人事檔案是組織上培養(yǎng)、選拔和使用人才的重要依據(jù)，是反映全部歷史的真實憑證。人事檔案的整理主要是將收集起來的每個人的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目，技術(shù)加工后裝訂成冊，對所管理的檔案及時認(rèn)真地進行整理。人事檔案整理服務(wù)公司也是有一套專門的整理流程，并在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案實現(xiàn)電子化，有紙質(zhì)變成電子數(shù)據(jù)呈現(xiàn)在大家面前。

　　人事檔案整理服務(wù)公司

　　總則

　　人事檔案的整理工作是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，也是人事檔案規(guī)范化管理和提供利用的一個重要環(huán)節(jié)。

　　工信部發(fā)布新能源車準(zhǔn)入新規(guī)

　　1、整理檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。

　　2、準(zhǔn)備好整理檔案所需要的物品和設(shè)備，如目錄表、職務(wù)變動表、工資變動登記表、防腐膠水、切紙刀、打孔機、縫紉機等。

　　3、必須努力學(xué)習(xí)檔案工作的專業(yè)知識，提高對歸檔材料的鑒別能力，熟悉整理檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能。

　　歸檔材料的鑒別

　　歸檔材料的鑒別至關(guān)重要，應(yīng)嚴(yán)格遵循以下原則，認(rèn)真把好材料關(guān)。

　　1、鑒別歸檔材料，要按照有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，認(rèn)真細(xì)致地進行。

　　2、對歸檔材料的鑒別，一定要實事求是，歷史地、辯證地分析材料內(nèi)容。要具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件及材料的主要內(nèi)容、用途、保存價值，來確定材料是否歸入檔案。

　　3、鑒別歸檔材料的具體做法：

　　1)判定歸檔材料是否屬于所管的材料及應(yīng)歸入檔案的內(nèi)容。

　　2)審查歸檔材料是否齊全、完整。凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔。

　　3)審查歸檔材料是否真實。對每份歸檔材料的真?zhèn)我J(rèn)真進行審查，特別是對填寫的出生日期、參加工作時間、入黨時間與檔案記載不一致的材料，一定要核準(zhǔn)后再歸檔，對參加工作后取得的學(xué)歷，要配合有關(guān)部門對其歸檔的學(xué)歷、學(xué)位等有關(guān)材料，進行認(rèn)真核查。

　　4)審查歸檔材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的歸檔材料，要有組織蓋章。手續(xù)不完備的檔案材料，須補辦完手續(xù)后再歸檔。

　　5)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及政治歷史問題或其它重要問題的材料沒有查清或未辦理完畢，不能歸入檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理。

　　6)核對鑒別歸檔材料時，如發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料，要及時進行登記并向有關(guān)部門收集補充。

　　檔案材料的分類和內(nèi)容

　　1.檔案分為正本和副本，副本根據(jù)工作需要建立。

　　2.檔案正本分十類，其內(nèi)容：

　　第一類履歷材料。

　　履歷表、簡歷表，、職工、教師、職員、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表，更改姓名的材料及批件，個人簡歷材料及以履歷為主的綜合性材料等。

　　第二類自傳材料。

　　自傳，屬于自傳性質(zhì)的材料，入黨入團形成的自傳材料等。由本人撰寫的敘述自己的經(jīng)歷、思想變化過程，家庭和社會關(guān)系情況的材料歸入本類。

　　第三類鑒定、考核、考察材料。

　　第四類學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)職稱材料。

　　第五類政審材料。

　　第六類參加中國共產(chǎn)黨、共青團、民主黨派的材料。

　　第七類獎勵材料。

　　第八類違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法處分材料。

　　第九類工資、任免材料。

　　第十類有保存價值的材料。

　　大、中專畢業(yè)生分配工作派遣證(報到證、通知書)，新錄用和畢業(yè)生分配工作體檢表，有嚴(yán)重慢性病的體檢表，工傷致殘診斷及確定殘廢等級材料，有保存價值無法入前九類的材料。

　　3.檔案副本由檔案正本主要材料的復(fù)制件(或重復(fù)材料)構(gòu)成，其內(nèi)容和分類是：

　　第一類近期履歷材料；

　　第三類主要鑒定、考核材料；

　　第四類學(xué)歷、學(xué)位和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；

　　第五類政治歷史情況及審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料；

　　第七類獎勵材料；

　　第八類處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料；

　　第九類工資、任免、待遇、通知、出國審批材料；

　　4.內(nèi)容交叉的材料，根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。

　　(1)帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。

　　(2)履歷表或簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。

　　(3)培訓(xùn)考核表中有成績、學(xué)生鑒定表帶有學(xué)習(xí)成績，在沒有其他成績表或畢業(yè)生登記表的情況下，歸入第四類。

　　(4)入黨、入團申請書和自傳連在一起的歸入第六類。

　　(5)有任免職務(wù)內(nèi)容的登記表、任免呈報表所附的主要表現(xiàn)情況的綜合材料、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類；提升工資級別的鑒定材料，如已有工資晉升批表的歸第三類，沒有審批表的歸第九類。

　　(6)政治歷史問題與違紀(jì)錯誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報告、處分決定等材料，一律歸第八類；凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸入第五類，以違紀(jì)錯誤為主的歸第八類。

　　5.檔案材料的排序與編目

　　每類檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，左上角編寫材料形成的時間(只有一頁的材料可不用編寫)，右下角編寫頁數(shù)。

　　6.檔案材料排序的基本方式

　　（1）按檔案材料形成時間排序的：

　?。?）按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進行排序的：

　?。?）按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是：

　　①工資情況的材料；②任免材料；③出國、出境材料；④其他材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列。

　　每卷檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進行編寫。

　　7.職務(wù)變動表應(yīng)及時填寫。職務(wù)的變動、級別的變動、技術(shù)職務(wù)的變動都應(yīng)如實填寫。

　　8.工資變動表，仍需填寫，放在職務(wù)變動表后面，按地方政策編排類別和編號。

　　人事檔案整理工作注意事項

　　第一條必須嚴(yán)格遵守安全保密制度，不可隨意泄漏檔案中的內(nèi)容。

　　第二條在整理檔案時，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全。

　　第三條不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

　　第四條不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。

　　第五條在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露檔案內(nèi)容。檔案整理的工作程序詳見（附件）。

　　干部人事檔案材料整理工作的要求

　　按照《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)定，干部檔案人事整理工作的基本要求有以下幾個方面:

　　第一，整理須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理，每卷檔案達到完整、真實、條理精煉、實用的要求。

　　第二，整理前先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設(shè)備。

　　第三，整理人員必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部人事檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

　　(一)干部人事檔案整理應(yīng)使每個相對人的檔案完整、真實、條理、精煉、實用

　　1.完整

　　所謂完整,是指將一個人的材料全部集中在一起。每份檔案內(nèi)容完整、來源清楚、有頭有尾、不缺張少頁手續(xù)完備；如果是系列材料，要保存檔案系列的完整。沒有空缺和斷檔，才能全面地、歷史地反映一個人的經(jīng)歷和德、能、勤、績、廉的情況。

　　2.真實

　　真實是指檔案材料的內(nèi)容符合本人實際情況，是經(jīng)過組織審核認(rèn)可歸檔的材料。

　　凡屬于污蔑不實的冤假錯案材料，模棱兩可、未經(jīng)核實的材料，張冠李戴、錯放錯裝的材料，涂改造假的材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)都應(yīng)從干部人事檔案中剔除使整理后的干部人事檔案能夠真實客觀地反映干部的本來面目，成為了解、選拔培養(yǎng)和使用干部的可靠依據(jù)。

　　3.條理

　　條理就是按照有關(guān)規(guī)定將干部人事檔案材料分門別類、有序排列，并編制目錄，使檔案材料層次分明、有條不紊、井然有序。

　　4.精煉

　　精練就是在完整、真實的基礎(chǔ)上去粗取精，剔除重復(fù)的材料、“一事多證、一人多證”的材料、不屬于干部人事檔案的材料、喪失保存價值的材料，使干部人事檔案的內(nèi)容集中、簡潔、精干。

　　5.實用

　　實用就是干部人事檔案的整理要以方便利用為目的,對檔案內(nèi)容的分類、排列和技術(shù)加工等都要以便于檔案各項工作的開展為原則。

　　完整是基礎(chǔ)，真實是核心,條理是方向,精煉是手段,實用是目的，它們相輔相成，忽視任何一個方面都會影響干部人事檔案的質(zhì)量。

　　(二)干部人事檔案的整理體系應(yīng)分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊

　　1.分類準(zhǔn)確

　　分類在整理工作中占有十分重要的地位，分類準(zhǔn)確是整理工作中的最基本要求,不僅直接影響整理工作的質(zhì)量，而且影響利用工作的進行。如果做不到分類準(zhǔn)確，整理工作也就失去了意義。

　　2.編排有序

　　在分類基礎(chǔ)上，根據(jù)不同類別材料的具體情況和實際需要，采用科學(xué)的排列順序，使檔案材料在排列上有規(guī)律可循，從而達到便于利用的目的。

　　3.目錄清楚

　　每份經(jīng)過整理的干部人事檔案都應(yīng)編寫目錄。目錄登記要項目齊全、內(nèi)容規(guī)范、材料形成時間填寫無誤、材料份數(shù)與頁碼計算準(zhǔn)確、目錄登記情況與實際檔案材料完全相符、目錄本身字跡工整、無粘貼、涂改勾畫和錯別字。

　　4.裝訂整齊

　　為了將分類準(zhǔn)確和排列有序的檔案材料固定下來，保護檔案材料,整理后的檔案要加封面并裝訂成冊，使之表面平整、無脫頁漏裝、無損壞文字、材料整齊、外觀整潔。