筒狀，放在特制的柱形盒子中，或用襯紙包住，與其它門類檔案分開，平置疊放在檔案柜或密集架中保管

　　注：

　　1、卷著的字畫隔一段時間要展開或掛出一段時間，再放入盒子中。

　　2、為不影響字畫的美觀，填寫檔號的標簽可粘貼在字畫背面，同時放置字畫的柱形盒子上也要粘貼檔號標簽

　　4、其它類實物：

　　參照上述三種類型實物進行封裝及保管

　　7、制作目錄

　　實物檔案整理完成后，應制作實物檔案保管單位日錄