在具體操作上，《規(guī)則》在實(shí)體分類時(shí)，三亞檔案整理服務(wù)公司將歸檔文件按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問題）等形成時(shí)的客觀規(guī)律進(jìn)行相對集中，維護(hù)不同文件之間的有機(jī)聯(lián)系；在最低一級類目內(nèi)排列文件時(shí)，強(qiáng)調(diào)按時(shí)間結(jié)合事由排列，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

　　三亞檔案整理服務(wù)公司在歸檔文件整理實(shí)操中，必須保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件之間有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的相互關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。

　　因而，在歸檔文件整理中保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。

　　解讀檔案整理原則與流程

　　《規(guī)則》最根本的特點(diǎn)，就是以件為整理單位，進(jìn)行歸檔文件的整理工作。按件整理歸檔文件雖然存在手工管理時(shí)檢索和清點(diǎn)較為困難等弊端，但在信息化管理日漸普及的當(dāng)下，以件為單位進(jìn)行整理的方法符合“簡化整理，深化檢索”的原則，降低了檔案工作人員掌握和操作的難度，并使紙質(zhì)文件材料與電子文件的整理更加有效地聯(lián)結(jié)起來，對于提高歸檔齊全完整程度和檔案整理規(guī)范化水平，推動電子文件管理具有重要意義。

　　一、整理原則

　　I、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

　　文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會組織的職能活動產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》對公文種類、公文格式、行文規(guī)則、公文擬制、公文處理等作了明確規(guī)定和詳細(xì)要求，為各個機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

　　這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，連同長期以來各機(jī)關(guān)在文件處理過程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量?！兑?guī)則》組件中件的構(gòu)成、件內(nèi)文件排序等內(nèi)容就充分體現(xiàn)了這一原則。

　　比如機(jī)關(guān)在收文時(shí)，一般會在簽收、登記后，粘貼收文處理單，然后再對收文進(jìn)行辦理。在這種情況下，收文處理單與收文就組成了一“件”，在收文處理單和收文的排序上，自然是收文處理單在前，收文在后。

　　機(jī)關(guān)在發(fā)文時(shí)，通常需要先擬稿、填寫發(fā)文稿紙，再按照文件辦理程序?qū)M稿進(jìn)行修改，形成定稿，最后依據(jù)定稿進(jìn)行印制、核發(fā)正本，完成發(fā)文過程。在這種情況下，定稿、發(fā)文稿紙、正本組成一件，排列順序自然就是正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用

　　文件的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對本機(jī)關(guān)工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。

　　這就要求在歸檔和整理時(shí)做好兩項(xiàng)工作：一是根據(jù)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的規(guī)定，區(qū)分歸檔與不歸檔文件；二是根據(jù)文書檔案保管期限表的規(guī)定，區(qū)分文件價(jià)值，劃定不同的保管期限。

　　《規(guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為有針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。

　　便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價(jià)值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準(zhǔn)率。

　　因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值的基礎(chǔ)之上的。同時(shí)，便于保管和方便利用也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)?！兑?guī)則》推行文件級整理，正是在新形勢下對這一原則的合理運(yùn)用。

　　3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理

　　這是《規(guī)則》修訂提出的全新整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)文件材料和電子文件的整理要求，避免因兩類歸檔文件整理的基本原則、基本方法不同而帶來的諸多問題9解決這一問題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果，使文書工作和歸檔文件的整理形成一個有序的整體，從而簡化文件整理歸檔工作，提高工作效率。

　　同傳統(tǒng)立卷方法相比，按件整理文件材料更加適合文檔一體化管理要求，即可以將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來，盡量用電子文件管理的思路和方法去引領(lǐng)歸檔文件整理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。

　　文檔一體化管理要求，應(yīng)避免用紙質(zhì)文件材料整理中的一些手工管理方式去要求電子文件的整理。比如，在實(shí)踐中存在的將電子文件以盒為單位進(jìn)行整理的現(xiàn)象，就是機(jī)械照搬紙質(zhì)文件材料整理的一種做法，既無謂增加整理步驟和工作量，又增加了檢索層次，影響檢索效率，是不可取的。

　　從長遠(yuǎn)看，由利用計(jì)算機(jī)對紙質(zhì)歸檔文件進(jìn)行輔助管理過渡到利用計(jì)算機(jī)對電子文件進(jìn)行管理是必然趨勢。因而，調(diào)整歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)人整理環(huán)節(jié)，同時(shí)，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)員的工作實(shí)際，這是歸檔文件整理必須把握的重要原則。

　　歸檔文件整理能否符合文檔一體化管理要求，是否便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理，是歸檔文件整理順應(yīng)形勢發(fā)展，在信息化條件下順利推進(jìn)相關(guān)工作的關(guān)鍵?！兑?guī)則》修訂時(shí)優(yōu)化整理流程、統(tǒng)一室編件號和館編件號、增加檔號編制等內(nèi)容都是為了使歸檔文件的整理能夠與文檔一體化的管理要求相一致。

　　4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一

　　從目前的情況來看，紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長的時(shí)間內(nèi)會并行存在。在這種情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進(jìn)行歸檔文件整理必須面對的問題。要實(shí)現(xiàn)二者協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作。

　　在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個有機(jī)整體，解決文件價(jià)值判斷脫節(jié)、文件和檔案管理信息不一致、電子文件元數(shù)據(jù)丟失等問題，以提高歸檔文件的整理效率。其次要考慮歸檔文件整理的基本方法。

　　在信息化條件下，一般應(yīng)將歸檔電子文件為第一整理對象，先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理，再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件，以便充分利用文書處理環(huán)節(jié)形成的管理信息，保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

　　二、整理流程

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

　　在這個過程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質(zhì)歸檔文件與電子文件整理的通用整理流程，亦即歸檔文件整理的一般要求。此外，紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等整理流程，電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理流程。

　　具體來說，紙質(zhì)文件材料的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒、排架，如圖3一1所示。圖片與之相對應(yīng)，電子文件的整理流程包括：組件、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、分類、排列、編號、編目、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等，如圖3一2所示。圖片三、雙套制環(huán)境下歸檔文件整理模式

　　所謂雙套制，是指文件歸檔后紙質(zhì)文件和電子文件共存的歸檔制度，亦稱為雙套歸檔。雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是將具有重要作用和長遠(yuǎn)查考價(jià)值的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，也可以是對利用率高的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。

　　雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）第十六條規(guī)定，“具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時(shí)歸檔”，體現(xiàn)了重要文件“雙套制”整理的思想。

　　在機(jī)關(guān)檔案實(shí)際工作中，應(yīng)以文檔一體化管理為基礎(chǔ)，充分發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢，簡化紙質(zhì)歸檔文件整理方法，共享紙質(zhì)歸檔文件和歸檔文件數(shù)字化副本、電子文件管理信息，采取切實(shí)可行的辦法保障紙質(zhì)歸檔文件和歸檔文件數(shù)字化副本、電子文件的聯(lián)系，降低機(jī)關(guān)檔案雙套制整理成本，提高檔案整理效率。

　　1、紙質(zhì)歸檔文件收集與整理為主的機(jī)關(guān)，應(yīng)按照以下模式開展歸檔文件整理。

　　（1）收到的電子文件應(yīng)打印形成紙質(zhì)文件，連同收到的紙質(zhì)文件和本單位形成的紙質(zhì)文件一并以紙質(zhì)形態(tài)進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)處理。

　　（2）紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)完畢后，由文書部門、業(yè)務(wù)部門人員對文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，有歸檔價(jià)值的文件應(yīng)直接確定保管期限，對文件進(jìn)行分類整理，并賦予檔號，完成紙質(zhì)文件整理。

　?。?）收到的電子文件、紙質(zhì)文件的數(shù)字化成果合并整理為電子檔案，電子檔案應(yīng)與整理完畢的紙質(zhì)檔案采取相同的保管期限、分類排列方法，并編制相同的檔號，與紙質(zhì)檔案一體化進(jìn)行管理。

　　2、電子文件收集與整理為主的機(jī)關(guān)，應(yīng)按照以下模式開展歸檔文件整理。

　　1）收到的紙質(zhì)文件應(yīng)數(shù)字化形成數(shù)字化副本，連同接收的電子文件和本單位形成的電子文件一并以電子形態(tài)進(jìn)人辦公系統(tǒng)，進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)處理。

　?。?）電子文件、紙質(zhì)文件數(shù)字化副本流轉(zhuǎn)完畢后，由文書部門、業(yè)務(wù)部門人員對文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，有歸檔價(jià)值的文件應(yīng)直接確定保管期限，進(jìn)行分類整理，并賦予檔號，完成電子文件整理。

　　〈3）收到的紙質(zhì)歸檔文件、電子文件的打印版本合并整理為紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案應(yīng)與整理完畢的電子檔案采取相同的保管期限、分類排列方法，并編制相同的檔號，與電子檔案一體化進(jìn)行管理。