政府機關(guān)檔案怎么整理？機關(guān)檔案卷件融合是《機關(guān)檔案管理規(guī)定》在檔案整理方面提出的新思路。卷件融合從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上提出了檔案資源的融合管理的新思路、新要求。

　　1.從整理思路上將卷、件統(tǒng)一起來

　　卷、件作為目前同時存在的兩種整理方式，各有其存在的價值和意義。按卷整理在保持文件之間的歷史聯(lián)系、按件整理在體現(xiàn)文件形成規(guī)律方面都有對方無法比擬的優(yōu)點，因而科技等檔案以卷為單位整理、文書檔案等以件為單位整理都有其合理性，不宜簡單以卷代件或以件代卷。

　　實踐中，卷內(nèi)件與按件整理的件并無本質(zhì)區(qū)別，因而可以將卷、件看作檔案整理的兩個級次，其中件為基本單位，卷則是在件這個基本單位基礎(chǔ)上將密切聯(lián)系的件組合起來，反映一個問題或一項活動（比如科技檔案）。

　　當然，如果件本身已經(jīng)能夠基本反映一個問題或一項活動（比如文書檔案），則無需再進行組合。按照這個思路，卷、件不是兩種整理方法的分野，而只是整理級次上的區(qū)別。因此，卷件融合，首先要尊重卷、件存在的合理性，不能將二者對立起來。其次，要將件確立為檔案整理的基本單位，統(tǒng)一卷內(nèi)件和按件整理的件的整理要求，將卷、件的整理統(tǒng)一起來。當然，在具體整理中，為避免混亂，同一門類不可同時采用卷、件兩種整理方式。

　　2.從檔案管理上將卷、件統(tǒng)一起來

　　在檔案管理實踐中，不少單位習慣于將采用卷、件不同整理方式的檔案分開管理，增加了管理系統(tǒng)開發(fā)負擔，人為造成檔案資源割裂，同時在檔案日常管理、檢索、利用、統(tǒng)計等方面也增加了操作難度。從管理上將卷、件統(tǒng)一起來，就是要通過統(tǒng)一檔號、統(tǒng)一目錄編制等手段，將采用不同整理方式的同一門類甚至不同門類檔案實行統(tǒng)一管理，不因為整理方式不同造成檔案資源分散、管理分割。

　　3.從檔號編制上將卷、件統(tǒng)一起來

　　目前卷、件檔號編制采用了以《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-94）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）為代表的兩套編號體系，增加了整理負擔，影響了檔案資源的統(tǒng)一、規(guī)范管理，是卷件融合的障礙之一。如果按照前述卷、件統(tǒng)一的整理思路，將卷內(nèi)件和按件整理的件的整理統(tǒng)一起來，則反映檔案整理結(jié)果的卷、件檔號也可以實現(xiàn)相對統(tǒng)一。

　　比如按照《機關(guān)檔案管理規(guī)定》“體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性”的檔號編制要求，可以考慮采用類似“全宗號一檔案門類代碼?年度/類別號/目錄號一保管期限—機構(gòu)/問題/卷號一件號”等兼顧卷、件整理要求的通用檔號結(jié)構(gòu)，去統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計卷、件的檔號編制方案，實現(xiàn)二者的統(tǒng)一。

　　全宗號一檔案門類代碼?年度/類別號/目錄號一保管期限一機構(gòu)/問題/卷號一件號

　　比如，Z109全宗照片類2019年度永久檔案第3問題第1件，Z109全宗科技類基建01項目定期30年檔案第1卷第3件可以表示為：

　　Z109-ZP?2019-Y-003-0001

　　Z109-KJ?JJ01-D30-001-0003

　　4.從目錄編制上將卷、件統(tǒng)一起來

　　卷、件采用不同的目錄形式也是目前實現(xiàn)卷件融合管理的一個障礙。以卷為單位整理的檔案需要同時編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。為方便查閱，過去有將案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄結(jié)合起來形成全引目錄的做法，但全引目錄制作復雜，主要適應手工管理需要，因而未得到廣泛應用。

　　延續(xù)全引目錄的思路，可以考慮采用在每條卷內(nèi)文件目錄上增加案卷屬性（比如增加案卷題名等）的方式，將案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄合二為一，形成案卷文件目錄。在此基礎(chǔ)上，再將案卷文件目錄與歸檔文件目錄以序號、檔號、文號、責任者、文件題名、案卷題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目（可以依需繼續(xù)擴展）組織起來，就可以形成較為規(guī)范、統(tǒng)一的通用檔案目錄。

　　統(tǒng)一的檔案目錄有助于數(shù)據(jù)的規(guī)范、標準和統(tǒng)一，對于檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和方便計算機對不同整理方式檔案進行統(tǒng)一管理和檢索具有重要意義，可以作為今后檔案整理的改革方向，但目前對檔案實體進行管理仍舊需要按照卷、件整理方式分別編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄。

　　政府機關(guān)檔案怎么整理

　　一、什么是檔案，什么是機關(guān)檔案？

　　《檔案法》第二條規(guī)定：檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　《機關(guān)檔案管理規(guī)定》第二條規(guī)定：機關(guān)檔案是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　二、機關(guān)檔案包括哪些？

　　根據(jù)《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，下列文件材料應當納入收集范圍：機關(guān)在日常公務(wù)活動中形成的歸檔文件材料；機關(guān)設(shè)立臨時機構(gòu)處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料；機關(guān)承擔重大建設(shè)項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；機關(guān)所屬機構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料；機關(guān)向社會和個人征集的、與機關(guān)有關(guān)文件材料等。

　　具體的，機關(guān)檔案歸檔范圍如下：

　　（一）文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會計檔案；

　?。ǘC關(guān)履行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案；

　?。ㄈ┱掌?、錄音、錄像等音像檔案；

　?。ㄋ模I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；

　　（五）印章、題詞、獎牌、獎?wù)?、證書、公務(wù)禮品等實物檔案；

　?。┢渌麢n案。

　　但是，以下這些文件不需歸檔：

　　1、上級機關(guān)的文件材料：

　　（1）上級機關(guān)任免、懲處非本單位工作人員的文件；

　?。?）上級機關(guān)普發(fā)性供參閱、不需辦理的文件。

　　2、本單位的文件材料：

　?。?）無查考、利用價值的事務(wù)性、臨時性文件及重份文件；

　?。?）未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導審閱、簽發(fā)的未生效的文件；

　?。?）一般性文件歷次修改稿；

　?。?）有關(guān)工作參考的文件材料；

　?。?）單位主要負責人兼任職務(wù)的外單位形成的與本單位無關(guān)的文件材料。

　　3、同級單位文件材料：

　?。?）參加非本單位主管機關(guān)召開的會議，不需要貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料；

　?。?）同級單位抄送的，無需辦理的文件材料。

　　三、要歸檔的文件材料怎樣規(guī)范整理？

　　四、怎樣的文件才能算一件檔案？

　　實際工作中，歸檔文件一般以每份文件為一件來處理，那么，怎樣的文件才能算一件檔案？一般情況下，是這樣確定的：

　　正文、附件為一件；

　　文件正本與定稿（包括歷次修改稿）為一件；

　　轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；

　　原件與復制件為一件；

　　正本與翻譯本為一件；

　　中文本與外文本為一件；

　　報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；

　　簡報、周報等材料一期為一件；

　　會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；

　　來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

　　五、檔案文件要怎樣排序？

　?。?）歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；

　?。?）轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；

　?。?）不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；

　　（4）中文本在前，外文本在后；

　?。?）來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后；

　?。?）有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；

　　（7）正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　六、檔案文件要怎樣分類？

　　檔案文件一般采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)（問題）等方法進行三級分類。

　　按年度分類，將文件按其形成年度分類

　　跨年度一般應以文件簽發(fā)日期為準

　　涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度

　　跨年度形成的會議文件歸入閉幕年

　　跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年

　　當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明

　　按機構(gòu)(問題)分類，將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類

　　機構(gòu)分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用

　　采用機構(gòu)分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門

　　采用問題分類的，應按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類

　　按保管期限分類，將文件按劃定的保管期限分類。

　　規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類

　　七、編排目錄

　　為了方便檢索利用檔案，還需要對歸檔文件編排目錄（編目）。

　　編目方法：

　　歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。

　　歸檔文件應逐件編目。

　　歸檔文件目錄使用電子表格進行編制。

　　歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。

　　編目要求：

　　編目應準確、詳細，便于檢索為準；

　　來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現(xiàn)來文內(nèi)容；

　　歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目；

　　目錄表格采用A4幅面；

　　訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。

　　至此，傳統(tǒng)檔案整理歸檔工作才算完成。

　　特別指出，新時代，信息化技術(shù)已經(jīng)融入到社會各行各業(yè)，在加強傳統(tǒng)檔案管理的同時，隨著電子文件的爆炸式增長，還要重視對電子檔案的管理，電子檔案管理工作筆者將在下一篇詳細介紹。